檔案管理手冊(cè)

編號(hào)：時(shí)間：2021年x月x日書(shū)山有路勤為徑，學(xué)海無(wú)涯苦作舟頁(yè)碼：第頁(yè)檔案管理管控手冊(cè)（試行版）目錄一、分類(lèi)合適的方案1.1檔案分類(lèi)合適的方案1.2檔案分類(lèi)、歸檔范圍與保管期限表二、管理管控辦法2.1歸檔文件整理方法2.2員工人事檔案管理管控辦法2.3建設(shè)工程檔案管理管控辦法2.4聲像檔案管理管控辦法2.5會(huì)計(jì)檔案管理管控辦法三、規(guī)章制度3.1檔案保密制度3.2檔案保管制度3.3檔案統(tǒng)計(jì)制度3.4檔案利用查閱制度3.5檔案鑒定制度3.6檔案銷(xiāo)毀制度3.7檔案庫(kù)房管理管控制度3.8檔案防火安全制度3.9檔案管理管控的工作流程四、其它附表一案卷封面附表二卷內(nèi)文件目錄附表三備考表附件四聲像檔案目錄附表五案卷封面附表六卷內(nèi)目錄

一、分類(lèi)合適的方案1.1檔案分類(lèi)合適的方案1.1.1目的為了加強(qiáng)浙江環(huán)球集團(tuán)公司檔案工作整體建設(shè)與科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理管控，促進(jìn)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，根據(jù)企業(yè)檔案管理管控規(guī)定，使檔案資源更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，結(jié)合檔案管理管控工作的實(shí)際情況，特制定本分類(lèi)合適的方案。1.1.2適用范圍本合適的方案主要適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司集團(tuán)本部。檔案的分類(lèi)整理、組織案卷和排架管理管控，是各子公司（版塊）檔案分類(lèi)的基本依據(jù)。可參照?qǐng)?zhí)行。1.1.3定義（1）企業(yè)檔案--是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理管控活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。（2）類(lèi)號(hào)--是指類(lèi)目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。用以表示類(lèi)目在分類(lèi)體系中的位置和排列順序。1.1.4管理管控職責(zé)（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)制定《企業(yè)檔案分類(lèi)合適的方案》。（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司所屬各子公司參照?qǐng)?zhí)行《企業(yè)檔案分類(lèi)合適的方案》。1.1.5分類(lèi)原則（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類(lèi)原則是以企業(yè)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理管控職能，結(jié)合企業(yè)檔案構(gòu)成的合適的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，既可滿(mǎn)足企業(yè)檔案分類(lèi)管理管控的需要，又適當(dāng)考慮了今后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學(xué)管理管控和開(kāi)發(fā)利用。（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類(lèi)以辦公職能為基礎(chǔ)，類(lèi)目設(shè)置考慮了企業(yè)檔案的實(shí)際情況。為了便于管理管控利用，本合適的方案只設(shè)到二級(jí)類(lèi)目。二級(jí)以下類(lèi)目的設(shè)置，根據(jù)有關(guān)規(guī)定或?qū)嶋H情況可自行調(diào)整。1.1.6類(lèi)目的設(shè)置（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類(lèi)設(shè)置五級(jí)類(lèi)目。即：行政管理管控類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理管控類(lèi)、建設(shè)工程類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、特殊載體。一級(jí)類(lèi)目應(yīng)保持穩(wěn)定，不得變動(dòng)。（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類(lèi)二級(jí)類(lèi)目按照企業(yè)管理管控職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置?！稒n案分類(lèi)、歸檔范圍與保管期限表》中所設(shè)二級(jí)類(lèi)目是企業(yè)檔案分類(lèi)的基本二級(jí)類(lèi)目，一般不予變動(dòng)。（3）二級(jí)以下類(lèi)目的設(shè)置，各子公司可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際，參照《檔案分類(lèi)、歸檔范圍與保管期限表》中基本范圍自行確定，一般不宜超過(guò)三級(jí)。（4）類(lèi)目的級(jí)位表示上下位的隸屬關(guān)系。檔案數(shù)量少的單位，可只分到一級(jí)或二級(jí)類(lèi)目。沒(méi)有檔案實(shí)體的類(lèi)目可空號(hào)不用。1.1.7分類(lèi)方法（1）行政管理管控類(lèi)的歸檔文件采用：?jiǎn)栴}—年度—保管期限進(jìn)行分類(lèi)。（2）經(jīng)營(yíng)管理管控類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目按工程程序設(shè)置，三級(jí)類(lèi)目按建設(shè)相關(guān)項(xiàng)目先后設(shè)置。（3）建設(shè)工程類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目按工程開(kāi)發(fā)先后順序設(shè)置。（4）會(huì)計(jì)檔案類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目按文種設(shè)置。1.1.8標(biāo)識(shí)符號(hào)（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類(lèi)中的類(lèi)目標(biāo)識(shí)符號(hào)，一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類(lèi)一級(jí)類(lèi)目阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。即：行政管理管控類(lèi)0經(jīng)營(yíng)管理管控類(lèi)1建設(shè)工程類(lèi)2會(huì)計(jì)檔案類(lèi)3特殊載體41.1.9檔號(hào)編制與排列（1）文書(shū)立卷以文件級(jí)排列，示例：0．2.2001-1||||案卷順序號(hào)|||年度||二級(jí)類(lèi)號(hào)|一級(jí)類(lèi)號(hào)（2）文書(shū)以外按分類(lèi)體系排列，示例：1.2.4-1||||卷內(nèi)順序號(hào)|||三級(jí)類(lèi)號(hào)||二級(jí)類(lèi)號(hào)|一級(jí)類(lèi)號(hào)（3）行政管理管控類(lèi)的歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，編號(hào)排列方法為：①歸檔文件在分類(lèi)方法最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議記錄、紀(jì)要等成套性文件可集中排列。②歸檔文件依分類(lèi)方法和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)合適的內(nèi)容。（4）經(jīng)營(yíng)管理管控類(lèi)、建設(shè)工程類(lèi)的編號(hào)排列方法為：①均采用按大類(lèi)流水分屬類(lèi)的排列方法，即在每個(gè)二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按相關(guān)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)先后順序編號(hào)排列。②均不考慮案卷的保管期限與年度特征，以維護(hù)文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等工作。（5）會(huì)計(jì)檔案類(lèi)的編號(hào)排列方法：①按大類(lèi)分屬類(lèi)編號(hào)排列，即在會(huì)計(jì)檔案類(lèi)下分別按財(cái)務(wù)報(bào)表、帳簿、憑證、其它等四個(gè)二級(jí)類(lèi)目順序排列，每個(gè)二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)再分別按年度順序排列。②案卷編號(hào)排列采用按屬類(lèi)內(nèi)年度流水編號(hào)。（6）各類(lèi)檔案的案卷排列，均按該類(lèi)檔案分類(lèi)編號(hào)體例依次排列，即按各類(lèi)案卷順序排列。個(gè)別企業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特點(diǎn)不同，為方便提供利用，在保持檔案有機(jī)聯(lián)系和成套性的原則下，可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。1.2檔案分類(lèi)、歸檔范圍及保管期限表一級(jí)類(lèi)別類(lèi)目編號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)基本范圍保管期限備注行政管理類(lèi)0股權(quán)管理管控公司章程及修正案；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定；股本結(jié)構(gòu)及相關(guān)權(quán)益的確定調(diào)整、股東紅利分配等永久董事長(zhǎng)出具的授權(quán)委托書(shū)、證明、函等視文件有效期限權(quán)證非現(xiàn)行使用的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、商標(biāo)證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書(shū)及工商資質(zhì)申報(bào)資料；永久企業(yè)沿革本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱(chēng)變更、組織沿革、大事記永久行政文件本公司向上級(jí)單位報(bào)送的行政類(lèi)請(qǐng)示及批復(fù)，現(xiàn)平級(jí)單位的函等，支下級(jí)請(qǐng)求或報(bào)告的批復(fù)等。企業(yè)與外單位的法律糾紛訴訟案資料，勞動(dòng)合同合約糾紛案件資料等。規(guī)章制度、規(guī)范性文件，上級(jí)單位下發(fā)的規(guī)范性文件長(zhǎng)期與外單位簽訂的行政類(lèi)合同合約、協(xié)議；本公司發(fā)文。短期會(huì)議活動(dòng)1.各類(lèi)會(huì)議、文娛活動(dòng)的通知。短期政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本企業(yè)的題詞；3.總辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要；其它重要行政專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要、記錄。長(zhǎng)期資產(chǎn)設(shè)備自有產(chǎn)權(quán)房產(chǎn)證、土地證原件（復(fù)印件）、購(gòu)房協(xié)議2.固定資產(chǎn)購(gòu)置與租賃審批、登記卡（簿）、清單、使用說(shuō)明書(shū)、交接憑證；永久3.房屋租賃合同合約長(zhǎng)期人事勞資員工名冊(cè)（每月）、公司任免文件；永久人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、退休、考核晉升等申批記錄、聘用、獎(jiǎng)懲文件；長(zhǎng)期勞動(dòng)工資年報(bào)、分配合適的方案、員工職稱(chēng)、社保材料一級(jí)類(lèi)別類(lèi)目編號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)基本范圍保管期限備注4.員工教育培訓(xùn)記錄短期經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)1綜合類(lèi)1.借貸、擔(dān)保、信用合同合約（資金類(lèi)）長(zhǎng)期2.企業(yè)宣傳冊(cè)、刊物、產(chǎn)品樓書(shū)、廣告、宣傳報(bào)道的定稿及樣本；3.產(chǎn)品定價(jià)、調(diào)價(jià)請(qǐng)示及批復(fù)，4.各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久5.小區(qū)交接驗(yàn)收記錄、交接明細(xì)表；6.重要投訴處理記錄、客戶(hù)關(guān)系管理管控記錄；長(zhǎng)期7.營(yíng)銷(xiāo)策劃書(shū)、展會(huì)等促銷(xiāo)活動(dòng)記錄、購(gòu)房?jī)?yōu)惠審批記錄、房屋交貨驗(yàn)收記錄。短期銷(xiāo)售合同合約類(lèi)1.商品房買(mǎi)賣(mài)合同合約；商品房補(bǔ)充協(xié)議；車(chē)庫(kù)買(mǎi)賣(mài)合同合約；協(xié)議等2.產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)3.質(zhì)量保證書(shū)；4.明碼標(biāo)價(jià)書(shū)等永久建設(shè)工程類(lèi)2建設(shè)工程1.本公司開(kāi)發(fā)的所有樓盤(pán)的竣工資料和竣工圖（電子文檔）2.在建工程的前期和與工程施工同步的一系列資料3.市政工程招投標(biāo)資料、竣工資料和竣工圖（電子文檔）永久會(huì)計(jì)檔案類(lèi)3會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)相關(guān)制度等；2.審計(jì)報(bào)告、清算資料、會(huì)計(jì)年度預(yù)結(jié)算、種類(lèi)統(tǒng)計(jì)月、年報(bào)及分析、企業(yè)年檢報(bào)告、成本管理管控材料、經(jīng)濟(jì)核算及依據(jù)材料等按保管期限要求特種載體類(lèi)4聲像檔案政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本公司形成的聲像資料；本公司有關(guān)人員參加外界組織的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)形成的聲像資料；本公司組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、比賽、表彰等形成的聲像資料；記錄本公司重大相關(guān)項(xiàng)目、經(jīng)典樓盤(pán)建設(shè)及竣工的聲像資料；其他樓盤(pán)的調(diào)研資料；本公司廣告宣傳活動(dòng)、產(chǎn)品推薦會(huì)的聲像資料；本公司每次總辦會(huì)錄音資料等。永久一級(jí)類(lèi)別類(lèi)目編號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)基本范圍保管期限備注特種載體類(lèi)電子檔案本公司OA系統(tǒng)中形成的永久和長(zhǎng)期類(lèi)文件（與紙質(zhì)文件同）；工程建設(shè)中形成的材料；本公司使用的各種數(shù)據(jù)文件；本公司設(shè)備運(yùn)行中所需要的操作系統(tǒng)；公司在重要外事、文娛活動(dòng)、產(chǎn)品宣傳活動(dòng)中形成的材料；公司每次總辦會(huì)的PPT永久實(shí)物檔案各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗等永久說(shuō)明:本表供子公司（版板）參考執(zhí)行，也可根據(jù)實(shí)際情況自行調(diào)整或另行制訂二、管理管控方法 2.1歸檔文件整理辦法2.1.1目的為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理管控的需要，規(guī)范簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《歸檔文件整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6)，結(jié)合浙江環(huán)球集團(tuán)公司具體情況，特制定本辦法。2.1.2適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司、各子公司辦公文件歸檔的整理。2.1.3定義（1）歸檔文件--是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（2）歸檔文件整理--是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。（3）件--是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。2.1.4管理管控職責(zé)（1）集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo)、檢查。（2）各子公司職能部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件的整理和歸檔工作。2.1.5整理要求和整理范圍（1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（2）反映本單位職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)整理歸檔。執(zhí)行《檔案分類(lèi)、歸檔范圍與保管期限表》。2.1.6整理（1）質(zhì)量要求①歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。②整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（2）裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目①裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。A.裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。B.裝訂時(shí)，盡量保持文件的原始面貌。采用左上角裝訂，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。用線(xiàn)或無(wú)酸紙封套等符合檔案保護(hù)要求的材料。②分類(lèi)A.歸檔文件按照企業(yè)檔案分類(lèi)合適的方案進(jìn)行分類(lèi)。即：?jiǎn)栴}—年度—保管期限，其中問(wèn)題內(nèi)只設(shè)一級(jí)類(lèi)目。B.形成的文件數(shù)量少，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的小單位可簡(jiǎn)化分類(lèi)合適的方案。歸檔文件可以采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限等特征進(jìn)行分類(lèi)，或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用。C.每個(gè)立檔單位內(nèi)的歸檔文件只能采用一種分類(lèi)合適的方案，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)合適的方案穩(wěn)定。③排列歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)合適的方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。④編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)合適的方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上加案卷封面（見(jiàn)附表一），并填寫(xiě)相關(guān)合適的內(nèi)容。填寫(xiě)歸檔章時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的書(shū)寫(xiě)材料。A.件數(shù)；案卷內(nèi)文件數(shù)。B.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“自2001年01月至2001年12月”。C.保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼。簡(jiǎn)稱(chēng)“永、長(zhǎng)、短”，代碼為“Y、C、D”。D.頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。當(dāng)歸檔文件上有頁(yè)碼時(shí)，無(wú)需重編；當(dāng)歸檔文件上無(wú)頁(yè)碼時(shí)，需要編頁(yè)碼。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從“1”開(kāi)始流水編制，正頁(yè)編在文件的右下角，反頁(yè)編在文件的左下角。E.歸檔號(hào)：文件的分類(lèi)編號(hào)。⑤編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)浙江環(huán)球集團(tuán)公司檔案分類(lèi)合適的方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄(見(jiàn)附表二)設(shè)置順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注相關(guān)項(xiàng)目。卷內(nèi)文件目錄附表二順序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注A.順序號(hào)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件順序號(hào)。一個(gè)文件一個(gè)號(hào)。B.責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)責(zé)任者項(xiàng)時(shí)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱(chēng)。C.文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。填寫(xiě)文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略。D.題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。E.日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2001年9月9日，標(biāo)注為“20010909”。F.頁(yè)號(hào)：每一件歸檔文件的頁(yè)號(hào)。G.備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。（3）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔①歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬為297mm×210mm)。②歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面，目錄編制成冊(cè)的方式與分類(lèi)合適的方案一致。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等相關(guān)項(xiàng)目。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。③各子公司檔案部門(mén)應(yīng)同時(shí)保存歸檔文件目錄的電子版，并以年度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤(pán)保存。（4）裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表相關(guān)項(xiàng)目。不同年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)，裝不滿(mǎn)一盒時(shí)，應(yīng)通過(guò)使用不同厚度的檔案盒來(lái)解決，使文件不至彎曲受損。檔案盒尺寸、著錄項(xiàng)A.項(xiàng)基本原則檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等。B.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接；盒號(hào)即：檔案盒的排列順序號(hào)，沒(méi)有進(jìn)館任務(wù)的企業(yè)可不用填寫(xiě)。②備考表（見(jiàn)附表三） A．備考表置于盒內(nèi)文件之后，相關(guān)項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。B．盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。C．整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。D．檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名（子公司為各辦公室主任）。E．日期：歸檔文件整理完畢的日期。2.2員工人事檔案管理管控辦法2.2.1總則（1）為加強(qiáng)公司職工檔案管理管控，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理管控水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。（2）公司職工檔案是企業(yè)人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。2.2.2機(jī)構(gòu)和職責(zé)（1）集團(tuán)公司職工檔案由集團(tuán)公司人力資源職能機(jī)構(gòu)管理管控。子公司（版塊）職工檔案由其辦公室管理管控。（2）職工離職、退休后，其檔案由原所在公司（版塊）在手續(xù)辦妥5日內(nèi)移交集團(tuán)人力資源部保管，并需裝訂成冊(cè)放入專(zhuān)門(mén)的檔案盒。人力資源部每月的25號(hào)前移交集團(tuán)檔案室保管。（3）公司職工檔案管理管控部門(mén)的職責(zé)：①保管職工檔案；②收集、鑒別和整理職工檔案材料；③辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；④登記職工工作變動(dòng)情況；⑤為有關(guān)部門(mén)提供職工情況；⑥做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；⑦定期向集團(tuán)檔案室移交檔案（指離職、退休）。⑧辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。2.2.3檔案的合適的內(nèi)容（1）公司職工檔案的合適的內(nèi)容和分類(lèi)：①履歷材料；②自傳材料；③鑒定、考核、考察材料；④評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料)；⑤政審材料；⑥參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；⑦獎(jiǎng)勵(lì)材料；⑧處分材料；⑨招用、勞動(dòng)合同合約，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；⑩其他可供企業(yè)參考的材料。2.2.4職工檔案材料的編目每卷職工檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。

（1）按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫(xiě)。

（2）每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空行（6-10行），供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

（3）目錄填寫(xiě)要正確，字跡要工整美觀(guān)。

（4）填寫(xiě)目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

（5）目錄各欄目的填寫(xiě)。

①類(lèi)別的填寫(xiě)。類(lèi)號(hào)用漢字，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。如：第一類(lèi)履歷材料用漢字“一”表示、第一類(lèi)材料的第一件用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”表示。

②材料名稱(chēng)的填寫(xiě)。根據(jù)材料題目填寫(xiě)材料名稱(chēng)。無(wú)題目的材料，應(yīng)擬定題目；材料的題目過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要合適的內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際合適的內(nèi)容的，須另行擬定題目。

③材料形成時(shí)間的填寫(xiě)。一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間。

④.材料份數(shù)的填寫(xiě)。以每份完整的材料（包括正文和附件）為一份，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。

⑤材料頁(yè)數(shù)的填寫(xiě)。填寫(xiě)材料的實(shí)際頁(yè)數(shù)。

2.2.5公司職工檔案材料的技術(shù)加工

為便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

（1）對(duì)超出A4規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行剪裁；不能剪裁的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。

（2）對(duì)破損、卷角、折皺和小于A4規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙；漿糊和膠水必須能防蟲(chóng)蝕、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤。

（3）對(duì)過(guò)窄或破損未空出裝訂線(xiàn)的檔案材料，須加邊，保證裝訂，不壓字、不損害材料合適的內(nèi)容。

（4）拆除檔案材料上的大頭針、回引針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

2.2.6公司職工檔案材料裝訂

每個(gè)職工的檔案材料，必須裝訂成卷，做到案卷整齊、平整、裝訂牢固，具體方法：

（1）目錄置于卷首，材料排列順序與目錄相符。

（2）將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤。

（3）理齊檔案材料。材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊，條件較差的，以左邊和下邊兩邊為齊。

（4）打孔。在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個(gè)孔，孔距7.3厘米，用專(zhuān)用檔案裝訂線(xiàn)裝訂。

（5）使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮。檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名。

（6）裝盒。將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中，填寫(xiě)姓名、檔案號(hào)和籍貫。

（7）職工檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查。

2.2.7企業(yè)職工檔案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量要求

企業(yè)職工檔案必須保證書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，字跡要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不利于檔案永久保管的書(shū)寫(xiě)材料。

2.2.8整理工作的注意事項(xiàng)

企業(yè)職工檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《企業(yè)檔案管理管控制度》。

（1）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

（2）不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

（3）在整理檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理管控，防止損毀、丟失檔案材料和泄露檔案合適的內(nèi)容，確保檔案安全。

（4）后續(xù)檔案材料的整理。后續(xù)職工檔案材料，每三個(gè)月整理一次，將材料合適的內(nèi)容填寫(xiě)到相應(yīng)的目錄中，并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫(xiě)在備注欄內(nèi)，將材料裝訂到案卷中。2.2.9檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀（1）人力資源職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、薪酬等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。（2）立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。（3）公司職工檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。（4）按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（5）集團(tuán)人力資源職能機(jī)構(gòu)按2.2.3合適的內(nèi)容結(jié)合現(xiàn)有職工人事檔案的具體合適的內(nèi)容制作目錄。各子公司（版塊）參照。（6）嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。（7）職工檔案管理管控部門(mén)應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。2.2.10檔案的提供利用因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：(1)外單位人員查閱檔案應(yīng)憑蓋有單位公章的介紹信。(2)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)游總或潘總批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。(3)任何個(gè)人不得查閱或借用本人的檔案。(4)因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示游總或潘總簽字同意后才能復(fù)制辦理。2.3建設(shè)工程檔案管理管控辦法2.3.1目的為加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理管控，維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，更好地為房地產(chǎn)管理管控工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城市房地產(chǎn)管理管控法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設(shè)檔案管理管控規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本辦法。

2.3.2定義建設(shè)工程檔案是指在工程相關(guān)項(xiàng)目的建設(shè)、使用、管理管控等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2.3.3適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司建設(shè)工程檔案的管理管控。2.3.4管理管控原則與管理管控職能(1)管理管控原則①建設(shè)工程檔案管理管控工作以權(quán)屬檔案管理管控為核心，遵循統(tǒng)一組織、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類(lèi)歸檔、多套分存、授權(quán)使用的原則。

（2）管理管控職能①浙江環(huán)球集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定建設(shè)工程檔案管理管控辦法，指導(dǎo)和監(jiān)督房產(chǎn)公司的工程相關(guān)項(xiàng)目檔案管理管控工作。

2.3.5歸檔范圍按《建設(shè)工程文件歸檔范圍》、結(jié)合工程實(shí)際。建設(shè)工程文件歸檔范圍序號(hào)歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位城建檔案館工程準(zhǔn)備階段文件一立項(xiàng)文件1相關(guān)項(xiàng)目建議書(shū)永久√2相關(guān)項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)及前期工作通知書(shū)永久√3可行性研究報(bào)告及附件永久√4可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)永久√5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)永久√6專(zhuān)家建議文件永久√7調(diào)查資料及相關(guān)項(xiàng)目評(píng)估研究材料長(zhǎng)期√二建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)永久√2用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)永久√3拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、合適的方案等長(zhǎng)期√4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久√5劃撥建設(shè)用地文件永久√6國(guó)有土地使用證永久√三勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件1工程地質(zhì)勘察報(bào)告永久永久√2水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查永久永久√3建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）永久√4地形測(cè)量和拔地測(cè)量成果報(bào)告永久永久√5申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)永久長(zhǎng)期√6初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明長(zhǎng)期長(zhǎng)期7技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明長(zhǎng)期長(zhǎng)期8審定設(shè)計(jì)合適的方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√9有關(guān)行政主管部門(mén)（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議。永久√10施工圖及其說(shuō)明長(zhǎng)期長(zhǎng)期11設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)長(zhǎng)期長(zhǎng)期12政府有關(guān)部門(mén)對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見(jiàn)永久長(zhǎng)期√四招投標(biāo)文件1勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件長(zhǎng)期2勘察設(shè)計(jì)承包合同合約長(zhǎng)期長(zhǎng)期√3施工招投標(biāo)文件長(zhǎng)期4施工承包合同合約長(zhǎng)期長(zhǎng)期√5工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長(zhǎng)期6監(jiān)理委托合同合約長(zhǎng)期長(zhǎng)期√五開(kāi)工審批文件1建設(shè)相關(guān)項(xiàng)目列入年度相關(guān)計(jì)劃的申報(bào)文件永久√2建設(shè)相關(guān)項(xiàng)目列入年度的批復(fù)文件或年度相關(guān)計(jì)劃相關(guān)項(xiàng)目表永久√3規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙永久4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久√5建設(shè)工程開(kāi)工審查表永久6建設(shè)工程施工許可證永久√7投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明長(zhǎng)期√8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長(zhǎng)期√六財(cái)務(wù)文件1工程投資估算材料短期2工程設(shè)計(jì)概算材料短期3施工圖預(yù)算材料短期4施工預(yù)算短期七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人1工程相關(guān)項(xiàng)目管理管控機(jī)構(gòu)（相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期√2工程相關(guān)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（相關(guān)項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期√3工程相關(guān)項(xiàng)目施工管理管控機(jī)構(gòu)（施工相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期√監(jiān)理文件1監(jiān)理規(guī)劃（1）監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期√（2）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期√（3）監(jiān)理部總控制相關(guān)計(jì)劃等長(zhǎng)期短期2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題長(zhǎng)期長(zhǎng)期√3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題長(zhǎng)期長(zhǎng)期√4進(jìn)度控制（1）工程開(kāi)工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（2）工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期√5質(zhì)量控制（1）不合格相關(guān)項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（2）質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√6造價(jià)控制（1）預(yù)付款報(bào)審與支付短期（2）月付款報(bào)審與支付短期（3）設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期（4）工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)長(zhǎng)期√7分包資質(zhì)（1）分包單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期（2）供貨單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期（3）試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期8監(jiān)理通知（1）有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期（2）有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期（3）有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期9合同合約與其他事項(xiàng)管理管控（1）工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期√（2）費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期（3）合同合約爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)永久長(zhǎng)期√（4）合同合約變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√10監(jiān)理工作總結(jié)（1）專(zhuān)題總結(jié)長(zhǎng)期短期（2）月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期短期（3）工程竣工總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（4）質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期√施工文件一建設(shè)安裝工程（一）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程1施工技術(shù)準(zhǔn)備文件（1）施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期（2）技術(shù)交底長(zhǎng)期長(zhǎng)期（3）圖紙會(huì)審記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（4）施工預(yù)算的編制和審查短期短期（5）施工日志短期短期2施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備（1）控制網(wǎng)設(shè)置資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（2）工程定位測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（3）基槽開(kāi)挖線(xiàn)測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（4）施工安全措施短期短期（5）施工環(huán)保措施短期短期3地基處理記錄（1）地基釬探記錄和釬探平面布點(diǎn)圖永久長(zhǎng)期√（2）驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄永久長(zhǎng)期√（3）樁基施工記錄永久長(zhǎng)期√（4）試樁記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期√4工程圖紙變更記錄（1）設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（2）設(shè)計(jì)變更記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（3）工程洽商記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告（1）砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗(yàn)匯總表長(zhǎng)期√（2）砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料出廠(chǎng)證明文件長(zhǎng)期√（3）砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（4）預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠(chǎng)合格證、試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期√（5）工程物質(zhì)選樣送審表短期（6）進(jìn)場(chǎng)物質(zhì)批次匯總表短期（7）工程物質(zhì)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表短期6施工試驗(yàn)記錄（1）土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（2）土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（3）砂漿配合比通知單長(zhǎng)期（4）砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（5）混凝土配合比通知單長(zhǎng)期（6）混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（7）混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（8）商品混凝土出廠(chǎng)合格證、復(fù)試報(bào)告長(zhǎng)期√（9）鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（10）防水工程試水檢查記錄長(zhǎng)期（11）樓地面、屋面坡度檢查記錄長(zhǎng)期（12）土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總表長(zhǎng)期√7隱蔽工程檢查記錄（1）基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（2）鋼結(jié)構(gòu)工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（3）防水工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（4）高程控制長(zhǎng)期長(zhǎng)期8施工記錄（1）工程定位測(cè)量檢查記錄永久長(zhǎng)期√（2）預(yù)檢工程檢查記錄短期（3）冬施混凝土攪拌測(cè)溫記錄短期（4）冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄短期（5）煙道、垃圾道檢查記錄短期（6）沉降觀(guān)測(cè)記錄長(zhǎng)期√（7）結(jié)構(gòu)吊裝記錄長(zhǎng)期（8）現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄長(zhǎng)期√（9）工程峻工測(cè)量長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（10）新型建筑材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（11）施工新技術(shù)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√9工程質(zhì)量事故處理記錄永久√10工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄（1）檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期（2）分面工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期（3）基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（4）幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（5）分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（二）電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工?一般施工記錄（1）施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期長(zhǎng)期（2）技術(shù)交底短期（3）施工日志短期2圖紙變更記錄（1）圖紙會(huì)審永久長(zhǎng)期√（2）設(shè)計(jì)變更永久長(zhǎng)期√（3）工程洽商永久長(zhǎng)期√3設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄（1）設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書(shū)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（2）設(shè)備裝箱單、商檢證明和說(shuō)明書(shū)、開(kāi)箱報(bào)告長(zhǎng)期（3）設(shè)備安裝記錄長(zhǎng)期√（4）設(shè)備試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期√（5）設(shè)備明細(xì)表長(zhǎng)期長(zhǎng)期√4預(yù)檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期6施工試驗(yàn)記錄（1）電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線(xiàn)、有線(xiàn)電視末端等測(cè)試記錄長(zhǎng)期√（2）樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽(tīng)、電話(huà)等系統(tǒng)調(diào)試記錄長(zhǎng)期√（3）變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿(mǎn)負(fù)荷測(cè)試記錄長(zhǎng)期√（4）給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)度、嚴(yán)密性、灌水、通風(fēng)、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門(mén)等試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期√（5）電梯照明、動(dòng)力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期√（6）電梯接地電阻、絕緣電阻測(cè)試記錄；空載、半載、滿(mǎn)載、超載試運(yùn)行記錄；平衡、運(yùn)速、噪聲調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期√（7）質(zhì)量事故處理記錄永久長(zhǎng)期√（8）工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄(1)檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期（2）分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期（3）分部（子分部）工程質(zhì)驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期√（三）室外工程1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件長(zhǎng)期√2室釙建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件長(zhǎng)期√竣工圖一建筑安裝工程竣工圖（一）綜合竣工圖1綜合圖√（1）總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）永久長(zhǎng)期√（2）豎向布置圖永久長(zhǎng)期√（3）室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖永久長(zhǎng)期√（4）電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久長(zhǎng)期√（5）設(shè)計(jì)總說(shuō)明書(shū)永久長(zhǎng)期√2室外專(zhuān)業(yè)圖長(zhǎng)期（1）室外給水永久長(zhǎng)期√（2）室外雨水永久長(zhǎng)期√（3）室外污水永久長(zhǎng)期√（4）室外熱力永久長(zhǎng)期√（5）室外燃?xì)庥谰瞄L(zhǎng)期√（6）室外電訊永久長(zhǎng)期√（7）室外電力永久長(zhǎng)期√（8）室外電視永久長(zhǎng)期√（9）室外建筑小品永久長(zhǎng)期√（10）室外消防永久長(zhǎng)期√（11）室外照明永久長(zhǎng)期√（12）室外水景永久長(zhǎng)期√（13）室外道路永久長(zhǎng)期√（14）室外綠化永久長(zhǎng)期√（二）專(zhuān)業(yè)竣工圖1建筑竣工圖永久長(zhǎng)期√2結(jié)構(gòu)竣工圖永久長(zhǎng)期√3裝修（裝飾）工程竣工圖永久長(zhǎng)期√4電氣工程（智能化工程）竣工圖永久長(zhǎng)期√5給排水工程（消防工程）竣工圖永久長(zhǎng)期√6采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖永久長(zhǎng)期√7燃?xì)夤こ炭⒐D永久長(zhǎng)期√竣工驗(yàn)收文件一工程竣工總結(jié)1工程概況表永久√2工程竣工總結(jié)永久√二竣工驗(yàn)收記錄（一）建筑安裝工程1單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期√2竣工驗(yàn)收證明書(shū)永久長(zhǎng)期√3竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久長(zhǎng)期√4竣工驗(yàn)收備案表（包括各專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）永久√5工程質(zhì)量保修書(shū)永久長(zhǎng)期√三財(cái)務(wù)文件1決算文件永久√2交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表永久長(zhǎng)期√四聲像、縮微、電子檔案1聲像檔案（1）工程照片永久√（2）錄音、錄像材料永久√2縮微品永久√3電子檔案（1）光盤(pán)永久√（2）磁盤(pán)永久√2.3.6歸檔要求建設(shè)工程檔案、使用管理管控檔案按照國(guó)家《科技檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)》有關(guān)規(guī)定歸檔；除紙質(zhì)文件外，還應(yīng)保存電子文件。（1）卷案目錄（見(jiàn)附表五）。（2）卷案封面（見(jiàn)附表六）。（3）備考表（見(jiàn)附表三）。2.3.7歸檔時(shí)間各相關(guān)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將竣工資料（竣工圖）整理裝訂后移交集團(tuán)檔案室保管。并同時(shí)移交電子版。2.4聲像檔案管理管控辦法2.4.1目的為實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化管理管控，更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作，特制定本辦法。2.5.2適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司及各部門(mén)子公司聲像檔案的管理管控。2.4.3定義聲像檔案--是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等工作活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的照片(底片)、錄像帶、錄音帶、縮微片等載體的歷史記錄。2.4.4管理管控職責(zé)（1）各子公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)本公司聲像檔案進(jìn)行收集、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，集團(tuán)檔案室對(duì)聲像檔案材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行督促、指導(dǎo)和檢查。（2）聲像檔案材料形成部門(mén)和人員負(fù)責(zé)聲像檔案的積累和整理，并按規(guī)定向子公司檔案室移交歸檔。2.4.5歸檔要求及歸檔范圍（1）歸檔要求①歸檔的聲像檔案應(yīng)是原始記錄。對(duì)某些需經(jīng)常使用或素材過(guò)長(zhǎng)需編輯整理的聲像材料，可歸原版復(fù)制片。②照片檔案必須合適的內(nèi)容真實(shí)、主題突出、畫(huà)面清晰。底片不得磨損，每幅照片或每組照片都要有文字說(shuō)明，說(shuō)明該片所反映的合適的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等。③錄像帶必須畫(huà)面清晰、聲音清楚，錄像帶盒上要貼上標(biāo)簽，注明錄制合適的內(nèi)容、錄制時(shí)間、地點(diǎn)、帶長(zhǎng)、聲道、機(jī)器型號(hào)及攝像者等。④錄音帶必須聲音清楚，錄音帶盒上貼上標(biāo)簽，注明錄音合適的內(nèi)容、錄制時(shí)間、地點(diǎn)、盒數(shù)、編號(hào)及錄制者等。⑤縮微片上貼上標(biāo)簽，注明合適的內(nèi)容、編號(hào)及責(zé)任者等。⑥歸檔的聲像檔案應(yīng)系統(tǒng)、完整。（2）歸檔范圍在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)聲像檔案是公司檔案的重要組成部分，均屬于聲像檔案的管理管控范圍。包括下列合適的內(nèi)容：黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及知名人士來(lái)本單位視察、檢查工作或從事其它重大活動(dòng)所形成的聲像材料；反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理管控、歷史面貌等方面重大事件或重要活動(dòng)的聲像材料；反映本公司設(shè)計(jì)、施工、科研能力和技術(shù)水平的聲像材料；重點(diǎn)工程、有影響的工程和榮獲國(guó)家、省(部)、市獎(jiǎng)勵(lì)的優(yōu)質(zhì)工程洽談、簽約、開(kāi)竣工典禮以及反映其建筑設(shè)計(jì)、安裝、施工技術(shù)、過(guò)程的聲像材料；工程建設(shè)中重大事件或重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的聲像材料；新產(chǎn)品、新工藝、新材料、科研相關(guān)項(xiàng)目研究、開(kāi)發(fā)、鑒定、推廣應(yīng)用所形成的聲像材料；黨、政、工、團(tuán)召開(kāi)重要會(huì)議形成的聲像材料；出國(guó)考察、接待來(lái)訪(fǎng)、與外商洽談、簽約、索賠等對(duì)外交往活動(dòng)中形成的聲像材料；榮獲國(guó)家、省(部)、市、局(院)以上榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)的各類(lèi)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗照片以及授獎(jiǎng)儀式的聲像材料；本公司先進(jìn)人物表彰的聲像材料；本公司在對(duì)外宣傳報(bào)道中形成的聲像材料以及各電臺(tái)、電視臺(tái)有關(guān)本單位宣傳報(bào)道的聲像材料；本公司或本公司參與制發(fā)的科教片、電視片、新聞?dòng)涗浻捌嚷曄癫牧希恍侣劙l(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、展覽展示會(huì)等聲像材料；本公司有參考利用價(jià)值的外購(gòu)、交換、征集的聲像材料。2.4.6管理管控、分類(lèi)、整理、編目、移交、保管、利用（1）聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理管控。（2）分類(lèi)執(zhí)行企業(yè)檔案分類(lèi)合適的方案。（3）整理①照片檔案的整理應(yīng)有利于保持照片之間的有機(jī)聯(lián)系，一般按年度問(wèn)題進(jìn)行整理。底片應(yīng)對(duì)應(yīng)照片合適的內(nèi)容單獨(dú)整理和存放。②照片構(gòu)成應(yīng)包括照片、底片和文字說(shuō)明三部分，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理管控規(guī)范》(GB/T11821－89)進(jìn)行整理。照片原版，以及翻版的底片均應(yīng)標(biāo)注清楚。（4）編目①聲像檔案在區(qū)分載體形式的前提下與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類(lèi)編號(hào)，按一級(jí)類(lèi)目順序排架。因載體形式和保管要求不同應(yīng)分庫(kù)或分柜架保管。聲像檔案載體用英文大寫(xiě)字母S標(biāo)識(shí)。③聲像檔案應(yīng)編寫(xiě)說(shuō)明，一個(gè)保管單位應(yīng)有一個(gè)文字說(shuō)明包括：合適的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影(像)者六要素。文字說(shuō)明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字簡(jiǎn)練、語(yǔ)句通順。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，照片說(shuō)明要以自然張為單位編寫(xiě)。底片應(yīng)順序編號(hào)，并標(biāo)注照片編號(hào)，便于查找利用。④編制聲像檔案目錄(見(jiàn)附表四)聲像檔案目錄附表四柜號(hào)案卷號(hào)案卷題名年度張(盤(pán))數(shù)保管期限備注（5）移交立卷單位編制檔案移交清冊(cè)，一式二份，交接雙方逐項(xiàng)核對(duì)后簽字認(rèn)可，各留一份備查。聲像材料形成后，有關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向所在公司檔案部門(mén)（辦公室）移交歸檔，不得私自保管和留存。由攝錄制部門(mén)或人員負(fù)責(zé)收集、整理和向檔案部門(mén)移交歸檔。（6）歸檔時(shí)間一般專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的聲像材料在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔；工程相關(guān)項(xiàng)目聲像材料在工程竣工后隨工程施工資料一并歸檔；科研相關(guān)項(xiàng)目、新產(chǎn)品研制開(kāi)發(fā)的聲像材料在鑒定會(huì)后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（7）保管保管聲像檔案應(yīng)有專(zhuān)用庫(kù)房或?qū)Ｓ醚b具。保管聲像檔案應(yīng)按不同載體材料分別排架、保管。③照片與底片應(yīng)分開(kāi)保管，底片應(yīng)裝入特制的底片袋或底片夾內(nèi),再裝入專(zhuān)業(yè)底片檔案冊(cè)。接觸底片時(shí)防止用手觸摸。④經(jīng)常檢查聲像檔案的保存情況。對(duì)長(zhǎng)期保存的錄像帶、錄音帶應(yīng)每年倒帶一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。（8）利用①利用聲像檔案要嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù)。②借往外省市或外單位的須經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，辦理檔案借閱審批表手續(xù)方可借閱。利用者應(yīng)精心使用和愛(ài)護(hù)聲像檔案。③涉及專(zhuān)利和版權(quán)的聲像檔案，本公司以外的任何單位和個(gè)人利用檔案，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法》和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的有關(guān)條約條款辦理。2.5會(huì)計(jì)檔案管理管控辦法2.5.1目的 為了加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案管理管控水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》以及財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理管控辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合財(cái)會(huì)檔案工作情況制定本辦法。2.5.2適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司及子公司（版塊）會(huì)計(jì)檔案的管理管控。2.5.3定義會(huì)計(jì)檔案--是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2.5.4管理管控職責(zé)（1）財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（2）檔案室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、編目、保管和提供利用。（3）對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理、立卷。2.5.5歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證類(lèi)(原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證)；會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)(總帳，明細(xì)帳，日記帳，其他會(huì)計(jì)帳簿、存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料)；財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：(年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告)；其他類(lèi)：會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.5.6立卷原則及方法、擬寫(xiě)標(biāo)題、編目與排列（1）原則①一個(gè)單位為一個(gè)財(cái)會(huì)檔案立卷單位，分工負(fù)責(zé)歸口的會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔工作。②立卷單位或立卷人在立卷時(shí)要遵循會(huì)計(jì)核算材料形成規(guī)律及特點(diǎn)，注意保持其有機(jī)聯(lián)系，使立好的案卷便于保管和利用。③根據(jù)各類(lèi)會(huì)計(jì)材料形成的不同年代、時(shí)間順序、合適的內(nèi)容價(jià)值，聯(lián)系檔案材料的數(shù)量、保管期限等分別整理組卷。不同年度的會(huì)計(jì)核算材料不能混在一起組卷裝訂。（2）方法①會(huì)計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表的立卷會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)人員應(yīng)將辦理完畢的記帳憑證連同所附的原始憑證或匯總表，按月份、按照記帳分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行整理，折疊整齊、裝訂成冊(cè)，加具封面，寫(xiě)明單位名稱(chēng)、記賬憑證種類(lèi)、年度、月份和起止編號(hào)。較大的單位，收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證可分別編號(hào)、分別裝訂。對(duì)一些不便隨同記帳憑證一起裝訂或保存價(jià)值明顯不同的原始憑證（如涉及外事、職工工資名冊(cè)、退職退休及房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓和處理歷史遺留問(wèn)題等有參考價(jià)值的原始憑證）應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂保管，但要在有關(guān)科目、憑證編號(hào)處注明抽出憑證的名稱(chēng)、數(shù)量及另存的編號(hào)、庫(kù)址等。②會(huì)計(jì)帳簿應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了結(jié)帳，決算后按照帳簿種類(lèi)（名稱(chēng)）整理立卷。其中跨年度使用的固定資產(chǎn)帳等可在帳簿使用完畢年度立卷，長(zhǎng)期貸款相關(guān)項(xiàng)目使用的帳簿，在貸款相關(guān)項(xiàng)目結(jié)清年度或分階段立卷。立卷時(shí)應(yīng)按原裝訂本加以整理立卷，活頁(yè)帳或卡片帳，應(yīng)去掉空白頁(yè)，依次編號(hào)，裝訂成冊(cè)。③會(huì)計(jì)報(bào)表本單位的會(huì)計(jì)報(bào)表和下級(jí)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表一般應(yīng)分開(kāi)立卷，決算應(yīng)單獨(dú)立卷，月、季報(bào)表，可視其多少分開(kāi)或合并立卷，報(bào)表較多者，可以按報(bào)表名稱(chēng)或報(bào)表所反映事物屬性特點(diǎn)立卷。采用電子計(jì)算機(jī)記帳的單位，機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)記錄視同帳簿，應(yīng)裝訂成冊(cè)，凡未打印成書(shū)面文件的其磁帶、磁、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，不得輕易刪去其合適的內(nèi)容，應(yīng)視同等會(huì)計(jì)種類(lèi)文件加以保存。（3）書(shū)寫(xiě)案卷標(biāo)題①案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地反映卷內(nèi)材料合適的內(nèi)容。②案卷卷皮及卷內(nèi)目錄一律要用毛筆或鋼筆（籃黑墨水）書(shū)寫(xiě)，禁止使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)。字跡要求工整清晰。（4）卷內(nèi)文件材料編目與排列①永久保存的財(cái)會(huì)檔案應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和案卷目錄，每一卷內(nèi)要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每卷內(nèi)頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始，書(shū)寫(xiě)位置在卷內(nèi)文件的右上角。會(huì)計(jì)帳簿本身已經(jīng)編定連續(xù)頁(yè)號(hào)的，可以不再編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)憑證、記帳憑證已編定流水號(hào)的可不再編號(hào)。卷內(nèi)備考表記載卷內(nèi)材料的缺少、修復(fù)、補(bǔ)充、移出、損毀等需要說(shuō)明的情況。③卷內(nèi)文件要去掉金屬物。對(duì)破損的材料要修復(fù)。字跡擴(kuò)散、模糊的應(yīng)予復(fù)制并與原件一并立卷。④案卷的裝訂采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法裝訂成冊(cè)，卷內(nèi)文件以左對(duì)齊，以下對(duì)齊，在左邊打孔訂線(xiàn)。若訂線(xiàn)處有批注者，須進(jìn)行粘邊紙?zhí)幚怼?.5.7管理管控對(duì)于未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)涉外的原始憑證材料，應(yīng)單獨(dú)立卷、編寫(xiě)目錄，送檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。2.5.8歸檔時(shí)間由財(cái)務(wù)部門(mén)立卷，保存一年后，在次年的8月1日前移交集團(tuán)檔案室保管。三、規(guī)章制度3.1檔案保密制度3.1.1檔案室工作人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家和本處有關(guān)安全保密制度，時(shí)刻警惕，防止被盜竊，確保檔案的安全。3.1.2為保證檔案安全，檔案室工作人員不準(zhǔn)在私人通信中涉及機(jī)密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所及家中談?wù)摍C(jī)密。3.1.3檔案室工作人員要認(rèn)真保管好檔案資料，未經(jīng)允許，不得將檔案資料帶到公共場(chǎng)所和家中以及瀏覽、參觀(guān)、探親訪(fǎng)友，不準(zhǔn)將檔案資料外借。3.1.4根據(jù)規(guī)定查閱檔案。如查閱機(jī)密以上檔案，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。3.1.5假日前，由檔案室管理管控人員對(duì)庫(kù)房進(jìn)行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)情況，及時(shí)匯報(bào)。3.1.6檔案庫(kù)房重地，非檔案室人員，未經(jīng)同意，一律不得入內(nèi)。3.2檔案保管制度為完整、準(zhǔn)確、科學(xué)地管理管控檔案，使檔案工作逐步走向系統(tǒng)化、規(guī)范化，提高我處的檔案管理管控水平，特制訂本制度。3.2.1接收檔案入庫(kù)，必須保證檔案的完整、系統(tǒng)、規(guī)范，辦理交接手續(xù)，并由移交人上一級(jí)負(fù)責(zé)人簽字。3.2.2制訂檔案保管期限表，正確劃分保管期限。3.2.3檔案室對(duì)接收來(lái)的檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、編目、登記，排架科學(xué)。3.2.4編制必要的檔案檢索工具，便于查找和利用。3.2.5對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證歸檔文件完整、準(zhǔn)確，確保案卷質(zhì)量。3.2.6做好檔案庫(kù)房防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防光、防鼠、防潮等保護(hù)工作，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生、無(wú)塵土、無(wú)雜物。3.2.7定期清查庫(kù)藏檔案保管情況，對(duì)已破損的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。3.2.8專(zhuān)門(mén)檔案裝具，檔案排列有序。3.2.9庫(kù)房管理管控人員調(diào)動(dòng)，必須辦好交接手續(xù)。3.2.10不斷改善管理管控條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理管控科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案管理管控水平。3.3檔案統(tǒng)計(jì)制度3.3.1檔案統(tǒng)計(jì)工作由各子公司檔案室負(fù)責(zé)報(bào)集團(tuán)檔案室。3.3.2檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案管理管控基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案保管數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及其利用效果的統(tǒng)計(jì)。3.3.3建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，有檔案收進(jìn)、移出、借閱、利用等方面的登記簿，做好平時(shí)登記工作。3.3.4檔案統(tǒng)計(jì)列入本公司統(tǒng)計(jì)工作范疇，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠，檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳由集團(tuán)檔案室保管。3.3.5各子公司檔案室每年2月份前對(duì)上年檔案統(tǒng)計(jì)工作作一分析。3.4檔案利用借閱制度為切實(shí)做好檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案在本單位各項(xiàng)工作中的信息作用，提高各項(xiàng)工作的科學(xué)性，保障檔案查閱工作的順利進(jìn)行，特制定本規(guī)定。3.4.1集團(tuán)檔案室查閱、借閱檔案，須經(jīng)游總或潘總簽字同意后方可查閱；子公司單位內(nèi)部查閱檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，方可查閱。資料必須在室內(nèi)查閱，不能攜出室外。如因工作需要借閱的，必須辦理相關(guān)手續(xù)。查閱后即歸還，檔案人員應(yīng)當(dāng)面核對(duì)清楚，才能予以注銷(xiāo)查閱登記。借閱時(shí)間一般為七天。3.4.2外來(lái)人員查閱檔案，需持單位介紹信并經(jīng)游總或潘總簽字同意后方可查閱，如需復(fù)印要收取一定成本費(fèi)。3.4.3借閱者如遇出差、探親、休假必須先歸還所借檔案，職工調(diào)出本單位時(shí)應(yīng)歸還檔案后方可辦理調(diào)離手續(xù)，若發(fā)現(xiàn)帶走檔案及資料者，由員工所在相關(guān)單位負(fù)責(zé)追回。3.4.4為了延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)其原始性、完整性，借閱者要妥善保管，嚴(yán)防丟失，不得在原件上畫(huà)圈、涂改、抽頁(yè)或撕毀污垢，不得將原件拆散，胡亂拆疊，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)和嚴(yán)肅處理。3.4.5根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求，凡外來(lái)人員來(lái)檔案室查閱檔案者均需填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》，及時(shí)反饋信息，以便做好利用效果統(tǒng)計(jì)工作。3.5檔案鑒定制度3.5.1檔案管理管控員會(huì)同辦公室負(fù)責(zé)人、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及有關(guān)兼職檔案員組成鑒定小組