會議酒店業(yè)務(wù)管理制度

會議酒店業(yè)務(wù)管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強會議管理，提高會議效率，確保會議酒店業(yè)務(wù)順利進行，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本會議酒店業(yè)務(wù)管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部及與外部合作伙伴召開的各類會議，包括但不限于業(yè)務(wù)溝通會、項目協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會、總結(jié)會等。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則。

2.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容充實，避免形式主義和無效溝通。

3.會議參與者應(yīng)積極參與，遵守會議紀(jì)律，確保會議效果。

四、會議類別

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議。

3.外部會議：與外部合作伙伴共同舉辦的會議。

五、會議組織與管理

1.會議組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和實施工作。

2.會議組織者應(yīng)提前制定會議議程，明確會議目的、議題、參會人員、時間、地點等。

3.會議組織者應(yīng)確保會議通知及時、準(zhǔn)確發(fā)送給參會人員。

4.會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的布置、設(shè)施檢查及會議期間的服務(wù)工作。

六、參會人員職責(zé)

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，不隨意打斷他人。

3.參會人員應(yīng)積極參與會議討論，提出建設(shè)性意見和建議。

4.參會人員應(yīng)保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議紀(jì)律的參會人員，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理。

2.對泄露會議秘密，給公司造成損失或影響的，依法追究責(zé)任。

八、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實際工作需要，適時進行修訂。修訂后的制度經(jīng)公司批準(zhǔn)后生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議目的：明確會議需解決的問題、決策事項或溝通交流的內(nèi)容。

2.制定會議議程：列出會議主要議題、討論重點、預(yù)計時間等，合理安排議程順序。

3.確定參會人員：根據(jù)會議目的和議程，邀請相關(guān)人員參會，并明確參會人員的職責(zé)。

4.選擇會議時間：確保會議時間不影響參會人員正常工作，盡量選擇大家較為空閑的時間段。

5.安排會議地點：根據(jù)會議規(guī)模、參會人員等因素，選擇合適的會議室。

二、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員、聯(lián)系人等信息。

3.會議通知可通過電話、郵件、短信等方式進行。

三、會議簽到

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前設(shè)置簽到臺，負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作。

2.簽到時應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

3.會議組織者應(yīng)統(tǒng)計簽到情況，及時通知未簽到人員。

四、會議召開

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議有序進行。

2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵大家積極發(fā)言。

3.會議期間，會議組織者應(yīng)做好會議記錄，特別是重要觀點、決策事項等。

五、會議決策

1.對于需要決策的事項，會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進行充分討論，形成共識。

2.會議決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，確有分歧時，可提出備選方案供下次會議討論。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)記錄在案，會后由會議組織者整理成會議紀(jì)要。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議進行簡要總結(jié)，概括會議成果、決策事項等。

2.會議組織者應(yīng)收集參會人員對會議的意見和建議，以便改進會議組織工作。

七、會議資料歸檔

1.會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要、簽到表、會議通知等相關(guān)資料整理歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)保存至少一年，以備查閱。

八、會后工作

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要，及時跟進落實會議決策事項。

2.會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容和決策事項。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決策事項等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

4.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員。

二、會議決策事項的分解與責(zé)任人指定

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，進行任務(wù)分解，明確具體執(zhí)行步驟和責(zé)任人。

2.對于重大決策事項，應(yīng)明確完成時間節(jié)點，確保任務(wù)按時推進。

3.會議組織者應(yīng)確保責(zé)任人具備完成任務(wù)的資源和能力，必要時提供支持和協(xié)助。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)建立跟蹤監(jiān)督機制，定期檢查決策事項的執(zhí)行情況。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者報告任務(wù)進展，遇到問題及時溝通解決。

3.會議組織者應(yīng)將跟蹤監(jiān)督情況記錄在案，作為評價責(zé)任人和改進工作的依據(jù)。

四、進度反饋與協(xié)調(diào)

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)跟蹤監(jiān)督情況，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門反饋決策事項的執(zhí)行進度。

2.對于跨部門或涉及多個責(zé)任人的決策事項，會議組織者應(yīng)發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，確保任務(wù)順利推進。

3.遇到重大問題或困難，會議組織者應(yīng)及時組織相關(guān)人員召開協(xié)調(diào)會議，研究解決方案。

五、評估與總結(jié)

1.會議決策事項完成后，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對執(zhí)行情況進行評估。

2.評估內(nèi)容包括任務(wù)完成質(zhì)量、時間進度、資源利用等方面，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。

3.評估報告應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)，作為今后決策和會議管理的參考。

六、信息共享與公開

1.會議紀(jì)要及決策事項的執(zhí)行情況應(yīng)在公司內(nèi)部進行共享，確保員工了解公司動態(tài)和決策進展。

2.對于涉及公司戰(zhàn)略、重大改革等事項，應(yīng)適時向全體員工公開，提高透明度。

3.會議組織者應(yīng)關(guān)注員工對會議紀(jì)要和決策事項的反饋，積極回應(yīng)疑問和建議。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理人員進行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間、所需設(shè)備等信息，以便行政部門做好會議室安排。

3.行政部門或會議室管理人員應(yīng)合理安排會議室使用，避免沖突，確保會議順利召開。

二、會議室設(shè)施與管理

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行，及時維修或更換損壞的設(shè)備。

3.會議組織者在使用會議室前，應(yīng)檢查設(shè)施是否齊全、功能正常，如有問題及時與行政部門溝通解決。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、亂丟垃圾等行為。

2.會議組織者應(yīng)確保參會人員在會議室內(nèi)遵守紀(jì)律，不大聲喧嘩，不隨意離開座位。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)督促參會人員共同清理會議室，恢復(fù)原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制進出人員，確保會議安全。

2.會議組織者應(yīng)加強對參會人員的管理，防止無關(guān)人員進入會議室。

3.對于涉及公司機密或敏感信息的會議，會議組織者應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。

五、會議室資源優(yōu)化配置

1.行政部門應(yīng)定期收集會議室使用情況，分析使用頻率、時長等信息，優(yōu)化會議室資源配置。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠程會議形式，減少對實體會議室的依賴，提高會議效率。

3.對于利用率較低的會議室，可考慮改造為其他用途，如培訓(xùn)室、接待室等。

六、會議室服務(wù)與反饋

1.行政部門應(yīng)設(shè)立會議室服務(wù)熱線，接受會議組織者的咨詢、建議和投訴。

2.會議組織者可就會議室設(shè)施、服務(wù)等方面提出意見和建議，行政部門應(yīng)認(rèn)真對待并及時改進。

3.定期對會議室服務(wù)進行滿意度調(diào)查，提高會