會議活動審批管理制度

會議活動審批管理制度第一章總則

為確保會議活動的高效有序進行，規(guī)范會議審批流程，提高決策效率，特制定本會議活動審批管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部各類會議活動的組織、審批、召開及后續(xù)跟進工作。

一、目的與原則

1.1本制度旨在加強會議活動的計劃性和規(guī)范性，提高會議質(zhì)量，確保會議結(jié)果的有效落實。

1.2會議活動應(yīng)遵循以下原則：

（1）務(wù)實高效：會議內(nèi)容應(yīng)緊密結(jié)合工作實際，注重實效，避免形式主義。

（2）分級管理：根據(jù)會議級別和內(nèi)容，實行分級審批，確保會議活動的高效有序。

（3）權(quán)責明確：明確會議活動組織、審批、執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的責任主體，確保工作落實。

二、適用范圍

2.1本制度適用于公司內(nèi)部各類會議活動，包括但不限于：

（1）董事會、監(jiān)事會、股東大會等公司治理層級的會議。

（2）公司級、部門級、項目級等不同級別的會議。

（3）各類專題會議、研討會、座談會等。

2.2本制度不適用于以下會議活動：

（1）國家法定節(jié)假日、休息日舉辦的非正式會議。

（2）涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的會議。

（3）其他特殊性質(zhì)的會議。

三、會議活動審批流程

3.1會議活動的審批流程分為以下階段：

（1）會議申請：會議發(fā)起人需填寫《會議活動申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、預(yù)算等內(nèi)容，并提交至審批人。

（2）會議審批：審批人應(yīng)在收到會議申請后的2個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知會議發(fā)起人。

（3）會議通知：會議發(fā)起人收到審批通過后，應(yīng)至少提前2個工作日向參會人員發(fā)送會議通知。

（4）會議簽到：會議開始前，由會務(wù)組負責簽到工作，確保參會人員準時參加。

（5）會議紀要：會議結(jié)束后，由指定人員整理會議紀要，并在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)提交至審批人。

（6）會議紀要的跟蹤落實：審批人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤督促，確保會議決策的有效落實。

四、違規(guī)處理

4.1違反本制度規(guī)定的，視情節(jié)輕重，給予以下處理：

（1）口頭警告。

（2）書面警告。

（3）取消會議費用報銷資格。

（4）追究相應(yīng)責任。

4.2對于故意違反本制度規(guī)定，造成嚴重后果的，將依據(jù)公司相關(guān)制度進行處理，直至追究法律責任。

五、制度修訂

5.1本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。

5.2修訂本制度，需經(jīng)公司董事會審議通過。

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。自發(fā)布之日起實施。請各部門、各單位認真貫徹執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.1會議發(fā)起人根據(jù)工作需要，確定會議主題、目標、參會人員范圍及大致時間，提前準備會議相關(guān)資料。

1.2會議發(fā)起人應(yīng)填寫《會議活動申請表》，詳細說明以下內(nèi)容：

（1）會議名稱、主題及目標。

（2）會議時間、預(yù)計時長及地點。

（3）參會人員范圍、部門及職務(wù)。

（4）會議議程及擬請嘉賓。

（5）會議預(yù)算及資金來源。

（6）其他需要說明的事項。

二、會議審批

2.1會議發(fā)起人將填寫完整的《會議活動申請表》提交至審批人，審批人應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成審批。

2.2審批人需對會議的必要性、預(yù)算、時間安排等方面進行審核，并對不符合規(guī)定的會議申請?zhí)岢鲂薷囊庖娀蝰g回。

2.3審批通過后，審批人將《會議活動申請表》返還給會議發(fā)起人。

三、會議通知與準備

3.1會議發(fā)起人收到審批通過后，應(yīng)至少提前2個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等。

3.2會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會議名稱、主題及目標。

（2）會議時間、地點及預(yù)計時長。

（3）參會人員名單。

（4）會議議程及發(fā)言順序。

（5）會議準備工作及注意事項。

3.3會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會議需要，提前準備以下事項：

（1）會場布置、設(shè)備檢查。

（2）會議材料準備及發(fā)放。

（3）參會人員簽到表、名牌制作。

（4）會議期間餐飲、交通等后勤保障工作。

四、會議進行

4.1會議開始前，由會務(wù)組負責簽到工作，確保參會人員準時參加。

4.2會議主持人按照議程順序組織會議，確保會議有序進行。

4.3會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，遵守會議紀律，保持會場秩序。

4.4會議記錄人員應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容，特別是決策事項、責任分工等。

五、會議紀要整理與發(fā)布

5.1會議結(jié)束后，指定人員負責整理會議紀要，明確以下內(nèi)容：

（1）會議時間、地點、主持人。

（2）參會人員名單。

（3）會議議程及討論結(jié)果。

（4）決策事項及責任分工。

（5）其他重要事項。

5.2會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)提交至審批人，審批人審核通過后，由會議發(fā)起人發(fā)布給參會人員。

六、會議后續(xù)工作

6.1審批人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤督促，確保會議決策的有效落實。

6.2會議發(fā)起人應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

6.3參會人員應(yīng)按照會議紀要明確的任務(wù)分工，按時完成相關(guān)工作，并將進展情況反饋給會議發(fā)起人。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.1會議紀要由指定人員整理完成后，應(yīng)在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)提交至審批人進行審核。

1.2審批人應(yīng)對會議紀要的內(nèi)容進行仔細審查，確保紀要準確、完整地反映了會議的決策和討論結(jié)果。

1.3審批通過后，會議紀要由會議發(fā)起人正式發(fā)布給所有參會人員，并視需要抄送相關(guān)部門和人員。

二、會議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

2.1會議紀要中明確的決策事項和任務(wù)分工，應(yīng)由各責任人在規(guī)定時間內(nèi)負責執(zhí)行。

2.2各責任人應(yīng)認真對待分配的任務(wù)，及時制定實施方案，并按計劃推進工作。

2.3會議發(fā)起人應(yīng)定期組織檢查會議決策的執(zhí)行情況，確保各項工作按期完成。

三、進度報告與問題反饋

3.1各責任人在執(zhí)行會議決策任務(wù)過程中，應(yīng)定期向會議發(fā)起人報告工作進展情況。

3.2如遇到問題或困難，責任人應(yīng)及時向會議發(fā)起人反饋，并提出解決方案或建議。

3.3會議發(fā)起人應(yīng)積極協(xié)調(diào)資源，幫助責任人解決問題，確保會議決策的順利實施。

四、跟蹤督促與評估

4.1審批人應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤督促，確保各項決策得到有效落實。

4.2對于重要決策事項，會議發(fā)起人可設(shè)立專項監(jiān)督小組，進行重點跟蹤和評估。

4.3定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供參考。

五、整改與問責

5.1對于會議決策執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，及時制定整改措施，并督促責任人進行整改。

5.2對于故意拖延、不履行職責的責任人，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責任。

5.3會議發(fā)起人應(yīng)定期向公司高層報告會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題提出改進建議。

六、會議紀要歸檔與管理

6.1會議紀要發(fā)布后，應(yīng)由專人負責歸檔管理，確保資料的完整性和可追溯性。

6.2會議紀要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行，便于今后查閱和利用。

6.3對于涉及公司機密或敏感信息的會議紀要，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.1會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會議發(fā)起人提前向行政管理部門或指定的會務(wù)組進行預(yù)訂。

1.2預(yù)訂會議室時，會議發(fā)起人需提供會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息，以便會務(wù)組進行合理安排。

1.3會務(wù)組應(yīng)建立會議室預(yù)訂臺賬，及時更新預(yù)訂情況，避免時間沖突。

二、會議室配置與維護

2.1會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板、會議桌椅等，并保持設(shè)備完好。

2.2定期對會議室設(shè)備進行檢查、維護，確保會議期間設(shè)備正常運行。

2.3會務(wù)組應(yīng)確保會議室環(huán)境整潔、安靜，為參會人員提供良好的會議氛圍。

三、會議室使用規(guī)范

3.1會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

3.2會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持秩序，不大聲喧嘩。

3.3會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室遺留垃圾。

四、會議室安全與保密

4.1會議室使用期間，會務(wù)組應(yīng)確保安全通道暢通，消防設(shè)施正常。

4.2對于涉及公司機密或敏感信息的會議，會務(wù)組應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置密碼鎖、禁止攜帶無關(guān)設(shè)備等。

4.3會務(wù)組應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，防止安全事故的發(fā)生。

五、會議室費用管理

5.1會議室使用費用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由會議發(fā)起人承擔。

5.2會務(wù)組應(yīng)詳細記錄會議室使用情況，包括使用時間、參會人數(shù)、設(shè)備使用等，以便核算費用。

5.3會議發(fā)起人應(yīng)在會議結(jié)束后按照實際使用情況支付會議室費用。

六、會議室管理與改進

6.1會務(wù)組應(yīng)不斷收集會議室使用反饋，針對存在的問題進行改進，提高會議室管理水平。

6.2定期對會議室管理規(guī)定進行修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和員