審計會議召集管理制度

審計會議召集管理制度第一章總則

為了加強審計會議的規(guī)范化管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本審計會議召集管理制度。

一、本制度適用于公司內(nèi)部所有審計相關(guān)的會議，包括但不限于審計計劃會議、審計結(jié)果討論會議、審計問題整改會議等。

二、會議的召集、組織、主持、參與、記錄及跟蹤等環(huán)節(jié)，均應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。

三、會議的召集與管理應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡高效：嚴(yán)格控制會議規(guī)模、時間和頻率，確保會議內(nèi)容充實，避免形式主義；

2.預(yù)案準(zhǔn)備：會議召集人應(yīng)提前準(zhǔn)備會議議題、議程和相關(guān)資料，確保會議有序進行；

3.權(quán)責(zé)明確：明確會議召集人、主持人、參會人員和記錄人的職責(zé)，確保會議的順利進行；

4.結(jié)果導(dǎo)向：注重會議成果的落實，確保會議決策和措施得到有效執(zhí)行；

5.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

四、審計部門負(fù)責(zé)本制度的解釋和修訂，審計會議召集人負(fù)責(zé)本制度的貫徹執(zhí)行。

五、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議召集人根據(jù)審計工作需要，確定會議主題、目的、議程和參會人員范圍。

2.會議召集人應(yīng)至少提前五個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程及所需準(zhǔn)備的材料。

3.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)召集人確認(rèn)參會，如有特殊情況無法參加，需提前告知召集人并說明原因。

4.會議召集人應(yīng)根據(jù)參會人員反饋，調(diào)整會議議程和參會人員名單。

二、會議召開

1.會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程主持會議，確保會議內(nèi)容充實、討論充分。

2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議主題、目的和議程，明確會議紀(jì)律和保密要求。

3.會議討論過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，確保討論有序、高效。

4.會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，尊重他人觀點，避免無謂的爭論。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、參會人員、討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、全面，確保能夠準(zhǔn)確反映會議情況。

3.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員。

四、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分征求參會人員的意見，確保決策的民主性和科學(xué)性。

2.會議主持人應(yīng)對決策結(jié)果進行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時限。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)及時通報相關(guān)部門和人員，以便落實和執(zhí)行。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議召集人應(yīng)向?qū)徲嫴块T領(lǐng)導(dǎo)匯報會議情況，包括決策結(jié)果、執(zhí)行措施等。

2.會議召集人應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促整改。

3.參會人員應(yīng)對會議效果進行評價，向會議召集人提供改進意見和建議。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議召集人應(yīng)將會議通知、會議紀(jì)要、決策執(zhí)行情況等資料進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保管應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，確保資料的安全和保密。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)由會議召集人及時發(fā)布給所有參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和人員。

二、會議決策的分解與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決策的責(zé)任人、完成時限和驗收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會議召集人應(yīng)與責(zé)任人溝通確認(rèn)任務(wù)要求，確保責(zé)任人理解決策意圖并明確工作方向。

3.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的要求制定具體實施計劃，并將計劃分解為可執(zhí)行的任務(wù)。

三、執(zhí)行進度的監(jiān)控與反饋

1.會議召集人應(yīng)定期跟蹤會議決策的執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

2.責(zé)任人應(yīng)主動向會議召集人報告工作進展，確保信息暢通。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或困難，會議召集人應(yīng)及時組織相關(guān)人員召開專題會議，研究解決方案。

四、會議決策的驗收與評估

1.會議決策完成后，責(zé)任人應(yīng)向會議召集人提交執(zhí)行結(jié)果報告。

2.會議召集人應(yīng)組織對執(zhí)行結(jié)果進行驗收，確保決策目標(biāo)的達(dá)成。

3.針對驗收結(jié)果，會議召集人應(yīng)組織評估會議決策的實際效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似決策提供參考。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要及其執(zhí)行情況報告應(yīng)作為重要文件歸檔保存，以備后續(xù)查閱。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，確保資料的安全、完整和可追溯。

3.需要查閱會議紀(jì)要的相關(guān)部門和人員，應(yīng)按照規(guī)定流程進行申請，并嚴(yán)格遵守保密要求。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議召集人或指定人員提前向行政部門或會議室管理部門進行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、日期和時間等信息，以便行政部門合理安排會議室資源。

3.行政部門應(yīng)建立會議室預(yù)約信息系統(tǒng)，提高預(yù)訂效率和透明度。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)根據(jù)參會人數(shù)和會議類型配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行，并及時更新和維護。

3.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、照明和通風(fēng)等條件應(yīng)適宜，為會議提供良好的環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開前，會議召集人應(yīng)確保會議室布置符合會議需求，如擺放座位、調(diào)試設(shè)備等。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持手機靜音，不在會議室吸煙、進食。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)協(xié)助清理會議室，確保遺留物品和垃圾得到妥善處理。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會議期間的人員和財產(chǎn)安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期進行安全演練，提高參會人員的安全意識。

3.會議涉及敏感信息時，會議室管理部門應(yīng)采取措施加強保密工作，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期分析會議室使用情況，優(yōu)化會議室資源配置，提高利用率。

2.鼓勵采用視頻會議等遠(yuǎn)程溝通方式，減少對實體會議室的依賴，提高工作效率。

3.對于大型會議和重要活動，會議室管理部門應(yīng)提前介入，提供專業(yè)支持和保障。

六、會議室投訴與建議

1.如參會人員對會議室設(shè)施、服務(wù)等方面有意見和建議，可向行政部門提出投訴或建議。

2.行政部門應(yīng)及時處理投訴和建議，持續(xù)改進會議室管理和服務(wù)水平。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司審計