常用會議管理制度

常用會議管理制度第一章總則

為了提高會議效率，確保會議內(nèi)容的貫徹落實，加強會議的組織管理，特制定以下常用會議管理制度。

一、會議宗旨

1.會議應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標，緊密結(jié)合業(yè)務(wù)實際，解決實際問題，推動工作發(fā)展。

2.會議旨在促進溝通交流，集思廣益，提高決策效率，確保決策的正確性和有效性。

二、會議原則

1.精簡會議，嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，減少無效會議，避免頻繁召開。

2.明確會議主題，提前準備會議材料，確保會議內(nèi)容充實，提高會議效率。

3.會后及時總結(jié)，跟蹤落實會議紀要，確保會議成果的轉(zhuǎn)化。

三、會議分類

1.公司級會議：包括董事會、總經(jīng)理辦公會、全體員工大會等。

2.部門級會議：包括部門例會、專題協(xié)調(diào)會、項目評審會等。

3.其他會議：包括臨時性會議、培訓(xùn)會議、外部會議等。

四、會議召開權(quán)限

1.公司級會議由公司領(lǐng)導(dǎo)層或相關(guān)部門提出，報請公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.部門級會議由各部門負責(zé)人或相關(guān)人員提出，報請部門負責(zé)人審批。

3.其他會議由相關(guān)人員提出，根據(jù)實際情況報請相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。

五、參會人員

1.參會人員應(yīng)具備與會議主題相關(guān)的業(yè)務(wù)知識和職責(zé)。

2.參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前請假并說明原因。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀律，積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。全體員工應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標，明確會議類型和參會人員范圍。

2.制定會議議程，明確會議時間、地點、主持人等基本信息。

3.發(fā)送會議通知，包括會議主題、議程、參會人員、時間地點等，并要求參會人員提前準備相關(guān)材料。

4.預(yù)訂會議室，確保會議設(shè)施齊全，如投影儀、音響、白板等。

二、會議召開

1.主持人開場，介紹會議主題、議程和參會人員。

2.按照會議議程，逐項進行討論。發(fā)言人應(yīng)提前準備，明確表達觀點，嚴格控制發(fā)言時間。

3.與會人員針對議題展開討論，提出建議和意見。

4.主持人負責(zé)引導(dǎo)討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題。

三、會議決策

1.針對討論議題，主持人或相關(guān)部門負責(zé)人提出決策建議。

2.參會人員對決策建議進行充分討論，形成共識。

3.進行表決，如需投票決定，應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)原則。

4.記錄會議決策結(jié)果，明確責(zé)任人、完成時限等。

四、會議總結(jié)

1.主持人對會議內(nèi)容進行總結(jié)，梳理討論成果和決策事項。

2.對會議中提出的問題和建議進行歸類，明確后續(xù)跟進措施。

3.感謝參會人員的積極參與，對會議效果進行評價。

五、會議紀要

1.由專人負責(zé)整理會議紀要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成，并發(fā)送給主持人審核。

3.主持人審核通過后，將會議紀要發(fā)送給參會人員，要求相關(guān)人員落實會議決策。

六、會議跟蹤

1.專人負責(zé)跟蹤會議紀要的落實情況，定期匯報進度。

2.對未按期完成的任務(wù)，應(yīng)及時了解原因，督促責(zé)任人盡快落實。

3.會議決策的落實情況應(yīng)作為下次會議的討論內(nèi)容之一，以確保決策的執(zhí)行力度。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與確認

1.會議紀要經(jīng)主持人審核通過后，由專人通過電子郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布給所有參會人員。

2.發(fā)布會議紀要時，應(yīng)明確要求參會人員對紀要內(nèi)容進行確認，以確保各方對會議決策的理解一致。

3.參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋對會議紀要的意見或疑問，若有爭議或不明之處，應(yīng)由主持人或相關(guān)人員及時澄清。

二、會議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決策任務(wù)應(yīng)詳細分配給具體的責(zé)任人和執(zhí)行部門。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，包括任務(wù)分解、時間節(jié)點、資源需求等。

3.執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)定期向會議跟蹤人報告進度，確保任務(wù)按計劃推進。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議跟蹤人負責(zé)對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保決策事項得到有效落實。

2.對于關(guān)鍵任務(wù)和重大決策，會議跟蹤人應(yīng)增加跟蹤頻率，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3.會議跟蹤人應(yīng)建立會議決策跟蹤記錄，記錄任務(wù)執(zhí)行情況、遇到的問題及解決措施。

四、會議紀要落實情況的反饋與評估

1.責(zé)任人完成決策任務(wù)后，應(yīng)向會議跟蹤人提交完成報告，包括實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)期目標的對比分析。

2.會議跟蹤人根據(jù)完成報告，評估會議紀要的落實情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供參考。

3.定期將會議決策的落實情況向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報，以便于領(lǐng)導(dǎo)層了解決策執(zhí)行情況，進行工作指導(dǎo)。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要及其執(zhí)行報告應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，以備后續(xù)查詢。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進行管理，便于檢索和利用。

3.對于涉及公司機密信息的會議紀要，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由專人負責(zé)管理。

2.需要召開會議的部門或個人應(yīng)提前向會議室管理員提交預(yù)訂申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會議室管理員根據(jù)預(yù)訂申請情況，合理安排會議室使用，確保會議順利進行。

二、會議室設(shè)施與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期對會議室設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。

3.會議室應(yīng)保持干凈整潔，提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀律，不大聲喧嘩，不隨意離開座位。

2.愛護會議室設(shè)施，不得隨意損壞，使用完畢后應(yīng)將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源。

3.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生。

四、會議室安全管理

1.會議室管理員負責(zé)會議室的安全管理，確保消防設(shè)施齊全，安全通道暢通。

2.會議召開前，管理員應(yīng)檢查會議室的安全狀況，排除安全隱患。

3.會議期間，參會人員應(yīng)了解緊急疏散路線，遇有緊急情況，有序撤離。

五、會議室鑰匙與資料管理

1.會議室鑰匙由管理員負責(zé)保管，借用鑰匙需登記，用畢及時歸還。

2.會議室內(nèi)的資料、設(shè)備使用手冊等應(yīng)妥善保管，不得隨意攜帶出會議室。

3.管理員定期對會議室鑰匙、資料進行檢查，確保無誤。

六、會議室使用反饋

1.會議結(jié)束后，會議室管理員應(yīng)收集參會人員對會議室設(shè)施、環(huán)境等方面的反饋意見。

2.針對反饋意見，及時進行改進，提高會議室管理水平，為后續(xù)會議提供更好的服務(wù)。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如通報批評、罰款等。

2.損壞會議室設(shè)施或資料者，應(yīng)照價賠償。

3.會議室管理員有權(quán)對違規(guī)行為進行制止，并報告上級處理。

第五