辦公室文檔歸類與存儲指南

辦公室文檔歸類與存儲指南合同編號：__________鑒于甲方需要對文檔進行歸類與存儲，為確保文檔的安全、高效管理，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本合同，共同遵守。第一條歸類與存儲內(nèi)容1.1乙方負責對甲方提供的文檔進行歸類、編碼、整理、存儲等工作。1.2乙方應(yīng)按照甲方的要求，對文檔進行分類，包括但不限于政策法規(guī)、公司章程、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)報表等。1.3乙方應(yīng)確保文檔存儲環(huán)境的安全、干燥、通風、適宜的溫度和濕度，防止文檔受損、褪色、霉變等。第二條歸類與存儲期限2.1乙方向甲方提供的歸類與存儲服務(wù)期限為____年，自合同簽訂之日起計算。2.2乙方應(yīng)在服務(wù)期限內(nèi)，對甲方文檔進行定期檢查、維護，確保文檔的完整性和可追溯性。第三條保密條款3.1乙方應(yīng)對在歸類與存儲過程中獲得的甲方文檔信息予以保密，不得泄露給第三方。3.2乙方應(yīng)采取保密措施，確保甲方文檔的安全，如發(fā)生泄露事件，乙方應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責任。第四條服務(wù)費用4.1乙方向甲方提供的歸類與存儲服務(wù)費用為人民幣____元整（大寫：_______________________元整）。4.2甲方應(yīng)按照本合同約定的服務(wù)費用，向乙方支付服務(wù)報酬。4.3乙方應(yīng)提供正式發(fā)票，甲方按約定時間支付服務(wù)費用。第五條違約責任5.1乙方未按照約定時間、質(zhì)量完成歸類與存儲工作的，應(yīng)向甲方支付違約金，違約金為服務(wù)費用的____%。5.2甲方未按照約定時間支付服務(wù)費用的，應(yīng)向乙方支付滯納金，滯納金為應(yīng)付款項的____%。5.3乙方泄露甲方文檔信息，給甲方造成損失的，乙方應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。第六條爭議解決6.1本合同履行過程中，如發(fā)生糾紛，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決。6.2如協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第七條其他約定7.1本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。7.2本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期至服務(wù)期限屆滿之日止。甲方（蓋章）：_______________乙方（蓋章）：_______________代表（簽名）：_______________代表（簽名）：_______________簽訂日期：_______________簽訂地點：_______________一、附件列表：1.甲方文檔清單2.乙方歸類與存儲方案3.保密協(xié)議4.服務(wù)費用明細表5.違約金計算公式6.甲方支付憑證7.乙方服務(wù)報告二、違約行為及認定：1.乙方未按照約定時間、質(zhì)量完成歸類與存儲工作。2.甲方未按照約定時間支付服務(wù)費用。3.乙方泄露甲方文檔信息。三、法律名詞及解釋：1.歸類與存儲服務(wù)：指乙方對甲方提供的文檔進行分類、編碼、整理、存儲等工作。2.保密協(xié)議：指乙方對在歸類與存儲過程中獲得的甲方文檔信息予以保密的協(xié)議。3.違約金：指乙方未按照約定時間、質(zhì)量完成歸類與存儲工作或甲方未按照約定時間支付服務(wù)費用時，應(yīng)支付給對方的違約賠償。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.文檔丟失或損壞：建立備份制度，定期對文檔進行備份，確保文檔的安全。2.保密泄露：加強乙方工作人員的保密意識，簽訂保密協(xié)議，對泄露信息的行為進行追責。3.服務(wù)費用支付延遲：雙方約定明確的支付時間，甲方按時支付服務(wù)費用，乙方提供正式發(fā)票。五、所有應(yīng)用場景：1.企業(yè)文檔管理：對企業(yè)的政策法規(guī)、公司章程、合同協(xié)議等文檔進行歸類與存儲。2.人事檔案管理：對員工的人事檔案進行歸類、編碼、存儲，便于查詢和管理。3.財務(wù)報表管理：對企業(yè)的財務(wù)報表進行歸類、存儲，以便于財務(wù)分析和審計。