會(huì)議室共用管理制度

會(huì)議室共用管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，加強(qiáng)會(huì)議管理的規(guī)范性，特制定本會(huì)議室共用管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用與管理。

一、目的

1.規(guī)范會(huì)議室使用，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.提高會(huì)議室資源利用率，降低會(huì)議成本。

3.促進(jìn)會(huì)議效果的落實(shí)，提高工作效率。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用與管理。

2.本制度適用于公司各部門組織召開的各類會(huì)議。

三、原則

1.公平使用：會(huì)議室資源按照先申請(qǐng)、先使用的原則分配，確保各部門公平使用會(huì)議室。

2.效率優(yōu)先：合理安排會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議室使用效率。

3.分類管理：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、重要程度等因素，實(shí)行分類管理，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四、責(zé)任主體

1.行政管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及設(shè)備更新。

2.會(huì)議組織部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。

3.各部門：負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室使用需求的申請(qǐng)，并遵守本制度規(guī)定。

五、制度執(zhí)行

1.本制度由行政管理部門負(fù)責(zé)解釋。

2.各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

六、修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。

2.修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，自發(fā)布之日起生效。

本制度的制定，旨在為公司提供一個(gè)高效、有序的會(huì)議環(huán)境，為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。請(qǐng)各部門嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議的籌備、召開及結(jié)束后的相關(guān)工作流程。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主題確認(rèn)：會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.會(huì)議通知：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議召開前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議召開前分發(fā)至參會(huì)人員。

4.會(huì)議室預(yù)約：會(huì)議組織部門需提前向行政管理部門預(yù)約會(huì)議室，并確認(rèn)會(huì)議室設(shè)備、布局等是否符合會(huì)議需求。

5.參會(huì)人員確認(rèn)：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議召開前，與參會(huì)人員進(jìn)行確認(rèn)，確保參會(huì)人員按時(shí)參加。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議記錄：會(huì)議組織部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論及待辦事項(xiàng)。

4.會(huì)議期間紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不遲到、早退，不在會(huì)議室內(nèi)吸煙、喧嘩等。

5.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行決策，形成會(huì)議結(jié)論。

三、會(huì)議結(jié)束及后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、議程、討論內(nèi)容、結(jié)論及待辦事項(xiàng)等。

2.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，會(huì)議組織部門應(yīng)將其分發(fā)給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容。

3.待辦事項(xiàng)落實(shí)：會(huì)議組織部門應(yīng)跟蹤督促會(huì)議待辦事項(xiàng)的落實(shí)，確保會(huì)議成果得以實(shí)施。

4.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，為今后會(huì)議的改進(jìn)提供依據(jù)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人審核。

2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并提出修改意見。

3.會(huì)議記錄人根據(jù)審批意見，修改完善會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議紀(jì)要定稿后的1個(gè)工作日內(nèi)，將其分發(fā)給所有參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的主題、議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)論及待辦事項(xiàng)等。

2.會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。

3.會(huì)議紀(jì)要中待辦事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與落實(shí)

1.會(huì)議組織部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作。

2.跟蹤落實(shí)人員需定期檢查待辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，并及時(shí)向會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

3.對(duì)于未按期完成的待辦事項(xiàng)，跟蹤落實(shí)人員應(yīng)與責(zé)任人溝通，了解原因，協(xié)助解決問題，確保會(huì)議決策的執(zhí)行。

4.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行匯總，并向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告，以便領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進(jìn)展。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要定稿后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便今后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的電子版應(yīng)上傳至公司內(nèi)部信息系統(tǒng)，便于員工查閱。

3.如有需要，會(huì)議紀(jì)要可提供紙質(zhì)版，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)提供。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，為各類會(huì)議提供良好的硬件環(huán)境，本章將闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約：各部門需提前向行政管理部門預(yù)約所需會(huì)議室，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.預(yù)約確認(rèn)：行政管理部門收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行確認(rèn)，確保會(huì)議室在預(yù)定時(shí)間內(nèi)可用。

3.會(huì)議室使用：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘進(jìn)入會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常，并確保會(huì)議室內(nèi)整潔。

4.臨時(shí)使用：如遇緊急會(huì)議，會(huì)議組織部門可向行政管理部門申請(qǐng)臨時(shí)使用會(huì)議室，行政管理部門將視實(shí)際情況予以安排。

二、會(huì)議室設(shè)備與管理

1.設(shè)備維護(hù)：行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備使用：會(huì)議組織部門在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得隨意損壞或更改設(shè)備設(shè)置。

3.線上會(huì)議支持：行政管理部門應(yīng)為線上會(huì)議提供技術(shù)支持，包括網(wǎng)絡(luò)、音視頻設(shè)備等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.環(huán)境布置：行政管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，調(diào)整會(huì)議室布局，確保會(huì)議室內(nèi)的光線、溫度、通風(fēng)等條件適宜。

2.衛(wèi)生清潔：行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持會(huì)議室的整潔、衛(wèi)生。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止行為：會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食、亂丟垃圾等行為，參會(huì)人員應(yīng)共同維護(hù)會(huì)議室環(huán)境。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全檢查：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等符合要求。

2.保密要求：涉及公司機(jī)密的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)采取相應(yīng)保密措施，包括但不限于限制參會(huì)人員、使用保密設(shè)備等。

3.會(huì)議資料管理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)妥善管理會(huì)議資料，防止泄露公司機(jī)密。

第五章附則

為確保本會(huì)議室共用管理制度的實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

二、本制度的修