水利工程建設(shè)項目檔案管理實務(wù)

水利工程建設(shè)項目檔案管理實務(wù)——全省水利重點工程建設(shè)項目檔案培訓(xùn)試卷解答一、填空1、水利工程建設(shè)項目檔案是指在水利工程建設(shè)、管理過程中形成的，具有

歷史記錄。檔案的定義：《檔案法》：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？茖W(xué)技術(shù)檔案定義：《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

（GB/T11822-2000）企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。水利工程檔案的定義：《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利項目檔案的定義：《江蘇省水利廳水利基本建設(shè)項目（工程）檔案資料管理規(guī)定》

（蘇水辦[2003]1號）

水利項目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后的項目文件。

項目檔案的定義：《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）項目檔案：指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件

項目文件是項目檔案的前身

項目檔案是項目文件的歸宿項目文件的定義：

指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件包括：項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件。（1）項目前期文件：開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。（2）項目竣工文件：由施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件組成。項目施工文件：項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件項目竣工圖：項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。項目監(jiān)理文件：監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。（3）項目竣工驗收文件：項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件。一套完整的項目檔案組成：項目前期文件+項目施工文件+竣工圖+項目監(jiān)理文件+項目竣工驗收文件答案：

1、水利工程建設(shè)項目檔案是指在水利工程建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。答案：

2、檔案工作保障體系包括：組織保障、制度保障、經(jīng)費保障、設(shè)備保障、各項管理制度或措施的落實情況。（見水辦[2008]366號《評分標(biāo)準(zhǔn)》）答案

3、項目法人應(yīng)制定檔案接收、保管、利用、安全及統(tǒng)計等內(nèi)部工作制度。（見水辦[2008]366號《評分標(biāo)準(zhǔn)》）答案：

4、項目法人應(yīng)落實檔案工作所需經(jīng)費，保障檔案工作的正常開展，檔案業(yè)務(wù)工作經(jīng)費應(yīng)列入工程總概算或年度預(yù)算。（見水辦[2008]366號《評分標(biāo)準(zhǔn)》）答案：

5、項目法人在與設(shè)計、施工及監(jiān)理單位簽訂有關(guān)合同協(xié)議時，同時提出歸檔要求，設(shè)立專門條款，明確規(guī)定有關(guān)單位提交相應(yīng)項目檔案的歸檔責(zé)任和檔案的套數(shù)。（見水辦[2008]366號《評分標(biāo)準(zhǔn)》）答案：

6、項目法人應(yīng)按期上報《建設(shè)項目檔案資料管理情況登記表》，省水利重點建設(shè)項目的建設(shè)單位應(yīng)于開工

6個月內(nèi)按期向省水利廳檔案室報送，所有未驗收的項目，每年12月30日前均需再次向有關(guān)單位報送《建設(shè)項目檔案資料管理情況登記表》。答案：

7、文件材料收集、整理：按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則。項目文件的形成1、文件的規(guī)范性：

形文程序要規(guī)范（程序：擬稿、核稿、會簽、辦公室核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，發(fā)文稿紙要歸檔）；文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。項目文件的形成2、文件的原始性：歸檔的文件應(yīng)為原件，原則上不得出現(xiàn)復(fù)印件。原件的份數(shù)滿足歸檔需要項目文件的形成3、文件的有效性：文件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確；填寫完整；數(shù)據(jù)可靠，文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改；字跡清楚、圖樣清晰、頁面整潔；簽字蓋章手續(xù)完備。時間真實，不能提前或滯后，不要作假。不得使用：復(fù)印件、電子簽名和電子圖章。項目文件的形成4、文件載體的質(zhì)量：紙張材料：紙張的強(qiáng)度、厚度及規(guī)格符合要求。文字材料規(guī)格為A4，圖紙標(biāo)準(zhǔn)圖幅。（藍(lán)、白）書寫材料：文件的書寫、繪圖和簽字要用耐久性強(qiáng)的書寫材料，禁止用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。打印、復(fù)印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。特殊材料：電子、錄音、錄像文件的材質(zhì)及存儲格式應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，并保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。項目文件的收集

項目文件的收集工作是項目檔案管理的重要組成部分，它是檔案形成管理的首要環(huán)節(jié)，即是由文件材料轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的起始點。答案：

8、建設(shè)項目文件的收集范圍。凡是反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。（參見蘇水辦[2003]1號、DA/T28-2002）答案：

9、建設(shè)項目檔案必須要有重要階段、重大事件和事故完整的聲像材料。（見水辦[2008]366號《評分標(biāo)準(zhǔn)》）收集方法：1、依據(jù)歸檔范圍表，對照查找收集（各種載體）。2、根據(jù)文件材料性質(zhì)收集：按文件的前后聯(lián)系查找；根據(jù)工程項目劃分表，按單位、分部、單元工程或按專業(yè)劃分來進(jìn)行收集；按文件材料的編號查找；原材料進(jìn)場報驗與出廠證明、合格證、試驗報告、臺帳、使用清單；用裝箱清單來收集設(shè)備文件材料；用圖紙目錄對照檢查圖紙是否齊全；監(jiān)理通知與反饋；監(jiān)理月報是否連續(xù)。3、實行文件登記，對文件流程進(jìn)行控制。答案：

10、文件材料的準(zhǔn)確性：反映同一問題的不同文件材料內(nèi)容應(yīng)一致。（見水辦[2008]366號《評分標(biāo)準(zhǔn)》）答案：

11、竣工圖是工程的實際反映，是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到圖物相符；竣工圖圖章簽字手續(xù)要完備；監(jiān)理單位按要規(guī)定履行審核手續(xù).答案：

12、竣工圖章使用不褪色紅印泥，蓋在圖內(nèi)標(biāo)題欄附近空白處。竣工圖編制和整理施工單位編制，總平面圖與綜合管線竣工圖由項目法人編制，監(jiān)理審核；不論是新出的竣工圖還是用施工圖（新）作為竣工圖的都要逐張加蓋竣工圖章；簽署竣工圖章后進(jìn)行掃描；圖紙可不裝訂，規(guī)范折疊成A4幅面裝入檔案盒，每張圖紙加蓋“檔號章”，每張圖紙必須著錄清楚，卷盒封面填寫完整。答案：

13、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。1、什么叫案卷？案卷——由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。2、什么叫組卷？組卷——（組織案卷）是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。3、什么叫立卷？立卷——按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。分類建設(shè)單位根據(jù)本工程項目的內(nèi)容性質(zhì)、檔案的形成特點，以及數(shù)量的多少，把項目檔案劃分成不同的類別層次，從而形成一個具有內(nèi)在從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同層次的有機(jī)整體。常州鐘樓防洪控制工程5.3前期依據(jù)性檔案勘察設(shè)計檔案施工檔案監(jiān)理檔案竣工驗收檔案單位工程01單位工程02單位工程03項目管理檔案張家港樞紐工程53.1.2.1建設(shè)管理類.2施工類.3監(jiān)理類.1施工單位1.3施工單位3.2施工單位2某項目檔案建設(shè)管理綜合單位工程01單位工程02單位工程03施工檔案01監(jiān)理檔案01分類方案：走馬塘拓浚延伸工程張家港樞紐工程檔案分類方案走馬塘拓浚延伸（無錫段）工程檔案分類方案走馬塘拓浚延伸（張家港段）工程建設(shè)項目檔案分類方案組卷組卷原則：要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。組卷“組卷合理”：案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致；案卷的厚薄要適中；便于利用和保管。組卷組卷方法：（1）按結(jié)構(gòu)組卷；（2）按單位（單項）工程組卷；（3）按工序或階段組卷；（4）按專業(yè)組卷；（5）按問題組卷；（6）按名稱或文件性質(zhì)組卷；（7）按地區(qū)組卷；（8）按時間組卷。組卷管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；施工文件按單項、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷?？⒐D按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；監(jiān)理文件按文種；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列?？⒐D按專業(yè)、圖號排列。卷內(nèi)文件：批復(fù)在前，請示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；重要的在前，次要的在后。答案：

16、管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后。案卷編目案卷編目流程：編頁碼填寫卷內(nèi)目錄和備考表填寫案卷封面答案：

17、編寫案卷頁號時，單面書寫的文字材料在右上角編寫頁號，雙面書寫的文字材料，正面在右上角，背面在左上角編寫頁號。答案：

18、卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號和備注組成。填寫案卷封面案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱和文件材料名稱。案卷題名=項目名稱+內(nèi)容特征+文件名稱規(guī)范的案卷題名，如：

XXXX工程項目建議書請示及批復(fù)

XXXX工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同協(xié)議

XXXX工程土建與設(shè)備安裝工程開工報告及施工組織設(shè)計

XXXX工程河道1標(biāo)（樁號9+500～10+500）竣工圖不規(guī)范的案卷題名，如：某某工程文件材料1

某某工程文件材料2

某某工程初步設(shè)計變更文件施工文件注意事項：1、要簡明、要完整，字?jǐn)?shù)少于50字2、文件分類時就要擬好案卷題名3、成套項目檔案中不能有相同的案卷題名，不要有（一）、（二）、（三）等字樣答案：

14、案卷的起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的最早和最遲的時間。答案：

15、工程檔案的保管期限：分為永久、長期、短期三種。案卷的裝訂裝訂：案卷內(nèi)不允許有金屬物；用軟卷

皮，左對齊，下對齊，三孔一線。不裝訂：圖紙、成套圖樣、印刷成冊的案卷可不裝訂。圖紙要規(guī)范折疊，每份文件材料的首頁空白處加蓋“檔號”章；每份文件應(yīng)在卷內(nèi)目錄上著錄。檔號章答案：

19、單份文件歸檔時，應(yīng)在每份文件首頁上方加蓋、填寫檔號章；案卷中均是圖紙的可不裝訂，但應(yīng)逐張加蓋并填寫檔號章。裝盒將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，或單卷入盒，卷盒封面的內(nèi)容不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。以件裝訂的案卷，應(yīng)按卷內(nèi)目錄上的序號將文件順序排列，裝入檔案盒中，卷盒封面內(nèi)容要填寫完整。卷盒：卷脊檔號標(biāo)簽：永久長期短期卷脊上的案卷題名標(biāo)簽歸檔與移交各參建單位向項目法人移交，履行交接手續(xù)；建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總，案卷匯總和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)匯總；打印項目全部檔案案卷目錄裝訂成冊。答案：

20、各參建單位按單位工程或單項工程已向項目法人移交了相關(guān)工程檔案時，應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。檔案的保管檔案柜架標(biāo)識清楚、間距合理；案卷上架，從左到右，從上到下，排列整齊；庫房滿足檔案保管要求，“八防”措施到位；建臺帳，按期報送年報；編制檢索工具，提供有效利用；積極開展編研。答案：

21、檔案人員應(yīng)積極開展編研工作，要求編有（1）、工程項目簡介、（2）工程建設(shè)大事記、（3）科研成果簡介或匯編等3項以上編研成果。答案：

22、檔案驗收依據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標(biāo)準(zhǔn)》，對項目檔案管理及檔案質(zhì)量進(jìn)行量化賦分，滿分為100分。驗收結(jié)果分為3個等級：總分達(dá)到或超過90分的，為優(yōu)良；達(dá)到70—89.9分的，為合格；達(dá)不到70分或“應(yīng)歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”項達(dá)不到60分的，均為不合格。二、簡答：1、簡述水利工程建設(shè)項目檔案管理的基本原則。答：實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實現(xiàn)檔案的有效利用。集中統(tǒng)一管理是建設(shè)項目檔案工作的組織原則；維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全是項目檔案管理的基本要求；實現(xiàn)有效利用是項目檔案管理的根本目的。2、簡述水利工程建設(shè)項目檔案工作組織保障的內(nèi)容。答:(1)明確有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；

(2)明確有檔案工作機(jī)構(gòu)或部門、并配有專兼職檔案管理人員；

(3)建立由項目法人負(fù)責(zé)，各參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并明確相關(guān)責(zé)任人。3、簡述建設(shè)項目（工程）檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的含義是什么？答：檔案的完整指按照“建設(shè)項目文件歸檔范圍”所確定的內(nèi)容，將項目（工程）建設(shè)全過程中應(yīng)該歸檔的文件歸檔，各種形式、載體文件原件齊全。檔案的準(zhǔn)確指檔案的內(nèi)容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設(shè)全過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。檔案的系統(tǒng)指按其形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，案卷編目符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案的安全是指保證檔案實體和信息的安全。4、簡述工程檔案信息化管理的內(nèi)容。答:(1)配有檔案管理應(yīng)用軟件；

(2)全部檔案案卷級目錄、文件級目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)；

(3)項目綜合管理性文件和竣工圖進(jìn)行全文數(shù)字化。5、畫出工程檔案整編操作規(guī)程流程圖。祝大家學(xué)習(xí)愉快！工作順利！謝謝！生活中的辛苦阻撓不了我對生活的熱愛。9月-249月-24Thursday,September12,