物資采購領(lǐng)用管理制度

文件名接待物資管理制度部門總裁辦類型普通編號16010120101編制審核批準備注發(fā)公司所有人員學(xué)習為了進一步加強公司接待物資管理，健全物資采購流程，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證物資采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。一、管理范圍：本制度所稱接待物資指經(jīng)公司批準，由總裁辦直接批量購置或定制的專門用于對外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往，以公司名義向有關(guān)單位、個人饋贈的紀念物品（其他部門因工作需要定制和贈送的紀念物品不含在內(nèi)）、過節(jié)物資、招待用香煙、酒水、茶葉以及董事會需要采買的其他物品等。二、管理職責：2.1組織實施本制度的責任部門是總裁辦。2.2總裁辦設(shè)置專職倉庫保管員，其職能是對所采購的物資驗收入庫、領(lǐng)用發(fā)放實施監(jiān)督和管理。三、采購原則3.1根據(jù)公司的實際情況，結(jié)合所采購的物資用途和范圍，本制度適用范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總裁辦負責具體辦理，其他部門或人員不得自行采購。所有采購事務(wù)由總裁辦主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)、安排。3.2總裁辦在購置、定制物資時應(yīng)當遵循“貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉”的原則，采購申請＜5000元，必需尋找三家以上供貨方比價擇優(yōu)選擇，以最大限度地提高資金的使用效率。3.3急用、小金額突發(fā)性采購可以通過“釘釘”管理系統(tǒng)申請后先行購買，購回物品經(jīng)總裁辦驗收后再到財務(wù)部報銷。3.4采購物資原則上一律要求供應(yīng)商提供發(fā)票，特殊情況下無法提供發(fā)票者與財務(wù)人員溝通后遵循財務(wù)管理制度處理。四、采購程序4.1公司所有采購均須按以下流程完成：收集信息（申請）、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、定購、催交、收貨檢驗、入庫、整理付款。4.3每月25日，物資保管專員根據(jù)庫存情況，依據(jù)公司接待需求及時補充庫存。4.4物資采購堅持誰需要誰申報的原則，于每月25日申報下月物資計劃，每月10日申報當月補充計劃，臨時性采購每月不得超過兩次。4.5采購申請人根據(jù)實際需要，確定一種或幾種物資，到總裁辦領(lǐng)取“采購申請單”并按照規(guī)定格式認真填寫，采購申請單填寫保證清晰可閱讀，內(nèi)容完整。并逐級遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，由總裁辦指派人員進行實際采購。填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認請購物資須知信息的，總裁辦有權(quán)拒絕采購。4.6總裁辦在接收申購單時應(yīng)遵循無計劃不采購；需求原因不清晰不采購；通知物資保管專員核查申購物資是否有存庫，已超儲的物資不采購。4.7總裁辦指派專人負責具體采購事宜，采購前應(yīng)認真審閱申購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱遇到問題應(yīng)及時的與申購部門/人溝通。對于申購部門/人需求的物資如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品（但必須與申購部門/人商議）。對于急需的申購項目總裁辦應(yīng)優(yōu)先處理，無法按時購置的物資應(yīng)及時通知申購部門/人。4.8單一、固定或長期合作的采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品由申購部門/人作出書面說明及該供應(yīng)商的詳細資料，總裁辦對供應(yīng)方的供貨能力評估后，與其簽訂購銷合同。4.9總裁辦應(yīng)當對供應(yīng)方的供應(yīng)能力、交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認。所有采購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則上不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。五、入庫保管5.1總裁辦物資專管人員在物資購置回公司或供應(yīng)商按約定將物資交付公司時，首先辦理入庫手續(xù)，對照申請及送貨單檢驗貨物的品名、規(guī)格型號、質(zhì)量、數(shù)量及金額是否一致，并檢查好物品的規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種、價格準確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在入庫登記簿上共同簽字確認。如果驗收不合格，不予入庫，并及時聯(lián)系供應(yīng)商妥善處理。5.2物資入庫，要按照不同的類型、規(guī)格、功能和要求，分類、分別相應(yīng)位置儲存，倉庫物資應(yīng)保證數(shù)量準確、價格不串。5.3精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放。嚴禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中貴重物品應(yīng)入公司內(nèi)小倉庫保存，以防盜竊。5.4物資入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額，并如實填寫物資出庫臺賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物品同等價格進行賠償，并做出書面檢查。5.5總裁辦專管人員要每月末對庫存物資進行全面盤點，并將盤點后的物資臺賬報總裁辦負責人。在物資不足時應(yīng)及時向總裁辦負責人報告，及時提出補充采購需求。5.6總裁辦專管人員換崗或離崗時，應(yīng)將賬物盤點清楚后隨入庫單、出庫單、出庫臺賬附表2入庫單供應(yīng)商：日期：序號貨品編號貨品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額備注合計：佰拾萬仟佰拾元角分￥▁▁▁摘要：記賬送貨人收貨人審核人附表3物資領(lǐng)用表申請部門申請人申請日期用途序號物資類型物資名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用人12345備注部門主管：總裁辦主任：董事