工程資料 檔案管理

工程資料檔案管理工程資料檔案管理篇一1、工程設備檔案由資料管理員管理。資料管理員者應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。2、各類檔案應按系統(tǒng)分類：強、弱電；給排水；暖通、空調；消防報警；房屋結構；資料管理員存放于檔案盒內并貼上標簽。3、編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。4、外單位交來圖紙由資料管理員統(tǒng)一簽收，并將有關圖紙交各相關專業(yè)的管理員核對實物，如圖紙無誤則由資料管理員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則由資料管理員聯(lián)系交圖單位更正。5、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應妥善保存。6、借閱檔案須經相應系統(tǒng)的管理員以上人員批準，資料管理員登記并指定歸還日期，由資料管理員按期追還，需續(xù)借的要重新登記。工程資料檔案管理篇二1、學校營養(yǎng)餐工作建立檔案，由分管此項工作老師專人管理。2、上級主管部門關于營養(yǎng)餐工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。3、學校制定的營養(yǎng)餐工作各種管理制度，突發(fā)安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。4、學校接收、發(fā)放營養(yǎng)餐情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。5、對于突發(fā)事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。6、學校營養(yǎng)餐工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。7、管理人員隨時搞好營養(yǎng)餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。8、管理人員隨時注意收集整理營養(yǎng)餐工程材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養(yǎng)餐工程落實情況提供詳實的資料依據(jù)。10、借閱檔案須經學校領導同意，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人要愛護檔案原件，用后及時歸還。工程資料檔案管理篇三一、目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、檔案機構及其職責公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管和銷毀；3、檔案材料的查借閱、催還。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每年對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。3、傳真件應復印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。八、檔案的銷毀1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。2、檔案銷毀清冊經核準人批準，方能銷毀失效檔案。3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。九、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。十、有下列行為者，