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文檔簡介

項目部會議管理制度牌第一章總則

項目部會議管理制度牌

第一條目的

為確保項目部各項工作有序推進,提高會議效率,明確會議決策執(zhí)行力,制定本會議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于項目部各類會議,包括但不限于項目啟動會、進度匯報會、問題協(xié)調會、項目總結會等。

第三條會議原則

1.會議應遵循高效、務實、民主、集中的原則。

2.會議議題應具有針對性、實用性,避免形式主義和無效溝通。

3.會議決策應遵循集體決策、個人負責的原則。

第四條會議類型

1.定期會議:按照項目周期或工作計劃定期召開的會議。

2.臨時會議:根據(jù)工作需要,臨時召集的會議。

第五條參會人員

1.會議主持人:負責組織、主持、引導會議的進行。

2.會議記錄人:負責記錄會議內容、整理會議紀要。

3.與會人員:根據(jù)會議議題和職責分工,參與會議討論、決策的人員。

第六條會議時間

1.定期會議時間:根據(jù)項目周期或工作計劃提前確定,并在會議通知中明確。

2.臨時會議時間:根據(jù)工作需要,由會議主持人提前通知與會人員。

第七條會議通知

1.定期會議通知:由會議主持人提前至少一個工作日發(fā)送給與會人員。

2.臨時會議通知:由會議主持人及時發(fā)送給與會人員。

第八條會議地點

會議地點應根據(jù)項目實際情況、會議類型和參會人數(shù)選擇適宜的會議室。

第九條會議紀律

1.與會人員應按時參加會議,不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間,與會人員應保持手機靜音或振動,不得隨意接打電話。

3.會議內容應保密,與會人員不得泄露會議討論內容。

第十條本制度的解釋權歸項目部所有,自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜,項目部可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題:會議主持人根據(jù)項目進展、工作計劃或臨時需求,提前確定會議主要議題,并向相關部門或人員征集議題。

2.制定會議議程:會議主持人根據(jù)確定的議題,制定會議議程,明確會議時間、地點、參會人員等。

3.發(fā)送會議通知:會議主持人將會議議程、時間、地點等信息發(fā)送給與會人員,并提醒注意事項。

二、會議簽到

1.與會人員應在會議開始前10分鐘到達會議室,進行簽到。

2.會議主持人或記錄人負責收集簽到表,確保與會人員到齊。

三、會議召開

1.會議主持人開場,介紹會議主題、議程及預期目標。

2.依次進行議題討論,由提出議題的人員或部門進行簡要匯報,與會人員針對議題展開討論。

3.會議主持人引導討論,確保會議有序進行,避免偏離主題。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況,總結各方意見,形成決策。

2.對于重大事項,應進行表決,表決通過后形成會議決議。

3.會議主持人明確責任人和完成時間,確保會議決策得到落實。

五、會議記錄

1.會議記錄人詳細記錄會議內容,包括議題、討論過程、決策結果等。

2.會議記錄應在會議結束后一個工作日內整理完成,并發(fā)送給與會人員確認。

3.與會人員應對會議記錄進行認真審核,如有異議,應及時提出。

六、會議總結

1.會議主持人對本次會議的成果、不足之處進行總結,并對下次會議提出預期。

2.與會人員就會議效果、組織等方面提出意見和建議。

七、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束,提醒與會人員注意會議內容的保密。

2.與會人員離開會議室,會議記錄人負責整理會場。

八、會議資料歸檔

1.會議記錄人將會議紀要、簽到表等資料進行歸檔,以備查閱。

2.對于涉及項目決策的會議紀要,應抄送相關部門或人員,確保決策的貫徹執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要由會議記錄人整理完成后,需提交給會議主持人進行審批。

2.會議主持人應在收到會議紀要后的兩個工作日內完成審批,并提出修改意見。

3.審批通過的會議紀要應由會議記錄人及時發(fā)布給所有與會人員和相關利益方。

二、會議決議的執(zhí)行

1.會議決議中的各項任務應明確責任人和完成時限。

2.責任人應按照會議決議的要求,制定詳細的工作計劃,并按計劃推進任務。

3.責任人應定期向會議主持人匯報任務進展情況,確保會議決議的有效執(zhí)行。

三、會議紀要的跟蹤

1.會議記錄人負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤,定期收集進展信息。

2.會議記錄人應建立會議決議跟蹤表,記錄每項任務的責任人、完成情況、遇到的問題及解決措施。

3.對于未按期完成的任務,會議記錄人應及時提醒責任人,并報告給會議主持人。

四、會議決議的評估與反饋

1.會議主持人應根據(jù)會議紀要跟蹤情況,定期組織評估會議,對會議決議的執(zhí)行效果進行評估。

2.評估會議應對已完成任務的效果進行評價,對未完成的任務分析原因,并提出改進措施。

3.評估結果和改進措施應形成書面報告,反饋給相關人員和部門,以便于持續(xù)改進和提升工作效率。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要及其跟蹤表應作為項目文檔進行歸檔,確保資料的完整性和可追溯性。

2.項目部應建立便捷的查閱機制,使相關人員能夠快速查找會議紀要和相關決議。

3.對于重要的會議紀要,應定期進行回顧,以確保決策的長期執(zhí)行和項目目標的實現(xiàn)。

六、責任追究

1.對于未按會議決議執(zhí)行或執(zhí)行不力的責任人,應視情況給予提醒、警告或追究相應責任。

2.責任追究機制應明確、公正,以促進項目團隊成員的責任心和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用前需提前預訂,由會議主持人或指定人員負責。

2.預訂會議室時,需填寫會議室預訂表,包括會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則,對于沖突情況,項目部將協(xié)調解決。

二、會議室配置

1.會議室應配備必要的設施,如投影儀、白板、音響設備等。

2.會議室布置應確保舒適、便于交流,座位安排應符合會議類型和參會人數(shù)。

3.會議室應定期進行清潔和維護,確保設施設備正常運行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間,與會人員應遵守會議室使用規(guī)范,保持環(huán)境整潔。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食或亂丟垃圾。

3.使用會議室設施時,應遵循操作規(guī)程,不得擅自拆卸或損壞設備。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間,應確保安全出口暢通,消防設施完好。

2.會議主持人負責會議期間的安全管理,遇緊急情況時,應及時組織人員疏散。

3.會議室鑰匙應由專人負責保管,不得隨意借出。

五、會議室資源優(yōu)化

1.項目部應合理規(guī)劃會議室資源,提高使用效率。

2.對于頻繁使用的會議室,可采取預約優(yōu)先、集中管理的模式。

3.定期評估會議室使用情況,根據(jù)實際需求調整會議室配置和布局。

六、會議室費用管理

1.會議室使用過程中產生的費用,如耗材、設備維護等,應納入項目部預算管理。

2.對于外部租賃的會議室,需按照合同約定支付相應費用,并做好費用報銷工作。

七、會議室文化建設

1.鼓勵在會議室營造積極向上的會議文化,促進團隊溝通與合作。

2.可在會議室展示項目成果、團隊風采等,提升團隊凝聚力。

3.定期舉辦培訓、分享等活動,提高會議室使用價值。

八、會議室管理持續(xù)改進

1.定期收集會議室使用反饋,針對問題進行改進。

2.不斷優(yōu)化會議室管理制度,提高會議室使用體驗。

3.鼓勵員工提出會議室管理建議,共同提升會議室管理水平。

第五章附則

一、本

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