行政管理制度會議管理

行政管理制度會議管理第一章總則

為確保會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略及管理需要，特制定本會議管理制度。

一、適用范圍

本制度適用于公司層面召開的各類行政會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

二、會議目的

1.溝通交流：及時傳達公司戰(zhàn)略、政策及業(yè)務信息，加強部門間的協(xié)作與溝通。

2.決策指導：針對公司發(fā)展中的重大問題進行討論，形成決策意見，指導工作。

3.問題解決：解決工作中的實際問題，提高工作效率。

4.績效評估：對各部門工作進行總結(jié)、評估，促進目標任務的完成。

三、基本原則

1.準時參加：會議參與者應按時參加，不得遲到、早退。

2.認真準備：會議發(fā)言者應提前準備，確保發(fā)言內(nèi)容具有針對性和建設性。

3.積極參與：與會人員應積極參與討論，為公司發(fā)展獻言獻策。

4.保守秘密：會議內(nèi)容涉及公司機密，與會人員應嚴格保密。

四、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如專題協(xié)調(diào)會、緊急會議等。

五、會議組織與管理

1.會議的組織：由會議召集人負責，明確會議主題、議程、參會人員等。

2.會議的管理：由行政管理部門負責，包括會議通知、會議簽到、會議記錄等。

六、制度解釋與修訂

1.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

2.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂和完善。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人根據(jù)公司發(fā)展需要及工作安排，明確會議主題。

2.擬定會議議程：會議召集人制定會議議程，包括會議議題、討論重點、預計時長等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題及議程，明確參會人員范圍，包括主持人、參會部門、記錄人等。

4.發(fā)送會議通知：行政管理部門在會議召開前，至少提前3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議主持人：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員。

3.討論與發(fā)言：會議按照議程進行，各參會人員圍繞議題進行發(fā)言，積極討論。

4.會議決策：針對討論事項，主持人組織參會人員進行表決或決策。

5.會議總結(jié)：主持人對會議討論成果進行總結(jié)，明確下一步工作要求和任務分配。

三、會議記錄

1.會議記錄：記錄人應詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果及參會人員發(fā)言。

2.會議記錄整理：會議結(jié)束后，記錄人應及時整理會議記錄，形成會議紀要。

四、會議資料的整理與歸檔

1.會議資料的整理：行政管理部門負責收集會議相關(guān)資料，包括會議通知、會議議程、會議記錄等。

2.會議資料的歸檔：行政管理部門按照公司檔案管理制度，對會議資料進行分類、歸檔，以便日后查閱。

五、會議后續(xù)工作

1.會議紀要的發(fā)放：行政管理部門在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將會議紀要發(fā)送給參會人員。

2.任務落實與跟蹤：各部門根據(jù)會議決策，制定具體實施方案，并按時完成。行政管理部門負責對會議決策的落實情況進行跟蹤、督促。

3.會議效果評估：行政管理部門定期對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，持續(xù)改進會議管理工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議紀要的編制：會議記錄人應根據(jù)會議內(nèi)容和討論結(jié)果，及時編制會議紀要，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要的審批：會議紀要完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)部門負責人進行審批，確保紀要內(nèi)容符合會議實際情況。

二、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.發(fā)布會議紀要：審批通過后的會議紀要，由行政管理部門負責向所有參會人員和相關(guān)人員發(fā)布。

2.傳達會議紀要：各部門負責人應確保會議紀要傳達到本部門所有相關(guān)人員，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容和決策。

三、任務分解與責任落實

1.任務分解：根據(jù)會議紀要中的決策事項，各部門應將任務進行分解，明確責任人和完成時限。

2.責任落實：各部門負責人應確保任務責任人明確自己的工作職責和目標，確保任務有效推進。

四、跟蹤督促與進度反饋

1.跟蹤督促：行政管理部門應對會議決策的落實情況進行跟蹤督促，確保各項工作按計劃推進。

2.進度反饋：各部門應定期向行政管理部門反饋任務落實進度，以便及時了解工作動態(tài)，協(xié)調(diào)解決問題。

五、評估與總結(jié)

1.評估會議紀要落實情況：行政管理部門定期對會議紀要的落實情況進行評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

2.總結(jié)經(jīng)驗教訓：各部門應總結(jié)會議紀要落實過程中的經(jīng)驗教訓，為今后類似工作提供借鑒。

六、會議紀要的歸檔與應用

1.歸檔：會議紀要經(jīng)過審批、發(fā)布后，行政管理部門應按照公司檔案管理制度進行歸檔，方便日后查閱。

2.應用：會議紀要作為公司決策的重要依據(jù)，各部門應充分利用會議紀要，指導實際工作，提高工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：各部門需提前向行政管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.預訂原則：會議室預訂遵循“先申請、先安排”的原則，行政管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議召開前后，參會人員應遵守預訂時間，不得提前占用或延遲離開會議室。

2.會場布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，行政管理部門負責布置會議室，確保會場整潔、舒適。

3.設備使用：參會人員應愛護會議室設備，遵守設備使用規(guī)范，如遇問題及時聯(lián)系行政管理部門。

三、會議室設備管理

1.設備檢查：行政管理部門定期檢查會議室設備，確保設備正常運行。

2.設備維護：發(fā)現(xiàn)設備故障或問題時，及時聯(lián)系專業(yè)人員進行維修，確保會議順利進行。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生：行政管理部門負責會議室的清潔衛(wèi)生工作，確保會議室環(huán)境整潔。

2.廢物處理：會議結(jié)束后，參會人員應將廢棄物品放入指定垃圾桶，保持會議室衛(wèi)生。

五、會議室安全管理

1.安全檢查：行政管理部門定期進行會議室安全檢查，排除安全隱患。

2.緊急疏散：會議過程中，如遇緊急情況，參會人員應按照疏散指示迅速撤離會議室。

六、會議室使用費用

1.費用標準：行政管理部門制定會議室使用費用標準，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。

2.費用報銷：各部門按照實際使用情況，向行政管理部門報銷會議室使用費用。

七、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，行政管理部門有權(quán)進行提醒、警告等處理。

2.嚴肅查處：情節(jié)嚴重者，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予處罰