計(jì)劃單證的流程模板

計(jì)劃單證步驟一、訂貨單處理：依據(jù)用戶要求、市場需求及企業(yè)庫存填寫“微波爐/空調(diào)/小家電產(chǎn)品訂貨單”。調(diào)查用戶在本企業(yè)賬面余額，如有收款員工必需在票據(jù)復(fù)印件上署名，并連同“產(chǎn)品訂貨單”傳至企業(yè)計(jì)劃單證組。原件以最快時間EMS回總部。按產(chǎn)品訂貨單填寫數(shù)量、單價、備注（明折明扣、單價下浮、中轉(zhuǎn)倉調(diào)貨、售后有配件、有贈品、有樣機(jī)、有資料等特殊情況）。訂貨單位必需在訂貨單上署名、蓋章。如代理商發(fā)貨至異地倉，訂貨單位須開具委托書注明收貨地址、聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)絡(luò)電話，另在訂單右上角處明確注明發(fā)至異地（？）。訂貨單上本企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員必需署名及留聯(lián)絡(luò)電話。計(jì)劃單證員按要求做好“產(chǎn)品訂貨單”，計(jì)算好車位，聯(lián)絡(luò)運(yùn)輸企業(yè)安排好發(fā)運(yùn)工作。財務(wù)打單人員按“產(chǎn)品訂貨單”打印成“產(chǎn)品提貨通知單”。財務(wù)科蓋“發(fā)出商品專用章”后方可在倉庫裝貨?！爱a(chǎn)品提貨通知單”各聯(lián)作用：第一聯(lián)業(yè)務(wù)科存查——財務(wù)打單人員存檔第二聯(lián)倉庫存——倉庫計(jì)帳員計(jì)帳第三聯(lián)財會部門結(jié)算——財務(wù)部人員計(jì)帳第四聯(lián)銷售計(jì)提及財務(wù)結(jié)算——財務(wù)部人員計(jì)帳第五聯(lián)送貨回單——運(yùn)輸企業(yè)運(yùn)費(fèi)結(jié)算第六聯(lián)員工存——相關(guān)員工記帳存檔第七聯(lián)隨貨同行——運(yùn)輸司機(jī)存檔第八聯(lián)門衛(wèi)放行——保衛(wèi)科存檔運(yùn)輸調(diào)度員按運(yùn)輸企業(yè)車輛情況具體安排發(fā)運(yùn)。在“產(chǎn)品提貨通知單”右上角標(biāo)注具體車號。財務(wù)打單員依據(jù)前一天發(fā)運(yùn)具體情況（發(fā)貨單位、數(shù)量、金額、車號、備注等），匯總發(fā)電子郵件至相當(dāng)辦事處。二、代理商庫存盤點(diǎn)。每個月30/31日進(jìn)行代理商庫存實(shí)地盤點(diǎn)。盤點(diǎn)表格式由計(jì)劃單證科不停更新。代理商庫存盤點(diǎn)要求一定要正確。三、相關(guān)計(jì)劃單證所碰到常見問題。1、貨款問題標(biāo)準(zhǔn)上：發(fā)貨采取現(xiàn)款現(xiàn)貨標(biāo)準(zhǔn)、超市或?qū)I(yè)連鎖系統(tǒng)有帳期或信用額度。票據(jù)類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必需按“銀行提貨單”金額提貨）、電匯（新單位必需貨款到本企業(yè)帳戶中方可發(fā)貨）、支票（只限廣東部分區(qū)域廣州、東莞、江門、佛山）。抓緊資金回籠，企業(yè)總部對員工前期已傳真過來匯票、銀承或電匯底單，超出10天還未寄回企業(yè)財務(wù)，將電話通知她們立即寄回外，還要將用戶名稱、票號、金額、負(fù)責(zé)收款業(yè)務(wù)名單登記清楚，假如超出20天還未寄回或換了票不通知企業(yè)，除要員工說明清楚原因外，給一定扣罰。返利手續(xù)未辦完怎樣發(fā)貨？用戶必確定本企業(yè)財務(wù)“財務(wù)對帳單”，再由用戶出確保書，方可發(fā)貨。無貨款怎樣發(fā)貨？由營銷中心打匯報及用戶出具“到期付款確保書”，企業(yè)相關(guān)主管按用戶資信度，依據(jù)實(shí)際市場情況提議，報部門分管副總裁同意后，方可發(fā)貨。2、運(yùn)輸車隊(duì)問題：對于各運(yùn)輸企業(yè)路線由計(jì)劃單證組提供及聯(lián)絡(luò)方法。對于在途車輛直按向運(yùn)輸企業(yè)相關(guān)人員查詢。3、調(diào)貨問題：調(diào)貨需憑營銷中心匯報（報部門主管批復(fù)）業(yè)務(wù)管理打調(diào)貨委托書（蓋公章）給被調(diào)經(jīng)銷商（代理商）。（員工不需填寫產(chǎn)品訂貨單）調(diào)貨車輛由部門計(jì)劃單證科安排。調(diào)貨后憑雙方簽收具體型號辦理開票手續(xù)。4、收貨問題：員工提前提供資料——單位全稱、收貨具體地址、聯(lián)絡(luò)人電話、收貨時間、貨倉在市區(qū)還是在郊區(qū)、白天貨車通行有沒有限制、有沒有裝卸工人。超市卸貨業(yè)務(wù)人員需了解各項(xiàng)要求。我們不能埋頭盲目地做事，要多思索和善于總結(jié)。我們作為一線人員作戰(zhàn)后方，平時跟她人通電話時注意語氣要客氣禮貌和耐心。我們在做用戶發(fā)貨訂單時，必需審核清楚訂單上型號、單價、數(shù)量和這個用戶帳戶上是否有貨款，假如帳戶上既沒有貨款，又沒有信用額度，想用返利款先發(fā)貨，在傳訂單同時把確保書一同傳真過來；碰到型號、單價模糊不清時候，必需主動和員工溝通好；要求用戶在訂單上必需蓋章，員工要在上面署名；假如當(dāng)?shù)赜刑厥夥桨覆僮骱陀匈浧窚?zhǔn)備申報話，一定要在訂單備注欄里注明清楚，避免無須要錯誤發(fā)生；每做一份訂貨單同時，要優(yōu)先考慮售后部是否有配件、辦事處是否贈品、樣機(jī)和資料隨貨走，還要注意這個要發(fā)貨單位是否已經(jīng)有手續(xù)要求在發(fā)貨單價中下浮返利差價；注意正確計(jì)算產(chǎn)品裝車貨運(yùn)量，假如該用戶走是零擔(dān)，就必需要在訂單上注明清楚；假如碰到是第一次發(fā)貨用戶，就要讓員工提前提供資料——單位全稱、收貨具體地址、聯(lián)絡(luò)人電話、收貨時間、貨倉在市區(qū)還是在郊區(qū)、白天貨車通行有沒有限制、有沒有裝卸工人，要提醒員工該用戶因?yàn)槭鞘状伟l(fā)貨，所以該用戶票據(jù)要收到正本、電匯要到企業(yè)帳戶上也能安排發(fā)貨，等等。3、天天做好對外產(chǎn)品庫存信息，讓各用戶、員工清楚知道企業(yè)里到底哪些型號有貨、哪些型號無貨，無貨型號估計(jì)在哪天生產(chǎn)，確保她們能正確掌握企業(yè)最新產(chǎn)品庫存信息。另外，我們也要注意產(chǎn)品庫存正確性，要是成品倉里存在質(zhì)量問題而不能正常出貨產(chǎn)品，也想技術(shù)部和倉庫人員要第一時間電話通知我們計(jì)劃單證，不能常常因?yàn)閭}庫沒貨裝而造成整天改單據(jù)，浪費(fèi)企業(yè)資源，避免反復(fù)工作。4、跟蹤生產(chǎn)情況。和企業(yè)計(jì)劃調(diào)度中心人員溝通好，當(dāng)碰到有部分貨源在有計(jì)劃生產(chǎn)前提下，而企業(yè)庫存數(shù)量不多，但比較暢銷型號斷貨時，要主動向計(jì)劃員反應(yīng)，讓她們立即協(xié)調(diào)車間安排生產(chǎn)，爭取不要讓暢銷型號斷貨太久，不然銷售市場上會丟失很多份額，對應(yīng)市場擁有率也會下降，所以要盡可能地確保貨源供給。5、抓緊資金回籠，對部分員工前期已傳真過來匯票、銀承或電匯底單，超出10天還未寄回企業(yè)財務(wù)，除打電話通知她們立即寄回外，還要將用戶名稱、票號、金額、負(fù)責(zé)收款業(yè)務(wù)名單登記清楚，假如超出20天還未寄回或換了票不通知企業(yè)，除要員工說明清楚原因外，還要將此單位列入黑名單，以后注意該單位票據(jù)正本必需先寄回企業(yè)才能按計(jì)劃發(fā)貨。這首先也是為了保障企業(yè)利益，規(guī)范工作制度。另外要求票據(jù)傳真回來時員工必需在上面簽字，注明已收到此票，假如該票是背書銀行承兌，就要連同票據(jù)后面全部要傳真過來，因?yàn)閱T工是首先收到票據(jù)人，所以一定要注意看這張票據(jù)蓋章是否清楚，收款人帳號和名稱有沒有寫錯；還要注意看這張票據(jù)用戶所屬銀行是否屬于保兌倉銀行承兌和是否屬于商業(yè)銀行承兌，假如此票據(jù)屬于商業(yè)銀行承兌，那就必需要先請示領(lǐng)導(dǎo)同意才能收下，這些全部是很關(guān)鍵。6、現(xiàn)定每個月10號、20號、30號做發(fā)貨對標(biāo)表，抓各地域發(fā)貨任務(wù)、完成情況和平均單價是否達(dá)成要求。常常要打電話給員工，和她們做好溝通工作，了解她們心態(tài)和當(dāng)?shù)劁N售業(yè)態(tài)。7、做好、做正確每個月31號月度用戶盤庫表格和盤庫分析表。盤庫表格里產(chǎn)品型號要伴隨有新型號增加而不停地更新，然后發(fā)E-mail給全國辦事處。要求辦事處于做用戶盤庫表格時，要結(jié)合當(dāng)月用戶進(jìn)銷存，確保用戶盤庫正確性，然后要按時發(fā)E-mail回來企業(yè)計(jì)劃組匯總。8、做好全國三方用戶（保兌倉）余額明細(xì)表，要是有票據(jù)快要期用戶時，要立即提醒員工去跟進(jìn)，讓用戶立即到三方銀行存錢辦提貨通知書。9、平時假如有時間便多和員工溝通，了解一下她們現(xiàn)時心態(tài)和想法，為她們考慮多部分，假如有些暢銷型號快斷貨了，打個電話通知她們想措施趕快把現(xiàn)有庫存數(shù)量提走，避免用戶部分暢銷型號斷貨。10、在搶接她人電話時，有時候不能太簡單回應(yīng)幾句就算了。因?yàn)槊课辉谕馊藛T打電話回廠目標(biāo)是想我們幫她處理部分問題，哪怕那個電話不是找你，但你也能夠主動了解一下她想知道些什么，或最少你能夠幫她什么忙。不能接完電話后，知道她不是找自己就立即想掛掉，很不耐煩地讓她先掛，待會再打過來。這是一個不負(fù)責(zé)、事不關(guān)已而已不勞心工作態(tài)度，是不可取。11、做到部門之間相互能夠信息、資源共享。比如：庫存信息表和累計(jì)發(fā)貨進(jìn)度表能夠天天全部打印出來給大家看，讓大家全部了解一下工廠貨源情況。當(dāng)有員工打電話回來問時，就不一定是主管發(fā)貨那個人才知道庫存情況，而是每個人也能夠了解到，那每個人也能夠回復(fù)員工問相關(guān)貨源問題。同時避免了電話太多時全部集中在同一人身上，接不過來或讓在外人員等太長時間問題。12