高職院校二級學院教學文檔管理工作初探

高職院校二級學院教學文檔管理工作初探摘要：教學文檔是反映高職院校教學與改革歷史進程的主要依據(jù)，教學文檔質量也反映了高職院校教學與管理的層次，本文從教學文檔的分類、歸檔及保管等幾個方面談談如何做好高職院校教學文檔管理工作。

關鍵詞 ：高職教學文檔分類歸檔保管

教學文檔是組織教學、設計并指導教學運行，記載教學運行過程、評價教學效果、總結教學經(jīng)驗等各類文字資料的總稱，是高職院校檔案工作的主體和核心。教學文檔管理工作是教學運行管理工作的重要組成部分，教學文檔的質量和管理水平直接關系到高職院校教學規(guī)范化管理的程度和檔案建設水平?，F(xiàn)結合多年教學管理經(jīng)驗對高職院校教學文檔管理工作進行總結，以期對規(guī)范高職院校教學文檔管理工作有所裨益。

1教學文檔管理的部門

教學文檔管理分學院、二級學院、室三級管理，教務處為學院一級管理的教學文檔收集整理主體部門，負責定期向學院檔案室移交；二級學院為二級管理部門，負責各二級學院的教學文檔收集整理歸檔工作；教研室與實訓中心為三級管理部門，負責做好本教研室（實訓中心）的教學文檔工作。高職院校二級學院作為教學管理工作的重要組成部分，其教學文檔的收集、整理、保存和利用等管理也是整個學院教學文檔管理工作的重要組成部分，因此加強二級學院教學文檔管理工作，是學院搞好教學檔案建設、提高教學質量的保障。

2二級學院教學文檔的分類

二級學院教學文檔的收集、整理、歸檔、保管等工作主要由二級學院教務員負責，主要包括以下幾個方面：①教學綜合：上級部門下達的文件、計劃、規(guī)定及各種規(guī)章制度；本部門制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例、工作通知；教學檢查與評估；各委員會材料；各類統(tǒng)計報表等資料。②專業(yè)建設：專業(yè)建設的相關文件；專業(yè)建設規(guī)劃；開辦新專業(yè)的調查、論證、申報、審批等原始材料；品牌專業(yè)、特色專業(yè)、重點專業(yè)建設、申報、審批等原始材料；專業(yè)建設與改革成果等資料。③課程建設：課程建設的相關文件；課程建設規(guī)劃；精品課程建設、申報、審批等原始材料；課程建設成果等資料。④實訓室建設與管理：實訓室建設與管理的相關文件；實訓室建設規(guī)劃；實訓室管理；校外實習基地建設與運行的相關資料；示范性校內實訓室建設、申報、審批等原始材料。⑤師資隊伍建設：師資隊伍建設與管理的相關文件；師資隊伍建設規(guī)劃；青藍工程建設相關材料；教師培訓、進修、社會實踐等相關材料；師資隊伍建設成果等資料。⑥招生工作：招生工作相關文件；招生計劃；錄取材料；分班名單等資料。⑦學籍管理：有關學籍管理的文件資料；學生學籍登記表；學生成績總冊；學生名冊；學生學籍變更審批材料等資料。⑧理論教學與實踐教學：各專業(yè)教學計劃、教學大綱、教學計劃調整審批材料；校歷表、課表、教學任務通知書、教學日志、學期授課計劃、教學進程表；教師教案、學生作業(yè)本；實驗（習）計劃、大綱、指導書、實驗情況記錄表、學生實驗（習）手冊、實驗、實習開出率統(tǒng)計材料；教學儀器設備使用、維護材料；學生職業(yè)技能鑒定材料；畢業(yè)實習計劃、大綱、指導書、實習手冊、畢業(yè)實習指導、巡視等材料、畢業(yè)設計（論文）指導相關材料、優(yōu)秀畢業(yè)論文成果；學生專業(yè)調查、專業(yè)實踐計劃、總結及有關材料；課程試題庫、試題樣卷、標準答案、評分標準、學生成績登記表、學生試卷及成績分析；考場記錄、學生考試違紀及處理情況記錄；學生免修課程的申請及批復、課程選修材料、課程補考與重修資料；教學質量監(jiān)控、教學督導材料等資料。⑨畢業(yè)：有關畢業(yè)工作的文件材料；畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結；畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證領取簽收等資料。⑩教材：有關教材工作的文件；系部各專業(yè)使用教材目錄；自編教材（講義）建設材料；主、參編教材建設材料等資料。11教科研：有關管理文件；各類課題、科研建設相關材料；學術活動、學術工作方面的資料；社會服務、咨詢相關材料；論文、著作統(tǒng)計等資料。12儀器設備：有關設備管理工作文件；工作計劃、總結、調研材料；購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案；招投標有關材料；儀器設備移交、報廢、調撥報告及批復等資料。

3教學文檔歸檔的基本要求

3.1領導重視，規(guī)范教學文檔管理工作。任何一項工作，有了領導的重視才能順利的開展，領導對教學文檔管理工作的重視程度，直接決定了他們對教學文檔管理工作的態(tài)度。[1]各二級學院應在分管教學院長的領導下，做好以下幾個方面的工作：①完善教學文檔管理制度、管理辦法和實施細則，使教學文檔管理工作細化，確保教學文檔長期有效的收集和保存；[2]②設置專職檔案管理人員，專職負責二級學院的教學文檔收集、整理、歸檔和管理等工作，明確其工作職責，熟悉二級學院各項教學文檔管理規(guī)定，并加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平，以保證二級學院教學文檔管理工作的順利開展；③建立教學文檔檔案室，教學文檔是教學及管理的原始資料，數(shù)量多，種類雜，保存要求高，必須建立專門的場所用于儲存教學文檔，并建立檔案室管理規(guī)定，這不僅保證了教學文檔的數(shù)量、質量，還方便教學文檔的整理、保管和借閱。

3.2從源頭抓起，保證教學文檔歸檔的及時、準確、規(guī)范。①教學文檔的收集、歸檔應及時，二級學院教學文檔歸檔時間應是事件完成后，做到事件結束后隨即完成收集、整理、歸檔等工作，以免文檔丟失，保證教學文檔的齊全、完整。②教學檔案的文件材料應格式、標準統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。教學文檔管理人員在收集相關材料時要嚴格審查，要嚴格審查材料的格式、質量、簽字手續(xù)是否齊全等方可進行歸檔，以保證教學文檔的準確、規(guī)范，例如教師在制作授課計劃、課程標準等，要嚴格按照學院統(tǒng)一的格式要求完成，文檔沒有原則性錯誤，并經(jīng)教研室主任、學院分管教學院長簽字后，教學檔案人員方可接收。③教學文檔的歸檔工作應按照學院的教學文檔管理規(guī)定進行，學院有專門的教學文檔管理規(guī)定，規(guī)定中明確教學文檔存檔目錄、存檔時間、存檔部門等，教學文檔管理人員要按照學院的存檔目錄進行歸檔，重新編排頁碼，需多部門存檔的檔案管理人員要及時報送相關部門等。如表一中所示：專業(yè)培養(yǎng)方案（教學計劃）（含實踐）存檔目錄為理論教學、實踐教學與考核（JX15）需永久保存，教研室、二級學院均需存檔，并要提交教務處存檔。教學檔案整理裝訂后應及時完成卷內文件目錄，以方便教學文檔的管理與查找。如表二所示。

4教學文檔保管的基本要求

4.1保持檔案室的環(huán)境，避免陽光直射，控制檔案室的濕度、溫度，保持檔案室的環(huán)境適合檔案存放，定期打掃室內衛(wèi)生，保持檔案室整潔、衛(wèi)生。

4.2完善教學文檔借閱手續(xù)，凡借閱檔案者，都必須履行借閱登記手續(xù)，及時歸還。借閱檔案必須嚴加愛護，不得私自拆卷、污損、撕裂、抽換、涂改，擅自轉借他人、消毀和丟失等。歸還時應由檔案人員和借閱者共同清點檢查。教學文檔借閱登記如表三所示：

表三教學文檔借閱登記表

4.3注意教學文檔的保管期限，及時處理。對于沒有保存價值，保管期限已滿且利用率不高的檔案，提出銷毀意見，經(jīng)部門主管領導批準后方可銷毀。要銷毀的檔案，檔案人員需依照檔案鑒定意見逐卷逐件檢查，核對并進行登記造冊。檔案未經(jīng)鑒定和履行審批手續(xù)，嚴禁銷毀。銷毀檔案后，應將銷毀清冊及手續(xù)材料存入檔案室長期保存。教學文檔銷毀登記如表四所示：

表四教學文檔銷毀登記表

總之，二級學院教學文檔管理是整個學院教學文檔管理的重要組成部分，其管理質量的高低直接關系到整個學院教學文檔管理的水平，也是反映學院、學科和課程發(fā)展與改革歷史進程的主要依據(jù)[3]，教學文檔管理人員必須提高認識，遵守教學文檔管理原則，不斷提高自身業(yè)務水平，逐步完善教學文檔管理工作。

參考文獻：

[1]劉