企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)分析及其設(shè)計(jì)應(yīng)用

某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)一、系統(tǒng)計(jì)劃1、項(xiàng)目背景某企業(yè)是一家內(nèi)部分工簡單，業(yè)務(wù)步驟短促中小型貿(mào)易企業(yè)。長久以來專營副食品如多種名牌巧克力、奶糖等銷售和供給。伴隨企業(yè)不停發(fā)展，不僅經(jīng)營中國品牌產(chǎn)品銷售，而且為國際上著名品牌代理其產(chǎn)品銷售。企業(yè)經(jīng)過近幾年奮斗，在副食品專營方面已含有較大規(guī)模，業(yè)務(wù)范圍已突破原有地域范圍，形成以總部所在地為中心省際輻射，業(yè)務(wù)量和用戶數(shù)全部擴(kuò)大到以前數(shù)倍。企業(yè)在快速成長同時(shí)，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)步驟計(jì)劃、多種數(shù)據(jù)存放和應(yīng)用提出了新要求，舊有模式已不能再適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展需要。伴隨業(yè)務(wù)開展和市場競爭加劇，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)也意識(shí)到企業(yè)內(nèi)部管理存在部分問題，信息技術(shù)發(fā)展和普及應(yīng)用給管理者帶來了期望。她們期望經(jīng)過信息化建設(shè)改變企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況，能對(duì)市場機(jī)遇做出快速反應(yīng)，給企業(yè)帶來更多利潤。管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用案例使得管理者有信心經(jīng)過管理信息系統(tǒng)開發(fā)和利用改變企業(yè)管理現(xiàn)實(shí)狀況，使企業(yè)得到愈加好發(fā)展。2、企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況依據(jù)初步調(diào)查，現(xiàn)在企業(yè)擁有少許計(jì)算機(jī)，大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)知之甚少，企業(yè)沒有采取任何管理信息系統(tǒng)，基礎(chǔ)工作大多由人工完成，計(jì)算機(jī)僅僅進(jìn)行文字錄入、處理，造成工作繁瑣、反復(fù)性大，企業(yè)發(fā)展滯后。計(jì)算機(jī)在企業(yè)關(guān)鍵功效停留在核實(shí)統(tǒng)計(jì)方面，無法應(yīng)用到各個(gè)管理部門，即無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。企業(yè)業(yè)務(wù)步驟中各個(gè)步驟幾乎全部是手工操作方法，數(shù)據(jù)量大，使得工作人職員作量大，而且輕易出現(xiàn)差錯(cuò)，效率低下。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實(shí)現(xiàn)部門間作業(yè)次序、業(yè)務(wù)關(guān)系，單據(jù)通常由用戶傳輸，使得用戶要在各個(gè)部門間奔波，用戶滿意度較差。企業(yè)現(xiàn)在財(cái)務(wù)部和結(jié)算科職能邊界不清楚，輕易造成權(quán)責(zé)不明確，在銷售分析和核實(shí)上輕易出現(xiàn)差錯(cuò)。因?yàn)檎麄€(gè)業(yè)務(wù)步驟全部采取了手工方法，部分供需信息不能立即傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決議者進(jìn)行正確市場判定決議，無法適應(yīng)市場瞬息萬變。信息是很關(guān)鍵，舉個(gè)大家全部熟悉例子，長虹電器，在綿陽，四川長虹股份曾經(jīng)是很風(fēng)光一家上市公式，以前銷售成績很好，每6個(gè)中國家庭中就有1個(gè)家庭擁有長虹彩電。從它會(huì)計(jì)報(bào)表上看，長虹企業(yè)自上市以來每十二個(gè)月全部在盈利。1997年，長虹凈利潤更是達(dá)成了26億高峰。但從第二年開始，長虹盈利表現(xiàn)卻開始掉頭向下、節(jié)節(jié)下滑：1998年驟跌到20億，1999年更是跳水式暴跌到了5億元，到，長虹凈利潤已經(jīng)滑落到不到3億元水平了。當(dāng)然長虹盈利情況惡化原因很多，不過最關(guān)鍵一個(gè)原因就是對(duì)市場環(huán)境變換判定問題（信息不夠，決議者判定出了問題）。在城市家電市場，大家電家庭擁有率已經(jīng)飽和，幾乎全部家電企業(yè)增加空間全部已經(jīng)很有限了，除非出現(xiàn)某種突破。比如說開拓城市高端市場、農(nóng)村市場或海外市場，不過長虹卻遲遲不動(dòng)，使得其它家企業(yè)占了先機(jī)。（LG電子責(zé)任人曾經(jīng)接收記者采訪時(shí)候，說過這么一段話：“過去，彩電行業(yè)關(guān)鍵以低端產(chǎn)品為主，市場上流行大多是低價(jià)位產(chǎn)品，但LG電子認(rèn)為彩電行業(yè)發(fā)展出路應(yīng)該是走高端路線”）所以LG電子于7月在中國市場率先推出等離子彩電，在當(dāng)初看來推出這種高價(jià)產(chǎn)品是冒了一定風(fēng)險(xiǎn)。不過，以后事實(shí)證實(shí)，LG電子這種選擇和眼光是正確，LG電子等離子電視產(chǎn)品一經(jīng)推出就受到了中國市場歡迎。3、開發(fā)原因基于上面企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況可知：企業(yè)關(guān)鍵問題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟(jì)效益不高。很多繁瑣、常常性、反復(fù)性工作本能夠用計(jì)算機(jī)處理問題卻困擾著工作人員，浪費(fèi)了大量人力、物力和財(cái)力。企業(yè)規(guī)模不停擴(kuò)大，企業(yè)業(yè)務(wù)逐步增多，各個(gè)部門工作人職員作量就會(huì)加大。該企業(yè)銷售完產(chǎn)品后，沒有提供對(duì)應(yīng)售后服務(wù)，因?yàn)閿?shù)據(jù)處理全部由人手工操作，資金方面沒有合理計(jì)劃，拖欠款情況沒有能得到即使有效控制，影響資金周轉(zhuǎn)。這么企業(yè)深入發(fā)展和企業(yè)現(xiàn)在管理存在問題矛盾就會(huì)愈加激化，企業(yè)發(fā)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫她處理現(xiàn)在關(guān)鍵問題和企業(yè)未來發(fā)展。在對(duì)該企業(yè)原系統(tǒng)運(yùn)行、實(shí)踐進(jìn)行初步調(diào)查，發(fā)覺原系統(tǒng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用只是搜集、存放了不少銷售、倉儲(chǔ)等信息，但全部是以WORD文檔形式存放，其功效僅停留在查詢、統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等通常功效，而沒有充足利用其豐富信息資源為企業(yè)服務(wù)。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持下，為加強(qiáng)企業(yè)營銷管理，開發(fā)一個(gè)對(duì)企業(yè)銷售情況進(jìn)行全方面管理管理信息系統(tǒng)已勢在必行了?，F(xiàn)在，企業(yè)還存在這部分管理信息系統(tǒng)開發(fā)有利原因。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計(jì)算機(jī)硬件高端人才，為信息系統(tǒng)管理應(yīng)用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺(tái)計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)安裝硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)職員配合支持；系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)應(yīng)用還能夠使工作人員從繁重工作中解脫出來，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流通暢無阻，提升工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)深入發(fā)展。4、系統(tǒng)目標(biāo)銷售管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)企業(yè)綜合管理需求，改變企業(yè)現(xiàn)有管理模式，加速企業(yè)管理自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，而建立一個(gè)整體性銷售操作系統(tǒng)。它能夠?yàn)楦鞴芾韺犹峁┛煽啃畔?，為提升企業(yè)各方面效益服務(wù)。系統(tǒng)總目標(biāo)是：用信息來支持企業(yè)決議和企業(yè)業(yè)務(wù)操作，用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化替換原有手工管理方法，提升業(yè)務(wù)處理效率。具體以下：（1）改變過去手工操作，建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，愈加緊捷，做到高效率。企業(yè)市場、開票、結(jié)算、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)等部門全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。（2）企業(yè)在本系統(tǒng)支持下，能夠達(dá)成合理進(jìn)貨、立即銷售、庫存量小、降低積壓目標(biāo)，尤其是商品存放這一塊，能夠大大降低企業(yè)運(yùn)作成本，取得最好效益。（3）利用分布式微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，避免以往信箋傳輸時(shí)所耗時(shí)間，提升工作時(shí)效和針對(duì)性，有利于提升領(lǐng)導(dǎo)決議，降低失誤。（4）能夠立即了解庫存情況和銷售情況。（5）經(jīng)過對(duì)市場銷售和市場需求分析，制訂和調(diào)整企業(yè)銷售計(jì)劃。說明：我們教材在為大家介紹管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程，是以比較全方面方法和工具給大家介紹系統(tǒng)開發(fā)過程，不過在實(shí)際應(yīng)用中，尤其是因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模大小區(qū)分，還有功效多少區(qū)分，開發(fā)過程就會(huì)有所差異，就是有些步驟是不需要，通常來說，對(duì)于大型企業(yè)，因?yàn)椴块T眾多，管理功效復(fù)雜，需要開發(fā)多套信息系統(tǒng)來輔助管理，（系統(tǒng)計(jì)劃時(shí)例子，第一期7個(gè)子系統(tǒng)）（康佳、TCL：研發(fā)部、生產(chǎn)部、銷售部、人力資源部）子系統(tǒng)劃分我們就要利用U/C矩陣來得到比較合理科學(xué)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，不過對(duì)于部分中小型企業(yè)，規(guī)模小功效少，可能一套系統(tǒng)就足夠了（多個(gè)辦公室，或多個(gè)窗口，十多個(gè)人，這個(gè)例子只是搞銷售），不需要?jiǎng)澐肿酉到y(tǒng)。（修大學(xué)校園，要修樓那么多，教學(xué)樓、試驗(yàn)樓、學(xué)生寢室、辦公大樓、食堂、圖書館、老師宿舍、體育場等等，需要做很具體計(jì)劃，這么大一片地，不可能挨著挨著修，你需要依據(jù)地形、依據(jù)面積、依據(jù)學(xué)生人數(shù)、依據(jù)大學(xué)校園設(shè)施需求來做總計(jì)劃，不過要是我只修一棟樓或兩間平房，需不需要做計(jì)劃，就不太需要，最少工作量沒有那么大，可能就只需要看看地方，看看周圍環(huán)境就能夠動(dòng)工了）所以對(duì)于中小型企業(yè)管理信息系統(tǒng)開發(fā)也是一樣道理，在計(jì)劃階段，工作量要小得多，我們只需要對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用背景作一定調(diào)查了解，就是前面工作，項(xiàng)目背景、企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況、開發(fā)原因，在這些初步調(diào)查基礎(chǔ)上依據(jù)用戶需求提出未來系統(tǒng)大致目標(biāo)。用戶所期望未來系統(tǒng)樣子。二、系統(tǒng)分析（一）現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查1、組織結(jié)構(gòu)調(diào)查經(jīng)過對(duì)企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查，了解到該企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：經(jīng)理下設(shè)有票務(wù)部、結(jié)算部、財(cái)務(wù)部、倉庫保管部4個(gè)部門。組織結(jié)構(gòu)圖：經(jīng)理經(jīng)理票務(wù)部票務(wù)部倉庫保管部結(jié)算部財(cái)務(wù)部倉庫保管部結(jié)算部財(cái)務(wù)部各部門關(guān)鍵功效：（1）經(jīng)理：關(guān)鍵負(fù)責(zé)銷售計(jì)劃制訂和計(jì)劃落實(shí)。她需要常常了解和掌握銷售情況，為她指導(dǎo)銷售工作和制訂新銷售計(jì)劃提供依據(jù)。（2）票務(wù)部：關(guān)鍵負(fù)責(zé)開票。用戶購置產(chǎn)品首先到票務(wù)部去開票，開票人員依據(jù)用戶全部購貨單（包含商品名稱、規(guī)格及數(shù)量等）開票，所開票據(jù)包含發(fā)票和提貨單。依據(jù)業(yè)務(wù)需要，票務(wù)部還有負(fù)責(zé)退貨處理，即開具對(duì)應(yīng)紅字發(fā)票。票務(wù)部需將發(fā)票存根交財(cái)務(wù)部處理。（3）結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，確保開票、結(jié)算分開。開票以后，用戶持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方法有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、支票結(jié)算等。用戶付款以后，結(jié)算人員在提貨單上蓋上“已結(jié)算”印章，說明結(jié)算手續(xù)已辦。結(jié)算人員天天全部將結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。（4）財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)部依據(jù)開票及結(jié)算情況負(fù)責(zé)銷售核實(shí)及制作核實(shí)報(bào)表。銷售報(bào)表關(guān)鍵包含產(chǎn)品銷售明細(xì)日?qǐng)?bào)表、銷售回款明細(xì)日?qǐng)?bào)表、銷售回款匯總?cè)請(qǐng)?bào)表、用戶欠款表及銷售計(jì)劃完成情況分析表等。因?yàn)槭止げ僮餍实?，?cái)務(wù)人員隔3－4天向經(jīng)理報(bào)一次日?qǐng)?bào)表。多種日?qǐng)?bào)表全部包含有月累計(jì)情況。所以月末日?qǐng)?bào)表就是該月月報(bào)表。（5）倉庫保管部：倉庫保管部關(guān)鍵負(fù)責(zé)產(chǎn)成品入庫、出庫和采購。用戶辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨單到倉庫取貨。此時(shí)，倉庫管理人員檢驗(yàn)提貨單和發(fā)票無誤后，便給提貨，即出庫。出庫以后登記入帳。當(dāng)用戶退貨時(shí)，通知票務(wù)部開出紅字發(fā)票到結(jié)算部，結(jié)算部退款。當(dāng)缺貨時(shí)向供給商采購產(chǎn)品并入庫。2、管理功效調(diào)查經(jīng)過對(duì)企業(yè)調(diào)查，了解了企業(yè)基礎(chǔ)組織結(jié)構(gòu)，這些部門存在是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)銷售目標(biāo)，企業(yè)各個(gè)部門全部是為了完成一定管理功效而設(shè)置，經(jīng)過調(diào)查，我們了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門管理功效圖：銷售管理銷售管理財(cái)務(wù)管理票務(wù)管理倉庫管理結(jié)算管理銷售發(fā)票管理退貨發(fā)票管理銷售分析管理銷售統(tǒng)計(jì)管理單據(jù)管理付款管理入庫管理出庫管理采購管理3、業(yè)務(wù)步驟調(diào)查該企業(yè)是貿(mào)易型企業(yè)，關(guān)鍵業(yè)務(wù)就是圍繞產(chǎn)品所進(jìn)行采購和銷售。企業(yè)業(yè)務(wù)過程較簡單，現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理過程是：用戶為購置產(chǎn)品先到票務(wù)部填寫購貨單（包含商品名稱、種類、數(shù)量等），開票人員依據(jù)購貨單，首先查閱庫存帳，如有貨，開出發(fā)票，如庫存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉庫。開票人員還要依據(jù)倉庫退貨通知，開出紅字發(fā)票。用戶持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)。倉庫依據(jù)用戶訂貨單和結(jié)算完發(fā)票進(jìn)行出庫處理，并依據(jù)庫存情況決定是否訂貨。依據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存帳。結(jié)算人員將天天結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部依據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售計(jì)劃編制多種銷售報(bào)表和銷售分析。并將多種報(bào)表上交經(jīng)理，由經(jīng)理制訂下一季度或年度銷售計(jì)劃書。用戶用戶 訂貨單訂貨單補(bǔ)貨通知單票務(wù)部補(bǔ)貨通知單票務(wù)部紅字發(fā)票紅字發(fā)票發(fā)票、訂貨單發(fā)票、訂貨單退貨通知退貨通知財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部用戶用戶銷售分析報(bào)表銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算后發(fā)票銷售分析報(bào)表銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算后發(fā)票蓋章提貨單銷售計(jì)劃表經(jīng)理銷售計(jì)劃表經(jīng)理庫存帳倉管員庫存帳倉管員退貨單出庫單采購單退貨單出庫單采購單用戶提貨通知單供給商用戶提貨通知單供給商（二）現(xiàn)行系統(tǒng)分析伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，其原有手工操作和業(yè)務(wù)步驟已經(jīng)不能滿足其業(yè)務(wù)流量需求，成為嚴(yán)重影響企業(yè)繼續(xù)提升效益原因。其存在問題關(guān)鍵有以下幾點(diǎn)：服務(wù)方面：企業(yè)用戶從同一地域擴(kuò)大到省際之間，原有手工銷售系統(tǒng)需要用戶較多配合，給用戶造成了很大不便。在“用戶就是上帝”今天，這顯然是不適宜宜。效率方面：原有系統(tǒng)步驟僅僅注意銷售業(yè)務(wù)處理，對(duì)起輔助作業(yè)庫存處理管理力度不夠。在倉管部門中，職員職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒有對(duì)倉庫存放空間進(jìn)行有效利用。（倉庫中假如有貨物損壞、被偷現(xiàn)象發(fā)生，那就要追究倉庫管理員責(zé)任，她怎么沒能管理好貨物，假如有缺貨現(xiàn)象發(fā)生，那就要追究采購員責(zé)任，你怎么沒有隨時(shí)掌控庫存信息，缺貨了就應(yīng)該去訂貨，那假如倉庫里有貨，用戶卻一直拿不到貨，那就要追究發(fā)貨員責(zé)任了。）而且，采購貨物不立即降低了企業(yè)訂單數(shù)量。（用戶全部要來買了你才去查看倉庫里有沒有貨，要是當(dāng)初沒貨，可能用戶就要去別家買了）倉庫部門低效率顯著落后于整個(gè)銷售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源浪費(fèi)。決議方面：手工報(bào)表制作費(fèi)時(shí)，降低了時(shí)效性，而且在繁多登記賬本和分析統(tǒng)計(jì)中，極輕易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，在賬本中查詢企業(yè)所需要信息時(shí)間過長。人工對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析難度較大，而且正確率不高。分工方面：各部門分工不均衡，財(cái)務(wù)部要花很多時(shí)間在銷售分析上，企業(yè)只有財(cái)務(wù)部和經(jīng)理了解企業(yè)銷售情況，而和銷售直接相關(guān)部門對(duì)銷售計(jì)劃和銷售分析并不是很了解。（票務(wù)部因?yàn)樗涣私?，她主?dòng)性就不高，也感覺不到壓力）市場方面：面對(duì)越來越大市場，過去在家等用戶上門銷售模式受到了沖擊，對(duì)于貿(mào)易型企業(yè)，銷售更是它生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做對(duì)應(yīng)調(diào)整。（三）新系統(tǒng)邏輯方案1、新系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)依據(jù)系統(tǒng)目標(biāo)和對(duì)企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)分析，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重新設(shè)計(jì)和定位，因?yàn)槠髽I(yè)是個(gè)貿(mào)易企業(yè)，銷售是企業(yè)生命線，原有系統(tǒng)即使一直是圍繞著銷售進(jìn)行工作，但對(duì)銷售管理沒有專業(yè)化和集中化。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上增加了市場部門，使得銷售工作更便于開展。也使得部門分工較為明確。（以前票務(wù)部又要負(fù)擔(dān)開票工作又要接待用戶，她們問詢價(jià)格、商品等情況）原有系統(tǒng)各部門工作量上存在嚴(yán)重不平衡（結(jié)算部和財(cái)務(wù)部），所以，對(duì)原有各部門職能做了部分調(diào)整，并加強(qiáng)了微弱步驟管理，比如加強(qiáng)倉庫管理職能。新系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖以下：經(jīng)理經(jīng)理票務(wù)部結(jié)算部財(cái)務(wù)部票務(wù)部結(jié)算部財(cái)務(wù)部市場部倉庫保管部市場部倉庫保管部發(fā)貨員采購員倉庫管理員發(fā)貨員采購員倉庫管理員經(jīng)過改變后新系統(tǒng)各部門關(guān)鍵職責(zé)以下：（1）市場部：關(guān)鍵負(fù)責(zé)產(chǎn)品定價(jià)和用戶訂貨服務(wù)定價(jià)：價(jià)格是市場銷售組合中關(guān)鍵變動(dòng)原因，價(jià)格確實(shí)定對(duì)企業(yè)銷售額和利潤有很大影響。定價(jià)是必需考慮原因，包含：成本、需求量、競爭、政府影響和干預(yù)。目標(biāo)是：爭取最高利潤，獲取較高市場份額，排除競爭企業(yè)入市場，避免不利于政府行為。關(guān)鍵定價(jià)方法有：成本定價(jià)法和需求定價(jià)法。（房價(jià)）用戶服務(wù)：現(xiàn)代企業(yè)競爭表現(xiàn)在能否贏得用戶，用戶服務(wù)已成為企業(yè)營銷關(guān)鍵任務(wù)。具體包含：用戶檔案管理、用戶分析、用戶關(guān)系管理等。（會(huì)員、生日禮品）（2）票務(wù)部：關(guān)鍵負(fù)責(zé)開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票。（3）結(jié)算部：負(fù)責(zé)多種結(jié)算，并匯總多種結(jié)算單據(jù)，編寫銷售報(bào)表。（4）財(cái)務(wù)部：依據(jù)銷售報(bào)表進(jìn)行銷售分析（找出規(guī)律，哪個(gè)季節(jié)哪種糖果賣得最好，哪些產(chǎn)品今年銷售量急劇下降，用戶已經(jīng)不喜愛了，要退出市場了，哪些用戶常常欠費(fèi)，哪些用戶潛在消費(fèi)需求比較大等，就要為經(jīng)理提供決議依據(jù)）（5）倉管部：倉庫在控制產(chǎn)品成本上占有很大一塊。嚴(yán)格進(jìn)行倉庫管理能夠有效地降低產(chǎn)品成本、提供利潤。依據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)倉庫管理，使得倉庫各管理人員職責(zé)明晰：倉庫管理員：負(fù)責(zé)入庫管理，庫存物資保管、養(yǎng)護(hù)，庫存統(tǒng)計(jì)、分析，庫存控制采購員：確保日常庫存量滿足用戶需求，以應(yīng)付一些意外情況，立即補(bǔ)貨，進(jìn)行貨物入庫時(shí)部分處理。發(fā)貨員：依據(jù)發(fā)貨單，進(jìn)行貨物出庫處理。新系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)對(duì)哪些部分進(jìn)行了改動(dòng)優(yōu)化？增加了市場部；結(jié)算部和財(cái)務(wù)部分工有了調(diào)整，倉庫保管部做了職能分工。2、新系統(tǒng)管理功效銷售管理結(jié)算管理票務(wù)管理銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算單據(jù)處理退貨發(fā)票管理理銷售發(fā)票管理銷售管理結(jié)算管理票務(wù)管理銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算單據(jù)處理退貨發(fā)票管理理銷售發(fā)票管理報(bào)表分析管理倉庫管理市場管理報(bào)表分析管理倉庫管理市場管理用戶服務(wù)管理用戶訂貨管理用戶服務(wù)管理用戶訂貨管理銷售分析報(bào)表銷售分析報(bào)表倉庫管理采購處理發(fā)貨處理倉庫管理采購處理發(fā)貨處理因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)調(diào)整，對(duì)應(yīng)管理功效也發(fā)生了改變，依據(jù)新組織結(jié)構(gòu)圖和實(shí)際要求，我們對(duì)新系統(tǒng)管理功效做了對(duì)應(yīng)改變。新系統(tǒng)各部門管理功效以下：1）倉庫管理充足利用分布式網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各分銷點(diǎn)貨物出庫、入庫統(tǒng)計(jì)，管理貨物盤點(diǎn)，以形成日出入庫報(bào)表匯總，提升庫存利用率。其次，經(jīng)過對(duì)供給商和所供給貨物進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在倉庫部門初步形成供給商－企業(yè)數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)和供給商信息聯(lián)絡(luò)和數(shù)據(jù)聯(lián)絡(luò)，從而了解企業(yè)需求（供給商那邊了解）和市場供給（市場需求），立即調(diào)整庫存和庫存產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)市場適應(yīng)能力。2）市場管理經(jīng)過市場部銷售活動(dòng)，將原系統(tǒng)中用戶傳輸單據(jù)活動(dòng)置于企業(yè)內(nèi)部，實(shí)施“一票到底”服務(wù)方法，提升用戶滿意度，樹立良好企業(yè)形象。一個(gè)比較大改變，就是改由市場部查詢庫存帳。其次，經(jīng)過銷售部門活動(dòng)，初步建立企業(yè)—用戶數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)和用戶信息聯(lián)絡(luò)和數(shù)據(jù)聯(lián)絡(luò)，充足了解市場需求和消費(fèi)者愛好，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出長遠(yuǎn)決議提供依據(jù)。3）報(bào)表分析管理依據(jù)市場部和倉管部提供報(bào)表和匯總表，對(duì)用戶、供給商、貨物、訂單等多種統(tǒng)計(jì)資料，立即正確上報(bào)，以輔助決議。3、新系統(tǒng)業(yè)務(wù)步驟市場部銷售協(xié)議用戶訂貨通知報(bào)價(jià)單市場部銷售協(xié)議用戶訂貨通知報(bào)價(jià)單 補(bǔ)貨通知單票務(wù)部發(fā)票存根補(bǔ)貨通知單票務(wù)部發(fā)票存根紅字發(fā)票紅字發(fā)票發(fā)票、提貨單發(fā)票、提貨單退貨通知退貨通知財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部結(jié)算后發(fā)票結(jié)算后發(fā)票銷售分析報(bào)表銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表蓋章提貨單用戶銷售分析報(bào)表銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表蓋章提貨單用戶銷售計(jì)劃表經(jīng)理銷售計(jì)劃表經(jīng)理庫存帳采購員補(bǔ)貨通知單倉管員庫存帳采購員補(bǔ)貨通知單倉管員入庫單入庫單發(fā)貨通知單發(fā)貨通知單退貨單用戶退貨單用戶發(fā)貨員采購單供給商提貨通知單發(fā)貨員采購單供給商提貨通知單出庫單出庫單因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)改變和管理功效調(diào)整，新系統(tǒng)業(yè)務(wù)步驟也發(fā)生了對(duì)應(yīng)改變。新系統(tǒng)業(yè)務(wù)步驟為：用戶依據(jù)銷售部提供報(bào)價(jià)單確定是否購置產(chǎn)品，如有購置意向和銷售部簽署銷售協(xié)議，市場部查閱庫存帳，如有貨，銷售部依據(jù)銷售協(xié)議發(fā)出銷貨通知給票務(wù)部，如庫存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知給采購員。票務(wù)部開出發(fā)票和提貨單給結(jié)算部，票務(wù)部還要依據(jù)倉庫退貨通知，開出紅字發(fā)票。結(jié)算部依據(jù)發(fā)票要求用戶付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票交還用戶，將蓋章后提貨單給倉管員，倉管員查閱庫存帳，如有貨開出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦剪發(fā)貨手續(xù)，如沒有貨則須填寫補(bǔ)貨通知單給采購員。另外，倉管員還要依據(jù)庫存情況開出補(bǔ)貨通知單給采購員，采購員依據(jù)補(bǔ)貨通知單填寫采購單給供給商進(jìn)行采購，當(dāng)貨到時(shí)，供給商給出提貨通知單給采購員，采購員填寫入庫單辦理入庫手續(xù)。發(fā)貨員依據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫出庫單，出庫單一份給倉管員登記入帳，一份給用戶。倉管員依據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存帳。結(jié)算人員將天天結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部，并編寫銷售報(bào)表給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部依據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售報(bào)表編制銷售分析給經(jīng)理，經(jīng)理依據(jù)銷售分析表編制銷售計(jì)劃，并把計(jì)劃下達(dá)給市場部。4、新系統(tǒng)數(shù)據(jù)步驟圖依據(jù)分析得出新系統(tǒng)業(yè)務(wù)步驟圖分層繪制出新系統(tǒng)數(shù)據(jù)步驟圖。經(jīng)理經(jīng)理銷售計(jì)劃表銷售分析表供給商銷售管理系統(tǒng)用戶訂貨單/退貨單提貨單供給商銷售管理系統(tǒng)用戶協(xié)議、發(fā)票、采購單出庫單經(jīng)理P4銷售分析經(jīng)理P4銷售分析銷售計(jì)劃表銷售分析表D3D3銷售統(tǒng)計(jì)表P2開票處理P2開票處理P3結(jié)算處理訂貨單協(xié)議P1市場管理訂貨單訂貨單P1市場管理D1用戶檔案用戶用戶信息D1用戶檔案用戶報(bào)價(jià)單D2庫存帳D2庫存帳通知單供給商P5倉儲(chǔ)管理提貨單退貨通知供給商P5倉儲(chǔ)管理已蓋章提貨單采購單出庫單已結(jié)算發(fā)票已結(jié)算發(fā)票經(jīng)理P4銷售分析銷售計(jì)劃表經(jīng)理P4銷售分析D1D1用戶檔案銷售分析表P1﹒P1﹒2用戶信息處理D3銷售統(tǒng)計(jì)表D3銷售統(tǒng)計(jì)表P2開票處理P3結(jié)算處理P2開票處理P3結(jié)算處理P1﹒1訂貨處理用戶訂貨單訂貨單發(fā)票/紅字用戶訂貨單報(bào)價(jià)單已蓋章提貨單D2庫存帳P5D2庫存帳P5﹒3出庫處理通知退貨單供給商P5﹒2入庫處理P5供給商P5﹒2入庫處理P5﹒1采購處理出庫單P5﹒P5﹒4發(fā)貨處理退貨單出庫單5、數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)步驟圖補(bǔ)充，因?yàn)轫?xiàng)目較多，這里只寫多個(gè)范例。1）數(shù)據(jù)項(xiàng)描述數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I01數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：用戶號(hào)別名：用戶代碼簡述：某一用戶代碼類型及寬度：字符型，4位取值范圍：0001～9999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I05數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：銀行帳號(hào)別名：銀行帳號(hào)簡述：用于企業(yè)和用戶進(jìn)行非現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，提供代表本企業(yè)在銀行收支情況號(hào)碼。類型及寬度：字符型，18位取值范圍：4549200～45492002）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS02數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：用戶訂貨單簡述：用戶所填用戶信息及訂貨要求等信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標(biāo)志＋用戶情況＋商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS10數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：采購單簡述：所需采購商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼＋商品名稱＋規(guī)格＋單位＋數(shù)量＋單價(jià)＋金額3）數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號(hào)：F02數(shù)據(jù)流名稱：入庫單簡述:采購員把購置來商品入庫時(shí)所填寫單據(jù)數(shù)據(jù)流起源：采購處理數(shù)據(jù)流去向：入庫處理數(shù)據(jù)流組成：入庫單編號(hào)＋商品代碼＋商品名稱＋商品單價(jià)＋入庫數(shù)量＋入庫日期數(shù)據(jù)流量：約10次/月高峰流量：約15次/月4）處理邏輯定義處理邏輯編號(hào)：P3處理邏輯名稱：結(jié)算處理簡述：結(jié)算銷售金額，并出提貨單輸入數(shù)據(jù)流：發(fā)票，訂貨單處理描述：依據(jù)發(fā)票和訂貨單，結(jié)算銷售金額，并開出提貨單用于出庫處理；并登記銷售數(shù)據(jù)。輸出數(shù)據(jù)流：提貨單，銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表處理頻率：50次/日5）數(shù)據(jù)存放定義數(shù)據(jù)存放編號(hào)：F03數(shù)據(jù)存放名稱：庫存帳簡述：統(tǒng)計(jì)商品出入庫數(shù)據(jù)明細(xì)賬數(shù)據(jù)存放組成：日期＋商品代碼＋商品名稱＋入庫數(shù)量＋銷售數(shù)量＋庫存數(shù)量6）外部實(shí)體定義外部實(shí)體編號(hào)：S01外部實(shí)體名稱：供給商簡述：企業(yè)所銷售商品供給者輸入數(shù)據(jù)流：采購單輸出數(shù)據(jù)流：提貨單6、系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)依據(jù)業(yè)務(wù)步驟圖和數(shù)據(jù)步驟圖分析，能夠把整個(gè)系統(tǒng)分為5個(gè)模塊。依據(jù)數(shù)據(jù)步驟圖頂層和第一層，我們能夠得到系統(tǒng)大邏輯結(jié)構(gòu)。依據(jù)比較底層數(shù)據(jù)步驟圖，我們能夠得到細(xì)化后功效模塊結(jié)構(gòu)。（變換中心、事務(wù)中心）銷售管理信息系統(tǒng)銷售管理信息系統(tǒng)倉儲(chǔ)管理模塊報(bào)表分析模塊結(jié)算管理模塊票務(wù)管理模塊市場管理模塊倉儲(chǔ)管理模塊報(bào)表分析模塊結(jié)算管理模塊票務(wù)管理模塊市場管理模塊三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)1、總體設(shè)計(jì)（1）硬件配置：8臺(tái)臺(tái)式計(jì)算機(jī)，要求CPU：P4，主頻2.0GHz；內(nèi)存：256MB；硬盤：40GMB；顯示器及顯示卡：彩色VGA，分辨率不低于1024×768，64位PCI接口，緩存1MB以上；軟驅(qū)：1.44MB；CD-ROM光盤開啟器：40倍以上。另外，需配置打印機(jī)4臺(tái)；條碼閱讀器1臺(tái)。這些基礎(chǔ)配置企業(yè)現(xiàn)已含有。（2）軟件配置：系統(tǒng)采取Microsoft企業(yè)WindowsServer和WindowsProfessional。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)采取微軟企業(yè)SQLServer.開發(fā)語言采取Delphi6.0。（3）網(wǎng)絡(luò)配置：構(gòu)建局域網(wǎng)，采取星型網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。（4）系統(tǒng)模式：采取基于用戶端和服務(wù)器端C/S結(jié)構(gòu)。2、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)（1）E-R模型入庫入庫倉庫商品MN倉庫商品1保管M保管供給N供給購置購置M倉庫管理員倉庫管理員NN發(fā)貨供給商發(fā)貨供給商M付款結(jié)算付款結(jié)算結(jié)算員用戶NM結(jié)算員用戶供給商表（供給商號(hào)，供給商名稱，聯(lián)絡(luò)電話，地址，帳號(hào)）用戶表（用戶號(hào)，用戶名，聯(lián)絡(luò)電話，地址）商品表（商品號(hào)，商品名，單價(jià)，數(shù)量，計(jì)量單位）職員表（職員號(hào)，職員名，性別，年紀(jì)，工資，職務(wù)）倉庫表（倉庫號(hào)，倉庫名，地址，電話）購置信息表/銷售協(xié)議（協(xié)議號(hào)，用戶號(hào)，商品號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，金額，訂購日期）供給信息表（供給商號(hào)，商品號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，采購日期）入庫信息表（入庫號(hào)，倉庫號(hào)，商品號(hào)，日期，數(shù)量）發(fā)貨信息表（發(fā)貨號(hào)，職員號(hào)，用戶號(hào)，協(xié)議號(hào)，日期）付款結(jié)算表（結(jié)算編號(hào)，職員號(hào)，用戶號(hào)，協(xié)議號(hào)，發(fā)票編號(hào)，數(shù)量，金額）3、代碼設(shè)計(jì)代碼設(shè)計(jì)目標(biāo)：在管理信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中，為了方便計(jì)算機(jī)處理，對(duì)系統(tǒng)包含對(duì)象用英文字母、數(shù)字來替換，使系統(tǒng)對(duì)象簡單化，也使系統(tǒng)處理更簡便。該系統(tǒng)中代碼設(shè)計(jì)對(duì)象關(guān)鍵是企業(yè)用戶、供給商、商品。依據(jù)對(duì)象性質(zhì)，采取區(qū)間碼和次序碼結(jié)合。（1）用戶代碼設(shè)計(jì)用戶代碼含義以下表135010012用戶某省某市用戶編號(hào)校驗(yàn)碼例：某用戶代碼說明：原代碼：13501001權(quán)因子：12345678（算術(shù)級(jí)數(shù)法）乘積之和：1＋6＋15＋0＋5＋0＋0＋8＝35模：1135/11=3……2校驗(yàn)位：2所以代碼為：（2）供給商代碼設(shè)計(jì)235010013供給商某省某市供給商編號(hào)校驗(yàn)碼（3）商品代碼設(shè)計(jì)23500010010018供給商代碼商品類別編號(hào)商品品種編號(hào)校驗(yàn)碼4、新系統(tǒng)功效結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)該功效分為5個(gè)功效模塊，依據(jù)底層數(shù)據(jù)步驟圖對(duì)圖中每個(gè)功效模塊要進(jìn)行分解。銷售管理結(jié)算管理票務(wù)管理銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算單據(jù)處理退貨發(fā)票處理理銷售發(fā)票處理銷售