常用公文撰擬要點

1/1常用公文撰擬要點■◆第一節(jié)規(guī)范性文件一、規(guī)范性公文的特點規(guī)范性公文是以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件。

條例、規(guī)定、辦法就是其中具有代表性的部分，與其他類型的公務文件相比它們具有如下特征：

公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示，其規(guī)范作用的成立與實現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件，具有極強的強制約束力；公文所針對的問題是反復多次適用的、涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般的普遍性問題；公文生效程序更為嚴格和規(guī)范，特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴格；在效用方面一般均實行不溯既往和后法推翻前法的原則；語言運用講究高度準確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范。

二、規(guī)范性公文結(jié)構(gòu)（一）總體結(jié)構(gòu)條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文一般均包括：

文件標題、發(fā)布或通過或批準的日期、章題（必要時還有節(jié)題）、正文。

（二）正文的結(jié)構(gòu)條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容：

制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關(guān)說明等。

在寫作實踐中，上述內(nèi)容多以條文形式表達，每條還可下分為款、項、目等層次。

總則、分則、罰則、附則。

三、寫作要求撰寫條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文時，應遵循一些特殊的規(guī)律，特別應注意：

維護文件的高度一致性、嚴密性、條理性、簡明性、穩(wěn)定性、連續(xù)性，尊重條例、規(guī)定、辦法各自的特殊撰寫要點。

■◆第二節(jié)領(lǐng)導指導性文件一、領(lǐng)導指導性文件的特點領(lǐng)導指導性公文的一般特點是：

公文內(nèi)容對規(guī)定受文者的行為具有強制約束力，有關(guān)下級機關(guān)及有關(guān)個人必須認真遵行；公文所針對的問題帶有一定的隨機性，涉及特定的問題、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不長，時過境遷公文即失去執(zhí)行效用；與規(guī)范性公文相比生效程序相對簡約，除決定、決議等之外，只要發(fā)文機關(guān)的法定代表對公文的效用予以確認（如簽發(fā)），即為有效；在效用方面，一般溯及既往，即公文的效力所及不僅針對成文之后發(fā)生的有關(guān)事物和問題，而且包括成文之前發(fā)生的問題，受文者應根據(jù)作者要求糾正有關(guān)偏向，采取措施彌補不足。

二、指示指示用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則。

用于對下級機關(guān)布置工作的指示的正文包括三部分內(nèi)容：

一是行文的客觀依據(jù)或目的、意義；二是具體的工作任務與安排，以及指示事項的意義；三是對落實指示事項提出具體注意事項和要求（如步驟、方法、時間安排、期限、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式、時間等）。

這三部分內(nèi)容可依以上次序陳述，也可先講事項意義及行文目的，然后分條列項對每一項具體任務和要求分別陳述。

用于闡明工作活動的指導原則的指示，其正文通常也有三個組成部分：

一是行文依據(jù)或該項工作活動的意義；二是對開展各項活動指導原則的規(guī)定（禁止、糾正或倡導、要求以及有關(guān)政策界限）；三是在落實指示事項過程中的具體注意事項和要求等。

撰寫指示時應注意的事項。

三、決定領(lǐng)導指導性文件的一種，用于對重要事項和重大行動作出安排。

決定在實踐中具有比較廣泛的具體用途，正文的組成也存在很大的差異，常見的組成形式有這樣兒種：

第一種最簡潔，通常只有一個自然段，幾句話。

主要包括的內(nèi)容是：

誰，于何處，根據(jù)或為了什么，確定采取什么行動或措施。

確定召開會議、人事任免、設(shè)立機構(gòu)、參加或脫離組織的決定，以及一部分履行法定審定批準程序的決定常采用這種形式。

第二種比第一種稍復雜一些，主要有這樣一些內(nèi)容：

目的或根據(jù)；對所針對事物或問題性質(zhì)的分析、評價；有關(guān)措施（實施的對象、范圍、方法、注意事項等）。

用于表彰或處分，命名，撤銷有關(guān)議案或其他公文，以及賦予、剝奪、免除有關(guān)對象的權(quán)利義務、能力的決定常采用這種形式。

第三種形式則更復雜一些，主要組成部分有：

根據(jù)、目的、意義或原因；分條列項陳述有關(guān)措施的具體內(nèi)容，必要時在各條項上附加小標題，以概括揭示各自的主要內(nèi)容。

這部分內(nèi)容通常要寫出：

措施的性質(zhì)、種類以及實施的時間空間和人員范圍、步驟、方法、條件、組織領(lǐng)導保障、政治思想保障、與其他措施的關(guān)系、有關(guān)的政策界限、執(zhí)行要求等。

用于確定實施重要政策的決定常采用這種形式。

第四種形式適用于確定并表明原則立場的決定。

其特點是除了以簡要文字表明自己的立場、觀點之外，還有較多的議論、推理方面的文字，以講清道理，駁斥錯誤觀點。

撰擬決定時應注意的事項四、通知（一）頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知頒發(fā)（印發(fā)）、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關(guān)規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序（頒發(fā)）；擴大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化（轉(zhuǎn)發(fā)）；使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件（批轉(zhuǎn)）。

這三種通知的正文都比較簡短，最簡單的形式就是指出誰，經(jīng)誰批準，為何原因，根據(jù)什么，制定了一個什么公文，現(xiàn)將公文發(fā)（轉(zhuǎn)發(fā)）給誰，怎樣執(zhí)行（或從何時開始施行）。

稍復雜一點的就是在上述簡單形式的基礎(chǔ)上，對被印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文或其所針對的事物進行評價分析，說明意義，指出執(zhí)行中需注意的事項，或者對這些公文中的規(guī)定、要求等提出補充性意見。

這三種通知的標題式樣與其他公文稍有不同，一般為：

（作者）＋頒發(fā)或印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)十（原文標題）＋的通知。

在撰擬上述三種通知時應注意的事項（二）指示性通知指示性通知用于傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要共同執(zhí)行的事項。

這種通知的發(fā)送對象雖不只是下級機關(guān)，但因其內(nèi)容為更高層次機關(guān)的指示精神，因而仍具指示性。

指示性通知的正文一般包括：

行文的依據(jù)（客觀情況、上級要求等）或目的意義；上級指示的精神及其具體化，如政策規(guī)定，工作任務及安排；執(zhí)行要求及有關(guān)注意事項，如步驟、方法、時間要求、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式與期限等。

后兩部分內(nèi)容常需以分條列項的方式表達，每條的開端大都以簡短文字對主要內(nèi)容加以概括（主題句），其后再予闡述發(fā)揮使之具體化、明確化。

撰擬指示性通知時應注意的事項。

（三）知照性通知知照性通知用于轉(zhuǎn)達要求各有關(guān)方面周知（只需要知曉而不要求直接執(zhí)行）的事項。

這種通知的發(fā)送對象更為廣泛，級別方面的限制也不嚴格，對下級對平級，甚至對一部分上級均可發(fā)送。

知照性通知的正文主要包括：

形成該事項的過程、原因、根據(jù)；事項的具體內(nèi)容（性質(zhì)、狀態(tài)）。

為簡化正文，有時以附件（如任免名單、公章印模、組織章程等）對事項的內(nèi)容作細致交代。

知照性通知所涉及的事項主要是：

成立或撤銷機構(gòu)或組織；啟用或廢止公章；變更一些組織或刊物的名稱；任免干部；出版發(fā)行刊物等。

撰擬知照性通知時應注意的事項。

五、通報表彰性通報用于表彰好人好事和介紹先進典型經(jīng)驗，其正文主要有三方面內(nèi)容：

先進事跡（人物、時間、地點、過程、結(jié)果）或經(jīng)驗（單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認識等）；評價分析（性質(zhì)、意義、經(jīng)驗所在及適用的條件情況，經(jīng)驗中的不足及其原因等）；決定事項（給有關(guān)單位或個人何種稱號或其他精神的、經(jīng)濟的獎勵），以及提出一些學習先進事跡、借鑒吸收典型經(jīng)驗方面的要求或號召等。

事故通報是批評性通報的一種，其正文主要包括：

事故的概況（時間、地點、過程、結(jié)果等）；對事故性質(zhì)、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應記取的主要教訓。

有時還包括對事故責任者的處理決定。

上述內(nèi)容可以直接敘述說明，也可以轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事故報告等公文的形式間接轉(zhuǎn)述有關(guān)情況（以這些報告等為附件）。

批評錯誤典型的通報用以批評壞人壞事以及有關(guān)單位或個人的錯誤，其正文主要有這樣一些內(nèi)容：

主要的錯誤事實（單位、人物、時間、地點、主要過程、結(jié)果等）；分析評價（錯誤性質(zhì)及原因、嚴重后果）；對有關(guān)當事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓。

有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關(guān)反映等方面的要求。

情況通報用以報道、傳達重要情況和有關(guān)精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種除此外還對情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

撰擬通報的注意事項。

六、批復批復用于答復下級機關(guān)的請示事項。

批復是一種被動的指示，是針對下級的請示而形成的，其正文主要有三方面內(nèi)容：

指明針對的來文（時間、發(fā)文字號、標題等），簡要交代形成答復意見的過程；應對方請求回答是否同意或批準對方要求，或應對方請求提出解決工作問題的指導性意見，如不能批準時，需說明理由，只部分同意或批準時，除說明理由外還要提出具體修正、補充的意見，應對方請求發(fā)表指導性意見時，具體寫法可參照指示或指示性通知；常以此復特此批復等結(jié)束，有時也以提出請對方復文的要求作結(jié)，如請對方匯報有關(guān)情況，答復有關(guān)疑問等。

撰擬批復時應注意的事項。

■◆第三節(jié)公布性文件一、公布性文件的特點公布性公文的一般特點是：

公文一經(jīng)形成即直接公之于眾，無保密要求；受文者不僅包括各種機關(guān)團體等社會組織，而且包括個人甚至主要是個人；所涉及事項性質(zhì)重要且具有普遍意義或重復發(fā)生的特點；除少部分公文為重要消息只需國內(nèi)或國內(nèi)國外各方面廣泛知曉外，大部分公文對有關(guān)方面的行為具有強制約束力，要求嚴格遵守施行；有關(guān)規(guī)范多為政策且是反復適用的，所涉及的是多數(shù)人和普遍性事務而非特定具體的人或事，有效適用期限雖不如規(guī)范性公文長，但比一般的領(lǐng)導指導性公文要長遠；公文公布形式多樣，可直接張貼、廣播，可在報刊上發(fā)表。

二、公告公布性文件的一種，用于向國內(nèi)外宣布重要事項。

在我國政府機關(guān)，凡重要人物逝世；黨和國家重要領(lǐng)導人出訪；召開重要會議；頒行重要法律；形成重要決議或決定；出現(xiàn)重要人事變動；出現(xiàn)一些為世界矚目的重要事件；形成關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面的重要政策或決策并需要直接向國內(nèi)外宣布時，都可使用公告。

公告的正文大都比較簡短，通常只說明：

何時，何地，為了什么或根據(jù)什么，已經(jīng)或?qū)⒁l(fā)生或形成什么即可。

只有少數(shù)文件涉及細節(jié)（如注意事項，詳盡的政策規(guī)定等）。

公告常以現(xiàn)予公告作結(jié)，文末成文日期之后應標注于（地名）。

撰寫公告時應注意的事項。

三、通告公布性文件的一種，用于在一定范圍內(nèi)公布需由有關(guān)人員遵守或周知的事項。

公布需有關(guān)人員周知的事項的通告，主要是使受文者了解重要情況、重要消息，因此，文中不提出直接的執(zhí)行要求，這種通告的正文一般包括：

行文的根據(jù)或目的、有關(guān)消息、情況的具體內(nèi)容（對象、過程、結(jié)果、原因、主張、有關(guān)政策的內(nèi)容及實施的時間、范圍等），結(jié)語，常用結(jié)尾詞特此通告等表達。

公布需有關(guān)人員遵守的事項的通告，主要是向受文者交代需要其遵照執(zhí)行的政策、措施及其他有關(guān)的行為規(guī)范。

這些事項不僅需廣泛知曉同時還以強制力令其遵行。

應遵事項通告的正文主要包括：

行文根據(jù)或目的；應遵事項的具體內(nèi)容（一般為條文式）；對遵行有關(guān)事項的基本要求和對違反者的處置辦法，以及公文正式實施的時間。

有時也以特此通告等結(jié)尾詞作結(jié)。

撰擬通告時應注意的事項。

■◆第一節(jié)陳述呈請性文件一、陳述呈請性文件的特點陳述呈請性公文的一般特點是：

公文的強制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對受文者閱處公文的行為有強制性影響，但不能強制對方執(zhí)行公文的內(nèi)容；行文需滿足諸多條件限制；語言平和。

二、請示陳述呈請性文件的一種，用于向上級機關(guān)請求指示或批準。

其正文一般由這樣幾部分組成：

行文的依據(jù)、原因；待解決的問題及初步方案，不只一個方案時的傾向性意見及理由；行文要求，即請上級復文的要求，常用當否，請示。

當否，請批復。

請審核批復。

妥否，請鑒核批示。

等慣用的結(jié)尾詞語表達。

撰擬請示時應注意的事項。

三、工作報告陳述呈請性文件的一種，用于在日常工作中，根據(jù)需要或要求，向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復詢問，提出建議。

其正文主要包括：

行文的根據(jù)（應要求還是有了情況主動匯報）或概要點明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題（時間、地點、人物、背景、經(jīng)過、結(jié)果等）并對其性質(zhì)進行概要分析；建議（要求誰，何時，做什么，怎樣做，方法、措施、期限、考核指標等），如沒有建議則對有關(guān)工作或問題作概括總結(jié)，分析存在問題的原因，表明努力方向；結(jié)語，有建議的報告提出批轉(zhuǎn)建議：

以上意見，如無不當，請批轉(zhuǎn)（單位）執(zhí)行。

請上級指出問題的報告則為：

如有不當，請指正（示）。

其他報告則以特此報告此報告等結(jié)尾詞強調(diào)行文目的。

撰擬工作報告時應注意的事項。

四、調(diào)查報告調(diào)查報告用于向上級機關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果。

其特點是針對性強；講求新意；重對研究結(jié)果的反映等。

調(diào)查報告由標題、正文、作者、日期組成。

正文由導語、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。

導語的具體形式有概述式、主旨直述式、結(jié)論式、設(shè)問式等幾種。

主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式、橫式、交錯式三種。

寫好調(diào)查報告應注意的事項。

五、總結(jié)報告總結(jié)報告用于在某項工作、某階段工作結(jié)束后按照報告制度的規(guī)定或上級要求，匯報情況，對成績、缺點、經(jīng)驗教訓及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報下一步工作計劃安排。

總結(jié)報告的正文主要包括：

工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和不足；主要的經(jīng)驗體會，即對取得成績的原因進行分析，獲得對工作規(guī)律性的認識；檢討失敗或失誤的教訓，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想。

在撰擬總結(jié)報告時應注意的事項。

■◆第二節(jié)會議文件一、會議文件的特點會議文件專門形成或使用于各類會議；信息傳遞交流過程中存在一個將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程；同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會因會議性質(zhì)、內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異；同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時也將發(fā)生較明顯的改變；。

二、會議記錄在會議進行中完成的對會議組織狀況和會議內(nèi)容的原始記錄，經(jīng)履行必要的程序手續(xù)（整理、發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導審閱簽字、記錄者簽字等）后，會議記錄可用于查證事實或指導工作。

會議記錄有兩個組成部分，一是會議的組織狀況（會名、會址、時間、出席情況、主持人、記錄人等）；二是會議內(nèi)容（議題、發(fā)言情況、決議決定的內(nèi)容、表決結(jié)果等）。

根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同，會議記錄可分為兩種：

摘要性記錄與詳細性記錄。

摘要性記錄，只錄發(fā)言要點和議題、結(jié)論、決定決議、表決結(jié)果等，常用于一般性會議。

詳細性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會議上才采用。

作會議記錄是一項耳、眼、腦、手同時并用的艱苦勞動，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：

快、準、全、清。

三、會議紀要會議紀要用于記載和傳達會議的情況與議定事項。

議決性會議紀要的正文主要要包括：

導語，概述會議基本情況，如目的、會名、會址、會期、與會者、主持人、主要發(fā)言人、報告人、主要議程、會議總體效果等（例行性會議可省略其中的某些內(nèi)容）；議決的事項，即與會各方共同確認的在完成一個共同目標過程中各方承擔和享受的責任、義務、權(quán)利、利益，或就某個問題形成的一致認識等；提出號召、要求，或提出執(zhí)行議定事項的措施或要求。

消息性會議紀要的正文主要包括：

導語；就會議議題與會各方發(fā)表的認識、意見；提出號召、希望、展望，或提出一個新問題，有時則以向有關(guān)方面致謝，或?qū)ο麓螘h作出原則性安排作結(jié)。

撰擬會議紀要時應注意的事項。

四、會議報告會議報告用于由領(lǐng)導者代表本機關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機關(guān)（大都為會議形式）或有關(guān)代表會議作工作匯報，經(jīng)會議討論通過后，文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導指導性，文件中的有關(guān)部分將成為指導有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。

會議報告的標題除使用一般公文的標題外，還有幾種特殊形式。

受文者一般直稱各位代表：

同志們：

等。

會議報告的正文由這樣幾部分構(gòu)成：

一是開頭，簡要說明代表誰、報告什么問題，提出審議要求即可，必要時則要交代一下根據(jù)什么來作報告。

二是主體部分，具體有四個組成部分：

首先是對工作情況、形勢的說明與分析，對經(jīng)驗教訓的總結(jié)，要求分清工作中的成績與缺點、主流與支流；其次是指出今后所面臨的任務；再其次是闡述完成新任務應采取的方針、原則與方法措施；最后是向下級機關(guān)或人民群眾等提出要求或號召。

三是結(jié)尾，通常主要為對未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個概括性總結(jié)。

在撰寫會議報告時應注意的事項。

五、開幕詞開幕詞是在大型隆重會議的開始由有關(guān)領(lǐng)導者所作的致辭。

開幕詞的主要內(nèi)容包括：

宣布會議開幕；概要說明會議背景、狀況（人數(shù)、對象范圍等）；介紹會議的組織過程、會議目的、中心議題、議程；向與會者提出希望要求；最后，以預祝會議成功的祝愿辭結(jié)束。

從一定意義上說，開幕詞就是會議的簡要綱領(lǐng)。

因此，在撰寫時應注意文字的高度簡潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點聲調(diào)的和諧配合。

同時，應注意使文件有一定的說服力、鼓動性，以充分調(diào)動與會者開好會議的積極性。

六閉幕、閉幕詞詞是會議的結(jié)束語，一般均很簡短。

其主要內(nèi)容為：

宣布會議閉幕；概述會議任務的完成情況、會議成果及其意義；肯定與會者的積極努力；向為會議做出貢獻的單位或個人表示謝意；提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務；提出希望、號召和要求等。

對閉幕詞的要求，主要是簡潔流暢，富于鼓動性和號召力。

■◆第三節(jié)函、合同、計劃一、函函是商洽性文件的一種，用于平行或不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請求批準。

函有多種。

發(fā)函的正文主要包括：

行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準的事項；需要詢問、商議或批準的具體問題和事項，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景材料；提出希望或要求，如請復文請予批準望予合作等。

有時以此致特此函告等結(jié)尾詞作結(jié)。

向?qū)Ψ秸埱笈鷾实陌l(fā)函的正文與請示的組成情況相近。

復函的正文主要包括：

指明所針對的來函（標題、文號、時間等）；答復詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望要求，致謝。

有時以特此函復等結(jié)尾詞作結(jié)，答復對方請求批準事項的復函，其正文組成與批復相近。

撰擬函時應注意的事項。

二、合同（協(xié)議）合同是一種證明性文件，是由當事雙方（或兩方以上）為共同達到一定目的，明確相互責任、權(quán)利、利益關(guān)系而簽訂的書面契約。

合同主要由這樣幾個部分構(gòu)成：

標題、編號、當事各方的名稱（包括簡稱）、正文、作者簽署、用印、鑒證機關(guān)用印、簽約日期、附件、其他（電話、銀行帳號、聯(lián)系人等）。

正