甘肅建投會議管理制度

甘肅建投會議管理制度第一章總則

為確保甘肅建投會議的效率與效果，加強會議的組織與管理，明確會議流程及職責，特制定本會議管理制度。

一、會議目的

1.提高決策效率，促進公司內部溝通與協(xié)作；

2.明確工作目標，推動工作計劃的落實；

3.解決公司存在的問題，提升公司管理水平；

4.增強團隊凝聚力，提升員工歸屬感。

二、會議原則

1.減少無效會議，提倡高效會議；

2.明確會議主題，提高會議質量；

3.尊重與會人員，確保會議公正、公開；

4.強化會后落實，確保會議成果。

三、會議類型

1.定期會議：包括周例會、月度會議、季度會議、年度會議等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的專題會議；

3.外部會議：參加政府、行業(yè)組織或其他單位組織的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的召集、組織、主持、記錄等工作由專人負責；

2.與會人員應按時參加，不得無故缺席、遲到或早退；

3.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，保持會場秩序；

4.會議結束后，會議組織者應及時整理會議紀要，分發(fā)給相關人員。

五、會議保密

1.會議內容涉及公司機密事項，與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定；

2.會議紀要應標注密級，按公司規(guī)定進行保管與傳遞；

3.未經(jīng)允許，不得擅自泄露會議內容。

本制度的解釋權歸甘肅建投公司所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。各部門應認真貫徹執(zhí)行，共同維護公司會議管理秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會議的主題和目標，確保會議的針對性和實用性。

2.擬定會議議程：列出會議的主要議題，包括討論、報告、決策等內容，合理安排會議時間。

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關部門和人員參加，確保與會人員具備決策權或相關職責。

4.通知與會人員：提前發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容，并提供相關會議資料。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，會議組織者應統(tǒng)計出勤情況。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和與會人員。

3.會議報告：相關部門或人員就會議議題進行報告，匯報工作進展、問題分析及解決方案等。

4.討論與決策：與會人員針對報告內容進行充分討論，提出意見和建議，最終形成決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人：指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整。

2.記錄內容：記錄會議主題、議程、與會人員、討論要點、決策結果等。

3.會議紀要：會議結束后，及時整理會議紀要，將討論和決策結果整理成文字材料。

四、會議總結與反饋

1.會議總結：會議主持人對本次會議的成果和不足進行總結，提出改進措施。

2.反饋意見：與會人員就會議組織、議題討論等方面提出意見和建議，促進會議質量的提升。

3.會議紀要審批：將整理好的會議紀要提交給相關負責人審批，確保紀要內容的準確性和權威性。

五、會議落實與跟蹤

1.分發(fā)會議紀要：將審批通過的會議紀要分發(fā)給相關部門和人員，確保會議決策的傳達和執(zhí)行。

2.跟蹤落實情況：會議組織者應定期了解和督促會議決策的執(zhí)行情況，確保會議成果的落實。

3.反饋執(zhí)行結果：相關部門應及時反饋會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題和困難提出解決方案。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.審批通過的會議紀要應在會議結束后的一定工作日內，由會議組織者負責通過公司內部通訊系統(tǒng)、郵件或紙質文件等形式向相關人員發(fā)布。

2.會議紀要的發(fā)布范圍應包括所有與會人員及需要執(zhí)行會議決策的相關部門和個人。

3.會議紀要發(fā)布后，相關部門負責人應確保紀要內容被及時傳達至每一位相關人員，確保員工了解會議決策和行動計劃。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的行動計劃和決策事項應具體分配至相關部門和責任人。

2.各責任部門應根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，明確任務完成的時間節(jié)點和驗收標準。

3.責任人應主動承擔起執(zhí)行任務的責任，確保會議決策得到有效實施。

三、跟蹤監(jiān)督與進度匯報

1.會議組織者或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤監(jiān)督，確保各項工作按計劃推進。

2.定期召開進度匯報會議，由各責任部門匯報執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.對于重大決策或關鍵任務，應建立專項跟蹤機制，確保實時掌握進度，對可能出現(xiàn)的風險進行預判和應對。

四、會議紀要執(zhí)行結果的評價與反饋

1.會議決策執(zhí)行完畢后，應組織對執(zhí)行結果的評價，評估決策實施的效果和存在的問題。

2.將評價結果和改進建議形成書面報告，反饋給公司領導和相關部門，以便于改進今后的決策和執(zhí)行工作。

3.對于執(zhí)行效果良好的部門和個人，應給予適當?shù)谋頁P和獎勵；對于執(zhí)行不力的，應分析原因，制定整改措施，并追究相應責任。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應根據(jù)公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔后的會議紀要應便于查詢和利用，為公司今后的決策提供參考。

3.對于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理部門提交預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數(shù)、所需設備等詳細信息。

3.行政部門或會議室管理部門根據(jù)預訂申請情況，合理安排會議室，并告知會議組織者。

二、會議室布置

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理配置，確保會議環(huán)境舒適、功能齊全。

2.會議室內應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等，并確保設備正常運行。

3.會議桌椅擺放整齊，保持室內清潔，營造良好的會議氛圍。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持安靜，不得大聲喧嘩。

2.與會人員應愛護會議室設施，不得隨意損壞或搬離。

3.會議結束后，與會人員應將座椅歸位，清理個人物品，保持會議室整潔。

四、會議室設備管理

1.會議室設備應由專人負責維護和管理，定期進行檢查和保養(yǎng)，確保設備性能良好。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時關閉設備，避免長時間待機。

3.如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時報告給行政部門或會議室管理部門，盡快修復，以免影響會議正常進行。

五、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設備、配備消防設施等，確保會議安全。

2.會議室內涉及公司機密事項的討論，與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容。

3.會議結束后，應確保所有資料、設備歸位，防止遺漏和丟失。

六、會議室資源優(yōu)化

1.行政部門或會議室管理部門應定期評估會議室使用情況，合理調整會議室資源配置。

2.鼓勵采用視頻會議、網(wǎng)絡會議等新型會議形式，提高會議室利用率，減少資源浪費。

3.通過培訓和指導，提高會議組織者的會議管理能力，提升會議室使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸甘肅建投公司所有