業(yè)務(wù)部助理會(huì)議管理制度

業(yè)務(wù)部助理會(huì)議管理制度業(yè)務(wù)部助理會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條本制度依據(jù)公司管理體系及實(shí)際工作需要，為加強(qiáng)業(yè)務(wù)部助理會(huì)議管理工作，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本管理制度。

第二條本制度適用于業(yè)務(wù)部助理各類會(huì)議的組織、召開、記錄、落實(shí)及會(huì)議室管理等工作。

第三條會(huì)議管理制度的目標(biāo)：

1.明確會(huì)議目的，提高會(huì)議效率；

2.規(guī)范會(huì)議組織，確保會(huì)議質(zhì)量；

3.加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化；

4.合理利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

第四條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括周例會(huì)、月度會(huì)議等，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)實(shí)際工作需要召開。

第五條會(huì)議的召開應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡高效，議題明確；

2.會(huì)前充分準(zhǔn)備，確保會(huì)議效果；

3.合理安排會(huì)議時(shí)間，避免影響正常工作；

4.盡量采用線上或線下相結(jié)合的方式，減少不必要的人員聚集。

第六條與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各項(xiàng)會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，為會(huì)議決策提供有力支持。

第七條會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的保密性，涉及公司內(nèi)部機(jī)密信息的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

第八條本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。如有與本管理制度相抵觸的規(guī)定，以本管理制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議目的和議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議目的，制定會(huì)議議題，并在會(huì)議通知中明確列出。

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：會(huì)議組織者應(yīng)提前與相關(guān)部門或人員溝通，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參加。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)資料，并在會(huì)前分發(fā)給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)組織與會(huì)人員進(jìn)行簽到，確保與會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程進(jìn)行主持，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議組織者應(yīng)安排相關(guān)人員針對會(huì)議議題進(jìn)行發(fā)言，鼓勵(lì)與會(huì)人員積極參與討論。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，引導(dǎo)與會(huì)人員形成決策，并對決策結(jié)果進(jìn)行記錄。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括會(huì)議主題、議題、與會(huì)人員、發(fā)言要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要審核：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要審核通過后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員，以便于跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人對本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對與會(huì)人員的積極參與表示感謝。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)收集會(huì)議紀(jì)要、整理會(huì)議資料，并歸檔保存。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策和分工，及時(shí)開展相關(guān)工作。

五、會(huì)議延期或取消

1.如因特殊情況需延期或取消會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知與會(huì)人員。

2.延期或取消的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)重新安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并重新發(fā)送會(huì)議通知。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核通過后，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)在1個(gè)工作日內(nèi)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)送給所有與會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。確保每位與會(huì)人員及相關(guān)人員都能及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容和精神。

二、會(huì)議決策的分工與執(zhí)行

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，將任務(wù)分解并分配給相關(guān)人員。

2.各責(zé)任人應(yīng)按照分工要求，制定具體行動(dòng)計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟進(jìn)決策執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

三、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)監(jiān)督

1.會(huì)議組織者應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

2.定期召開會(huì)議，對會(huì)議紀(jì)要中記錄的各項(xiàng)工作進(jìn)展情況進(jìn)行匯報(bào)，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評估

1.各責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋工作進(jìn)展和結(jié)果。

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集、整理反饋信息，并在下一次會(huì)議中對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評估。

3.根據(jù)評估結(jié)果，對執(zhí)行效果良好的舉措予以肯定和推廣，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，找出原因，制定改進(jìn)措施。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以便于日后查詢和追溯。

2.定期對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，確保資料的完整性和連續(xù)性。

3.對涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得亂丟垃圾。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)范，不得私自拆卸、損壞設(shè)備。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不大聲喧嘩，不隨意離開座位。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織者在會(huì)議前應(yīng)檢查所需設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問題及時(shí)與行政部門溝通解決。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將設(shè)備歸位，如有損壞，需及時(shí)報(bào)備行政部門。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)保持良好的消防安全通道，禁止堆放雜物。

2.涉及公司內(nèi)部機(jī)密信息的會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議室門口明顯位置放置保密提示牌。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)妥善保管隨身攜帶的文件、資料，防止泄露公司機(jī)密。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期對會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高會(huì)議室資源利用率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對實(shí)體會(huì)議室的依賴。

3.合理安排會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議室資源的浪費(fèi)。

六、違規(guī)處理

1.對違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.如造成設(shè)備損壞、遺失等，責(zé)任人需照價(jià)賠償。

3.涉嫌泄露公司機(jī)密者，將按公司保密規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。

第五章附則