石化集團會議管理制度

石化集團會議管理制度第一章總則

一、目的

為確保石化集團會議的規(guī)范化、高效化，提高決策質量，加強會議的組織與管理，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于石化集團及其下屬子公司、分支機構的各類會議，包括但不限于董事會、總經理辦公會、專題會、部門例會等。

三、會議原則

1.會議應堅持精簡、高效、務實、節(jié)儉的原則。

2.會議議題應具有決策性、指導性和緊迫性。

3.會議應注重實際效果，提高決策質量和執(zhí)行力度。

四、會議分類

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期和議程召開的會議，如董事會、總經理辦公會等。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時召集的會議，如專題會、緊急會議等。

五、會議組織

1.會議的組織工作由會議召集人負責，會議召集人應指定專人負責會議的籌備、通知、記錄等工作。

2.參會人員應按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

六、保密規(guī)定

1.會議內容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司保密制度執(zhí)行。

2.參會人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露會議內容和討論情況。

七、本制度的解釋權歸石化集團所有。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。如需修訂，由石化集團董事會決定。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人應根據公司發(fā)展戰(zhàn)略、工作計劃和實際需要，確定會議議題，并明確議題的性質、目標和預期成果。

2.制定議程：會議籌備人員應根據確定的議題，制定會議議程，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言順序等。

3.發(fā)送會議通知：會議籌備人員應在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議籌備人員負責參會人員的簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持：會議召集人擔任主持人，負責組織、引導會議進程，確保會議議題的充分討論和決策。

3.會議發(fā)言：會議主持人按照議程安排，組織參會人員進行發(fā)言，發(fā)言應簡明扼要，突出重點。

三、會議決策

1.討論議題：會議主持人組織參會人員對議題進行充分討論，確保各方意見充分表達。

2.表決：對于需要決策的議題，會議主持人應組織參會人員進行表決，表決方式可以是口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.形成決議：會議主持人根據表決結果，宣布議題的決策結果，形成會議決議。

四、會議記錄

1.記錄內容：會議記錄應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、議題、討論情況、決策結果等。

2.記錄要求：會議記錄應真實、準確、完整，字跡清晰，表述規(guī)范。

3.會議紀要：會議結束后，會議籌備人員應在3個工作日內整理出會議紀要，經會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。

五、會議總結

1.評估會議效果：會議主持人應組織參會人員對會議效果進行評估，總結會議的優(yōu)點和不足。

2.落實會議決策：會議召集人應跟蹤督促會議決策的落實，確保會議成果的轉化。

3.持續(xù)改進：會議組織人員應不斷總結經驗，改進會議組織工作，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要應在會議結束后3個工作日內整理完畢，并由會議主持人審核確認。

2.會議紀要發(fā)布前，應確保所有參會人員對紀要內容進行過目，并對各自的意見和建議進行反饋。

3.會議紀要經確認無誤后，由會議籌備人員通過電子郵件、公司內部通訊系統(tǒng)等方式，向全體參會人員及相關部門進行傳達。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決策任務應明確責任人和完成時限。

2.責任人應根據會議紀要中的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并報會議召集人審批。

3.責任人應按計劃執(zhí)行任務，并定期向會議召集人匯報進展情況。

三、會議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.會議召集人應建立會議決策跟蹤機制，對決策任務的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.對于執(zhí)行過程中出現的問題，責任人應及時上報，并由會議召集人協(xié)調解決。

3.會議召集人應確保決策任務的順利完成，對執(zhí)行不力的責任人進行督促和指導。

四、會議成果的評估與反饋

1.會議決策任務完成后，責任人應提交書面報告，包括任務完成情況、成果展示、經驗總結等。

2.會議召集人應對會議決策成果進行評估，分析決策實施過程中的優(yōu)點和不足，為今后決策提供參考。

3.會議成果的評估結果應反饋給參會人員，以便于總結經驗、持續(xù)改進。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要的歸檔工作由會議籌備人員負責，歸檔資料應包括會議紀要、會議決策執(zhí)行報告等。

3.會議紀要的查閱、借閱和復制應遵循公司檔案管理制度，確保信息安全和保密工作落實到位。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需使用會議室的部門或個人應提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.行政管理部門負責審核會議室申請，并根據會議時間、參會人數、設備需求等因素合理安排會議室。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，對于沖突情況，行政管理部門有權進行調整和協(xié)調。

二、會議室使用

1.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意挪動室內設施。

2.會議使用部門應按時使用會議室，并在會議結束后將會議室恢復原狀，關閉電源、投影儀等設備。

3.如需使用特殊設備或服務，應提前告知行政管理部門，確保會議順利進行。

三、會議室設備管理

1.會議室內的設備應由專人負責維護和管理，定期進行檢查和保養(yǎng)。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，發(fā)現異常情況應及時報修。

3.未經授權，不得擅自攜帶會議室設備外出或更改設備設置。

四、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如防火、防盜等，確保會議期間的人員安全。

2.會議室內應設有適當的保密措施，如隔音、監(jiān)控設備等，防止會議內容泄露。

3.參會人員應遵守會議保密規(guī)定，不得擅自錄音、錄像或對外泄露會議內容。

五、會議室服務

1.行政管理部門應提供專業(yè)的會議服務，包括會議簽到、會場布置、設備操作等。

2.會務人員應提前到場做好會議準備工作，確保會議按時開始。

3.會議期間，會務人員應保持待命狀態(tài)，隨時響應參會人員的合理需求。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據會議室規(guī)模、使用時間、設備消耗等因素制定，由行政管理部門負責核算。

2.各部門使用會議室應按實際使用情況支付相應費用，具體收費標準由公司財務部門規(guī)定。

3.特殊情況下，如公司重要會議、接待等，可由行政管理部門報批后予以減免。

第五章附則

一、本制度的