人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

人事檔案是員工身份、履歷、資歷等方面的記錄，是員工工作中的重要記錄，是企業(yè)中人力資源管理的重要內(nèi)容。人事檔案與組織關系、社會保障等息息相關，企業(yè)可以根據(jù)員工的人事檔案選拔人才，提升了人事工作的管理效率。人事檔案數(shù)字化使得檔案管理更加透明化、電子化，屬于先進的管理方式，符合當前企業(yè)人力資源管理的趨勢。只有不斷提升人事檔案數(shù)字化的管理水平，才能完善企業(yè)人力資源管理，才能不斷提升企業(yè)檔案管理的水準。一、人事檔案管理的特點（一）全面性人事檔案是一個人在不斷成長學習過程中的記錄，包含學歷、經(jīng)驗、組織關系、任免、薪酬等等全面性的有關記錄，是一個人發(fā)展過程中不斷累積起來的，通過瀏覽人事檔案，就能了解一個人的學習、家庭以及工作情況等。從這個層面講，人事檔案具有全面性，是概括性地體現(xiàn)了自然人成長的過程。（二）真實性鑒于人事檔案的重要作用，因此人事檔案必須具有真實性，真實性就要求人事檔案的內(nèi)容真實可靠，是真實信息和材料的記錄，才能為人們今后的學習和工作奠定基礎，才能發(fā)揮人事檔案的作用。（三）動態(tài)性前文提到過人事檔案是對人們成長過程中的相關記錄，其記錄的內(nèi)容應該具有動態(tài)性，即隨著人們的發(fā)展變化而有所更新，而不是固定的。因此，針對人事檔案的動態(tài)性，檔案管理部門應該及時補充更新檔案，避免出現(xiàn)時間上的斷層，以便于能夠更好地服務于社會。（四）流動性人事檔案的流動性要求檔案隨著人員流動，因為人事檔案理論上要與人事的調動、管理工作息息相關，如果出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，那人事檔案的管理也就失去了意義。因此，人事檔案的流動性應該盡量縮短時間，比如在員工離職后，控制在七日內(nèi)調走檔案并隨員工歸檔新的部門。（五）機密性人事檔案具有全面性，記錄了個人的學歷、履歷和經(jīng)驗等，其中也包括個人功過得失等方面，其中可能從側面反映出國家的歷史或者機密信息，因此就要求人事檔案具有機密性，不能隨意泄漏和更改個人檔案信息，應該隨著工作及時歸檔，由專業(yè)的檔案管理部門統(tǒng)一管理，即使個人也沒有權限隨意調配和查看個人的人事檔案。二、人事檔案數(shù)字化管理的重要作用（一）提升檔案管理工作效率，延長檔案使用時間首先，人事檔案的數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化、信息化的手段對凌亂的人事檔案進行分類、組合和編碼、排序，最終達到規(guī)范化、順序化的管理結果。利用數(shù)字化的手段能夠直接搜索，節(jié)省了大量的查閱紙質化檔案的時間，提升的查閱的效率。比如，企業(yè)或者部門想查閱員工的人事檔案，直接利用數(shù)據(jù)庫搜索欄目，通過關鍵字詞的引導，準確地找到檔案，縮短了傳統(tǒng)的翻閱時間。其次，數(shù)字化的管理方式代替了傳統(tǒng)的紙質檔案的管理，利用現(xiàn)代計算機信息化的管理方式，既能節(jié)省大量的紙質資源，形成無紙化辦公，又能延長檔案的使用時間，比如，當前可以利用云端保存數(shù)據(jù)，或者及時備份避免丟失造成損失，提升管理效率的同時也延長了電子化檔案的使用時間。最后，人事檔案具有機密性，個人有些檔案需要秘密保存和處理，這可以采用現(xiàn)代化的計算機加密，根據(jù)職務和職責劃分權限，不同的人員權限不同，在系統(tǒng)內(nèi)通過賬號權限等級的形式分級下達權限，人事管理員可以按照實際需要去修改檔案，領導干部可以查閱相關人員檔案，而普通職工只能查看自己的檔案，既能保證工作暢通，又可以提升安全性，一舉多得，而且不用再擔心檔案袋裝不下厚厚的檔案，通過硬件儲存可以隨時擴容，數(shù)據(jù)不容易發(fā)生意外的擦除和丟失。（二）依靠檔案數(shù)字化平臺，為管理工作開展提供支撐推進人事檔案數(shù)字化，廣泛開展數(shù)據(jù)收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)、采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動收集員工薪酬、績效、職務職稱、勞動關系等可信信息。其次，在現(xiàn)代人事管理的趨勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務發(fā)展的需要。例如員工的紙質文件基本信息和政治觀點，可以進行數(shù)字掃描和存檔。一方面收集員工在數(shù)字化管理系統(tǒng)中直接輸入的其他信息（如社會關系、履歷、獎勵等）。對于外部環(huán)境數(shù)據(jù)，也收集了人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的所有數(shù)據(jù)接口。例如：社會行為、個人信用等。這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學管理提供堅實的數(shù)據(jù)庫，可以全面、立體地反映員工的工作能力和心理狀況。（三）憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢，實現(xiàn)人員、崗位精準匹配首先，根據(jù)各個崗位不同的工作內(nèi)容和職責，按照各個崗位的勝任素質模型，選擇最符合崗位要求的員工。如：實現(xiàn)工作能力、個性特質、團隊意識等的精準結合，充分發(fā)揮個人潛力。其次，通過算法的應用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個性特征，構建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應聘者簡歷信息的基礎上，可以利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)發(fā)布適合人才的3D信息，獲取應聘者的生活狀況、學習能力等各種信息。為防止因信息不對稱影響面試官招聘，應采用高質量的職位模型和應聘者匹配程度，實現(xiàn)人力資源與職位的精準匹配。（四）借助數(shù)字化工作便利，打造高素質、專業(yè)化團隊檔案管理部門可以對退休員工的信息進行分析，提出具體的對策和建議，在日常管理任務中發(fā)現(xiàn)影響退休的因素。同時，借助大數(shù)據(jù)保障人力資源管理的進展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩(wěn)定，爭取更多的工作經(jīng)費，促進創(chuàng)新和技術進步。通過數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結合，從中長期來看，符合市場經(jīng)濟發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結構調整的規(guī)律，以預測人力發(fā)展的未來趨勢。在現(xiàn)有人才結構的基礎上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，培養(yǎng)更多人才，建立獎懲機制。根據(jù)企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標，完善人力資源管理體系。三、人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀（一）管理模式陳舊人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率，僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數(shù)字檔案結合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。（二）人事檔案利用率低由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性。（三）檔案管理數(shù)字化專業(yè)素質的缺乏在實踐中，檔案管理往往被公司或部門邊緣化，這種情況在檔案管理中已經(jīng)較為普遍。任何需要使用檔案的人都認為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門的領導對檔案工作并不重視。人事檔案數(shù)據(jù)是人事檔案管理重要的信息資源，但專業(yè)人士因領導缺乏重視而沒有關注自身數(shù)字化水平的提升，檔案管理人員也沒有很好地使用設備和數(shù)字化管理軟件，導致數(shù)字化檔案管理的推廣過程難度極大，在沒有領導和員工不活躍的情況下，我國的檔案管理數(shù)字化進程進展緩慢。因此，檔案管理相關人員應根據(jù)未來的發(fā)展，積極加強業(yè)務能力，充分適應數(shù)字檔案管理的應用。（四）檔案信息管理安全問題在信息時代，數(shù)字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問題。談到互聯(lián)網(wǎng)，無數(shù)的計算機病毒威脅著數(shù)據(jù)的安全。即使計算機上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會導致信息和數(shù)據(jù)的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數(shù)字管理數(shù)據(jù)的安全性。四、人事檔案數(shù)字化工作期間的有效改進對策（一）加強人事檔案管理數(shù)字化的人才隊伍建設加強人才隊伍儲備，既保證了人事檔案管理的數(shù)字化運營基礎，又保證了人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。在數(shù)字化人事檔案管理團隊建設上，一方面要加強人事檔案管理人員的培訓，成為經(jīng)驗豐富、能力強、品德優(yōu)良的人才。另一方面要快速提高人事檔案數(shù)字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數(shù)字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強考核監(jiān)督，提高相關人員的積極性和主動性。（二）及時有效更新人事檔案數(shù)據(jù)庫更新人事檔案數(shù)據(jù)庫是一項重要工作，這是人事檔案數(shù)字化發(fā)展的保證。眾所周知，由于發(fā)展情況的改變以及職工個人的變化，人事檔案具有更新頻率快的特點，所以，檔案管理人員不能抱有一勞永逸的心態(tài)，而要根據(jù)需要定期檢查檔案的更新情況，立足實際，按照人事資料的改變以及人事變動情況及時更新數(shù)字化檔案，確保檔案信息的時效性與準確性。一般來說，檔案數(shù)據(jù)庫的更新需要多部門人員共同完成，包括系統(tǒng)內(nèi)部用戶管理員、上下級用戶以及各個科室的負責人員等。每一個科室負責人應當及時整理本部門成員的工作崗位調動情況以及實際工作情況，并將其提交給檔案管理人員或者上傳到檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理人員接收到信息后認真核查對應人員的檔案和相關信息，在這個基礎上及時更正在職人員電子檔案，為人事檔案管理工作的準確性、時效性提供可靠的保障，進一步提升人事檔案管理水平。（三）落實嚴格的人事檔案保密要求人事檔案對內(nèi)容非常敏感，如果想要進行檔案數(shù)字化管理，應該選擇有政治意識、有原則、一絲不茍的人。也可以外包給其他公司或機構。數(shù)字化工作外包時，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安全監(jiān)控、運維、數(shù)據(jù)恢復等業(yè)務應選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質的單位。涉密檔案數(shù)字化處理分類業(yè)務要選擇符合國家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強數(shù)字文件的安全保密管理，數(shù)字文件的安全級別應與相應的紙質文件安全級別相同。數(shù)字文件的存儲和保護以及系統(tǒng)的使用和維護必須符合安全和保密要求。（四）創(chuàng)建電子人事檔案隨著數(shù)字時代的到來，企業(yè)對人事檔案管理提出了嚴格的要求。為更好地適應時代發(fā)展的需要，企業(yè)建立電子人事檔案十分必要。首先，加強對有關人事資料的核查和分析，通過計算機技術將人事檔案中的信息傳送到計算機系統(tǒng)，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。再次，在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內(nèi)容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過輸入企業(yè)相應的關鍵信息，定期更新個人檔案信息，并通過與本地網(wǎng)絡的連接，可以正確顯示關鍵人員的工作狀態(tài)，為有效工作提供了方便。（五）建立合理完善的數(shù)字化管理機制檔案的數(shù)字化管理是一個系統(tǒng)工程，并不是傳統(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代化數(shù)字技術的簡單疊加，在具體的管理工作中，工作人員需要根據(jù)實際情況，參考相關法律法規(guī)，制定完善的、科學的管理標準與規(guī)章制度。一方面，應立足實際，根據(jù)信息化時代發(fā)展要求制定檔案管理標準，以此提升人事檔案信息的時效性、完整性與安全性。另一方面，建立完善的檔案管理監(jiān)督制度，對各自的崗位職責與權限進行明確，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案數(shù)字化管理工作中的問題，避免造成更惡劣的影響。在實際工作中，需要從大局出發(fā)，給予人事檔案數(shù)字化管理足夠重視，聽取專業(yè)人員的意見，把握檔案數(shù)字化管理工作的特點，在這個基礎上制