傳真郵件使用制度

傳真/郵件使用制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部傳真和郵件的使用，保證信息的準(zhǔn)確及時、安全傳遞，提高工作效率和溝通質(zhì)量，特訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門和員工的傳真和郵件使用。第三條定義傳真：指通過傳真機(jī)，將文件或文本以圖像形式傳輸?shù)姆绞?。郵件：指通過電子郵件系統(tǒng)，將文件或文本以電子方式傳輸?shù)姆绞?。第二章傳真使用?guī)定第四條傳真機(jī)管理企業(yè)各部門應(yīng)配備合適數(shù)量和型號的傳真機(jī)，并安裝在指定的位置。傳真機(jī)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保正常使用。傳真機(jī)的使用要保持乾凈，避開堆放文件或雜物。對于不常使用的傳真件，應(yīng)及時清理傳真機(jī)內(nèi)存，以免影響正常接收新傳真。第五條傳真發(fā)送規(guī)定發(fā)送傳真前，應(yīng)確保傳真號碼正確無誤。傳真件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清楚，不得涉及機(jī)密信息和違法內(nèi)容。傳真發(fā)送前應(yīng)核對文件的完整性和準(zhǔn)確性，避開發(fā)送錯誤或不完整的文件。發(fā)送緊要傳真件前，應(yīng)先進(jìn)行草稿發(fā)送，確認(rèn)無誤后再正式發(fā)送。在傳真件上標(biāo)注發(fā)送時間和發(fā)送人信息。第六條傳真收取規(guī)定收到傳真后，應(yīng)及時接收并確認(rèn)傳真的完整性。對于緊要傳真件，應(yīng)存檔并備份，確?？勺匪莺筒樵儭Ｈ缃邮盏藉e誤的傳真件，應(yīng)及時聯(lián)系發(fā)送方，防止信息錯誤傳播。第七條傳真存檔管理傳真件應(yīng)依照部門和日期進(jìn)行分類歸檔，方便查詢和查閱。針對緊要的傳真件，應(yīng)備份存檔，確保文件不會丟失或損壞。傳真存檔應(yīng)定期進(jìn)行整理和清理，刪除過期或無用的傳真件。第三章郵件使用規(guī)定第八條郵件賬號管理每位員工應(yīng)擁有獨(dú)立的企業(yè)郵箱賬號，并妥當(dāng)保管賬號和密碼。員工應(yīng)定期修改郵箱密碼，確保安全性。第九條郵件發(fā)送規(guī)定發(fā)送郵件前，應(yīng)確認(rèn)收件人的郵箱住址正確無誤。郵件的主題應(yīng)簡明扼要，能準(zhǔn)確概括郵件內(nèi)容。郵件正文應(yīng)明確表達(dá)意圖，簡潔明白，避開冗長和多而雜的詞句。郵件中發(fā)送附件時，應(yīng)注意附件的格式和大小，確保接收方能正常打開和查看。郵件應(yīng)注明發(fā)送人的姓名和職務(wù)，以便接收方明確發(fā)件人身份。第十條郵件回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)定收到郵件后，應(yīng)及時回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件，確保信息的及時轉(zhuǎn)達(dá)?；貜?fù)郵件應(yīng)簡明扼要，明確表達(dá)看法或回答問題。轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，應(yīng)注明原始發(fā)送人，不得隨便更改郵件內(nèi)容。第十一條郵件存檔管理郵件應(yīng)依照項(xiàng)目、部門和日期進(jìn)行分類歸檔，方便查詢和查閱。針對緊要的郵件，應(yīng)進(jìn)行備份存檔，確保文件不會丟失或損壞。郵件存檔應(yīng)定期進(jìn)行整理和清理，刪除過期或無用的郵件。第四章違規(guī)處理第十二條違反制度行為對于未經(jīng)授權(quán)使用他人傳真機(jī)或郵箱的行為，視為違規(guī)行為。傳真件或郵件中包含虛假信息、違法內(nèi)容或泄露機(jī)密的行為，視為嚴(yán)重違規(guī)行為。第十三條處理措施對于違反傳真/郵件使用制度的細(xì)小違規(guī)行為，采取口頭警告、書面警示等方式進(jìn)行矯正。對于嚴(yán)重違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，可以采取停職、辭退等相應(yīng)處理措施。如涉及法律問題，將依法追究相應(yīng)法律責(zé)任。第五章附則第十四條監(jiān)督和評估企業(yè)內(nèi)部將設(shè)立傳真/郵件使用監(jiān)管崗位，負(fù)責(zé)對傳真/郵件使用情況進(jìn)行監(jiān)督和評估。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期進(jìn)行傳真/郵件使用情況的檢查和評估，并對不合規(guī)的情況進(jìn)行整改。第十五條有效期和修改本制度自頒布之日起生效，并長期有效。對本制度的修改，需經(jīng)企業(yè)管理層審核通過，并通知全體員工。第十六條解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理層全部。以上為《傳真/郵件使用制度》的認(rèn)真規(guī)定，各部門和員工應(yīng)嚴(yán)