第五章-其他類型會議的組織

第五章其他會議類型組織一、開業(yè)慶典的籌備工作1.成立開業(yè)慶典籌委會 慶典籌備工作委員會負(fù)責(zé)人一般由公司的副總擔(dān)任，重要的開業(yè)慶典可由總經(jīng)理擔(dān)任，成員由公司各部門經(jīng)理或副經(jīng)理擔(dān)任，根據(jù)慶典規(guī)模大小、任務(wù)多少，一般下設(shè)宣傳報(bào)道組，會務(wù)接待組，現(xiàn)場籌備組，后勤保障組，安全保衛(wèi)組，禮儀、文藝演出組等若干小組，各小組具體分工、各司其職、緊密協(xié)作。2.確定慶典活動(dòng)主題 因此舉辦方應(yīng)當(dāng)根據(jù)舉辦慶典活動(dòng)的具體目的以及社會環(huán)境、人文環(huán)境等因素來確定活動(dòng)主題。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織導(dǎo)入一、開業(yè)慶典的籌備工作3.確定時(shí)間與地點(diǎn)關(guān)注天氣預(yù)報(bào)，選擇陽光明媚的良辰吉日。選擇主要嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)能夠參加的時(shí)間，選擇大多數(shù)目標(biāo)公眾能夠參加的時(shí)間?？紤]周圍居民生活習(xí)慣，避免因過早或過晚而擾民。選擇地點(diǎn)時(shí)，一般來說應(yīng)設(shè)在企業(yè)經(jīng)營所在地、目標(biāo)公眾所在地或租用大型會議場所。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知一、開業(yè)慶典的籌備工作4.進(jìn)行宣傳鋪墊，提升慶典活動(dòng)效果

企業(yè)可以選擇有效的大眾傳播媒介，在報(bào)紙、電臺、電視臺等進(jìn)行集中的廣告宣傳，內(nèi)容一般包括企業(yè)的整體形象、功能及即將開業(yè)的信息；慶典活動(dòng)的舉辦日期、日期、規(guī)模和方式等。5.擬訂邀請賓客名單，提前呈送請柬。

一般來講，邀請來賓的范圍包括：政府領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)。社會名流。新聞?dòng)浾?。同行人士。社區(qū)代表員工代表。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知一、開業(yè)慶典的籌備工作6.確定關(guān)鍵儀式人員，并及時(shí)通知傳達(dá)開業(yè)慶典紅的關(guān)鍵儀式人員包括主持人、致賀詞人、致答詞人、剪彩人員、揭牌人員、掛牌人員等。7.擬訂開業(yè)慶典程序主持人宣布慶典活動(dòng)開始。宣讀重要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單。宣讀賀喜單位賀信或是賀喜單位名單。來賓代表致賀詞。主辦方代表致答詞。剪彩或揭牌或掛牌（同時(shí)鳴鞭炮、敲鑼鼓、放彩帶、飛鴿、氣球等）。酌情安排宴請或文藝演出。留影、題字等。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知一、開業(yè)慶典的籌備工作8.安排各項(xiàng)接待事宜和工作人員分工安排專人負(fù)責(zé)簽到、接待、剪彩（或揭牌）、放鞭炮、攝影、錄像、擴(kuò)音等有關(guān)禮儀服務(wù)。這些人員應(yīng)在慶典前到達(dá)指定崗位，并安排專門的接待室。重要來賓應(yīng)由公司負(fù)責(zé)人親自接待。入場、簽到、剪彩、宴請、留言等活動(dòng)均需提前安排好專人領(lǐng)位。9.制作經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般有租場費(fèi)、印刷費(fèi)、會場布置費(fèi)、茶點(diǎn)費(fèi)、禮品費(fèi)、文具費(fèi)、郵費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)等。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知一、開業(yè)慶典的籌備工作10.做好會場布置。典禮臺的背景布置條幅拱門紅地毯花籃簽到處調(diào)試音響設(shè)備第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知一、開業(yè)慶典的籌備工作11.做好其他準(zhǔn)備工作節(jié)目的排練。做好典禮各方面物品準(zhǔn)備，如相機(jī)、筆記本電腦、車輛、企業(yè)或組織的宣傳冊、剪彩的彩球、剪刀、手套、托盤等物品。做好禮品準(zhǔn)備。贈與來賓的禮品，根據(jù)常規(guī)有四大特征：宣傳性?？蛇x用本單位的產(chǎn)品，也可在禮品及其外包裝上印有本單位的企業(yè)標(biāo)志、產(chǎn)品圖案、廣告用語、開業(yè)日期、聯(lián)系方式等。榮譽(yù)性。禮品有名人名言或名畫，使擁有者為之感到光榮和自豪。價(jià)值性。具有一定的紀(jì)念意義，使擁有者對其珍惜、重視。實(shí)用性。禮品應(yīng)具有較廣泛的使用場合，以取得宣傳效應(yīng)。二、開業(yè)慶典的組織實(shí)施1.典禮前檢查典禮前檢查包括：人員檢查、物品檢查、資料檢查、禮品檢查、會場檢查。為了提高檢查效率，工作人員可以提前制作檢查表。2.接待簽到（1）停車接待。停車場安排專人負(fù)責(zé)指揮車輛排放。（2）正門接待。由公司主要負(fù)責(zé)人與禮儀小姐在正門接待來賓，引領(lǐng)入休息室。（3）服務(wù)接待。由服務(wù)小姐安排落座。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知二、開業(yè)慶典的組織實(shí)施3.開業(yè)慶典在開業(yè)慶典中往往會舉行剪彩或是揭牌儀式：（1）剪彩的方法人員確定。剪彩人員一般應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓中地位最高人士、知名人士、主管部門負(fù)責(zé)人、上級領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任為宜剪彩程序（2）揭牌的方法 揭牌人走到彩幕前恭立，禮儀小姐雙手將開啟彩幕的彩索遞給對方，揭牌人目視彩幕，雙手拉動(dòng)彩索，使之開啟。全場目視彩幕，鼓掌、奏樂。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知二、開業(yè)慶典的組織實(shí)施4.典禮的結(jié)束工作組織參觀生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)現(xiàn)場，進(jìn)一步展示組織新形象。通過座談會和留言簿的形式廣泛征求意見和建議。宴請招待，要特別做好媒介人員和知名人士的招待工作。向嘉賓發(fā)放宣傳材料和贈送有特殊標(biāo)記的紀(jì)念品，增加紀(jì)念活動(dòng)在公眾中的持久影響。做好嘉賓的送別、感謝致意等工作。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織學(xué)習(xí)新知實(shí)訓(xùn)題目

公司準(zhǔn)備于1月12日在公司所在地隆重舉行連鎖店開業(yè)典禮，屆時(shí)會有當(dāng)?shù)氐母鹘缟虡I(yè)人士、政府領(lǐng)導(dǎo)及新聞媒體參加。 請根據(jù)以上情景，起草出開業(yè)典禮的程序方案。第一節(jié)開業(yè)慶典的組織課后實(shí)訓(xùn)一、新聞發(fā)布會的組織工作1.確定開會必要性和會議議題 企業(yè)中適合召開新聞發(fā)布會的時(shí)機(jī)包括：第二節(jié)新聞發(fā)布會的組織學(xué)習(xí)新知（1）新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)與投產(chǎn)、上市。（2）取得最新記錄的銷售業(yè)績。（3）擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模。（4）經(jīng)營方針的改變或出臺新舉措。（5）公司人員有重大調(diào)整。（6）聘請明星、名人做形象代言人。（7）發(fā)生危機(jī)事件。（8）組織重大的慶?；顒?dòng)。（9）公司及產(chǎn)品（服務(wù)）已成為某一公眾關(guān)注問題的一部分。（10）公司或其他成員已成為眾矢之的。一、新聞發(fā)布會的組織工作2.確定會議時(shí)間和地點(diǎn)（1）時(shí)間選擇首先，發(fā)布會最佳時(shí)間通常在周二至周四的上午10時(shí)至12時(shí)、下午3時(shí)至5時(shí)左右。新聞發(fā)布會一般情況下時(shí)間也不應(yīng)過長。半小時(shí)左右為宜,最好不要超過一個(gè)小時(shí)。其次，避免周未或假日。第三，要避開重要的政治事件和社會事件。第四，如果要請外國記者，應(yīng)注意避開外交部、國臺辦、和國務(wù)院新聞辦公室等部門的發(fā)布會和記者招待會。（2）地點(diǎn)選擇?？蛇x擇在本企業(yè)，也可以選擇租用大賓館、大飯店，還可以考慮選擇首都或有影響的大城市等。學(xué)習(xí)新知第二節(jié)新聞發(fā)布會的組織一、新聞發(fā)布會的組織工作3.確定主持人和發(fā)言人新聞發(fā)布會一般由公關(guān)部門負(fù)責(zé)人或辦公室主任、秘書長等主持。4.確定被邀請記者的范圍要綜合考慮一下因素：1）新聞發(fā)布會的主題是什么？2）新聞發(fā)布會的內(nèi)容傳播范圍需要多大？3）新聞發(fā)布會涉及的行業(yè)是什么？4）某媒體（記者）的社會形象、受眾口碑怎樣？5）是否需要借發(fā)布會之機(jī)改善和提升本企業(yè)或組織與某媒體（記者）的關(guān)系？學(xué)習(xí)新知第二節(jié)新聞發(fā)布會的組織一、新聞發(fā)布會的組織工作5.準(zhǔn)備發(fā)言和相關(guān)資料（1）發(fā)言提綱。（2）新聞通稿。（3）背景材料。（4）聲像材料。學(xué)習(xí)新知第二節(jié)新聞發(fā)布會的組織二、新聞發(fā)布會的組織實(shí)施1.簽到設(shè)立簽到處，并派專人引導(dǎo)記者前往會場。與會人員要在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職業(yè)、聯(lián)系電話等。2.發(fā)放資料學(xué)習(xí)新知（1）會議議程。（2）新聞通稿。（3）演講發(fā)言稿。（4）發(fā)言人的背景資料介紹。（5）公司宣傳冊。（6）產(chǎn)品說明資料。（7）有關(guān)圖片。（8）紀(jì)念品。（9）企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片。（10）空白信箋、筆。第二節(jié)新聞發(fā)布會的組織二、新聞發(fā)布會的組織實(shí)施3.按議程進(jìn)行新聞發(fā)布（1）主持人宣布發(fā)布會開始。（2）新聞發(fā)布。發(fā)言人介紹該發(fā)布會的主要新聞事件。（3）現(xiàn)場嘉賓、專家發(fā)言。（4）記者提問，發(fā)言人回答問題。（5）宣布發(fā)布會結(jié)束。4.會后活動(dòng)安排（1）安排單獨(dú)采訪。根據(jù)需要安排對公司領(lǐng)導(dǎo)的專訪或是集體采訪。（2）安排參觀或酒會。學(xué)習(xí)新知第二節(jié)新聞發(fā)布會的組織三、新聞發(fā)布會的會后工作——效果測評1.盡快整理新聞發(fā)布會的記錄材料對會議的籌備、組織、主持和回答問題等環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行總結(jié)，并將總結(jié)材料存檔。2.編發(fā)公關(guān)新聞稿一般說來，編寫公關(guān)新聞稿要注意：一是主題開門見山；二是盡量使用簡短的、口語化的句子進(jìn)行表述；三是清楚地表達(dá)思想，不使公眾產(chǎn)生誤解或者曲解。3.收集反饋信息及時(shí)了解社會各界對新聞發(fā)布會的態(tài)度和意見，進(jìn)