第二章-事務類文書

文秘應用文寫作單擊此處添加標題文字第一節(jié)啟事、海報單擊此處添加標題文字

啟事、海報一、啟事和海報概述二、啟事和海報的結構和寫法三、撰寫啟事和海報的注意事項一、啟事和海報概述1.啟事概述（1）概念。啟事是單位、團體、單位或個人向公眾說明事實或希望協(xié)辦的一種訴求性文書。（2）種類。按不同的分類標準，有不同的種類：按內(nèi)容劃分，啟事可分為尋找類啟事，如尋人、尋物等；聲明類啟事，如作廢、辨(偽、遷移、更名、更期、更正、開業(yè)等；征招類啟事，如招聘、招生、招標、招領、征集、征婚、換房等。按公布的方式劃分，啟事可分為張貼啟事、報刊啟事、廣播啟事、電視啟事。一、啟事和海報概述2.海報概述（1）概念：海報是預報有關影劇、表演、競賽、講座、聯(lián)歡、節(jié)慶、展覽等較大型活動，吸引鼓勵公眾參與的一種招貼型應用文體。（3）種類：按內(nèi)容劃分，海報可分為電影海報、文藝晚會或雜技體育等比賽的海報、學術報告類海報、個性海報等。按制作方式劃分，海報可分為印刷型海報和手寫型海報。二、啟事和海報的結構和寫法1.啟事的結構和寫法（1）標題。用大于正文的字體，居中。有以下幾種形式：（2）正文。啟事具體內(nèi)容，即要向大家說明的情況。要求真實、準確，有條理，簡明扼要。（3）落款及成為日期。啟事發(fā)布者名稱和發(fā)布日期。2.海報的結構和寫法（1）標題。（2）正文。海報在正文中要表現(xiàn)以下內(nèi)容：1）活動的目的和意義。2）活動的主要項目、時間、地點等。3）參加的具體方法及一些必要的注意事項等，可以根據(jù)具體情況、版面設計等，省略部分內(nèi)容。（3）落款。署上主辦單位的名稱及海報的發(fā)文日期。三、撰寫啟事和海報的注意事項1.撰寫啟事的注意事項第一，標題要醒目，居中書寫，準確概括文中主要內(nèi)容。第二，一事一啟，針對性強，有關事項陳述清楚。第三，語言簡潔、清晰，沒有歧義。重點要突出，篇幅不宜過長，否則讀者會缺乏耐心看完全文。2.撰寫海報的注意事項第一，交代清楚活動的地點、時間及主要內(nèi)容。第二，語言簡潔明了，篇幅短小精悍，可選用鼓動性詞語，但不可夸大事實。第三，版式精美，可以做藝術性的處理使之具有視覺沖擊性。實訓練習一、填空題1.按照啟事的內(nèi)容，啟事大致可分為_________、_________和_________三類。2.啟事的結構通常包括標題、_________和_________三部分。3.按照海報的制作方式，海報可以分為

和

兩種類型。

4.海報的正文，一般包括

、

、

等三方面內(nèi)容。二、判斷題1.啟事可以一文多事。

（

）2.啟事的語言應該具有鼓動性。

（

）3.為了提高吸引力，海報的內(nèi)容可以夸大。

（

）4.海報應該圖文并茂。

（

）第二節(jié)便條、條據(jù)單擊此處添加標題文字便條、條據(jù)

一、便條和條據(jù)概述二、便條和條據(jù)的結構和寫法三、撰寫便條和條據(jù)的注意事項一、便條和條據(jù)概述

1.便條概述（1）概念。便條就是字條，又稱便箋，是指日常生活或工作中處理瑣細事務的便利性文書。便條多為托人轉交或臨時放置在特定的位置，有的時候甚至寫在公共場所的留言板或留言簿上。（2）種類：1）請假條。請求領導或老師或其它，準假不參加某項工作、學習、活動的文書。2）留言條。日常生活中，有事情通知對方，或有事托付對方，對方不在，又沒時間等候對方回來，寫張字條留給對方。一、便條和條據(jù)概述

2.條據(jù)概述（1）概念。條據(jù)是單位或個人在日常生活或工作中處理錢物關系的文字憑據(jù)，“口說無憑，立據(jù)為證”。（2）種類。條據(jù)包括以下幾類：1）收條。收到交來的錢或物,寫給送交者作為憑據(jù)的條據(jù)。2）借條。借個人或公家的現(xiàn)金或物品時寫給對方的條據(jù)。3）領條。個人(單位)向另外的個人(單位)領取錢款或物品后,留給發(fā)放個人(單位)的文字憑據(jù)。4）欠條。為證明一方欠另一方財物而立下的字據(jù)。二、便條和條據(jù)的結構和寫法

1.便條的的結構和寫法（1）標題。以文種為標題，居中寫，如“請假條”。留言條可不寫標題。（2）稱謂。對受文人的稱呼，可稱呼姓名，或稱呼名不帶姓，或先生、小姐，或帶敬語。寫在標題下一行，頂格寫，后面加冒號。（3）正文。便條的主體部分，具體內(nèi)容根據(jù)不同的便條的要求。一般只寫一段，第一行空兩格。（4）落款。署名在正文的后下方。日期在署名之下，年、月、日要齊全。二、便條和條據(jù)的結構和寫法

2.條據(jù)的的結構和寫法（1）標題。居中寫，寫明“收條”“領條”“欠條”“借條”“發(fā)條”“售給”等，表現(xiàn)條據(jù)的性質，也可以寫“今收到”“今領到”“今借到”。（2）正文。寫明收到、借到的對象：個人或單位的名字，物件名稱、數(shù)量或金額。金額后面要寫上“整”字，以防添加或涂改。正文寫完后，另起一行，空兩格寫“此據(jù)”二字，也可省略不寫。（3）落款。在條據(jù)的右下方寫明所在單位的名稱和經(jīng)手人姓名，寫條據(jù)時的年、月、日。三、撰寫便條和條據(jù)的注意事項

1.撰寫便條的注意事項第一，內(nèi)容要明確。第二，遵守禮儀。2.撰寫條據(jù)的注意事項第一，對外使用的條據(jù)，單位名稱要用全稱。第二，物品要寫明名稱、規(guī)格、數(shù)量；金額必須用大寫。第三，條據(jù)中的文字如果需要改動，要在涂改處加蓋印章，以示負責。第四，字跡要端正清楚，用鋼筆或毛筆書寫。第五，寫明日期，年、月、日齊備，否則難以確定訴訟時效。第六，內(nèi)容表述清楚，沒有歧義。實訓練習一、填空題1.便條又稱為

和

。2.請假條是因

寫給

的便條。3.條據(jù)正文的結尾常寫上

二字。4.領條的標題可以寫成

，也可以寫成

。二、判斷題1.為防止涂改，條據(jù)的數(shù)字要用漢字小寫

（

）2.條據(jù)可以用紅色筆或者鉛筆撰寫。

（

）3.便條、條據(jù)的內(nèi)容表述要求沒有歧義。

（

）4.條據(jù)的文字如需要改動，需要加蓋印章。

（

）第三節(jié)計劃單擊此處添加標題文字計劃

一、計劃概述二、計劃的結構和寫法三、撰寫計劃的注意事項

一、計劃概述

1.計劃的概念計劃是某個單位、部門、個人以書面文字的形式，對未來一定時期內(nèi)的工作或活動等提出設想，作出安排的事務性文書。2.計劃的種類按性質劃分，分為綜合性計劃和專題性計劃（單項計劃）。按內(nèi)容劃分，分為工作計劃、生產(chǎn)計劃、學習計劃、科研計劃、訓練計劃以及各種會議活動計劃等。按時間劃分，分為長期計劃、短期計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等。按范圍劃分，分為國家計劃、部門計劃、單位計劃、個人計劃等。按表達形式劃分，分為條文式計劃、表格式計劃和條文表格結合式計劃。二、計劃的結構和寫法

計劃通常是由標題、正文、落款和成文時間四部分構成。1.標題2.正文計劃的正文一般包括前言、主體和結尾三部分。3.落款和成文時間三、撰寫計劃的注意事項

第一，要注意深入領會黨和國家的有關方針、政策和法律、法規(guī)精神，以之作為制定計劃的指導思想。第二，要注意從本單位、本部門的實際情況出發(fā)，不要脫離現(xiàn)實，任務指標不要訂得過高或過低。第三，措施和辦法要制訂得具體、可行，以便于落實和監(jiān)督檢查。第四，表達方式要以說明為主，行文中不要夾雜不必要的議論。實訓練習一、填空題1.計劃具有

、

、

三個特點。2.按照計劃的表達形式，可以分為

、

、

計劃。3.計劃的正文，一般包括

、

、

三部分。二、判斷題1.計劃要充分發(fā)揮群眾的積極性和創(chuàng)造性，要有預想的奮斗目標。因此，指標任務要訂得高些，以體現(xiàn)計劃的先進性。

（

）2.計劃通過后，要經(jīng)常檢查督促，嚴格執(zhí)行，要維護計劃的嚴肅性，不能變。

（

）3.計劃的實質是對理想、目標的具體化。

（

）第四節(jié)總結單擊此處添加標題文字

總結一、總結概述二、總結的結構和寫法三、撰寫總結的注意事項

一、總結概述1.總結的概念總結是對前一階段工作或學習進行回顧、反思、分析、評價，從中找出成績和經(jīng)驗、問題和教訓，獲得規(guī)律性的認識，以便指導下一階段工作的事務文書。通過總結，可以對過去的情況進行回顧分析，以便吸取經(jīng)驗教訓，為下一步工作提供借鑒和指導；還可以深入尋找事物的發(fā)展規(guī)律，提高認識水平，進而促進工作開展。2.總結的種類按內(nèi)容劃分，分為學習總結、工作總結、思想總結等。按時間劃分，分為年度總結、季度總結、月份總結等。按性質劃分，分為綜合性、專題性總結等。按范圍劃分，分為單位總結、部門總結、個人總結等。

二、總結的結構和寫法

1.標題（1）公文式標題，由單位名稱、時間、事由、文種組成。（2）新聞式標題，可以是單行標題。2.正文（1）前言。要求概述基本情況，要開門見山，簡明扼要，緊扣中心，統(tǒng)領全文，有吸引力。（2）主體。撰寫主體部分時，一是要把握主體的內(nèi)容，二是要掌握主體的的結構。（3）結尾。正文的收束，在總結經(jīng)驗、教訓的基礎上，提出今后的方向、任務和措施，表明決心、展望前景。3.落款

三、撰寫總結的注意事項

第一，要堅持實事求是原則。第二，要體現(xiàn)特色。第三，詳略得當，突出重點。第四，要有理論價值。實訓練習一、填空題1.總結的種類很多，常見的可以按

、

、

和

來劃分。2.總結的主要特點是

、

、

和

。3.總結常用的標題形式有

和

兩種。4.總結常見的內(nèi)部結構形式有

、

、

三種。二、判斷題1.撰寫總結的目的是為了探尋規(guī)律性的認識，以指導今后的工作。()2.總結要用第一人稱寫，寫的是自己的獨到感受、體會。

（

）3.為了凸現(xiàn)自己，總結可以稍稍夸大自己，報喜不報憂。

（

）第五節(jié)傳真單擊此處添加標題文字傳真

一、傳真概述二、傳真稿的結構與寫法三、撰寫傳真寫作注意事項

一、傳真概述

1.傳真的概念傳真是通過有線電、無線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡傳送的文書、文字材料或圖象。2.傳真的種類從傳輸?shù)膬?nèi)容分，傳真可分為文書材料、文字材料和圖像信息三種類型。其中文書材料一般是指有關文件材料，文字材料一般是指手寫的函件。二、傳真稿的結構與寫法

1．標題傳真的標題通常由單位名稱和文種構成，也可直接寫明事由。2．正文正文包括首部、主體、落款、成文時間。首部通常包括收件人姓名和單位、抄送人姓名、傳真號及發(fā)件人的姓名和單位、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號、電話、主題、處理要求等項目。主體部分即為所傳輸?shù)奈臅⑽淖植牧匣驁D像內(nèi)容。

3.落款即發(fā)文者個人或單位名稱，若屬重要事項，還需加蓋公章。4.成文時間三、撰寫傳真寫作注意事項

第一，要重視首頁項目。通常單位的傳真文稿紙要求統(tǒng)一印制，上標所在單位的名稱、地址、單位標志圖案及電話、傳真號、電子郵箱等。第二，內(nèi)容要簡潔清晰。如果傳真的文稿需自己撰寫，則要求語言簡潔，格式規(guī)范。實訓練習一、填空題1.傳真是通過有線電、無線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡傳送的______、_________和_________。2.從傳輸?shù)膬?nèi)容分，傳真稿可分為_________、__________和__________三種類型。二、判斷題1.單位的傳真文稿紙要求統(tǒng)一印制，上標所在單位的名稱、地址、單位標志圖案及電話、傳真號、電子郵箱等。

（

）2.傳真的首部只需要把收件人的信息寫清楚即可。

（

）實訓練習三、寫作題××市百貨商場于2012年1月8日與××市針織廠簽訂了一份供貨合同，由針織廠供應春竹牌運動服5000套，但是交貨日期已過了兩天，針織廠的貨仍未到。眼下正值銷售旺季，所以××市百貨商場市場部決定以傳真形式發(fā)文，請廠方認真履行合同，迅速發(fā)貨。接到文后，針織廠馬上回復傳真，說明已委托順發(fā)物流公司按時發(fā)貨，請查收。請為雙方擬寫傳真稿。第六節(jié)證明信單擊此處添加標題文字證明信一、證明信概述

二、證明信的文體結構與內(nèi)容結構

三、寫作證明信的注意事項

一、證明信概述

1.證明信的概念證明信是組織（單位）用可靠的材料證明有關人員的身份、經(jīng)歷、學歷或某件事情的真相而寫的信件。2.證明信的種類按照性質劃分，可以分為私人事務證明、工作事務證明，國內(nèi)事務證明、國際事務證明等。按照用途劃分，可以分為身份、資格、學歷、簡歷、行為、人際關系等證明。二、證明信的文體結構與內(nèi)容結構

1.標題首行居中可寫“證明信”、“證明”或“有關×××問題的證明”。2.稱謂頂格書寫需要證明信的單位名稱或受文個人，后加冒號。3.正文正文另起一行，空兩格。內(nèi)容一般要針對對方所要求的要點寫。4.結尾另起一行，空兩格。一般寫“特此證明”或“以上特證明”等字。5.落款落款要寫出具證明的單位或個人的署名、日期，然后由證明單位或證明人加蓋公章或簽名、蓋私章，否則證明信將是無效的。三、寫作證明信的注意事項

第一，寫作要嚴肅認真，實事求是，言之有據(jù)。第二，語言要十分準確，不能隨意夸飾，不可模棱兩可。第三，證明信不能用鉛筆、紅色筆書寫，若有涂改，必須在涂改處加蓋公章。第四，凡證明信件都要求蓋章。實訓練習一、填空題1.證明信是組織（單位）用可靠的材料證明有關人員的身份、經(jīng)歷、學歷或某件事情的

而寫的信件。2．證明信的特點：一是

；二是

。3．一般寫“

”或“以上特證明”等字。4．落款要寫出具證明的單位或個人的

、

。二、判斷1．證明信的稱謂一般不需要敬語。

（

）2．證明信由證明單位或證明人加蓋公章或簽名、蓋私章，否則證明信將是無效的。

（

）3．證明信寫作要嚴肅認真，實事求是，言之有據(jù)。

（

）4．證明信也可用鉛筆、紅色筆書寫。

（

）5．證明信若有涂改，必須在涂改處加蓋公章。

（

）6．證明信的語言要十分準確，不能隨意夸飾，不可模棱兩可。

（

）第七節(jié)介紹信單擊此處添加標題文字

介紹信一、介紹信概述二、介紹信的結構和寫法三、撰寫介紹信的注意事項

一、介紹信概述

1.介紹信的概念介紹信是單位派人去其他單位聯(lián)系工作、洽談業(yè)務、辦理事務時所開具的介紹性信件。介紹信在工作中使用廣泛，是單位之間聯(lián)系、接洽的常用方式。同時，持有介紹信實際上是代表單位的授權或委托，具有一定的法定效力，因此各單位對于介紹信的使用一般都有相關的要求，如存根、注明有效期、不出具空白介紹信等。2.介紹信的種類（1）填寫式介紹信（2）書信式介紹信二、介紹信的結構和寫法

1.填寫式介紹信的結構和寫法填寫式介紹信有現(xiàn)成的樣本，使用時按項填寫并加蓋公章即可，有存根的介紹信應在兩聯(lián)之間加蓋騎縫章。介紹信一定要字跡工整、清楚，不得隨意涂改。豎排式介紹信2.書信式介紹信的結構和寫法如果不用現(xiàn)成樣本，可在單位統(tǒng)一印制的信箋上寫介紹信。一般來說，書信式介紹信應具備標題、稱謂、正文、落款、成文日期幾個部分。三、撰寫介紹信的注意事項

第一，要填寫持介紹信者的真實姓名、身份，不能冒名頂替。第二，接洽聯(lián)系的事項要寫得簡明扼要。一定要預先在文中向收信人表示感謝，做到禮貌不失禮節(jié)。第三，重要的介紹信要留有存根或底稿，存根和底稿的內(nèi)容要同介紹信正文完全一致，并經(jīng)開介紹信的人認真核對。第四，介紹信篇幅要簡潔，語言要流暢，書面語不要太重。第五，書寫要工整，不能隨便涂改。實訓練習一、填空題2.介紹信是單位團體、企事業(yè)單位派人到其他單位

、

、

所開具的介紹性信件。二、判斷題1．介紹信要填寫持介紹信者的真實姓名、身份，不能冒名頂替。（

）2．介紹信文中要向收信人表示感謝，做到禮貌不失禮節(jié)。（

）3．介紹信篇幅要簡潔，語言要流暢，書面語不要太重。（

）第八節(jié)簡報單擊此處添加標題文字簡報一、簡報概述二、簡報的文體結構和內(nèi)容結構三、撰寫簡報的注意事項

一、簡報概述

1.簡報的概念簡報是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位編發(fā)的反映情況、溝通信息、交流經(jīng)驗、指導工作的一種簡短、靈便的事務文書。2.簡報的種類按時間劃分，分為有常規(guī)和階段性簡報。按版期劃分，分為定期簡報和不定期簡報。按性質劃分，分為一事一報的專題簡報和綜合反映情況的綜合簡報按內(nèi)容劃分，分為以下三類：一是工作簡報；二是動態(tài)簡報，；三是會議簡報。二、簡報的文體結構和內(nèi)容結構

1.報頭又稱眉首，包括簡報名稱、期號、密級、編者和時間（1）簡報名稱。印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。（2）期號。位置在簡報名稱的正下方，一般按年度依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。（3）編發(fā)單位。應標明全稱，位置在期號的左下方。（4）發(fā)行日期。以領導簽發(fā)日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。（5）密級。有些簡報根據(jù)需要，還應標明密級，位置在簡報名稱的左上方。報頭部分與報核之間，用一條紅色線隔開。二、簡報的文體結構和內(nèi)容結構

2.報核（正文）（1）按語。（2）目錄。（3）標題。（4）正文。1）導語通常用簡明的一句話或一段話概括全文的主旨或主要內(nèi)容，導語的寫法多種多樣，有提問式、結論式、描寫式、敘述式等。2）主體用足夠的、典型的、有說服力的材料，把導語的內(nèi)容加以具體化。3）結尾?；蛑该魇虑榘l(fā)展趨勢，或提出希望及今后打算。4）背景。即對人物、事件起作用的環(huán)境條件和歷史情況。背景可以穿插在各個部分。3.報尾在簡報最后一頁下部，用一橫線與報核隔開，橫線下左邊寫明發(fā)送范圍，在平行的右側寫明印刷份數(shù)。三、撰寫簡報的注意事項

第一，簡明扼要，一目了然。第二，講究時效，反映迅速。第三，內(nèi)容實在，不空洞。實訓練習一、填空題1.簡報的特點有

、

、

和

。2.按性質分，簡報可分為

、

和

三種類型。3.簡報的結構分為

、

和

三個部分。4.簡報寫作的注意事項包括

、

和

三點。二、判斷題1.為了醒目，簡報的名稱要居中書寫，用紅色字體。

（

）2.簡報的報尾“送”是給上級。

（）3.簡報正文的主體部分，要有足夠、典型、有說服力的材料。

（

）4.簡報是用于對外交流用的。

（

）第九節(jié)述職報告單擊此處添加標題文字述職報告

一、述職報告概述二、述職報告的結構和寫法三、撰寫述職報告的注意事項

一、述職報告概述

1.述職報告的概念述職報告是指黨政單位、社會團體、企事業(yè)單位的領導者或工作人員，向所在的工作單位的人事部門、主管領導以及上級單位陳述自己在一定時間內(nèi)履行崗位工作的成績、問題和設想等，是一種自我評述性的應用文。2.述職報告的種類根據(jù)不同的分類方式，述職報告有不同的種類，詳見下表。劃分標準類別含義從內(nèi)容上劃分綜合性述職報告指報告內(nèi)容是一個時期所做工作的全面、綜合的反映專題性述職報告指報告內(nèi)容是對某一方面的工作的專題反映單項工作述職報告指報告內(nèi)容是對某項具體工作的匯報。這往往是臨時性、專項性的工作從時間上劃分任期述職報告指從任現(xiàn)職以來的總體工作進行報告。一般來說，時間較長，涉及面較廣，要寫出一屆任期的情況年度述職報告一年一度的述職報告，寫本年度的履職情況臨時性述職報告指擔任某一項臨時性的職務，寫出其任職情況。比如，負責一期的招生工作，或組織一項體育競賽，寫出其履職情況從表達形式上劃分口頭述職報告指需要向選區(qū)選民述職或向本單位職工群眾述職的，用口語化的語言寫成的述職報告書面述職報告是指向上級領導單位或人事部門報告的書面述職報告二、述職報告的結構和寫法

1.標題

2.稱謂：書面報告、口述報告3.正文（1）前言。又叫引語，一般交代陳述述職人的基本情況，包括何時任何職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、考核期內(nèi)的目標任務情況及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)等（2）主體。陳述自己的工作實績、做法、經(jīng)驗、體會、教訓和問題等，這是報告的重點部分。（3）結尾。自我批評及努力方向，要從實際出發(fā)，自我評介自己在工作中的失誤和不足，表示自己將更加盡職盡責，做好本職工作，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰(zhàn)略性規(guī)劃。4.落款和成文日期述職人姓名和述職日期或成文日期。署名可放在標題之下，也可以放文尾。三、撰寫述職報告的注意事項

第一，充分反映出自己在任期內(nèi)的工作實績和問題。第二，要實事求是地評價自己。注意處理以下幾個關系：（1）處理好成績和問題的關系，理直氣壯擺成績，誠懇大膽講失誤。（2）處理好集體與個人的關系，不能把集體之功歸于個人，也不要抹殺了個人的作用，分清個人實績和集體實績。（3）表述上處理好敘和議的關系，以敘述為主，把自己做過的工作實績寫出來，議論是對照崗位規(guī)范，根據(jù)敘述的事實，引出評價，不能拔高。第三，要抓住重點，突出個性。實訓練習一、填空題1.述職報告公文式的標題由

、

、

、

、

五部分構成。2.述職報告的特點：

、

、

。3.按時間劃分，述職報告可分為

、

、

三種。4.述職報告的主體一般稱述

、