會(huì)議決策管理制度

會(huì)議決策管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范會(huì)議決策過程，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量。制定和實(shí)施會(huì)議管理制度應(yīng)遵循以下原則：

-整體性原則：會(huì)議管理制度應(yīng)涵蓋會(huì)議的籌備、召開、紀(jì)要整理、跟蹤落實(shí)等全過程；

-規(guī)范性原則：明確會(huì)議的組織、流程、參會(huì)人員職責(zé)等，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；

-高效性原則：優(yōu)化會(huì)議流程，減少無效和重復(fù)性工作，提高會(huì)議效率；

-公開透明原則：會(huì)議決策過程應(yīng)保持公開透明，便于監(jiān)督和追溯。

第二條適用范圍

本制度適用于公司各級(jí)別、各類別的會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

第三條會(huì)議類型

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和目的，會(huì)議可分為以下幾類：

-決策性會(huì)議：對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策的會(huì)議；

-通報(bào)性會(huì)議：對(duì)重要信息進(jìn)行傳達(dá)、通報(bào)的會(huì)議；

-專題性會(huì)議：針對(duì)特定主題或問題進(jìn)行研討的會(huì)議；

-協(xié)調(diào)性會(huì)議：協(xié)調(diào)各部門工作、解決問題的會(huì)議。

第四條參會(huì)人員職責(zé)

-主持人：負(fù)責(zé)組織、主持、總結(jié)會(huì)議，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行；

-記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要；

-參會(huì)人員：積極參與會(huì)議討論，提出意見和建議，對(duì)會(huì)議決策結(jié)果負(fù)責(zé)。

第五條會(huì)議決策流程

會(huì)議決策應(yīng)遵循以下流程：

-提交議題：議題提交人應(yīng)在會(huì)議前向主持人提交議題，明確議題背景、目的、建議方案等；

-討論議題：主持人組織參會(huì)人員對(duì)議題進(jìn)行充分討論；

-形成決策：參會(huì)人員根據(jù)討論結(jié)果，形成明確的決策意見；

-表決：必要時(shí)，進(jìn)行表決，表決結(jié)果作為會(huì)議決策依據(jù)；

-公布決策：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)及時(shí)公布會(huì)議決策結(jié)果。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需要，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。修訂程序按照公司相關(guān)制度執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題與目標(biāo)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議主題，設(shè)定會(huì)議目標(biāo)，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，編制會(huì)議議程，明確各議題的討論時(shí)間、順序及責(zé)任人。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)部門和人員參加，確保參會(huì)人員具備相關(guān)決策權(quán)限。

4.發(fā)送會(huì)議通知：在會(huì)議召開前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表等，整理成會(huì)議材料，提前發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員在會(huì)議開始前簽到，確認(rèn)參會(huì)人員到場(chǎng)情況。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：主持人簡(jiǎn)述會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.議題討論：按照會(huì)議議程，逐一討論各個(gè)議題。議題提交人負(fù)責(zé)對(duì)議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，參會(huì)人員針對(duì)議題展開討論，提出意見和建議。

4.決策表決：針對(duì)需要決策的議題，參會(huì)人員進(jìn)行表決，形成會(huì)議決策。

5.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決策結(jié)果，對(duì)參會(huì)人員的意見和建議給予回應(yīng)。

三、會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布

1.會(huì)議記錄：記錄人詳細(xì)記錄會(huì)議討論過程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：根據(jù)會(huì)議記錄，整理形成會(huì)議紀(jì)要，明確列出會(huì)議決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：將整理好的會(huì)議紀(jì)要提交給主持人審批。

4.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議決策內(nèi)容。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.任務(wù)分配：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

2.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

3.反饋與評(píng)估：責(zé)任人在任務(wù)完成后，向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況，會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議決策效果進(jìn)行評(píng)估。

4.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議反饋和評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度和流程進(jìn)行優(yōu)化，以提高會(huì)議效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.紀(jì)要編制：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

3.紀(jì)要發(fā)布：審批通過后的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)通過郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、任務(wù)分解與責(zé)任分配

1.決策事項(xiàng)分解：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策事項(xiàng)細(xì)化為具體可執(zhí)行的任務(wù)，明確每項(xiàng)任務(wù)的目標(biāo)、要求和完成標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人指定：為每項(xiàng)任務(wù)指定具體的責(zé)任人，責(zé)任人應(yīng)具備完成任務(wù)所需的資源和權(quán)限。

3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)定：為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定明確的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保任務(wù)按時(shí)推進(jìn)。

三、執(zhí)行跟蹤與監(jiān)督

1.定期匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者或指定監(jiān)督人匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、遇到的問題和解決方案。

2.現(xiàn)場(chǎng)檢查：會(huì)議組織者或監(jiān)督人員可對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，確保執(zhí)行效果與會(huì)議決策一致。

3.跨部門協(xié)調(diào)：對(duì)于涉及多個(gè)部門的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保任務(wù)順利推進(jìn)。

四、問題處理與調(diào)整

1.問題反饋：責(zé)任人在執(zhí)行過程中遇到的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，以便快速解決。

2.決策調(diào)整：對(duì)于因?qū)嶋H情況變化需要調(diào)整決策的情況，應(yīng)召開臨時(shí)會(huì)議進(jìn)行討論和決策，并更新會(huì)議紀(jì)要。

3.紀(jì)要更新：根據(jù)執(zhí)行過程中的實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，反映最新的決策和執(zhí)行情況。

五、效果評(píng)估與反饋

1.任務(wù)完成評(píng)估：任務(wù)完成后，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，包括任務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度和效果。

2.反饋機(jī)制：建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)參會(huì)人員和執(zhí)行部門對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和建議。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評(píng)估和反饋，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程進(jìn)行優(yōu)化，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先到先得”的原則，同時(shí)考慮會(huì)議規(guī)模、重要性和緊急程度。

2.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前通過企業(yè)內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)提交會(huì)議室申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

3.審批權(quán)限：會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，確保會(huì)議室資源合理分配。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.基本配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.環(huán)境維護(hù)：保持會(huì)議室整潔、安靜，定期進(jìn)行設(shè)備檢查與維護(hù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.技術(shù)支持：設(shè)立專門的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的調(diào)試、故障排除及使用培訓(xùn)。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：會(huì)議召開前15分鐘，責(zé)任人應(yīng)確保會(huì)議室準(zhǔn)備就緒。會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室，確保設(shè)備關(guān)閉、資料整理歸位。

2.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，會(huì)議期間保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不隨意離開會(huì)議室。

3.資源共享：鼓勵(lì)跨部門共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全檢查：會(huì)議召開前，責(zé)任人應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施正常，逃生通道暢通。

2.保密措施：涉及敏感、保密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁、使用保密協(xié)議等。

3.資料管理：會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保所有會(huì)議資料歸檔，防止泄露公司機(jī)密。

五、違規(guī)處理與投訴

1.違規(guī)處理：對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.投訴渠道：設(shè)立投