公務(wù)會議管理制度

公務(wù)會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于本機(jī)關(guān)及所屬各單位召開的各類公務(wù)會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、決策會議等。

第三條會議原則

（一）會議應(yīng)堅持精簡、高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則。

（二）會議組織應(yīng)遵循計劃性、專業(yè)性、保密性、規(guī)范性的要求。

第四條會議種類

會議分為定期會議、臨時會議和緊急會議。

（一）定期會議是指按照預(yù)定時間、周期舉行的會議。

（二）臨時會議是指根據(jù)工作需要臨時決定召開的會議。

（三）緊急會議是指遇有重大或突發(fā)事件需要立即召開的會議。

第五條會議召集

（一）定期會議由各相關(guān)職能部門按計劃召集。

（二）臨時會議和緊急會議由提出議題的部門或領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)召集。

（三）召集會議應(yīng)明確會議目的、議程、參會人員等，并于會議召開前通知參會人員。

第六條參會人員

參會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議通知要求參加，確因特殊情況不能參加者，需提前向會議召集人請假，并按要求安排代理人。

第七條會議紀(jì)律

（一）參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時到場，認(rèn)真參會，禁止無故缺席、遲到、早退。

（二）會議期間，手機(jī)等通訊工具應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會場內(nèi)接打電話或從事其他與會議無關(guān)的活動。

（三）會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露會議討論內(nèi)容。

第二章會議流程

第八條會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)，明確會議類型和規(guī)模。

2.制定會議議程，明確各議題討論的時間安排。

3.確定會議時間、地點，并根據(jù)需要預(yù)定會議室。

4.確定參會人員名單，發(fā)出會議通知，包括會議主題、議程、時間、地點等信息。

5.準(zhǔn)備會議所需資料、設(shè)備（如投影儀、筆記本電腦、白板等）。

6.安排會議服務(wù)人員，負(fù)責(zé)會場的布置、簽到、資料發(fā)放等工作。

第九條會議通知

1.會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、主題、時間、地點、參會人員、議程等。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員。

3.對于重要會議或緊急會議，可通過電話、短信等方式進(jìn)行提醒。

第十條會議簽到

1.會議開始前，應(yīng)設(shè)置簽到臺，參會人員需在簽到表上簽名確認(rèn)。

2.簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、單位、職務(wù)等信息。

3.對于未簽到或請假的人員，會議組織者應(yīng)了解原因，并視情況通知相關(guān)人員。

第十一條會議議程執(zhí)行

1.會議主持人按照議程順序組織會議討論。

2.各議題負(fù)責(zé)人對議題進(jìn)行匯報、說明，參會人員充分發(fā)表意見。

3.會議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)會議形成決策或共識。

4.對于重要議題，應(yīng)進(jìn)行表決，并記錄表決結(jié)果。

第十二條會議記錄

1.安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，并在會議結(jié)束后及時整理成會議紀(jì)要。

第十三條會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1-2個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便于了解會議內(nèi)容和落實相關(guān)工作。

3.參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要要求，及時反饋工作進(jìn)展和問題。

第十四條會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要等資料進(jìn)行歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)便于查閱，確保會議資料的完整性、連續(xù)性和可追溯性。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十五條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)詳實、準(zhǔn)確，反映會議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、與會人員名單、各議題討論情況、決策事項、責(zé)任分工及完成時限等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，應(yīng)在會議結(jié)束后1-2個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

第十六條會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門和人員應(yīng)按照會議紀(jì)要明確的任務(wù)分工和時間節(jié)點，認(rèn)真執(zhí)行會議決策。

2.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實處。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時報告會議組織者，并尋求解決方案。

第十七條進(jìn)度報告與評估

1.各責(zé)任部門和人員應(yīng)定期向會議組織者報告工作進(jìn)展和決策執(zhí)行情況。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)進(jìn)度報告，對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)措施。

3.對于重大決策事項，應(yīng)定期組織專題匯報會議，聽取工作進(jìn)展匯報，確保決策目標(biāo)的實現(xiàn)。

第十八條反饋與改進(jìn)

1.會議組織者應(yīng)建立反饋機(jī)制，收集參會人員和相關(guān)部門對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的意見和建議。

2.根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整和改進(jìn)會議紀(jì)要的內(nèi)容，以提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

3.對于反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)深入分析原因，制定長效機(jī)制，防止問題再次發(fā)生。

第十九條責(zé)任追究

1.對于未按會議紀(jì)要要求執(zhí)行決策或工作進(jìn)度嚴(yán)重滯后的人員，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育或紀(jì)律處分。

2.會議組織者應(yīng)確保責(zé)任追究制度的實施，以增強責(zé)任意識和執(zhí)行力。

3.責(zé)任追究應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

第二十條檔案管理與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要檔案資料進(jìn)行管理，確保資料的完整性、安全性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行。

3.對于需要公開的會議紀(jì)要，應(yīng)按照信息公開的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開，接受監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂應(yīng)由會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)，通過會議室預(yù)訂系統(tǒng)或向管理部門提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，以便于管理部門合理安排會議室。

3.管理部門應(yīng)根據(jù)會議室使用情況，合理調(diào)配資源，確保會議室的有效利用。

第二十二條會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會議桌椅、音響、投影儀等設(shè)備應(yīng)提前檢查，確保功能正常。

3.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，必要的文具、飲用水等應(yīng)提前準(zhǔn)備。

第二十三條會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得吸煙、進(jìn)食或從事與會議無關(guān)的活動。

2.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意搬動、損壞或私自帶走會議室物品。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門窗關(guān)閉。

第二十四條會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。

2.使用會議室設(shè)備應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告維修人員。

3.對于重要會議，應(yīng)提前進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，確保會議順利進(jìn)行。

第二十五條會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁等，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)外應(yīng)保持整潔，通道暢通，消防設(shè)施齊全，確保消防安全。

3.會議涉及敏感信息時，應(yīng)采取措施保護(hù)會議內(nèi)容保密，防止信息泄露。

第二十六條會議室服務(wù)與管理

1.管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會務(wù)服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備操作、茶水服務(wù)等。

2.會議期間，服務(wù)人員應(yīng)保持禮貌、高效，及時響應(yīng)會議需求。

3.管理部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化服務(wù)流程，提高會議室管理水平。

第二十七條違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.對于故意損壞會議室設(shè)施、嚴(yán)重擾亂會議秩序的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。

3.管理部門應(yīng)建立健全投訴舉報渠道，接受監(jiān)督，及時處理違規(guī)問題。

第五章附則

第二十八條制度的修訂與解釋

本制度根據(jù)工作需要適時修訂，修訂過程應(yīng)廣泛征求意見，確保制度的科學(xué)性和合理性。本制度的解釋權(quán)歸機(jī)關(guān)管理部門所有。

第二十九條制度的實施與監(jiān)督

本制度自發(fā)布之日起實施，各部