油站罐區(qū)防火堤整改工程信息及文控管理措施

油站罐區(qū)防火堤整改工程信息及文控管理措施1.1信息管理措施1.1.1成立以項(xiàng)目總工程師為主管的信息文控部，負(fù)責(zé)信息及文控管理。技術(shù)、質(zhì)量、施工、采購(gòu)、經(jīng)營(yíng)等部門協(xié)調(diào)配合，以快速、準(zhǔn)確傳遞信息、文件，優(yōu)質(zhì)為用戶服務(wù)。1.1.2建立、健全信息及文控管理制度，保證信息及文件的搜集、整理、傳遞、反饋、實(shí)施等環(huán)節(jié)流程暢通、及時(shí)準(zhǔn)確，明確責(zé)任，落實(shí)執(zhí)行結(jié)果。1.1.3項(xiàng)目部各部門配備臺(tái)式或筆記本電腦，并組建局域網(wǎng)，方便信息傳遞和采集。1.1.4施工項(xiàng)目部設(shè)專人收集氣象信息資料，和當(dāng)?shù)貧庀笈_(tái)(站)建立便捷的聯(lián)系方式，定期收集中、長(zhǎng)期氣象信息，每天收集當(dāng)天和短期氣象預(yù)報(bào)，監(jiān)測(cè)施工區(qū)域氣象參數(shù)的變化，為合理安排施工創(chuàng)造條件。1.1.5與業(yè)主代表、監(jiān)理公司等建立良好的工作聯(lián)系，及時(shí)收集業(yè)主提供材料的規(guī)格、出廠及到貨時(shí)間等資料以及業(yè)主、監(jiān)理對(duì)本標(biāo)段施工情況的評(píng)價(jià)，有問(wèn)題及時(shí)反饋，以便整改。1.1.6了解沿線其它兄弟單位的施工情況，如有較先進(jìn)的施工技術(shù)和方法及時(shí)組織學(xué)習(xí)并結(jié)合自己的情況借鑒應(yīng)用。1.1.7充分了解掌握設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備現(xiàn)狀和施工進(jìn)度計(jì)劃之間的關(guān)系，合理安排設(shè)備的調(diào)配、使用和保養(yǎng)。1.1.8及時(shí)掌握物資采購(gòu)及到貨信息，保障施工的順利進(jìn)行。1.1.9嚴(yán)格質(zhì)量、技術(shù)信息的匯總與處理，保證施工質(zhì)量。1.1.10建立回訪和為用戶服務(wù)制度，以定期或不定期的進(jìn)行回訪用戶，并寫出回訪記錄，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)整改，直到業(yè)主滿意為止。1.1.11凡屬用戶來(lái)信、來(lái)函、來(lái)電、來(lái)訪請(qǐng)求服務(wù)的信息，應(yīng)及時(shí)登記并按規(guī)定及時(shí)傳遞、反饋和處理，否則將追究責(zé)任人的責(zé)任。1.2文控管理措施1.2.1文件的簽收與管理1、文件的簽收1)紙質(zhì)或其它類型有形的文件：對(duì)從業(yè)主、監(jiān)理及其它相關(guān)單位和部門接收來(lái)的文件資料與信息、上級(jí)主管部門來(lái)文以及內(nèi)部上報(bào)的有關(guān)文件、資料等，由綜合部統(tǒng)一簽收、拆封、分發(fā)。簽收時(shí)認(rèn)真核對(duì)來(lái)件數(shù)量，嚴(yán)格登記(全標(biāo)題目、密級(jí)、文件編號(hào)、收文號(hào)、來(lái)文單位、收文時(shí)間、件數(shù)等)，填寫好《文件收、發(fā)文登記表》。2)電子郵件、光盤或其存儲(chǔ)介質(zhì)的電子文檔要在收文后進(jìn)行確認(rèn)，核實(shí)數(shù)量、內(nèi)容、版本號(hào)和其它相關(guān)內(nèi)容。2、文件的辦理來(lái)件的辦理由綜合部根據(jù)來(lái)件內(nèi)容填寫《文件(資料)處理單》，送主管領(lǐng)導(dǎo)批示，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)人員或有關(guān)業(yè)務(wù)部門閱辦。在分轉(zhuǎn)文件時(shí)，綜合部要嚴(yán)格履行文件交接登記簽收手續(xù)，認(rèn)真填寫《文件收、發(fā)文登記表》。辦文期間，綜合部要負(fù)責(zé)催辦、督查和上報(bào)。3、文件的保管1)紙質(zhì)或其它有形文件：對(duì)業(yè)主和監(jiān)理的重要文件材料、信函、往來(lái)的傳真件，全部由綜合部負(fù)責(zé)分類登記、復(fù)印、發(fā)送、接收和存檔。對(duì)專業(yè)技術(shù)文件由使用其文件的人員暫行保管，但要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，工程結(jié)束不再使用時(shí)返還項(xiàng)目部綜合部。2)電子信息文檔：在電腦中建立分類的文件夾，專門用于存放相應(yīng)的電子文檔，同時(shí)保存好原件。1.2.2文件的發(fā)放與管理1、信函的發(fā)放施工單位至其它單位的所有信函，由各專業(yè)部門人員用統(tǒng)一的發(fā)文稿紙起草，附上統(tǒng)一印制的《文件審簽單》，將審簽單上需要填寫的欄目寫清楚(主辦部門、擬稿人、擬文日期、文件全標(biāo)題、主送單位、抄送單位)，經(jīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，再交綜合部。需要有關(guān)業(yè)務(wù)人員會(huì)簽的文件由主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)簽完畢后送綜合部，綜合部交項(xiàng)目部經(jīng)理簽發(fā)后，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，填寫《文件(資料)編碼表》，送達(dá)其它單位文控人員簽收審批，并填寫《文件收、發(fā)文登記表》。2、文件資料發(fā)放1)對(duì)向業(yè)主等部門提交的技術(shù)文件和管理文件，信息保障部統(tǒng)一送達(dá)業(yè)主。送達(dá)時(shí)，填寫《文件收、發(fā)文登記表》，認(rèn)真填寫好日期、編號(hào)、題目、版次、份數(shù)等內(nèi)容，業(yè)主文控人員簽字認(rèn)可。2)業(yè)主文控人員簽收后的《文件收、發(fā)文登記表》及遞交文件的一份副本由綜合部分別存檔備查。3)業(yè)主在合同規(guī)定期限內(nèi)返還我方文件，要填寫《文件收、發(fā)文登記表》，如有修改再返回文件編制部門修改，修改完再按以上程序送達(dá)業(yè)主審批，直至批準(zhǔn)為止。3、電子文檔的發(fā)放1)以電子郵件形式傳遞的文件，在發(fā)放后要及時(shí)進(jìn)行確認(rèn)，可以通過(guò)電話、傳真或其它形式進(jìn)行。2)以其它存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)放的文件，同有形文件發(fā)放方式相同，填寫《文件收、發(fā)文登記表》。4、文件、資料的狀態(tài)標(biāo)識(shí)1)對(duì)業(yè)主批準(zhǔn)的技術(shù)文件和管理文件都要進(jìn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)，其狀態(tài)標(biāo)識(shí)分：有效版本、作廢版本。對(duì)有效版本和作廢版本分別加蓋印章標(biāo)識(shí)，對(duì)一般資料只進(jìn)行收發(fā)文登記備查。2)凡作廢文件或失效的文件資料需存檔保留的均要加蓋“作廢留用”進(jìn)行標(biāo)識(shí)。3)綜合部根據(jù)主管部門提供的發(fā)文范圍，確定發(fā)放份數(shù)，填寫《文件收、發(fā)文登記表》，將正式的加蓋了文件受控標(biāo)識(shí)的有效版本文件發(fā)至所需要的部門，并在新版文件發(fā)放的同時(shí)，收回舊版文件并加蓋作廢印章，確保文件執(zhí)行部門掌握文件的有效版本。4)電子文檔以外存儲(chǔ)器形式存儲(chǔ)時(shí)，要在外殼顯著部位做好標(biāo)識(shí)，注明為有效版本和作廢版本；在計(jì)算機(jī)內(nèi)的文件要分別建立有效版本文件夾和廢止版本文件夾。1.2.3文件資料的借閱和復(fù)制1、借閱文件資料須填寫《文件借閱登記表》，用完即時(shí)送還綜合部保管。借閱保密的管理文件和技術(shù)文件(資料)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、文件資料的復(fù)制須填寫《復(fù)印材料單》，由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1.2.4文件資料遺失／損壞的處理遺失或損壞文件資料，責(zé)任人要即時(shí)上報(bào)，進(jìn)行復(fù)制修補(bǔ)，必要時(shí)，按公司有關(guān)文件執(zhí)行，追究當(dāng)事人的責(zé)任。1.2.5文件資料歸檔和保管1、綜合部按業(yè)主的要求，在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，向業(yè)主提交所有的原始資料，同時(shí)，將準(zhǔn)備的所有資料的副本歸檔。在提交業(yè)主和歸檔時(shí)均要辦理移交手續(xù)，填寫《文件(資料)移交登記表》。2、文件資料保管：按檔案管理要求，由專人對(duì)文件進(jìn)行分類保存。對(duì)于電子文檔進(jìn)行定期的備份，以避免資料的意外丟失。1.2.6有關(guān)施工技術(shù)文件資料的交接處理交接處理的施工技術(shù)文件資料主要有：報(bào)告、計(jì)劃、計(jì)算書、信函、規(guī)范、程序、圖紙、竣工資料、微縮膠片、聲像資料、圖片等。1、信函所有信函、信件都要上交復(fù)印件。2、圖片和聲像資料工程照片和聲像資料按業(yè)主要求，照片的底片為業(yè)主的財(cái)產(chǎn)，工程竣工時(shí)交業(yè)主歸檔。作為竣工資料的錄像帶(聲像資料)，按業(yè)主規(guī)定的數(shù)量復(fù)制移交。3、業(yè)主批準(zhǔn)證明所有有關(guān)工程中的變更或簽證都必須有業(yè)主的批準(zhǔn)簽字。4、需要業(yè)主審查批準(zhǔn)的文件施工單位要準(zhǔn)備完整的文件目錄，列出詳細(xì)的文件號(hào)，按時(shí)上交。5、業(yè)主答復(fù)時(shí)間業(yè)主對(duì)承包商上交且要