寫(xiě)字樓會(huì)議室管理制度

寫(xiě)字樓會(huì)議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保寫(xiě)字樓會(huì)議室的高效利用與管理，提高會(huì)議質(zhì)量，制定本管理制度。本制度遵循公開(kāi)、公平、高效、節(jié)約的原則，規(guī)范會(huì)議的申請(qǐng)、召開(kāi)、服務(wù)及管理流程。

二、適用范圍

本制度適用于寫(xiě)字樓內(nèi)所有會(huì)議室的預(yù)定、使用及管理。各類(lèi)會(huì)議的召開(kāi)均應(yīng)遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。

三、會(huì)議類(lèi)型

1.例會(huì)：定期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月例會(huì)等；

2.專(zhuān)題會(huì)：針對(duì)特定問(wèn)題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議；

3.緊急會(huì)議：因突發(fā)事件需要立即召開(kāi)的會(huì)議；

4.其他會(huì)議：根據(jù)實(shí)際需要召開(kāi)的非上述類(lèi)型的會(huì)議。

四、會(huì)議召開(kāi)原則

1.減少無(wú)效會(huì)議，提高會(huì)議效率；

2.明確會(huì)議主題，提前準(zhǔn)備會(huì)議資料；

3.控制會(huì)議規(guī)模，確保參會(huì)人員具有實(shí)際需要；

4.合理安排會(huì)議時(shí)間，避免影響正常工作。

五、責(zé)任主體

1.會(huì)議申請(qǐng)人：負(fù)責(zé)會(huì)議的申請(qǐng)、組織和召開(kāi)；

2.會(huì)議服務(wù)人員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)定、布置、設(shè)備調(diào)試等服務(wù)工作；

3.會(huì)議室管理人員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及監(jiān)督。

六、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本管理制度，確保會(huì)議的順利進(jìn)行；

2.會(huì)議室管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議召開(kāi)過(guò)程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正；

3.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)會(huì)議管理制度執(zhí)行情況的檢查，對(duì)違反規(guī)定的行為予以制止。

七、修訂與解釋

本管理制度可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂，修訂內(nèi)容需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門(mén)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議申請(qǐng)人需提前三個(gè)工作日向行政管理部門(mén)提交書(shū)面會(huì)議申請(qǐng)，內(nèi)容包括：會(huì)議主題、目的、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、所需設(shè)備等；

2.行政管理部門(mén)在收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)會(huì)議室是否可用，并及時(shí)通知會(huì)議申請(qǐng)人；

3.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)在接到會(huì)議室預(yù)定成功的通知后，及時(shí)通知參會(huì)人員，并做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，并在會(huì)議前至少一個(gè)工作日將會(huì)議議程及相關(guān)資料發(fā)送給參會(huì)人員；

2.會(huì)議服務(wù)人員根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)收集和整理會(huì)議所需的資料，準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、筆記本、筆等物品。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員入場(chǎng)，并負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

2.會(huì)議主持人按照會(huì)議議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、高效；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，不得無(wú)故離場(chǎng)；

4.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任人。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議申請(qǐng)人指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給會(huì)議申請(qǐng)人及參會(huì)人員。

五、會(huì)議服務(wù)

1.會(huì)議服務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議期間的茶水、設(shè)備操作等服務(wù)工作；

2.會(huì)議期間如出現(xiàn)設(shè)備故障或其他問(wèn)題，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)立即聯(lián)系相關(guān)部門(mén)予以解決；

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議服務(wù)人員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)備、資料等物品，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

六、會(huì)議通知與反饋

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)向未參會(huì)的相關(guān)人員通報(bào)會(huì)議內(nèi)容；

2.參會(huì)人員如有意見(jiàn)或建議，可在會(huì)議結(jié)束后向會(huì)議申請(qǐng)人反饋；

3.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見(jiàn)，必要時(shí)可組織專(zhuān)題討論，改進(jìn)會(huì)議管理工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)整理，確保內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議決議、行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人和完成期限等關(guān)鍵信息；

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)由會(huì)議申請(qǐng)人審核，并提交給行政管理部門(mén)發(fā)布；

4.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，確保信息傳達(dá)無(wú)誤。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃和完成期限，按時(shí)推進(jìn)工作；

2.會(huì)議申請(qǐng)人或指定專(zhuān)人應(yīng)定期檢查會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)了解進(jìn)度和存在的問(wèn)題；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，應(yīng)盡快反饋給相關(guān)部門(mén)，尋求解決方案；

4.對(duì)于未按計(jì)劃執(zhí)行的決議，應(yīng)查明原因，必要時(shí)召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議討論，以確保決議得到有效執(zhí)行。

三、進(jìn)度報(bào)告與評(píng)估

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議申請(qǐng)人報(bào)告會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度；

2.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)定期組織評(píng)估會(huì)議決議的執(zhí)行效果，對(duì)完成的任務(wù)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未完成的任務(wù)進(jìn)行督促；

3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為對(duì)部門(mén)和員工考核的依據(jù)之一；

4.對(duì)于執(zhí)行效果不佳的決議，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會(huì)議中跟進(jìn)。

四、變更與調(diào)整

1.如因客觀(guān)原因需要對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行變更或調(diào)整，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明理由；

2.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)組織相關(guān)人員評(píng)估變更或調(diào)整的必要性，并做出決策；

3.變更或調(diào)整后的決議應(yīng)及時(shí)更新到會(huì)議紀(jì)要中，并通知相關(guān)人員；

4.對(duì)于重大變更，應(yīng)重新制定行動(dòng)計(jì)劃和完成期限，確保決議的順利實(shí)施。

五、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程；

2.行政管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行修訂和完善，提高會(huì)議效率和效果；

3.全體員工應(yīng)積極參與會(huì)議管理，為提高會(huì)議質(zhì)量和管理水平提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門(mén)需提前三個(gè)工作日向行政管理部門(mén)提交書(shū)面預(yù)訂申請(qǐng)；

2.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理會(huì)議室預(yù)訂，并在收到申請(qǐng)后兩個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)是否預(yù)訂成功；

3.會(huì)議室預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型及所需設(shè)備，以便行政管理部門(mén)合理安排會(huì)議室資源；

4.如遇緊急會(huì)議，可隨時(shí)向行政管理部門(mén)申請(qǐng)，行政管理部門(mén)將根據(jù)實(shí)際情況予以安排。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不大聲喧嘩，不隨意離開(kāi)座位；

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)先了解設(shè)備操作規(guī)程，如遇問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議服務(wù)人員解決；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源，保持會(huì)議室整潔。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)和更新；

2.會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修；

3.各部門(mén)不得擅自將會(huì)議室設(shè)備帶出，確需借用時(shí)，應(yīng)向行政管理部門(mén)提出申請(qǐng)；

4.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、電氣設(shè)備等安全可靠；

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)良好，確?？諝赓|(zhì)量；

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，會(huì)議內(nèi)容不得擅自泄露；

4.行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的監(jiān)控，確保會(huì)議安全順利進(jìn)行。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議服務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生整潔；

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理廢棄物，保持會(huì)議室環(huán)境；

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行；

4.各部門(mén)應(yīng)共同維護(hù)會(huì)議室環(huán)境，共同創(chuàng)造良好的會(huì)議氛圍。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)