會(huì)議記錄紀(jì)要管理辦法

會(huì)議記錄紀(jì)要管理辦法第一章總則

一、為加強(qiáng)會(huì)議管理，規(guī)范會(huì)議記錄和紀(jì)要工作，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，根據(jù)公司相關(guān)制度，特制定本辦法。

二、本辦法適用于公司各類會(huì)議的記錄和紀(jì)要管理，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

三、會(huì)議記錄紀(jì)要管理工作應(yīng)遵循以下原則：

1.及時(shí)性：會(huì)議記錄和紀(jì)要應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地反映會(huì)議內(nèi)容，確保信息的時(shí)效性。

2.準(zhǔn)確性：會(huì)議記錄和紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議討論內(nèi)容和決策結(jié)果。

3.嚴(yán)肅性：會(huì)議記錄和紀(jì)要應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保會(huì)議內(nèi)容的機(jī)密性。

4.責(zé)任性：會(huì)議記錄和紀(jì)要的編制、審核、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)明確責(zé)任，確保工作落實(shí)。

四、會(huì)議記錄紀(jì)要管理人員應(yīng)具備以下素質(zhì)：

1.具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律。

2.具備較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，認(rèn)真履行職責(zé)。

3.具備一定的文字表達(dá)和溝通協(xié)調(diào)能力，確保會(huì)議記錄和紀(jì)要的質(zhì)量。

五、公司各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議記錄紀(jì)要管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)，確保會(huì)議記錄和紀(jì)要工作的順利進(jìn)行。

六、本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。本辦法解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議目的、議題和預(yù)期成果。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等，必要時(shí)可制定會(huì)議預(yù)案。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，要求參會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理與會(huì)議議題相關(guān)的資料、報(bào)告等，提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便于會(huì)前預(yù)習(xí)。

二、會(huì)議召開

1.主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

2.按照議程逐項(xiàng)討論，各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員對(duì)議題進(jìn)行匯報(bào)、分析和討論。

3.會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，主持人要確保會(huì)議討論充分、有序進(jìn)行。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論議題，形成明確的決策意見，并由主持人進(jìn)行總結(jié)。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及參會(huì)人員的意見和建議。

2.會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.會(huì)議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一格式，便于查閱和歸檔。

四、會(huì)議結(jié)束

1.主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和下一步工作要求。

2.會(huì)議記錄人向參會(huì)人員確認(rèn)會(huì)議記錄，確保記錄無(wú)誤。

3.參會(huì)人員簽署會(huì)議記錄，以示知曉和認(rèn)同。

4.主持人宣布會(huì)議結(jié)束。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要的編制：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決策、任務(wù)分工和完成時(shí)限。

2.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)：將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，要求相關(guān)人員按照會(huì)議決策開展工作。

3.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)：會(huì)議記錄人要跟蹤督促會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。

4.會(huì)議紀(jì)要的歸檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)及時(shí)發(fā)布給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并注明閱讀和執(zhí)行的時(shí)限。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)通過(guò)適當(dāng)方式通知所有參會(huì)人員，確保相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議決策內(nèi)容。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，明確各任務(wù)的責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.各責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.責(zé)任人要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，確保任務(wù)按時(shí)完成。

三、跟蹤督促與進(jìn)度反饋

1.會(huì)議記錄人應(yīng)定期跟蹤督促會(huì)議決策的執(zhí)行情況，了解任務(wù)進(jìn)度。

2.各責(zé)任部門應(yīng)主動(dòng)向會(huì)議記錄人報(bào)告工作進(jìn)展，及時(shí)反饋遇到的問(wèn)題和困難。

3.會(huì)議記錄人要匯總各責(zé)任部門的進(jìn)度反饋，形成書面報(bào)告，向會(huì)議主持人匯報(bào)。

四、問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決

1.遇到影響會(huì)議決策執(zhí)行的問(wèn)題和困難，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)，并提出解決建議。

2.會(huì)議主持人要根據(jù)實(shí)際情況，組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。

3.對(duì)于重大問(wèn)題，可召開專題會(huì)議進(jìn)行研究，形成解決方案。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔

1.根據(jù)會(huì)議決策執(zhí)行情況，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

2.更新后的會(huì)議紀(jì)要，需重新發(fā)布給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，以便于大家了解最新情況。

3.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

六、總結(jié)與評(píng)估

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人要組織對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。

2.總結(jié)評(píng)估結(jié)果作為改進(jìn)會(huì)議管理和決策執(zhí)行工作的依據(jù)，不斷提高會(huì)議效率和質(zhì)量。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用采取預(yù)訂制度，各部門需提前向行政部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政部門統(tǒng)籌安排。

3.行政部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，確保會(huì)議室合理安排使用。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、亂丟雜物。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室內(nèi)物品應(yīng)妥善保管，不得隨意帶走，如有遺失或損壞，需照價(jià)賠償。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如會(huì)議室設(shè)備出現(xiàn)故障，行政部門應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好備用設(shè)備調(diào)度。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，責(zé)任人應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，避免浪費(fèi)資源。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、急救包等。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室內(nèi)外安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，聽從指揮，迅速疏散。

五、會(huì)議室衛(wèi)生管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔衛(wèi)生。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)定期進(jìn)行消毒，防止病毒傳播。

3.參會(huì)人員應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，共同維護(hù)會(huì)議室環(huán)境。

六、會(huì)議室保密工作

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的保密措施，確保會(huì)議內(nèi)容的機(jī)密性。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議室內(nèi)不得攜帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止信息泄露。

七、會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.行政部門應(yīng)合理配置會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等現(xiàn)代化手段，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會(huì)議室管理提供決策依據(jù)。

第五章附則

一、本辦法適用于公司全體員工