基層單位會(huì)議管理制度

基層單位會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范基層單位會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。制定和實(shí)施本制度時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：

-公開透明：會(huì)議內(nèi)容、流程及決議應(yīng)對(duì)相關(guān)人員公開，保證信息的透明度。

-效率優(yōu)先：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，縮短不必要會(huì)議時(shí)間。

-共享參與：鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極參與，共享信息，促進(jìn)集體智慧和共識(shí)的形成。

-持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議效果和反饋，不斷完善會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于基層單位所召開的各類內(nèi)部會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、決策評(píng)審會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、目的和參與人員，將會(huì)議分為以下幾類：

-必開會(huì)議：定期舉行，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

-非定期會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開，如突發(fā)事件應(yīng)急處理會(huì)、專題討論會(huì)等。

-上級(jí)指示會(huì)議：根據(jù)上級(jí)單位要求或指示召開的會(huì)議。

第四條會(huì)議組織與管理職責(zé)

會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，具體職責(zé)包括：

-制定會(huì)議議程，明確會(huì)議目的、議題和預(yù)期成果。

-確定參會(huì)人員，確保關(guān)鍵利益相關(guān)者參與。

-組織會(huì)議簽到，確保會(huì)議出席情況記錄完整。

-掌控會(huì)議進(jìn)程，保證會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

-監(jiān)督會(huì)議決議的落實(shí)，跟蹤執(zhí)行情況。

第五條參會(huì)人員職責(zé)

參會(huì)人員應(yīng)承擔(dān)以下職責(zé)：

-準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況提前請(qǐng)假。

-會(huì)前準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保對(duì)會(huì)議議題有充分了解。

-積極參與討論，提出建設(shè)性意見和建議。

-遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議內(nèi)容秘密。

-會(huì)后根據(jù)會(huì)議決議執(zhí)行相關(guān)工作。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議主持人或指定人員根據(jù)工作需要，提前確定會(huì)議主題、目的、時(shí)間和參會(huì)人員。

2.制定會(huì)議議程，明確各議題討論的時(shí)間分配，并將會(huì)議議程通知參會(huì)人員。

3.準(zhǔn)備會(huì)議所需材料，如報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等，確保會(huì)議內(nèi)容的充實(shí)和準(zhǔn)確。

4.安排會(huì)議室，確保會(huì)議場地、設(shè)備、座位安排等滿足會(huì)議需求。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)人員名單。

2.會(huì)議通知應(yīng)在召開會(huì)議前一定時(shí)間（如至少提前3天）發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前，設(shè)專人負(fù)責(zé)簽到工作，記錄參會(huì)人員的出席情況。

2.對(duì)于未能按時(shí)參加會(huì)議的人員，應(yīng)及時(shí)了解原因，并視情況予以提醒或通報(bào)。

四、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、目的和議程。

2.按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保每個(gè)議題都有充足的時(shí)間進(jìn)行充分討論。

3.會(huì)議主持人要引導(dǎo)討論，保持會(huì)議秩序，防止偏題。

4.記錄員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、意見和建議，形成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議決策

1.對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，形成共識(shí)。

2.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，尊重多數(shù)人意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，并形成書面決議。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議接近尾聲時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，梳理會(huì)議成果。

2.對(duì)于未能解決的問題，應(yīng)明確責(zé)任人和下一步工作計(jì)劃。

3.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員的積極參與表示感謝。

七、會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要、決議等資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，便于后續(xù)查詢和跟蹤執(zhí)行。

2.對(duì)于涉及機(jī)密的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和可執(zhí)行性。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人審核確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)）發(fā)布給所有參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批流程

1.會(huì)議紀(jì)要的審批應(yīng)根據(jù)單位內(nèi)部管理規(guī)定進(jìn)行，一般情況下，應(yīng)由會(huì)議主持人或主要決策者審批。

2.審批通過后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)正式發(fā)文，確保所有相關(guān)人員都能收到并了解會(huì)議內(nèi)容。

三、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議決議的執(zhí)行責(zé)任應(yīng)明確到個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，并設(shè)定明確的完成時(shí)限。

2.責(zé)任人或團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行工作，并定期匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)度。

3.會(huì)議主持人或指定的人員應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)決策得到有效落實(shí)。

四、執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

2.對(duì)于未能按計(jì)劃執(zhí)行的決議，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中予以通報(bào)。

3.會(huì)后應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，以便不斷優(yōu)化會(huì)議管理和決策執(zhí)行流程。

五、持續(xù)改進(jìn)與閉環(huán)管理

1.基于會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋和評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

2.建立閉環(huán)管理機(jī)制，確保每一項(xiàng)會(huì)議決議都有明確的執(zhí)行結(jié)果，形成良性循環(huán)。

3.對(duì)于典型問題和成功案例，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和分享，提升團(tuán)隊(duì)的整體執(zhí)行力和決策水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用應(yīng)提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等信息。

2.預(yù)訂系統(tǒng)或管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，避免時(shí)間沖突。

3.特殊情況下，如緊急會(huì)議等，會(huì)議室管理員可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)訂安排。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要設(shè)備，如投影儀、白板、音響系統(tǒng)等，并定期檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室布局應(yīng)合理，座位安排便于參會(huì)人員交流。

3.保持會(huì)議室整潔，定期進(jìn)行清潔工作，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不在會(huì)議進(jìn)行時(shí)打擾其他會(huì)議室。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵守使用規(guī)范，不隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議環(huán)境的整潔。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如防火、防盜等。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)明確標(biāo)識(shí)緊急出口和消防設(shè)施位置，定期進(jìn)行安全演練。

3.對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取措施確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議室管理員應(yīng)提供必要的服務(wù)支持，如會(huì)前設(shè)備檢查、會(huì)議期間茶水服務(wù)等。

2.對(duì)于特殊會(huì)議需求，如遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，會(huì)議室管理員應(yīng)提前做好技術(shù)支持和測試。

3.收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室服務(wù)的反饋，不斷優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量和會(huì)議體驗(yàn)。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.定期評(píng)估會(huì)議室使用效率，合理調(diào)配資源，提高利用率。

2.鼓勵(lì)小型會(huì)議采用視頻會(huì)議或其他替代方式，節(jié)約會(huì)議室資源。

3.推廣會(huì)議室共享機(jī)制，與其他部門或單位合作，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)和共享。

第五章附則

1.