仁美世家集團(tuán)采購管理制度

-1-仁美世家集團(tuán)采購管理制度1采購總則1.1為規(guī)范公司物資材料、機(jī)電設(shè)備采購行為，加強(qiáng)公司物資設(shè)備采購工作管理，理順采購工作相關(guān)流程，降低物資設(shè)備采購成本，確保公司各項(xiàng)機(jī)具、設(shè)備、物資材料供應(yīng)，特制定本制度。1.2本制度適用于***公司（含子公司）的機(jī)電設(shè)備和物資材料的采購.2采購人員職業(yè)行為規(guī)范2.1采購人員需牢固樹立主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購質(zhì)量的最優(yōu)化；采購成本的最低化；采購效率的最高化。2.2采購部門需通過質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、價(jià)低優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選等方式，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)四個(gè)方面的內(nèi)容，在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下，做好供應(yīng)商的選擇工作。2.3采購人員需遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定和流程展開采購工作，簽訂采購合同要有需求部門的需求依據(jù)，不得私自訂購和盲目進(jìn)貨，造成公司浪費(fèi)。2.4采購人員簽訂合同時(shí)需要對采購合同各條款進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的推敲與斟酌，以免出現(xiàn)商業(yè)糾紛時(shí)公司處于不利的位置。涉及到重大采購合同時(shí)，視條件及需要請公司法律顧問審核采購合同條款。2.5為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)商業(yè)信息，如價(jià)格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)工作能力，以便采購工作的更好開展。2.6采購人員廉潔、誠信管理規(guī)定為打造廉潔高效的采購供應(yīng)鏈，所有采購人員均應(yīng)簽署“廉潔自律承若書”，同時(shí)邀請相關(guān)部門人員對采購部人員的廉潔及誠信度進(jìn)行監(jiān)督，經(jīng)查證若情況屬實(shí)，按如下進(jìn)行處罰：（為采購工作開展與供應(yīng)商禮節(jié)性的交往不應(yīng)列入處罰范疇）2.6.1收受禮金等——除應(yīng)將禮金如數(shù)上繳公司、由公司酌情處理外，并處等額罰款，在當(dāng)月工資內(nèi)直接扣除，同時(shí)在公司內(nèi)部通報(bào)批評。2.6.2收受回扣——除沒收全部違規(guī)所得外，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；涉及違法的將承擔(dān)法律責(zé)任。3采購申請管理3.1采購管理流程圖詳見附錄采購流程圖3.2公司本部營銷中心申請購買設(shè)備和材料時(shí)間10-15天時(shí)間；子公司申請時(shí)間30天。如遇特殊情況，特殊辦理。3.3采購提資清單、申請單的相關(guān)填寫要求規(guī)范：3.3.1提資清單、采購申請單作為公司內(nèi)部重要的表單之一，其承載著重要的信息，作為采購部門展開采購工作的依據(jù)，因此需要認(rèn)真填寫，不得涂改。提資清單由營銷中心指定的商務(wù)中心根據(jù)銷售合同對接業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門，出具準(zhǔn)確的提資清單。3.3.2提資清單若更改品名、規(guī)格、圖紙等關(guān)鍵信息，由營銷中心書面形式通知倉庫及采購部，且對采購進(jìn)度有影響的，則采購接單日以最后更改日起算。3.3.3申請部門需要將資料提供完整，如圖紙、規(guī)格等，采購接單日以收到全部資料起算。相應(yīng)圖紙以PDF格式郵件提供給采購。3.3.4品名、規(guī)格等采購申請單上的重要信息應(yīng)填寫完整、正確，若因填寫不完整或錯(cuò)誤，造成購買回來的物料不符現(xiàn)場使用的，由申請部門負(fù)責(zé)。3.3.5填寫非標(biāo)物料采購申請單時(shí)，申請部門需要同時(shí)提供準(zhǔn)確的圖紙，若圖紙?zhí)峁╁e(cuò)誤，造成購買回來的物料不符現(xiàn)場使用的，由申請部門負(fù)責(zé)。3.3.6申請部門填寫的提資清單正確無誤，且提供的圖紙亦正確的情況下，因采購疏忽與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)物料品名規(guī)格等出現(xiàn)錯(cuò)誤，或圖紙?zhí)峁╁e(cuò)誤，而造成購買回來的物料不符現(xiàn)場使用的，由采購部門負(fù)責(zé)。3.3.7若按提資清單上品名、規(guī)格無法尋找到貨源或者雖然能找到但單價(jià)與預(yù)估偏差很大，則由采購部與申請部門協(xié)商一致，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后，在不影響使用的情況下，更改品名、規(guī)格。3.3.8因現(xiàn)場施工進(jìn)度滯后需要延遲物料交期的，申請部門應(yīng)及時(shí)開出交期調(diào)整單，并附上原采購申請單資料，采購部再與供應(yīng)商協(xié)商，盡量延遲交期，并將結(jié)果回復(fù)給申請部門。4物資設(shè)備采購及其規(guī)定4.1采購形式4.1.1招標(biāo)采購——具體實(shí)施辦法詳見《采購招標(biāo)管理規(guī)定》。4.1.2議標(biāo)采購——采購部向符合相應(yīng)資格條件的多家（一般不少于三家）供應(yīng)商發(fā)出談判文件，通過競爭性談判分別確認(rèn)各家的價(jià)格、實(shí)施方案和合同條件，并依據(jù)談判文件確定的采購需求及質(zhì)量和服務(wù)要求，且報(bào)價(jià)最低的原則，從談判對象中確定合作供應(yīng)商。4.1.3詢價(jià)采購——采購人員一般向三個(gè)及以上符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商或承包人就采購的貨物或服務(wù)發(fā)出詢價(jià)通知書讓其報(bào)價(jià)，通過對質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的綜合評估，確定最優(yōu)合作供應(yīng)商。4.1.4直接簽訂合同采購——對于單一來源采購，采購人原直接與唯一的供應(yīng)商進(jìn)行談判，商定價(jià)格和服務(wù)等條件后，直接簽訂采購合同。4.2采購部根據(jù)倉庫確認(rèn)的《提資清單》安排采購申請，并根據(jù)物資設(shè)備、材料類型、項(xiàng)目進(jìn)度、庫存情況及物資采購周期等因素，采用合適的采購形式展開并完成采購任務(wù)。如對采購物資設(shè)備、材料有疑問應(yīng)立即向請購部門提出，及時(shí)溝通。4.3采購合同用章規(guī)定4.3.1采購部根據(jù)申請部門開立的采購申請單，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)后確定本次供貨的供應(yīng)商，原則上均需由采購部擬定采購合同初稿。4.3.2經(jīng)各級審核通過后，合同由供應(yīng)商先蓋章并快遞至公司采購部，由采購部申請加蓋公司的合同專用印章。4.3.3采購部申請蓋章時(shí)需填寫蓋章申請單，并附上所要蓋章的合同及對應(yīng)的采購申請單經(jīng)總裁辦審核及董事長批準(zhǔn)后，憑核準(zhǔn)的蓋章申請單到印章處蓋章，采購合同正式生效。4.4采購款項(xiàng)支付申請規(guī)定4.4.1采購部以采購合同上與供應(yīng)商簽訂的付款條件為依據(jù)申請款項(xiàng)支付，申請款項(xiàng)支付時(shí)需按格式要求填寫好付款申請單，并附上采購申請單、采購合同復(fù)印件。4.4.2款項(xiàng)支付申請單依次經(jīng)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核、總裁批準(zhǔn)后，憑核準(zhǔn)的款項(xiàng)支付申請單給出納辦理款項(xiàng)支付。4.4.3付款流程：（詳見附錄流程圖）4.4.4采購部申請→財(cái)務(wù)部核對→董事長審批→發(fā)票回收（采購部負(fù)責(zé)）4.5物資材料庫存（呆滯）管理流程：（詳見附錄流程圖）4.5.1倉庫申請→營銷中心核實(shí)→財(cái)務(wù)部核對→采購部聯(lián)系廠家→總裁審批→倉庫銷賬4.5.2采購部依照呆滯料報(bào)表組織技術(shù)部、營銷中心進(jìn)行初步確認(rèn)是否報(bào)廢或保留，是否可以轉(zhuǎn)售，記錄臺(tái)賬。5供應(yīng)商管理5.1供應(yīng)商管理流程：（詳見附錄流程圖）5.1.1供應(yīng)商管理流程：供應(yīng)商拓展→供應(yīng)商資料調(diào)查→供應(yīng)商名錄→供應(yīng)商單項(xiàng)目合同履約評估→供應(yīng)商年度評定（采購部組織各部門）。5.1.2公司采購部應(yīng)建立《供應(yīng)商信息庫》，對供方實(shí)行分級管理制度，級別高的合格供方在同等條件下享有優(yōu)先中標(biāo)權(quán)。對有參與合作過項(xiàng)目的供應(yīng)商，均應(yīng)進(jìn)行評估并記錄在案。5.2供應(yīng)商拓展5.2.1供應(yīng)商拓展應(yīng)說明供應(yīng)商來源渠道。5.2.2所有參與招標(biāo)采購的部門和人員都應(yīng)挖掘和積累良好的資源。5.3供應(yīng)商入庫管理5.3.1公司的《供應(yīng)商信息庫》與子公司要共享，資源管理相互獨(dú)立，認(rèn)證過程獨(dú)立。5.3.2入庫單位的選擇直接影響到招標(biāo)工作的質(zhì)量?？疾煨〗M應(yīng)深入了解市場，包括能承接該招標(biāo)項(xiàng)目要求的供方數(shù)量、市場價(jià)格、供求現(xiàn)狀，以及擬選入庫單位的技術(shù)實(shí)力、管理水平、資信狀況、歷史工程，結(jié)合我方的項(xiàng)目管理水平、招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)，選擇入庫投標(biāo)單位。5.3.3對擬入庫但未達(dá)到“合格”的單位，應(yīng)由招標(biāo)組織部門組織相關(guān)部門考察，考察人員不得少于3人（且分屬不同部門），工程類、材料設(shè)備類單位由采購部組織考察，參加人員由采購小組組成人員抽選?？疾旖Y(jié)束后由主辦部門編制《考察報(bào)告》、《供方入圍審批表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查合格后才準(zhǔn)予入圍投標(biāo)。5.3.4達(dá)到“合格”級別的供應(yīng)商單位應(yīng)符合以下要求：證照齊全、守法經(jīng)營、管理規(guī)范；技術(shù)力量和資金實(shí)力雄厚，滿足相應(yīng)投標(biāo)工程的需求；重合同、守信用，信譽(yù)良好；近三年無重大質(zhì)量、安全事故；近三年與合作公司無訴訟，無舞弊、賄賂、串標(biāo)等行為。5.3.5在每個(gè)合同執(zhí)行完畢后，采購部組織相關(guān)部門對合同實(shí)施方進(jìn)行評審，評審依據(jù)包括履約情況、合作情況、技術(shù)能力和經(jīng)濟(jì)能力變化狀況等，對不合適的供方應(yīng)及時(shí)從合格供方名錄中刪除；每一年度也應(yīng)對項(xiàng)目內(nèi)實(shí)施合同的供方進(jìn)行考核、評價(jià)。5.3.6入庫資格（1）除第（2）條所述的供應(yīng)商入庫均應(yīng)進(jìn)行考察、審批。（2）免于考察直接入庫的供應(yīng)商：1）長期與公司合作供應(yīng)商，在單個(gè)項(xiàng)目合作評價(jià)中無“不合格記錄”的供應(yīng)商，經(jīng)審核后免于考察直接入庫；公司本部及子公司可根據(jù)項(xiàng)目要求考慮補(bǔ)充考察，并組織高層約談。2）行業(yè)知名品牌且與標(biāo)桿地產(chǎn)具有同類戰(zhàn)略合作業(yè)績兩項(xiàng)以上（當(dāng)前合作），招標(biāo)前可暫免考察并入庫，待合作前需補(bǔ)充考察。3）特殊供應(yīng)商，因壟斷類資源未能提供詳細(xì)供應(yīng)商資料的，經(jīng)請示該公司最高決策者同意后，可設(shè)置為特殊供應(yīng)商的資源。5.3.7供應(yīng)商履約評估5.3.8供應(yīng)商滿意度調(diào)查每年第四季度，由項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)向本年度履約的供應(yīng)商進(jìn)行關(guān)于合作過程對于我方的滿意度調(diào)查。調(diào)研報(bào)告應(yīng)包括但不僅限于如下要素：（1）本階段參與調(diào)查問答的供應(yīng)商范圍、數(shù)量；不同分級或?qū)I(yè)類型供應(yīng)商數(shù)量及所占比例；供應(yīng)商對各重點(diǎn)問題點(diǎn)的評價(jià)結(jié)論及不同評價(jià)等級的所占比例。（2）分析重點(diǎn)不足的問題點(diǎn)，總結(jié)自身不足，提出改進(jìn)的方案及計(jì)劃。5.3.9供應(yīng)商投訴的管理（1）供應(yīng)商對廉潔問題的投訴由總裁辦負(fù)責(zé)核實(shí)處理，于一周內(nèi)進(jìn)行投訴回復(fù)。（2）供應(yīng)商在認(rèn)證、投標(biāo)過程中、項(xiàng)目配合以及評估結(jié)果的投訴由采購部專門負(fù)責(zé)人在接到投訴第一時(shí)間要求所屬項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)處理，公司總裁辦跟進(jìn)，于一周內(nèi)對采購部進(jìn)行投訴回復(fù)。5.3.10供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商評級狀態(tài)分為：優(yōu)秀、合格、不合格、黑名單；公司采購部對已合作或正在合作供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，進(jìn)行狀態(tài)實(shí)時(shí)調(diào)整，同時(shí)將調(diào)整情況登記備案。5.3.11不合格供應(yīng)商管理：（1）出現(xiàn)以下問題的供應(yīng)商將列入不合格名單1）中標(biāo)后拒絕簽訂框架協(xié)議或合同的行為、簽約后不履約、單方面毀約；2）牽涉大型群體訴訟事件的行為；3）交付產(chǎn)品時(shí)貨不對板，且存在以次充好等未達(dá)到合同約定標(biāo)準(zhǔn)的情況，不整改配合跟進(jìn)的行為；4）出現(xiàn)產(chǎn)品嚴(yán)重質(zhì)量問題或質(zhì)量安全事故、工期拖延，乙方服務(wù)跟進(jìn)不力，給甲方造成經(jīng)濟(jì)損失及聲譽(yù)負(fù)面影響的行為；5）連續(xù)兩次履約評估結(jié)果為不合格的；（2）不合格名單審批流程項(xiàng)目子公司擬評定為不合格供應(yīng)商的名單由公司采購部經(jīng)辦人發(fā)起，經(jīng)采購部經(jīng)理和技術(shù)、業(yè)務(wù)部門審核后提交公司董事長審批，確認(rèn)其是否列入不合格名單，審批結(jié)果報(bào)備采購部存檔。(3)不合格供應(yīng)商應(yīng)用1)被公司評定為“不合格”的供應(yīng)商，兩年內(nèi)不得參與所在區(qū)域任何項(xiàng)目合作（不得入圍/不予中標(biāo)）。2)被評定為不合格的供應(yīng)商要轉(zhuǎn)成合格供應(yīng)商必須經(jīng)過公司董事長審批，具體流程參照供應(yīng)商入庫審批流程。5.3.12名單管理：（1）出現(xiàn)以下問題的供應(yīng)商將列入黑名單1）出現(xiàn)廉潔問題并經(jīng)審計(jì)、確認(rèn)的供應(yīng)商；2）合作過程中出現(xiàn)重大問題（包括質(zhì)量、安全等）的供應(yīng)商。（2）黑名單審批流程：參照“不合格名單審批流程”執(zhí)行；（3）黑名單應(yīng)用被評定為黑名單的供應(yīng)商在5年內(nèi)不得參與公司本部及子公司任何項(xiàng)目合作。5.3.13合格供應(yīng)商管理：當(dāng)年度評為合格的供應(yīng)商，在當(dāng)年度內(nèi)公司及子公司所屬項(xiàng)目招標(biāo)可直接入圍；5.3.14優(yōu)秀供應(yīng)商管理：當(dāng)年度評為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在當(dāng)年度內(nèi)公司以及子公司所屬項(xiàng)目招標(biāo)除可直接入圍外，在同等條件下可優(yōu)先考慮中標(biāo)。6物資設(shè)備驗(yàn)收及存儲(chǔ)6.1物資、設(shè)備驗(yàn)收6.1.1供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部要求供應(yīng)商同步提供發(fā)貨明細(xì)，采購部整理后，以微信或郵件提供給倉管人員或各項(xiàng)目采購負(fù)責(zé)人。6.1.2物資交貨地點(diǎn)為工程項(xiàng)目地的，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)檢驗(yàn)，也可以由公司業(yè)務(wù)部門指派專人到現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常的，在收料后2日內(nèi)以微信、郵件或快遞告知采購部，必要時(shí)需附上出現(xiàn)問題圖片。6.1.3交貨地點(diǎn)為福建三能節(jié)能公司本部的，由采購部接收并進(jìn)行初步檢驗(yàn)（主要是針對外觀是否破損等進(jìn)行檢驗(yàn)），之后轉(zhuǎn)交營銷中心，由業(yè)務(wù)部門指定人員檢驗(yàn)合格后發(fā)到工程項(xiàng)目地或客戶所在地。其它子公司或項(xiàng)目部收到供貨商發(fā)送的機(jī)具設(shè)備、物資材料要指定專人負(fù)責(zé)接收，驗(yàn)收合格后上報(bào)公司采購部。6.2物資材料、入庫管理：（詳見附錄流程圖）6.2.1采購部送貨→倉庫驗(yàn)收→清點(diǎn)數(shù)量→入庫記賬→財(cái)務(wù)部核對臺(tái)賬（盤點(diǎn)）6.2.2收貨物資為工程項(xiàng)目所用的，由項(xiàng)目采購負(fù)責(zé)人落實(shí)物資實(shí)際到貨情況后，檢驗(yàn)無異后填寫《入庫單》經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人簽字后，入庫單掃描上傳公司采購部存檔備案。6.2.3收貨物資有固定存放點(diǎn)，并有專職倉管員管理的，經(jīng)倉管員收貨確認(rèn)后填寫《入庫單》，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后存檔。6.2.4倉庫需分類建立設(shè)備、物資材料臺(tái)帳，庫房臺(tái)帳必須帳物相符，定期（每月）提供庫存及出庫情況供采購部參考。6.3物資設(shè)備、材料驗(yàn)收入庫后，各責(zé)任人需做好物資設(shè)備、材料保管工作，所有物品要做到堆放整齊、井然有序，不同型號、規(guī)格的設(shè)備、材料應(yīng)明顯間隔，并掛有標(biāo)識，注明材料名稱、規(guī)格，易受潮物資要做好防潮防漏工作。6.4物資、材料出庫：（詳見附錄流程圖）6.4.1營銷中心申請領(lǐng)料單→倉庫核實(shí)→財(cái)務(wù)部審核庫存→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→倉庫發(fā)貨→送貨回執(zhí)單（移交財(cái)務(wù)部）6.4.2材料設(shè)備出庫后，領(lǐng)料人辦理出庫手續(xù)，將送貨回執(zhí)單等相關(guān)票據(jù)移交財(cái)務(wù)部。6.4.3針對工程項(xiàng)目需要所采購的機(jī)具設(shè)備、物資材料，收貨后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排保管及使用，做好安裝使用記錄，存檔備查。6.4.4針對倉庫存放物資，倉管員必須憑材料調(diào)撥單或領(lǐng)料單發(fā)料，做到“先進(jìn)先發(fā)，推陳儲(chǔ)新”。領(lǐng)發(fā)料時(shí)，領(lǐng)、發(fā)雙方都必須認(rèn)真核對物資材料、設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量，并由庫管員填寫出庫單，經(jīng)雙方查驗(yàn)合格后，簽字存檔備查。7委托采購管理規(guī)定7.1委托采購的目的提升當(dāng)?shù)刂苯硬少彽臅r(shí)效性、便利性及降低采購運(yùn)輸成本。7.2委托采購的范圍7.2.1子公司設(shè)備