學(xué)生會議室管理制度

學(xué)生會議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保學(xué)生會議室（以下簡稱“會議室”）的高效利用，提高會議質(zhì)量，規(guī)范會議流程，根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定及管理要求，特制定本管理制度。

第二條適用范圍：本管理制度適用于所有在會議室舉行的學(xué)生會議，包括但不限于學(xué)生會、社團(tuán)及其他學(xué)生組織召開的各類會議。

第三條會議原則：

-會議應(yīng)堅持精簡、高效原則，減少無效和重復(fù)性會議。

-會議內(nèi)容應(yīng)圍繞議題集中討論，避免跑題和私下議論。

-鼓勵公開、透明的會議環(huán)境，保障與會人員的言論自由。

第四條責(zé)任分配：

-會議召集人負(fù)責(zé)會議的召集、主持和總結(jié)。

-會議室管理員負(fù)責(zé)會議場所的預(yù)訂、布置、設(shè)備檢查及維護(hù)會議秩序。

-與會人員須準(zhǔn)時參加會議，積極參與討論，并遵守會議紀(jì)律。

第五條制度修訂：本管理制度將根據(jù)實際情況適時修訂，以適應(yīng)管理需要和會議發(fā)展的要求。修訂后的管理制度應(yīng)通過正式渠道通知所有相關(guān)人員，并自通知發(fā)布之日起生效。

第六條違規(guī)處理：對違反本管理制度的個人或組織，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)批評教育或紀(jì)律處分。

第七條解釋權(quán)：本管理制度的最終解釋權(quán)歸學(xué)生會議室管理部門所有。

第二章會議流程

第八條會議籌備：

-會議召集人應(yīng)根據(jù)會議目的和內(nèi)容，提前制定會議計劃，明確會議議題、時間、地點、與會人員及預(yù)期目標(biāo)。

-會議召集人應(yīng)在會議前至少一周向會議室管理員提交會議申請，包括會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

-會議室管理員負(fù)責(zé)審核會議申請，并在確認(rèn)后安排會議室及相關(guān)設(shè)備。

第九條會議通知：

-會議召集人應(yīng)在會議前至少三天，通過適當(dāng)方式通知所有與會人員，包括會議時間、地點、議程及預(yù)先準(zhǔn)備工作。

-通知中應(yīng)明確要求與會人員做好會前準(zhǔn)備，如閱讀相關(guān)材料、準(zhǔn)備發(fā)言稿等。

第十條會議簽到：

-會議開始前，會議室管理員應(yīng)負(fù)責(zé)與會人員的簽到工作，確保會議出席情況的真實記錄。

-簽到記錄應(yīng)包括與會人員的姓名、到會時間等信息，作為會議參與情況的依據(jù)。

第十一條會議議程：

-會議召集人應(yīng)根據(jù)既定議程逐項主持討論，確保會議內(nèi)容有序進(jìn)行。

-每項議題的討論時間應(yīng)嚴(yán)格控制，避免因某一議題耗時過長而影響整體會議效率。

第十二條會議討論：

-與會人員應(yīng)圍繞議題積極發(fā)言，保持討論的針對性和建設(shè)性。

-鼓勵不同觀點的交流，但應(yīng)尊重他人意見，避免爭執(zhí)和人身攻擊。

第十三條會議記錄：

-會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，準(zhǔn)確記錄會議討論內(nèi)容、主要觀點和決策結(jié)果。

-會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并由會議召集人審核簽字確認(rèn)。

第十四條會議決策：

-會議決策應(yīng)基于充分討論，并通過表決方式形成決議。

-表決過程應(yīng)公開透明，確保每位與會人員都能明確了解表決結(jié)果。

第十五條會議總結(jié)：

-會議結(jié)束后，會議召集人應(yīng)及時進(jìn)行總結(jié)，概括會議成果、明確后續(xù)任務(wù)和責(zé)任分配。

-會議總結(jié)應(yīng)通過書面形式發(fā)送給所有與會人員，以便于跟蹤執(zhí)行和監(jiān)督。

第十六條會議反饋：

-鼓勵與會人員就會議效果、組織安排等方面提出意見和建議。

-會議召集人應(yīng)認(rèn)真聽取反饋，并在后續(xù)會議中進(jìn)行改進(jìn)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十七條紀(jì)要的整理與發(fā)布：

-會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)由指定的記錄人完成初稿，并提交給會議召集人審核。

-會議召集人應(yīng)在48小時內(nèi)完成紀(jì)要的審核工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)通過正式渠道（如郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺等）發(fā)布給所有與會人員及相關(guān)利益方。

第十八條任務(wù)分解與責(zé)任落實：

-會議紀(jì)要中應(yīng)明確分解出的具體任務(wù)，包括任務(wù)名稱、執(zhí)行人、完成期限等。

-會議召集人應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤任務(wù)進(jìn)展，確保每項任務(wù)都有明確的負(fù)責(zé)人，并定期檢查任務(wù)完成情況。

第十九條進(jìn)度報告與協(xié)調(diào)：

-負(fù)責(zé)人應(yīng)定期向會議召集人報告任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時溝通，尋求協(xié)調(diào)解決。

-會議召集人應(yīng)定期組織會議，對任務(wù)執(zhí)行中的重大問題進(jìn)行討論，并提供必要的資源支持。

第二十條監(jiān)督與評估：

-設(shè)立專門的監(jiān)督小組或指定專人負(fù)責(zé)對會議決議執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決議得到有效實施。

-對完成的任務(wù)進(jìn)行評估，評估結(jié)果作為對負(fù)責(zé)人工作績效的參考。

第二十一條反饋機制：

-建立會議紀(jì)要落實情況的反饋機制，鼓勵相關(guān)人員提出意見和建議。

-定期收集反饋信息，對落實過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

第二十二條變更管理：

-如因特殊情況需要變更會議決議，應(yīng)按照規(guī)定程序重新討論并形成新的決議。

-變更決策后，應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，并通知所有相關(guān)人員。

第二十三條檔案管理：

-會議紀(jì)要及其跟蹤落實的相關(guān)文件應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理，保存期限按照學(xué)校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

-會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于查閱，確保歷史決議和執(zhí)行情況的可追溯性。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十四條預(yù)訂與使用：

-會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

-會議室管理員負(fù)責(zé)審核預(yù)訂申請，并在確認(rèn)后安排具體會議室。

-如有緊急會議需求，會議室管理員應(yīng)視實際情況協(xié)調(diào)解決。

第二十五條設(shè)備管理：

-會議室應(yīng)配備必要的信息技術(shù)設(shè)備和辦公設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。

-使用會議室時應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范，如有損壞應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第二十六條環(huán)境與布置：

-會議室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適，室內(nèi)溫度、照明等應(yīng)適宜。

-會議前應(yīng)做好會場布置，包括座位安排、會議材料發(fā)放等，確保會議順利進(jìn)行。

第二十七條會議保密：

-會議內(nèi)容涉及保密事項時，與會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自錄音、錄像或泄露會議內(nèi)容。

-會議室管理員應(yīng)負(fù)責(zé)會議保密工作，必要時可采取措施保障會議安全。

第二十八條會議秩序：

-與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，不得隨意離席或喧嘩。

-會議期間，手機等通訊設(shè)備應(yīng)調(diào)至靜音或振動模式，避免影響會議進(jìn)行。

第二十九條會后清理：

-會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)配合做好會場的清理工作，確保會議室恢復(fù)原狀。

-會議室管理員應(yīng)檢查會議室設(shè)備使用情況，及時回收會議材料，確保會議室安全關(guān)閉。

第三十條違規(guī)處理：

-對違反會議室管理規(guī)定的個人或組織，會議室管理員有權(quán)進(jìn)行提醒、警告直至取消其會議室使用權(quán)。

-嚴(yán)重違反規(guī)定的行為，將按照學(xué)校相關(guān)制度進(jìn)行處理，并通報相關(guān)部門。

第五章附則

第三十一條適用范圍補充：

-本管理制度適用于所有學(xué)生會議室的管理活動。特殊情況下，需經(jīng)管理部門同意，可適當(dāng)調(diào)整本管理制度的相關(guān)規(guī)定。

第三十二條制度生效與修訂：

-本管理制度自發(fā)布之日起生效，如有修訂，將按照學(xué)校規(guī)定