審計(jì)會(huì)議召集管理制度

審計(jì)會(huì)議召集管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)審計(jì)會(huì)議的規(guī)范化管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本審計(jì)會(huì)議召集管理制度。

一、本制度適用于公司內(nèi)部所有審計(jì)相關(guān)的會(huì)議，包括但不限于審計(jì)計(jì)劃會(huì)議、審計(jì)結(jié)果討論會(huì)議、審計(jì)問題整改會(huì)議等。

二、會(huì)議的召集、組織、主持、參與、記錄及跟蹤等環(huán)節(jié)，均應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。

三、會(huì)議的召集與管理應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)高效：嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和頻率，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)，避免形式主義；

2.預(yù)案準(zhǔn)備：會(huì)議召集人應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議議題、議程和相關(guān)資料，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

3.權(quán)責(zé)明確：明確會(huì)議召集人、主持人、參會(huì)人員和記錄人的職責(zé)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行；

4.結(jié)果導(dǎo)向：注重會(huì)議成果的落實(shí)，確保會(huì)議決策和措施得到有效執(zhí)行；

5.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

四、審計(jì)部門負(fù)責(zé)本制度的解釋和修訂，審計(jì)會(huì)議召集人負(fù)責(zé)本制度的貫徹執(zhí)行。

五、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議召集人根據(jù)審計(jì)工作需要，確定會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員范圍。

2.會(huì)議召集人應(yīng)至少提前五個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及所需準(zhǔn)備的材料。

3.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)召集人確認(rèn)參會(huì)，如有特殊情況無(wú)法參加，需提前告知召集人并說明原因。

4.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員反饋，調(diào)整會(huì)議議程和參會(huì)人員名單。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、討論充分。

2.會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、目的和議程，明確會(huì)議紀(jì)律和保密要求。

3.會(huì)議討論過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開討論，確保討論有序、高效。

4.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，尊重他人觀點(diǎn)，避免無(wú)謂的爭(zhēng)論。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、真實(shí)、全面，確保能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議情況。

3.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)充分征求參會(huì)人員的意見，確保決策的民主性和科學(xué)性。

2.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)及時(shí)通報(bào)相關(guān)部門和人員，以便落實(shí)和執(zhí)行。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議召集人應(yīng)向?qū)徲?jì)部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議情況，包括決策結(jié)果、執(zhí)行措施等。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，督促整改。

3.參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，向會(huì)議召集人提供改進(jìn)意見和建議。

六、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議召集人應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決策執(zhí)行情況等資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的保管應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，確保資料的安全和保密。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的48小時(shí)內(nèi)完成審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議召集人及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和人員。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會(huì)議召集人應(yīng)與責(zé)任人溝通確認(rèn)任務(wù)要求，確保責(zé)任人理解決策意圖并明確工作方向。

3.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的要求制定具體實(shí)施計(jì)劃，并將計(jì)劃分解為可執(zhí)行的任務(wù)。

三、執(zhí)行進(jìn)度的監(jiān)控與反饋

1.會(huì)議召集人應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)向會(huì)議召集人報(bào)告工作進(jìn)展，確保信息暢通。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或困難，會(huì)議召集人應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員召開專題會(huì)議，研究解決方案。

四、會(huì)議決策的驗(yàn)收與評(píng)估

1.會(huì)議決策完成后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議召集人提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.會(huì)議召集人應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，確保決策目標(biāo)的達(dá)成。

3.針對(duì)驗(yàn)收結(jié)果，會(huì)議召集人應(yīng)組織評(píng)估會(huì)議決策的實(shí)際效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似決策提供參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況報(bào)告應(yīng)作為重要文件歸檔保存，以備后續(xù)查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，確保資料的安全、完整和可追溯。

3.需要查閱會(huì)議紀(jì)要的相關(guān)部門和人員，應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行申請(qǐng)，并嚴(yán)格遵守保密要求。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議召集人或指定人員提前向行政部門或會(huì)議室管理部門進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、日期和時(shí)間等信息，以便行政部門合理安排會(huì)議室資源。

3.行政部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)約信息系統(tǒng)，提高預(yù)訂效率和透明度。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議類型配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，并及時(shí)更新和維護(hù)。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、照明和通風(fēng)等條件應(yīng)適宜，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開前，會(huì)議召集人應(yīng)確保會(huì)議室布置符合會(huì)議需求，如擺放座位、調(diào)試設(shè)備等。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，保持手機(jī)靜音，不在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)協(xié)助清理會(huì)議室，確保遺留物品和垃圾得到妥善處理。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會(huì)議期間的人員和財(cái)產(chǎn)安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期進(jìn)行安全演練，提高參會(huì)人員的安全意識(shí)。

3.會(huì)議涉及敏感信息時(shí)，會(huì)議室管理部門應(yīng)采取措施加強(qiáng)保密工作，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期分析會(huì)議室使用情況，優(yōu)化會(huì)議室資源配置，提高利用率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議等遠(yuǎn)程溝通方式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴，提高工作效率。

3.對(duì)于大型會(huì)議和重要活動(dòng)，會(huì)議室管理部門應(yīng)提前介入，提供專業(yè)支持和保障。

六、會(huì)議室投訴與建議

1.如參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室設(shè)施、服務(wù)等方面有意見和建議，可向行政部門提出投訴或建議。

2.行政部門應(yīng)及時(shí)處理投訴和建議，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議室管理和服務(wù)水平。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司審計(jì)