設(shè)計(jì)院會(huì)議管理制度模板

設(shè)計(jì)院會(huì)議管理制度模板第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)設(shè)計(jì)院會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本制度。會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會(huì)議實(shí)際效果，減少形式主義，確保信息暢通，促進(jìn)決策落實(shí)。

二、適用范圍

本制度適用于設(shè)計(jì)院召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于：院務(wù)會(huì)、專(zhuān)題會(huì)、評(píng)審會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議分類(lèi)

1.院務(wù)會(huì)：研究決定設(shè)計(jì)院重大事項(xiàng)和重要工作，由院長(zhǎng)主持。

2.專(zhuān)題會(huì)：針對(duì)特定問(wèn)題或項(xiàng)目進(jìn)行研究討論，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人主持。

3.評(píng)審會(huì)：對(duì)設(shè)計(jì)方案、成果等進(jìn)行評(píng)審，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人主持。

4.協(xié)調(diào)會(huì)：協(xié)調(diào)解決工作中的矛盾和問(wèn)題，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人主持。

四、參會(huì)人員

1.與會(huì)議議題相關(guān)的院領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。

2.特邀專(zhuān)家、嘉賓。

3.與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的人員，原則上不得參加。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議的召開(kāi)、延期、取消由院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)決定。

2.會(huì)議通知由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

3.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議記錄等工作。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，確因特殊情況不能參加的，需提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假。

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不得隨意離場(chǎng)。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決策。

七、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計(jì)院院務(wù)會(huì)所有。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。設(shè)計(jì)院原有相關(guān)制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.確定議題：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)的指示，明確會(huì)議議題，并對(duì)議題進(jìn)行梳理和分類(lèi)。

2.制定議程：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)議程，包括議題順序、討論時(shí)間、匯報(bào)人等，并報(bào)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.發(fā)送通知：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備材料：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)收集與議題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議材料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少2個(gè)工作日分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘，安排人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

2.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)，合理安排會(huì)場(chǎng)座位、音響、投影等設(shè)備，確保會(huì)場(chǎng)環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。

3.會(huì)議主持：由院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任會(huì)議主持人，按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論。

4.討論發(fā)言：會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行充分討論，鼓勵(lì)發(fā)表建設(shè)性意見(jiàn)，避免跑題和重復(fù)發(fā)言。

三、會(huì)議決策

1.形成共識(shí)：會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員就議題達(dá)成共識(shí)，形成明確的決策意見(jiàn)。

2.記錄決策：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人記錄會(huì)議決策，包括議題、討論過(guò)程、決策結(jié)果等。

3.決策審批：會(huì)議決策需報(bào)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后，形成正式會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)，并分發(fā)給參會(huì)人員。

2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、討論過(guò)程、決策結(jié)果等。

3.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需報(bào)院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后，以正式文件形式下發(fā)。

五、會(huì)后落實(shí)

1.任務(wù)分解：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)將會(huì)議決策分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.跟蹤督促：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤督促，確保決策得到有效執(zhí)行。

3.反饋匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成工作任務(wù)，并向會(huì)議組織部門(mén)匯報(bào)落實(shí)情況。

4.總結(jié)評(píng)估：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，為改進(jìn)會(huì)議管理和提高決策執(zhí)行力提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以正式文件形式下發(fā)，確保每位參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)均能收到。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)通過(guò)郵件、院內(nèi)公告等方式，將會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容傳達(dá)至相關(guān)人員，確保信息暢通。

3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或重要決策的會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)組織專(zhuān)題會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)和解讀。

二、任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，將決策事項(xiàng)分解為具體的任務(wù)，明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，確保對(duì)任務(wù)的理解清晰，對(duì)完成任務(wù)的路徑和方法有明確的規(guī)劃。

3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)建立任務(wù)跟蹤表，對(duì)每個(gè)任務(wù)的完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

三、落實(shí)情況的監(jiān)督與檢查

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行檢查，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查看、聽(tīng)取匯報(bào)等方式了解工作進(jìn)度。

2.對(duì)于進(jìn)度滯后或遇到困難的任務(wù)，應(yīng)及時(shí)分析原因，提供必要的支持和協(xié)助，確保任務(wù)按期完成。

3.對(duì)于未按要求完成的任務(wù)，應(yīng)視情況對(duì)責(zé)任人進(jìn)行提醒、通報(bào)批評(píng)等處理，并納入個(gè)人或部門(mén)績(jī)效考核。

四、反饋機(jī)制與持續(xù)改進(jìn)

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后及時(shí)向會(huì)議組織部門(mén)反饋落實(shí)情況，包括完成任務(wù)的過(guò)程、結(jié)果和存在的問(wèn)題等。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)反饋信息進(jìn)行整理分析，對(duì)于普遍性問(wèn)題或反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)提出改進(jìn)措施，并報(bào)告院長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)。

3.定期組織回顧會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化會(huì)議管理流程。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要檔案管理制度，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

3.對(duì)于涉及敏感內(nèi)容或重要決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門(mén)或個(gè)人需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門(mén)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型、所需設(shè)備等信息。

3.會(huì)議組織部門(mén)根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)其規(guī)模和功能，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如音響、投影儀、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持秩序，愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備。

2.會(huì)議室使用期間，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)設(shè)施設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保遺留物品和垃圾清理干凈。

四、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.如遇緊急情況，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)立即采取措施，組織參會(huì)人員有序疏散。

五、會(huì)議室保密

1.會(huì)議室使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的內(nèi)容，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)督促參會(huì)人員妥善保管會(huì)議材料，防止泄露。

3.對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議室，應(yīng)采取加密措施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)或個(gè)人，會(huì)議組織部門(mén)有權(quán)進(jìn)行提醒、通報(bào)批評(píng)等處理。

2.對(duì)于造成設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償或由責(zé)任部門(mén)承擔(dān)維修費(fèi)用。

3.對(duì)于嚴(yán)重違反規(guī)定，造成不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。

第