公司會議制度管理辦法

公司會議制度管理辦法第一章總則

一、目的與依據(jù)

為了加強公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，規(guī)范會議程序，依據(jù)《中華人民共和國公司法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則。

2.會議應(yīng)注重決策的科學(xué)性、民主性和合法性。

3.會議應(yīng)充分發(fā)揮集體智慧，確保決策的正確性和有效性。

四、會議類別

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期和議程召開的會議。

2.臨時會議：因特殊情況或工作需要，臨時召集的會議。

五、會議組織

1.會議的組織工作由會議主持人負責(zé)。

2.會議主持人應(yīng)指定專人負責(zé)會議的通知、場地安排、資料準(zhǔn)備、會議記錄等工作。

六、參會人員

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，因特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會議主持人請假。

2.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，發(fā)言要簡明扼要，注意保守公司商業(yè)秘密。

七、會議記錄

1.會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、主持人、參會人員、主要議題、討論結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)由專人負責(zé)整理、歸檔，并按公司規(guī)定期限保存。

八、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)公司實際情況予以修訂。修訂后的制度報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。

九、附則

本制度的解釋權(quán)歸公司所有。公司原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。本制度自發(fā)布之日起實施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人應(yīng)根據(jù)公司工作計劃及實際情況，提前確定會議主要議題。

2.發(fā)送通知：會議籌備人應(yīng)至少提前3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員、需準(zhǔn)備的資料等。

3.場地安排：根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議室，并提前做好場地布置、設(shè)備檢查等工作。

4.資料準(zhǔn)備：會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會議所需資料，包括會議議程、背景資料、相關(guān)報告等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議籌備人負責(zé)組織參會人員簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議議程、參會人員、主要議題等。

3.會議發(fā)言：會議主持人按照議程安排，引導(dǎo)參會人員進行發(fā)言和討論。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行決策，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議時間、地點、主持人、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等信息。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)整理完成，并由會議主持人審核簽字。

四、會議通報

1.會議結(jié)束后，會議籌備人應(yīng)整理會議紀(jì)要，并在1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、主要議題、討論結(jié)果等內(nèi)容。

五、會議跟蹤

1.會議主持人應(yīng)指定專人負責(zé)跟蹤會議決議的落實情況，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

2.會議決議的落實情況應(yīng)作為下一次會議的討論內(nèi)容。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對會議效果、決策實施情況進行總結(jié)。

2.會議總結(jié)報告應(yīng)在下一次會議召開前提交給公司領(lǐng)導(dǎo)，以促進會議質(zhì)量的持續(xù)提升。

七、會議歸檔

1.會議紀(jì)要、會議決議、會議總結(jié)等相關(guān)資料應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)便于查閱，確保公司內(nèi)部信息共享。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議主持人或指定專人負責(zé)起草，并在會議結(jié)束后及時完成初稿。

2.會議紀(jì)要初稿應(yīng)提交給會議主持人進行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.審核通過的會議紀(jì)要需在1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門，以便于相關(guān)人員了解會議決策和執(zhí)行任務(wù)。

二、會議決議的責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決議的責(zé)任人和完成時限。

2.會議主持人應(yīng)根據(jù)決議的性質(zhì)和涉及部門，指定具體責(zé)任人，并確保責(zé)任人明確了解決議內(nèi)容和執(zhí)行要求。

三、會議決議的執(zhí)行監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并按計劃推進實施。

2.會議主持人或指定專人應(yīng)定期檢查決議執(zhí)行情況，確保各項工作按期完成。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題，責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人報告，并尋求解決方案。

四、會議決議的進度反饋

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人提供決議執(zhí)行進度報告，報告應(yīng)包括已完成工作、正在進行中的工作、存在的問題及下一步計劃。

2.會議主持人應(yīng)將進度報告匯總，并在下一次會議中通報，以便于全體參會人員了解決議的整體執(zhí)行情況。

五、會議決議的調(diào)整與評估

1.如遇特殊情況，責(zé)任人可提出調(diào)整決議的建議，經(jīng)會議主持人同意后，提交給下一次會議討論決定。

2.會議主持人應(yīng)定期組織對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整后續(xù)工作計劃，以提高決策實施的質(zhì)量和效率。

六、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要的歸檔與管理應(yīng)由專人負責(zé)，確保資料的妥善保管，便于需要時的查閱和利用。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議籌備人或會議主持人提前向行政部門或指定管理部門提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便于管理部門合理安排會議室資源。

3.管理部門應(yīng)根據(jù)預(yù)訂情況，及時更新會議室使用時間表，確保會議室使用有序進行。

二、會議室使用

1.會議召開前，會議籌備人應(yīng)確保會議室整潔、設(shè)備正常運行，并按照需求進行適當(dāng)布置。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀(jì)律，確保會議有序進行。

3.會議結(jié)束后，會議籌備人應(yīng)組織清理會議室，恢復(fù)原狀，并關(guān)閉所有設(shè)備電源，確保消防安全。

三、會議室設(shè)備管理

1.管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行，并及時更新維護。

2.會議籌備人如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前向管理部門申請，確保會議召開前設(shè)備準(zhǔn)備到位。

3.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，避免因誤操作導(dǎo)致的設(shè)備損壞。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)安裝必要的消防設(shè)施，并定期進行消防安全檢查。

2.會議期間，應(yīng)確保會議室出入口暢通，避免發(fā)生緊急情況時影響人員疏散。

3.參會人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容，確保會議信息的安全性。

五、會議室服務(wù)

1.管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會議室服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備操作、茶水服務(wù)等。

2.會議籌備人如需額外服務(wù)，應(yīng)提前向管理部門提出需求，確保會議期間各項服務(wù)滿足需求。

六、會議室管理制度的監(jiān)督與執(zhí)行

1.管理部門應(yīng)建立健全會議室管理制度，明確各部門和人員在會議室管理中的職責(zé)。

2.定期對會議室管理制度執(zhí)行情況進行檢查，對違反規(guī)定的行為及時糾