總部會(huì)議管理制度匯編

總部會(huì)議管理制度匯編第一章總則

一、會(huì)議管理制度的目的

為加強(qiáng)總部會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、權(quán)威性和及時(shí)性，特制定本制度。

二、會(huì)議管理制度的適用范圍

本制度適用于總部舉行的各類會(huì)議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。

三、會(huì)議類型及分類

1.按會(huì)議性質(zhì)分為：決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、報(bào)告性會(huì)議、研討性會(huì)議等；

2.按會(huì)議層級(jí)分為：總部級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目級(jí)會(huì)議等；

3.按會(huì)議形式分為：現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。

四、會(huì)議的組織與管理

1.各級(jí)會(huì)議的組織者應(yīng)明確會(huì)議目的、議題、議程、參會(huì)人員等；

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等工作；

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)施等合理安排，提高會(huì)議效率。

五、參會(huì)人員職責(zé)

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各級(jí)會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假；

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表建設(shè)性意見，遵守會(huì)議紀(jì)律；

3.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議，認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

六、會(huì)議資料的準(zhǔn)備與管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并分發(fā)給參會(huì)人員；

2.會(huì)議資料應(yīng)包括但不限于會(huì)議議程、背景資料、相關(guān)政策法規(guī)、研究報(bào)告等；

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集整理會(huì)議紀(jì)要、決議等資料，歸檔保存。

七、會(huì)議保密工作

1.會(huì)議組織者應(yīng)明確會(huì)議保密級(jí)別，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定；

2.會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等資料應(yīng)按照保密要求，妥善保管；

3.會(huì)議結(jié)束后，未經(jīng)許可，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

八、會(huì)議制度的監(jiān)督與考核

1.總部設(shè)立會(huì)議管理制度監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查；

2.各級(jí)會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行自檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；

3.總部對(duì)會(huì)議管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期考核，對(duì)違反制度規(guī)定的行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究責(zé)任。

九、本制度的解釋權(quán)歸總部所有。

十、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有會(huì)議管理制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇特殊情況，需對(duì)本制度進(jìn)行調(diào)整的，由總部會(huì)議管理制度監(jiān)督小組研究決定。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議類型、目的和議題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議類型、目的和主要議題，必要時(shí)進(jìn)行前期調(diào)研；

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、預(yù)期成果等；

3.報(bào)批：會(huì)議方案需報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，將會(huì)議通知發(fā)送至參會(huì)人員，通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等；

5.準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議召開前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，會(huì)議組織者應(yīng)做好簽到記錄；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員；

3.會(huì)議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行發(fā)言，闡述觀點(diǎn)、意見和建議；

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員針對(duì)議題展開討論，提出建設(shè)性意見和建議；

5.形成決議：會(huì)議主持人匯總討論意見，形成會(huì)議決議；

6.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議和下一步工作要求。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議議程、發(fā)言、討論和決議等內(nèi)容；

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決議等；

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；

4.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要審批通過后，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，并按要求進(jìn)行公開或保密處理。

四、會(huì)議落實(shí)與反饋

1.任務(wù)分解：根據(jù)會(huì)議決議，將工作任務(wù)分解至相關(guān)部門和人員；

2.執(zhí)行與監(jiān)督：各部門和人員按照分工，認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行情況；

3.反饋與評(píng)估：會(huì)議組織者定期收集工作進(jìn)展情況，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估；

4.通報(bào)與改進(jìn)：針對(duì)評(píng)估結(jié)果，對(duì)優(yōu)秀執(zhí)行者進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)存在的問題進(jìn)行通報(bào)，并制定改進(jìn)措施。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝參會(huì)人員；

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)整理會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀；

3.會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料歸檔保存。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)，由會(huì)議組織者通過電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員；

2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要決策的會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織者應(yīng)組織專題會(huì)議或通過其他形式，確保紀(jì)要內(nèi)容傳達(dá)至相關(guān)人員；

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布和傳達(dá)應(yīng)遵循保密原則，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的保密級(jí)別進(jìn)行相應(yīng)的保密處理。

二、任務(wù)分配與責(zé)任明確

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決議的具體執(zhí)行部門和個(gè)人，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的負(fù)責(zé)人；

2.會(huì)議組織者需與任務(wù)負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)任務(wù)要求、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；

3.任務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后的一定工作日內(nèi)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并向會(huì)議組織者報(bào)告計(jì)劃安排。

三、執(zhí)行監(jiān)控與進(jìn)度更新

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決議執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期收集和更新任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度；

2.任務(wù)負(fù)責(zé)人需定期向會(huì)議組織者報(bào)告工作進(jìn)展，遇到的問題和解決方案；

3.對(duì)于進(jìn)度滯后或遇到重大問題的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)調(diào)資源予以解決。

四、評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在任務(wù)完成后，組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估；

2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)包括任務(wù)完成情況、目標(biāo)達(dá)成程度、存在問題和改進(jìn)建議；

3.評(píng)估報(bào)告經(jīng)審批后，反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員，作為工作改進(jìn)和績(jī)效考核的依據(jù)。

五、后續(xù)行動(dòng)與改進(jìn)措施

1.根據(jù)評(píng)估反饋，會(huì)議組織者應(yīng)制定后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃，包括改進(jìn)措施、責(zé)任分配和時(shí)間表；

2.對(duì)于需跨部門協(xié)調(diào)的問題，會(huì)議組織者應(yīng)推動(dòng)建立跨部門協(xié)作機(jī)制，確保問題得到有效解決；

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期回顧和總結(jié)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程，提高決議執(zhí)行效率。

六、檔案管理與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)執(zhí)行資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性；

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立查閱制度，方便相關(guān)人員查詢和利用會(huì)議紀(jì)要；

3.對(duì)于重要會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)評(píng)，確保其內(nèi)容的時(shí)效性和適用性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定管理人員提出申請(qǐng)；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間、所需設(shè)備等信息；

3.行政部門或管理人員根據(jù)預(yù)訂需求，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前確保會(huì)議室準(zhǔn)備就緒。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等；

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

3.保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備、資料等是否齊全；

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)入場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)；

3.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室內(nèi)安靜、整潔；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員整理會(huì)場(chǎng)，恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用過程中，應(yīng)確保消防安全通道暢通，了解消防設(shè)施位置及使用方法；

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，明確保密級(jí)別，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定；

3.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等，確保會(huì)議安全。

五、會(huì)議室預(yù)訂與使用監(jiān)督

1.行政部門或管理人員應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)訂與使用記錄，定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析；

2.對(duì)于未按時(shí)使用會(huì)議室或違反會(huì)議室使用規(guī)定的行為，應(yīng)進(jìn)行記錄并視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)；

3.鼓勵(lì)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定提出意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理。

六、特殊會(huì)議室管理

1.對(duì)于特殊會(huì)議室（如視頻會(huì)議室、董事會(huì)會(huì)議室等），應(yīng)制定專門的管理規(guī)定；

2.針對(duì)特殊會(huì)議室的設(shè)備和功能，進(jìn)行專門培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟練掌握使用方法；

3.特殊會(huì)議室的使用，原則上需提前預(yù)約，并根據(jù)實(shí)際需求提供