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文檔簡介

科研會議費管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù):為加強科研會議的管理,提高會議效率,確??蒲匈Y源合理利用,根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本單位實際情況,特制定本制度。

第二條適用范圍:本制度適用于我國境內(nèi)各級科研機構(gòu)、高等院校、企業(yè)科研單位等組織開展的科研會議。

第三條會議定義:科研會議是指為促進學術(shù)交流、推動科研項目進展、解決科研難題等目的,舉辦的各類研討會、評審會、座談會等。

第四條基本原則:

(一)務(wù)實高效原則:會議應(yīng)注重實效,簡化程序,提高效率,避免形式主義;

(二)節(jié)約原則:合理控制會議規(guī)模、時間、地點等,降低會議成本;

(三)公平公開原則:會議組織應(yīng)公平、公正、公開,保障參會人員的合法權(quán)益;

(四)保密原則:涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議內(nèi)容,應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條責任主體:

(一)會議組織者:負責會議的籌備、組織、實施和總結(jié)工作;

(二)參會人員:積極參與會議,遵守會議紀律,履行職責;

(三)會議服務(wù)人員:提供會議場地、設(shè)備、資料等服務(wù)保障。

第六條制度修訂:本制度如有變更或補充,由本單位科研管理部門負責修訂,并報請領(lǐng)導批準后公布實施。

第七條解釋權(quán):本制度的解釋權(quán)歸本單位科研管理部門所有。

第八條施行時間:本制度自公布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的,以本制度為準。

第二章會議流程

第九條會議籌備:

(一)明確會議目的:會議組織者需在籌備階段明確會議目的、議題和預(yù)期目標,制定詳細的會議方案。

(二)確定參會人員:根據(jù)會議議題和目的,邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家學者、項目負責人、有關(guān)部門人員等參會。

(三)會議通知:提前向參會人員發(fā)送會議通知,包括會議時間、地點、議題、議程、參會要求等。

(四)場地與設(shè)備準備:根據(jù)參會人數(shù)、會議需求,提前預(yù)定會議室,檢查并確保會議所需設(shè)備(如投影儀、音響、話筒等)正常運行。

第十條會議簽到:

(一)會議組織者應(yīng)在會議開始前設(shè)立簽到臺,參會人員需簽到確認參會。

(二)簽到時應(yīng)核對參會人員身份,發(fā)放會議資料、胸牌等。

第十一條會議議程:

(一)會議組織者應(yīng)按照預(yù)定議程主持會議,確保會議有序進行。

(二)會議議程應(yīng)包括:開場致辭、專題報告、討論與交流、總結(jié)發(fā)言等。

(三)會議期間,可設(shè)立提問環(huán)節(jié),鼓勵參會人員提問、發(fā)言。

第十二條會議記錄:

(一)會議組織者應(yīng)指定專人負責會議記錄,確保記錄準確、完整。

(二)會議記錄應(yīng)包括:會議時間、地點、參會人員、議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

(三)會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理,并分發(fā)給相關(guān)人員。

第十三條會議決策:

(一)會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則,充分聽取各方意見,形成共識。

(二)會議決策結(jié)果應(yīng)以書面形式記錄,并由會議組織者負責落實。

第十四條會議總結(jié):

(一)會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后對會議進行總結(jié),梳理會議成果、存在的問題及改進措施。

(二)會議總結(jié)報告應(yīng)發(fā)送給參會人員,以便了解會議情況。

第十五條會議資料歸檔:

(一)會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議記錄、會議總結(jié)等資料整理歸檔。

(二)會議資料歸檔應(yīng)按照本單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

第十六條會議反饋:

(一)會議組織者應(yīng)收集參會人員對會議的意見和建議,不斷優(yōu)化會議組織工作。

(二)參會人員有權(quán)對會議組織、會議內(nèi)容等方面提出批評和建議。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十七條紀要的編制與發(fā)布:

(一)會議紀要應(yīng)由專人負責編制,內(nèi)容應(yīng)真實、準確、全面地反映會議的討論情況和決策結(jié)果。

(二)會議紀要編制完成后,應(yīng)提交給會議組織者審核,確保紀要內(nèi)容無誤。

(三)審核通過后,會議紀要應(yīng)以書面形式發(fā)布,并通過電子郵件、單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等渠道通知相關(guān)人員。

第十八條任務(wù)分工與責任落實:

(一)會議紀要中明確的任務(wù)和決策,應(yīng)明確責任人和完成時限。

(二)會議組織者應(yīng)將任務(wù)分解,指定具體責任人,并監(jiān)督執(zhí)行。

(三)責任人應(yīng)按照紀要要求,制定工作計劃,確保任務(wù)按時完成。

第十九條進度跟蹤與匯報:

(一)會議組織者應(yīng)定期跟蹤檢查任務(wù)執(zhí)行情況,了解進展和存在的問題。

(二)責任人應(yīng)定期向會議組織者匯報工作進展,對于不能按時完成的任務(wù),需說明原因和后續(xù)計劃。

(三)會議組織者應(yīng)根據(jù)匯報情況,及時調(diào)整工作計劃,確保會議決策的落實。

第二十條問題協(xié)調(diào)與解決:

(一)在任務(wù)執(zhí)行過程中,如遇到困難和問題,責任人應(yīng)主動提出,會議組織者應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員予以解決。

(二)涉及多個部門或跨領(lǐng)域的問題,會議組織者應(yīng)組織專題會議,形成解決方案。

第二十一條結(jié)果評估與反饋:

(一)任務(wù)完成后,會議組織者應(yīng)組織對執(zhí)行結(jié)果進行評估,確保會議決策目標的實現(xiàn)。

(二)評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)責任人和參會人員,對于未達標的任務(wù),應(yīng)分析原因,制定整改措施。

第二十二條持續(xù)改進:

(一)會議組織者應(yīng)總結(jié)會議紀要跟蹤落實的經(jīng)驗教訓,不斷優(yōu)化會議管理流程。

(二)通過持續(xù)的改進,提高會議效率,確保會議決策的執(zhí)行力,促進科研工作的順利開展。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十三條會議室預(yù)訂:

(一)會議室預(yù)訂需提前向會議室管理部門提交申請,填寫會議室預(yù)訂表,明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

(二)會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請進行統(tǒng)籌安排,確認后通知預(yù)訂者。

(三)預(yù)訂者應(yīng)按照預(yù)訂時間、場地使用,如需變更或取消,應(yīng)提前通知會議室管理部門。

第二十四條會議室配置:

(一)會議室應(yīng)配置基本的會議設(shè)施,如桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

(二)會議室管理部門應(yīng)定期檢查設(shè)備運行狀況,確保會議順利進行。

(三)根據(jù)會議需求,會議室可提供網(wǎng)絡(luò)、視頻會議等增值服務(wù)。

第二十五條會議室使用規(guī)范:

(一)會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔,禁止吸煙、進食。

(二)參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施,不得隨意移動、損壞設(shè)備。

(三)會議結(jié)束后,預(yù)訂者應(yīng)組織參會人員共同清理會議室,確保場地整潔。

第二十六條會議室安全管理:

(一)會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度,確保會議室使用安全。

(二)會議室內(nèi)應(yīng)配置消防設(shè)施,定期進行安全隱患排查。

(三)會議組織者應(yīng)確保參會人員遵守安全規(guī)定,緊急情況下組織人員疏散。

第二十七條會議室開放時間:

(一)會議室管理部門應(yīng)明確會議室的開放時間,并在單位內(nèi)部進行公示。

(二)特殊情況下,會議室管理部門可根據(jù)實際需要調(diào)整開放時間,并提前通知相關(guān)人員。

第二十八條違規(guī)處理:

(一)對違反會議室管理規(guī)定的個人或單位,會議室管理部門有權(quán)進行制止,并視情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)處罰。

(二)造成會議室設(shè)施損壞的,應(yīng)按單位相關(guān)規(guī)定承擔賠償責任。

第二十九條持續(xù)優(yōu)化:

(一)會議室管理部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋,了解存在的問題和不足。

(二)根據(jù)反饋意見,持續(xù)優(yōu)化會議室管理流程,提高會議室使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

第五章

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