物業(yè)公司采購(gòu)管理制度

XXX物業(yè)管理有限公司誠(chéng)信感恩精細(xì)協(xié)作超越采購(gòu)管理制度為了配合公司推行的各管理處成本控制制度，使各管理處更好地規(guī)范管理，確保各管理處采購(gòu)到高性?xún)r(jià)比的物資，使各管理處嚴(yán)格控制成本，現(xiàn)經(jīng)總公司研究決定，采購(gòu)任務(wù)由各服務(wù)處發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)，總公司負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)，因此特制訂本制度：采購(gòu)流程1、申請(qǐng)：服務(wù)處負(fù)責(zé)人發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)，每月1-3號(hào)在微信群內(nèi)提報(bào)當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃（型號(hào)、規(guī)格須備注清楚，有特殊要求的附樣圖或介紹），緊急采購(gòu)可單獨(dú)追加，說(shuō)明原因。2、審批：行政人事部對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)初審→唐總采購(gòu)申請(qǐng)復(fù)審→李總采購(gòu)申請(qǐng)終審，每月10號(hào)之前完成審批。3、采購(gòu)：行政人事部每月11-15號(hào)集中采購(gòu)，20號(hào)之前物資配送工作，緊急采購(gòu)單獨(dú)進(jìn)行，特殊物資經(jīng)李總授權(quán)后可自行采購(gòu)，須索要相關(guān)發(fā)票以備報(bào)銷(xiāo)。4、領(lǐng)用：服務(wù)處按需領(lǐng)用，做好入庫(kù)、出庫(kù)記錄，品質(zhì)部每月檢查時(shí)抽查出入庫(kù)記錄、核對(duì)庫(kù)存與臺(tái)賬是否相符。5、售后：服務(wù)處物品使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)物品質(zhì)量不好/有瑕疵/故障/損壞等需要售后的情況，及時(shí)向行政人事部匯報(bào)，行政人事部與供應(yīng)商進(jìn)行溝通聯(lián)系，對(duì)供應(yīng)商售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管、評(píng)價(jià)，涉及付費(fèi)更換零部件的進(jìn)入下一個(gè)采購(gòu)流程。6、報(bào)銷(xiāo)：行政人事部每月22、23號(hào)與各服務(wù)處核對(duì)物資采購(gòu)明細(xì)（物資種類(lèi)、數(shù)量、金額等），確認(rèn)無(wú)誤后聯(lián)系供貨商開(kāi)具發(fā)票，行政人事部每月24、25號(hào)報(bào)銷(xiāo)；服務(wù)處每月22、23號(hào)核對(duì)行政人事部提供的采購(gòu)明細(xì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通，服務(wù)處自行采購(gòu)墊付的費(fèi)用每季度末月24、25號(hào)報(bào)銷(xiāo)。二、采購(gòu)基本原則1、采購(gòu)前搜集并建立可能的供應(yīng)材料，接洽合格供應(yīng)商，詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。2、采購(gòu)必須遵循“三比”、“三保”原則。三比：比質(zhì)、比價(jià)、比運(yùn)距，按同質(zhì)比價(jià)，同價(jià)擇優(yōu)原則采購(gòu)。三保：保證計(jì)劃時(shí)間要求，保證品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求，保證成本低于預(yù)算。三、《物資采購(gòu)管理制度》流程示意圖服務(wù)處負(fù)責(zé)人發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)服務(wù)處負(fù)責(zé)人發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)審批（每月10號(hào)之前完成審批）采購(gòu)每月1-3號(hào)在微信群內(nèi)提報(bào)當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃（型號(hào)、規(guī)格須備注清楚，有特殊要求的附樣圖或介紹），緊急采購(gòu)可單獨(dú)追加，說(shuō)明原因行政人事部采購(gòu)申請(qǐng)初審唐總采購(gòu)申請(qǐng)復(fù)審李總采購(gòu)申請(qǐng)終審行政人事部每月11-15號(hào)集中采購(gòu)，20號(hào)之前物資配送工作，緊急采購(gòu)單獨(dú)進(jìn)行特殊物資經(jīng)李總授權(quán)后可自行采購(gòu)，須索要相關(guān)發(fā)票以備報(bào)銷(xiāo)領(lǐng)用服務(wù)處按需領(lǐng)用，做好入庫(kù)、出庫(kù)記錄品質(zhì)部每月檢查時(shí)抽查出入庫(kù)記錄、核對(duì)庫(kù)存與臺(tái)賬是否相符售后行政人事部與供應(yīng)商進(jìn)行溝通聯(lián)系，對(duì)供應(yīng)商售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管、評(píng)價(jià)，涉及付費(fèi)更換零部件的進(jìn)入下一個(gè)采購(gòu)流程報(bào)銷(xiāo)行政人事部每月22、23號(hào)與各服務(wù)處核對(duì)物資采購(gòu)明細(xì)（物資種類(lèi)、數(shù)量、金額等），確認(rèn)無(wú)誤后聯(lián)系供貨商開(kāi)具發(fā)票，行政人事部每月24、25號(hào)報(bào)銷(xiāo)服務(wù)處服務(wù)處物品使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)物品質(zhì)量不好/有瑕疵/故障/損壞等需要售后的情況，及時(shí)向行政人事部匯報(bào)報(bào)銷(xiāo)報(bào)銷(xiāo)1.服務(wù)處每月21.服務(wù)處每月22、23號(hào)核對(duì)行政人事部提供的采購(gòu)明細(xì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通2.服務(wù)處自行采購(gòu)墊付的費(fèi)用每季度末月24、25號(hào)報(bào)銷(xiāo)《服務(wù)外包供應(yīng)商選擇》流程示意圖包括但不限于電梯維保、消防維保、開(kāi)荒保潔、工程施工、綠化養(yǎng)護(hù)等服務(wù)1.招標(biāo)項(xiàng)目（預(yù)算金額≥2萬(wàn)元）分為：自行招標(biāo)項(xiàng)目（2萬(wàn)元≤預(yù)算<5萬(wàn)元）、委托代理公司招標(biāo)項(xiàng)目（預(yù)算≥5萬(wàn)）自行招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部自行招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部1.通知有意向的供應(yīng)商2.審核報(bào)名供應(yīng)商資料3.向合格的潛在供應(yīng)商發(fā)送招標(biāo)文件4.招標(biāo)文件答疑評(píng)委選擇自行招標(biāo)項(xiàng)目：行政人事部、服務(wù)處、品質(zhì)部或工程綠化部各1人（視招標(biāo)內(nèi)容而定）發(fā)售招標(biāo)文件服務(wù)處：1.提供招標(biāo)要求及標(biāo)準(zhǔn)2.起草合同企業(yè)發(fā)展部/工程綠化部按招標(biāo)要求及標(biāo)準(zhǔn)審核行政人事部確定招標(biāo)費(fèi)用預(yù)算前期準(zhǔn)備自行招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部1.編制招標(biāo)文件2.審核合同委托代理公司招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部：1.審核代理公司編制的招標(biāo)文件2.溝通招標(biāo)形式、資格條件、評(píng)分要求、開(kāi)標(biāo)時(shí)間等內(nèi)容服務(wù)處、行政人事部及公司員工均可推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商委托代理公司招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部1.發(fā)布招標(biāo)公告2.通知有意向的供應(yīng)商3.供應(yīng)商報(bào)名4.審核供應(yīng)商資格5.發(fā)送招標(biāo)文件6.招標(biāo)文件答疑（1、2、3、4、5由代理公司負(fù)責(zé)）委托代理公司招標(biāo)項(xiàng)目：企業(yè)發(fā)展部或工程綠化部1人（視招標(biāo)內(nèi)容而定），服務(wù)處1人現(xiàn)場(chǎng)見(jiàn)證，參與意見(jiàn)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)標(biāo)自行招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部：1.通知評(píng)委到場(chǎng)2.負(fù)責(zé)開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)主持3.審核供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績(jī)4.統(tǒng)計(jì)評(píng)委評(píng)分5.公布評(píng)標(biāo)結(jié)果簽訂合同委托代理公司招標(biāo)項(xiàng)目由企業(yè)發(fā)展部：1.與代理公司溝通評(píng)標(biāo)事宜2.審核供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績(jī)企業(yè)發(fā)展部簽訂合同行政人事部合同歸檔合同執(zhí)行服務(wù)處對(duì)供應(yīng)商合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理企業(yè)發(fā)展部簽訂合同企業(yè)發(fā)展部簽訂合同簽訂合同簽訂合同行政人事部合同歸檔行政人事部合同歸檔合同執(zhí)行服務(wù)處對(duì)供應(yīng)商合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理合同執(zhí)行服務(wù)處對(duì)供應(yīng)商合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理 2.詢(xún)價(jià)項(xiàng)目（預(yù)算金額<2萬(wàn)元）前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備服務(wù)處編制服務(wù)外內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，起草合同品質(zhì)部審核服務(wù)外包內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)（涉及工程、綠化專(zhuān)業(yè)的工程綠化部參與審核）行政人事部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核后，根據(jù)服務(wù)內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詢(xún)價(jià)（涉及工程、綠化專(zhuān)業(yè)的工程綠化部參與詢(xún)價(jià)）品質(zhì)部合同審核（合同初審后進(jìn)行合同審核程序，不再贅述）服務(wù)處/行政人事部推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商（公司員工均可推薦）詢(xún)價(jià)行政人事部：1.能夠滿(mǎn)足或高于公司提出的內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)、且報(bào)價(jià)最低的作為候選供應(yīng)商，將情