辦公會(huì)議題征集管理制度

辦公會(huì)議題征集管理制度第一章總則

為確保辦公會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議議題的征集、篩選與提報(bào)流程，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議議題的征集、篩選與提報(bào)工作，確保會(huì)議內(nèi)容緊密?chē)@公司戰(zhàn)略目標(biāo)和中心工作，提高決策效率。

2.會(huì)議議題應(yīng)遵循重要性、緊急性、可行性和效益性原則，確保議題具有實(shí)際操作價(jià)值和決策意義。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)辦公會(huì)議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門(mén)例會(huì)等。

2.本制度適用于會(huì)議議題的征集、篩選、提報(bào)、審議和反饋等環(huán)節(jié)。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議議題征集工作由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)提交的會(huì)議議題負(fù)總責(zé)，確保議題質(zhì)量。

四、議題分類(lèi)

1.會(huì)議議題分為例行議題和非常規(guī)議題。

例行議題：定期召開(kāi)的會(huì)議，如部門(mén)例會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議等。

非常規(guī)議題：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，如專(zhuān)題研討會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)等。

2.各部門(mén)應(yīng)按照議題分類(lèi)，合理規(guī)劃會(huì)議議題的提交時(shí)間和內(nèi)容。

五、議題征集與篩選

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前發(fā)布會(huì)議議題征集通知，明確議題提交截止時(shí)間、要求和格式。

2.各部門(mén)應(yīng)按照通知要求，結(jié)合本部門(mén)工作實(shí)際，積極提交議題。

3.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)征集到的議題進(jìn)行篩選，確保會(huì)議議程的合理性和高效性。

六、議題提報(bào)

1.提報(bào)議題時(shí)應(yīng)明確議題名稱(chēng)、議題背景、議題內(nèi)容、預(yù)期目標(biāo)、建議解決方案等。

2.提報(bào)議題時(shí)應(yīng)附上相關(guān)資料，如研究報(bào)告、數(shù)據(jù)分析、政策文件等，以支持議題審議。

七、制度修訂

1.本管理制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需要，適時(shí)進(jìn)行修訂。

2.修訂后的管理制度應(yīng)廣泛征求各部門(mén)意見(jiàn)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。

本章節(jié)僅為辦公會(huì)議題征集管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將圍繞會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織部門(mén)根據(jù)公司工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員。

2.會(huì)議組織部門(mén)提前發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員、準(zhǔn)備材料等。

3.各部門(mén)接到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保議題內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

二、會(huì)議議程設(shè)置

1.會(huì)議組織部門(mén)根據(jù)征集到的議題，制定會(huì)議議程，并報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括議題名稱(chēng)、議題負(fù)責(zé)人、討論時(shí)間等，以確保會(huì)議的有序進(jìn)行。

3.會(huì)議議程應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，以便大家提前了解會(huì)議內(nèi)容。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，組織參會(huì)人員逐項(xiàng)討論議題。

2.討論過(guò)程中，議題負(fù)責(zé)人需對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，其他參會(huì)人員可就議題提問(wèn)、發(fā)表意見(jiàn)。

3.會(huì)議主持人應(yīng)確保討論充分、民主，同時(shí)控制好會(huì)議時(shí)間，避免議題拖延。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)議題進(jìn)行總結(jié)，明確決策結(jié)果。

2.對(duì)于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決，表決結(jié)果需超過(guò)參會(huì)人員的半數(shù)同意方可通過(guò)。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)及時(shí)記錄，并由會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人整理會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門(mén)。

六、會(huì)議跟蹤與落實(shí)

1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

3.對(duì)于未按期完成的議題，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)督促相關(guān)部門(mén)加快進(jìn)度，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議流程的各個(gè)階段，從會(huì)議籌備、議程設(shè)置、會(huì)議召開(kāi)、決策、紀(jì)要整理與發(fā)布，到會(huì)議跟蹤與落實(shí)，旨在確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行論述。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，并明確要求各部門(mén)按照紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或公告欄等方式，確保所有相關(guān)人員均能查閱。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解到具體責(zé)任人。

2.任務(wù)分配應(yīng)明確工作目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和驗(yàn)收流程。

3.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起任務(wù)，確保按時(shí)按質(zhì)完成。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)建立會(huì)議決策執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控機(jī)制，定期跟蹤各項(xiàng)工作進(jìn)展。

2.進(jìn)度監(jiān)控應(yīng)包括但不限于現(xiàn)場(chǎng)檢查、報(bào)告審查、進(jìn)度更新會(huì)議等方式。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決，確保工作順利進(jìn)行。

四、問(wèn)題反饋與處理

1.各責(zé)任人在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織部門(mén)反饋。

2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)反饋問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)、評(píng)估，并提出解決方案。

3.對(duì)于重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，尋求支持與指導(dǎo)。

五、會(huì)議決策落實(shí)評(píng)估

1.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。

2.評(píng)估內(nèi)容包括決策落實(shí)效果、問(wèn)題解決情況、改進(jìn)措施等。

3.評(píng)估結(jié)果作為各部門(mén)工作績(jī)效考核的依據(jù)之一，促進(jìn)會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期總結(jié)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，查找不足，不斷優(yōu)化工作流程。

2.針對(duì)存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高會(huì)議決策執(zhí)行效率。

3.通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，提升公司整體管理水平，確保會(huì)議決策的有效性和執(zhí)行力。

本章重點(diǎn)闡述了會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作，從審批發(fā)布、責(zé)任分解、進(jìn)度監(jiān)控、問(wèn)題反饋、落實(shí)評(píng)估和持續(xù)改進(jìn)等方面，旨在強(qiáng)化會(huì)議決策的執(zhí)行力度，確保公司各項(xiàng)工作的高效推進(jìn)。后續(xù)章節(jié)將對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行論述。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政管理部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室資源合理分配。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保設(shè)備安全。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.各部門(mén)在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得隨意損壞或私自帶走設(shè)備。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)修，以便盡快修復(fù)。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將產(chǎn)生的垃圾帶走，保持會(huì)議室整潔。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒、通風(fēng)，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議環(huán)境。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)安裝消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

3.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全巡查，排除安全隱患。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議等現(xiàn)代化手段，提高會(huì)議室使用效率，節(jié)約成本。

3.通過(guò)優(yōu)化會(huì)議室資源，為公司各類(lèi)會(huì)議提供高效、便捷的服務(wù)。

本章主要闡述了會(huì)議室管理規(guī)定，包括會(huì)議室預(yù)訂、使用規(guī)范、設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理和資源優(yōu)化等方面，旨在為公司各類(lèi)會(huì)議提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)保障。后續(xù)章節(jié)將為附則部分。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門(mén)所有。

三、各部門(mén)可根據(jù)本管理制度，結(jié)