論信息系統(tǒng)的合同管理

摘要：2019年6月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某市水文局發(fā)布的《某河流水環(huán)境智能檢測(cè)模擬預(yù)警平臺(tái)》項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目作為本市五年計(jì)劃的重點(diǎn)項(xiàng)目，作為智慧城市建設(shè)的組成部分，投資金額為800萬(wàn)元，建設(shè)工期為18個(gè)月。該項(xiàng)目包括河流水質(zhì)水文數(shù)據(jù)采集處理，未來(lái)指標(biāo)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)和預(yù)警，生成評(píng)估報(bào)告和專家建議等，該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)汛期（5-9月）和非汛期的運(yùn)行測(cè)試，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。2021年1月，該系統(tǒng)通過(guò)了由水文局組織的7位專家組成專家團(tuán)的驗(yàn)收。本文結(jié)合作者的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，以真實(shí)的項(xiàng)目管理為例，討論了信息系統(tǒng)的合同管理過(guò)程，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述，最后總結(jié)了項(xiàng)目采購(gòu)合同管理中存在的不足和解決方案。正文：近年來(lái)隨著人們對(duì)生活環(huán)境要求的不斷提升，國(guó)家不斷加大對(duì)治理和保護(hù)水環(huán)境的要求和力度。2019年6月，公司中標(biāo)了某市水文局發(fā)布的《某某河流水環(huán)境智能檢測(cè)模擬預(yù)警平臺(tái)》項(xiàng)目，我參與該項(xiàng)目的前期調(diào)研分析、可行性研究、前景論證工作以及項(xiàng)目投標(biāo)，在項(xiàng)目管理辦公室發(fā)布的項(xiàng)目章程匯總我被任命為項(xiàng)目經(jīng)理。該項(xiàng)目作為本市五年計(jì)劃的重點(diǎn)項(xiàng)目，作為智慧城市建設(shè)的組成部分，投資金額為800萬(wàn)元，建設(shè)工期為18個(gè)月。該項(xiàng)目通過(guò)對(duì)河流流域和水體的水環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和指標(biāo)采集，利用建立的人工智能模型對(duì)重大污染和洪水等自然災(zāi)害進(jìn)行提前預(yù)警，生成評(píng)估報(bào)告和專家建議等。其主要原理是通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)的傳感器獲取數(shù)據(jù)，由4G/5G無(wú)線網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)至云端，利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行計(jì)算和存儲(chǔ)；然后經(jīng)過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能模擬仿真平臺(tái)進(jìn)行模擬和分析，得出事物的現(xiàn)狀和發(fā)展的規(guī)律并及時(shí)預(yù)測(cè)未來(lái)重大問(wèn)題和災(zāi)害，可以為政府管理部門提供河流的實(shí)時(shí)水質(zhì)水文指標(biāo)數(shù)據(jù)和預(yù)測(cè)模擬情景，為社會(huì)的生產(chǎn)生活提供更加有效的服務(wù)。該項(xiàng)目主要采用java和Python語(yǔ)言，運(yùn)用了SpringCloud,HBase,Spark,Kafka,百度Paddle等技術(shù)，應(yīng)政府國(guó)產(chǎn)化要求要求，承載部分采用金蝶中間件，綜合管理功能部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)采用人大金倉(cāng)數(shù)據(jù)庫(kù)KingBaseESV8，采用集群分布式技術(shù)部署在政務(wù)云服務(wù)器Linux操作系統(tǒng)上。該項(xiàng)目作為某市重點(diǎn)項(xiàng)目公開招標(biāo)，受到社會(huì)多方面關(guān)注，時(shí)間緊任務(wù)重社會(huì)影響打的特點(diǎn)，經(jīng)公司同意，我組建了項(xiàng)目型團(tuán)隊(duì)，經(jīng)過(guò)和專家團(tuán)隊(duì)討論，預(yù)計(jì)該項(xiàng)目需要人力資源約為18人，其中需求分析3人，開發(fā)小組7人，測(cè)試小組3人，質(zhì)量控制小組2人，實(shí)施小2人，配置管理1人，每個(gè)小組組長(zhǎng)直接向我匯報(bào)。之后我們共同制定了責(zé)任分配表格，將任務(wù)分配到具體成員。該河流總長(zhǎng)度約90公里，流域面積約2500平方公里，涉及干系人眾多。需求、溝通、技術(shù)等制約因素較多，且根據(jù)物聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，涉及到的軟硬件采購(gòu)項(xiàng)目較多，軟件部分我們團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)研發(fā)團(tuán)隊(duì)努力實(shí)現(xiàn)，硬件部分需要采購(gòu)。需要采購(gòu)的硬件主要分為兩類：1.物聯(lián)網(wǎng)傳感器設(shè)備2.水質(zhì)化驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備，根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，我知道合同管理是十分重要的。如果做不好合同管理會(huì)導(dǎo)致工期延長(zhǎng)，成本超支，會(huì)給水利部門和公司帶來(lái)極為不利的影響。因此在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，除了對(duì)其他管理領(lǐng)域進(jìn)行恪盡職守的工作還特別重視合同管理。本文主要從合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理、合同檔案管理、合同違約索賠管理以及合同首尾管理幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。一、合同的簽訂根據(jù)采購(gòu)管理計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃時(shí)間表，我們有序的實(shí)施了采購(gòu)活動(dòng)。本項(xiàng)目的主要采購(gòu)需求有云服務(wù)器和采購(gòu)和多種硬件設(shè)備的采購(gòu)。由于云服務(wù)和各種硬件設(shè)備需求情況比較明確，為了避免采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)，我們決定采用總價(jià)合同的方式來(lái)簽訂采購(gòu)合同，此外為避免因條款的不完備或歧義而引起合同糾紛，因此，在達(dá)成交易和簽訂合同前，有必要使雙方進(jìn)一步對(duì)他們所同意的條款有一致的認(rèn)識(shí)。對(duì)合同標(biāo)的的描述務(wù)必要達(dá)到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、清晰的標(biāo)準(zhǔn)要求，切忌含混不清。合同的內(nèi)容包括在項(xiàng)目的初期就需要完成河流環(huán)境監(jiān)測(cè)和水質(zhì)檢測(cè)化驗(yàn)設(shè)備的采購(gòu)，包括專用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和批量的計(jì)算資源等服務(wù)。在選擇服務(wù)商時(shí)，由于甲方是政府部門性質(zhì)的特殊需求，我們首先排除了WaterDeal,RiverPro等外國(guó)的產(chǎn)品，只能在國(guó)內(nèi)的主流水處理專業(yè)廠商之間選擇。如今的詢價(jià)過(guò)程已經(jīng)非常簡(jiǎn)單了，直接在產(chǎn)品的網(wǎng)站上就可以查詢到詳細(xì)的服務(wù)保教。我們根據(jù)前期準(zhǔn)備好的采購(gòu)工作說(shuō)明書中確定了所需服務(wù)的配置得到了3家服務(wù)商的價(jià)格并進(jìn)行了對(duì)比分析，結(jié)論是三家的服務(wù)都滿足項(xiàng)目的需求，某研究所的價(jià)格最貴但是行業(yè)份額最高服務(wù)最為穩(wěn)定，綜合考慮選擇該服務(wù)商。【感覺(jué)字?jǐn)?shù)比較多的話上面的例子也可以不寫，直接寫下面這個(gè)招投標(biāo)的例子】對(duì)于項(xiàng)目的物聯(lián)網(wǎng)硬件部分比如水質(zhì)監(jiān)測(cè)Pad，水文監(jiān)測(cè)站和數(shù)量種類眾多的傳感器、等采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)，我們?cè)诠镜闹黜?yè)及某招投標(biāo)網(wǎng)站上發(fā)布了招標(biāo)公告，進(jìn)入了采購(gòu)招標(biāo)階段，一共有8家合格的潛在供應(yīng)商購(gòu)買了標(biāo)書，當(dāng)時(shí)我們這個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目從發(fā)標(biāo)到開標(biāo)一共有20天的時(shí)間，在開標(biāo)前10天，我們組織召開了一次投標(biāo)人的會(huì)議，8家潛在供應(yīng)商都參加了投標(biāo)人答疑會(huì)，最后又7家供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間前提交了他們的投標(biāo)文件。開標(biāo)和評(píng)標(biāo)的當(dāng)天，我們組織了7名專家組成的評(píng)標(biāo)小組，經(jīng)濟(jì)和技術(shù)方面的專家占了2/3,參與了評(píng)標(biāo)工作，按照采購(gòu)管理計(jì)劃、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)文件，對(duì)7家潛在的供應(yīng)商從技術(shù)方案、商務(wù)資質(zhì)、和報(bào)價(jià)等3方面進(jìn)行了綜合的評(píng)分，最后確定了得分最高的一家潛在供應(yīng)商中標(biāo)，之后我們發(fā)出了中標(biāo)通知書，通知了中標(biāo)的供應(yīng)商和未中標(biāo)的供應(yīng)商，最后并與之簽訂了合同?？紤]到采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，我們?cè)诤贤性敿?xì)的描述了硬件設(shè)備的參數(shù)，以及質(zhì)量相關(guān)的要求，同時(shí)考慮到項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)，在合同里明確供貨時(shí)間，以及違約責(zé)任與違約金。二、合同的履行管理在簽訂了采購(gòu)合同之后，我們和供應(yīng)商按照合同規(guī)定開始履行雙方的權(quán)利和義務(wù)。在這個(gè)過(guò)程中，讓我印象深刻對(duì)的是硬件設(shè)備部分的采購(gòu)工作，我們?cè)诤贤幸言敿?xì)的規(guī)定了交付的時(shí)間和安裝調(diào)試的時(shí)效要求，并依次督促供應(yīng)商履行合同的約定，但是在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中還是出現(xiàn)了影響項(xiàng)目進(jìn)度的情況，例如所采購(gòu)的GPS和水質(zhì)傳感器，由于供應(yīng)商人手方面的安排，項(xiàng)目甲方的配合、設(shè)備匹配等各方面的原因，安裝調(diào)試工作比計(jì)劃推遲了2周才完成，在設(shè)備啟用后的一個(gè)月內(nèi)，我們嚴(yán)格監(jiān)控設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，通過(guò)數(shù)據(jù)整理分析，我們發(fā)現(xiàn)GPS設(shè)備離線時(shí)間超長(zhǎng)（不合格），從而要求供應(yīng)商整改，發(fā)現(xiàn)是物聯(lián)網(wǎng)卡數(shù)據(jù)服務(wù)的問(wèn)題，為了防止此類事件的繼續(xù)發(fā)生，我們將經(jīng)驗(yàn)總結(jié)歸檔于組織過(guò)程資產(chǎn)庫(kù)中，以便在下次采購(gòu)活動(dòng)中提前做好應(yīng)對(duì)的措施。三、合同的變更管理項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中難免出現(xiàn)一些不可預(yù)見的事項(xiàng)，包括要求修改或變更合同條款的情況，例如，在合同履行過(guò)程中，客戶覺(jué)得原來(lái)的系統(tǒng)架構(gòu)一些應(yīng)用不具備容災(zāi)能力，希望增加一些服務(wù)器，以提高系統(tǒng)的可用性。所以客戶就此發(fā)起了范圍變更請(qǐng)求，等變更請(qǐng)求按照流程走完以后，我開始著手服務(wù)器采購(gòu)合同的變更事項(xiàng)。我組織采購(gòu)經(jīng)理，采購(gòu)專員、團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行會(huì)議討論，明確這次合同變更需要追加的數(shù)量，型號(hào)，價(jià)款等事項(xiàng)，然后由采購(gòu)專員編寫書面合同變更申請(qǐng)，內(nèi)部審核通過(guò)后，將合同變更申請(qǐng)文件發(fā)給供應(yīng)商，不久供應(yīng)商通過(guò)書面的方式給與了答復(fù)，同意此次變更，最后我們與供應(yīng)商簽訂了補(bǔ)充合同。四、合同的檔案管理合同檔案管理(文本管理)是整個(gè)合同管理的基礎(chǔ)。它作為項(xiàng)目管理的組成部分，是被統(tǒng)一整合為一體的一套具體的過(guò)程、相關(guān)的控制職能和自動(dòng)化工具。在本項(xiàng)目中我們使用合同檔案管理系統(tǒng)對(duì)合同文件和記錄進(jìn)行管理。該系統(tǒng)用于維持合同文件和通信往來(lái)的索引記錄，并協(xié)助相關(guān)的檢索和歸檔，合同文本是合同內(nèi)容的載體。我們嚴(yán)格按照公司的規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行管理，合同檔案管理還包括正本和副本管理、合同文件格式等內(nèi)容。在文本格式上，為了限制執(zhí)行人員隨意修改合同，一般要求采用電腦打印文本，手寫的旁注和修改等不具有法律效力。五、合同的違約管理合同索賠是在合同履行過(guò)程中有可能會(huì)出現(xiàn)一些意外情況，如果合同一方或雙方存在違約行為和事實(shí)，并且由此造成了損失，責(zé)任應(yīng)由對(duì)方承擔(dān)。按索賠的目的分類，可分為工期索賠和費(fèi)用索賠。工期索賠就是要求買方延長(zhǎng)項(xiàng)目工期，使原規(guī)定的完工日期順延，從而避免違約罰金的發(fā)生;費(fèi)用索賠就是要求買方(或賣方)補(bǔ)償費(fèi)用損失，進(jìn)而調(diào)整合同價(jià)款。例如在本項(xiàng)目中，由于暴雨天氣，運(yùn)輸服務(wù)器的車輛無(wú)法按照規(guī)定的交貨日期抵達(dá)，此時(shí)供應(yīng)商向我們發(fā)起了延長(zhǎng)工期的請(qǐng)求，考慮到無(wú)法按期交貨的原因是不可抗力的因素，我們同意了供應(yīng)商的請(qǐng)求，同時(shí)把相關(guān)的變更記錄在合同檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行備案。在項(xiàng)目中由于供應(yīng)商的疏忽導(dǎo)致部分原始材料丟失，需要重新組織人員整理查驗(yàn)，給我公司和水利部門帶來(lái)很大影響。我公司向監(jiān)理提出索賠要求。項(xiàng)目發(fā)生索賠事件后，一般先由監(jiān)理工程師調(diào)解，若調(diào)解不成，由政府建設(shè)主管機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解，若仍調(diào)解不成，由經(jīng)濟(jì)合同仲裁委員會(huì)進(jìn)行調(diào)解或仲裁。合同索賠遵循的原則包括：索賠的有理性、索賠依據(jù)的有效性、索賠計(jì)算的正確性。我們處理索賠的流程：①首選向監(jiān)理提出索賠要求②根據(jù)監(jiān)理要求報(bào)送索賠資料③等待監(jiān)理工程師答復(fù)，進(jìn)過(guò)監(jiān)理與供應(yīng)商的協(xié)商，對(duì)方同意給與適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)償。最后，合同管理還需要做好收尾工作，認(rèn)真核對(duì)合同的條款，確認(rèn)該執(zhí)行的責(zé)任都已進(jìn)行，各項(xiàng)移交的物品資料都已完成，并給于對(duì)方結(jié)清賬目。除了以上這些管理過(guò)程，我認(rèn)為還要做好變更和配置管理。在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，由于用戶需求、政策導(dǎo)向或新技術(shù)的出現(xiàn)都會(huì)導(dǎo)致變更不可避免，但我嚴(yán)格按照變更控制流程進(jìn)行管理，并未導(dǎo)致項(xiàng)目范圍有較大變動(dòng)。同時(shí)也必須做好配置管理，否則容易造成版本混亂，權(quán)責(zé)不清。我們團(tuán)隊(duì)專門設(shè)置配置管理員，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定期不定期的配置狀態(tài)審核等工作，保證配置項(xiàng)版本的統(tǒng)一。結(jié)尾：經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)不懈的努力，該項(xiàng)目于2021年1月通過(guò)水利部門的驗(yàn)收，極大的提高了他們的工作效率和信息化辦公水平，同時(shí)也獲得了河流沿岸相關(guān)關(guān)系人的積極評(píng)價(jià)。本項(xiàng)目的成功得益于良好的合同管理?？偨Y(jié)這次管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為做好采購(gòu)合同管理,必須做到全員參與，調(diào)動(dòng)相關(guān)關(guān)系人的積極性，增加他們的合同