會(huì)議辦理管理制度范本

會(huì)議辦理管理制度范本第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和有效性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》、《中華人民共和國(guó)公司登記管理?xiàng)l例》以及公司相關(guān)規(guī)章制度，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

會(huì)議按性質(zhì)分為決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、報(bào)告性會(huì)議和培訓(xùn)性會(huì)議。

1.決策性會(huì)議：對(duì)公司的戰(zhàn)略方向、重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策。

2.協(xié)調(diào)性會(huì)議：解決跨部門、跨單位的協(xié)作問(wèn)題。

3.報(bào)告性會(huì)議：匯報(bào)工作進(jìn)展、研究成果等。

4.培訓(xùn)性會(huì)議：提升員工業(yè)務(wù)能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。

第四條會(huì)議原則

會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)高效：嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和次數(shù)，減少無(wú)效、重復(fù)的會(huì)議。

2.準(zhǔn)備充分：會(huì)議議題應(yīng)提前通知，參會(huì)人員需做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

3.討論充分：鼓勵(lì)與會(huì)人員充分表達(dá)觀點(diǎn)，確保決策的科學(xué)性。

4.有序進(jìn)行：會(huì)議應(yīng)按照預(yù)定議程進(jìn)行，主持人負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序。

5.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定。

第五條會(huì)議組織

會(huì)議的組織工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，包括會(huì)議議程的制定、通知參會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)的安排等。

第六條參會(huì)人員職責(zé)

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、主持、總結(jié)會(huì)議，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的。

2.記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

3.參會(huì)人員：積極參與討論，提出建議，按時(shí)參加會(huì)議。

第七條會(huì)議決策的實(shí)施

會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)后由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)落實(shí)。

第八條制度的修訂與解釋

本制度的修訂、解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議的籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)公司需求，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等內(nèi)容，并提前至少3天發(fā)送給參會(huì)人員。

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)通過(guò)郵件、電話等方式，確保參會(huì)人員收到會(huì)議通知，并確認(rèn)能否參會(huì)。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主持人需提前準(zhǔn)備與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)分析等，以便參會(huì)人員充分了解議題背景。

二、會(huì)議的召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)述會(huì)議主題、議程和目的，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，宣布會(huì)議開(kāi)始。

3.議題討論：按照會(huì)議議程，逐個(gè)討論議題。會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保每位參會(huì)人員都有發(fā)言機(jī)會(huì)。

4.會(huì)議決策：針對(duì)議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，形成會(huì)議決策。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論過(guò)程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給會(huì)議主持人審核。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核無(wú)誤后，由會(huì)議主持人發(fā)布給參會(huì)人員，并要求相關(guān)人員予以落實(shí)。

四、會(huì)議的后續(xù)跟進(jìn)

1.跟進(jìn)會(huì)議決策：責(zé)任部門或人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，按時(shí)完成決策事項(xiàng)，并向會(huì)議主持人匯報(bào)進(jìn)度。

2.反饋與評(píng)估：會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取措施予以解決。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議反饋，會(huì)議主持人應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

會(huì)議紀(jì)要完成后，需經(jīng)過(guò)會(huì)議主持人的審批。會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批。審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要由記錄人通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件群發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容和決策有清晰的認(rèn)識(shí)。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.任務(wù)分配：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每一項(xiàng)決策的具體責(zé)任人，并規(guī)定完成的期限。

2.執(zhí)行跟蹤：責(zé)任人在接受任務(wù)后，應(yīng)立即著手實(shí)施，并定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.跨部門協(xié)作：涉及跨部門協(xié)作的任務(wù)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，確保決策的順利實(shí)施。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.定期檢查：會(huì)議主持人或指定監(jiān)督人應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.問(wèn)題反饋：在執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋，會(huì)議主持人或監(jiān)督人應(yīng)協(xié)助解決。

3.跟蹤記錄：會(huì)議紀(jì)要的跟蹤情況應(yīng)有書面記錄，包括執(zhí)行進(jìn)度、遇到的問(wèn)題、解決方案等，以便于后續(xù)的評(píng)估和改進(jìn)。

四、會(huì)議決策結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.評(píng)估機(jī)制：建立會(huì)議決策評(píng)估機(jī)制，對(duì)決策的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括完成情況、效率、影響等。

2.反饋機(jī)制：鼓勵(lì)參會(huì)人員和相關(guān)部門對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況提供反饋，持續(xù)優(yōu)化決策過(guò)程和執(zhí)行效果。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估和反饋結(jié)果，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)會(huì)議決策的制定和執(zhí)行流程，提升決策的質(zhì)量和效率。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.查閱權(quán)限：會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司信息安全管理規(guī)定，設(shè)置適當(dāng)?shù)牟殚啓?quán)限，保護(hù)公司信息安全和保密要求。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)提交申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.審批程序：會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，確保會(huì)議室合理分配使用。

3.優(yōu)先級(jí)原則：在會(huì)議室資源緊張時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先級(jí)。

二、會(huì)議室設(shè)施與維護(hù)

1.設(shè)施配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.維護(hù)保養(yǎng)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，及時(shí)維修故障設(shè)備，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

3.環(huán)境整潔：會(huì)議室應(yīng)保持干凈、整潔，提供舒適的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：預(yù)訂的會(huì)議室應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間使用，不得提前占用或延遲歸還。

2.使用要求：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開(kāi)座位，不損壞設(shè)備。

3.安全管理：會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全，禁止使用大功率電器，嚴(yán)禁吸煙。

四、會(huì)議室服務(wù)

1.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議組織者可提前與行政或后勤部門溝通，提供會(huì)議服務(wù)，如茶水、資料發(fā)放等。

2.技術(shù)支持：會(huì)議期間，技術(shù)部門應(yīng)提供必要的技術(shù)支持，確保會(huì)議設(shè)備的正常使用。

3.突發(fā)事件處理：如遇突發(fā)事件，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，盡快解決問(wèn)題。

五、會(huì)議室保密工作

1.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.保密措施：會(huì)議室應(yīng)采取一定的保密措施，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。

3.會(huì)議資料管理：會(huì)議結(jié)束后，涉及保密的會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，防止丟失或泄露。

第五章附則

1.