如何做好會務工作課件

會務工作是指會議的組織、保證和服務工作。開展會務工作，一般需要會議的領導者、參加者和服務者三方面的努力配合，共同促進會議取得實效。中共柳北區(qū)委辦公室吳丹妮2017年5月

如何做好會務工作？第一部份會議概述第二部份會議工作基本任務第三部份會議基本流程第四部份會議辦理注意事項

交流目的

通過交流學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。第一部分會議概述

（一）會議的定義及作用（二）會議的要素（三）會議的作用及缺陷（四）會議類別（一）會議的定義

會議作為一種管理手段和方法，經常利用來商討問題、布置任務，貫徹指示、統(tǒng)籌協(xié)調、交流信息、溝通感情、進行決策、總結工作。其目的就是依靠眾人的智慧來解決問題，決定方案，利用集體的力量來完成共同的目標。辦會

辦會就是指辦公室操辦會議事項，是辦公室工作的基本職責之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進展和會后整理、落實工作等等。（二）會議的要素１.形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２.內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。３.程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實４.財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。

--最基本的會議要素--會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員（組織者、主持者、參加者）、會議議題、會議程序（日程）（三）會議的作用及缺陷

1.會議作用（１）進行決策，安排工作（２）交流意見，溝通信息（３）收集信息，反饋調節(jié)（４）聯(lián)絡感情，協(xié)調行動

2.會議缺陷（１）造成時間、精力的浪費（２）造成經濟的浪費（３）造成信息的重復、浪費（４）滋長不正之風

（四）會議的種類

按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）

大型（上千人）中型（數百人上下）小型（數十人或數人）

按性質分：1.法定性會議：按法律法規(guī)召開的具有法律效力的會議，如“兩hui”等。2.決策性會議：各級領導為發(fā)揮集體作用，對工作中的重要問題，集體討論作出決策，如xx全會、xx常委會、xx常務會等。3.聯(lián)席性會議：為開展某種較大規(guī)模的活動，或討論研究涉及幾個部門或單位的事情，需要幾個單位或部門共同協(xié)商、協(xié)調而召開的會議，如xx聯(lián)席會。4.布置總結性會議：為布置工作任務、總結工作而召開的會議，如xx工作布置會。

按會議的內容含量劃分：1.綜合性會議：一次會議要討論和研究多方面的問題。2.專題性會議：一次會議只集中解決一方面的問題，討論研究一方面的工作或事情。會議議題具有單一性或專一性。

按時間分1.定期會議。指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周期固定召開的會議，也稱例會。如辦公例會。2.不定期會議。根據組織開展工作的需要，隨時要召開的會議。如XX工作布置會。第二部份會議工作基本任務（一）組織工作（二）文書工作（三）后勤工作（四）安全保衛(wèi)工作

（一）組織工作

1.協(xié)助領導確定會議議題；

2.根據議題安排議程、日程；

3.發(fā)會議通知，負責會議報到；

4.對與會人員進行編組；

5.布置會場，安排座次；

6.印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；

7.負責會議簽到；

8.會中組織和協(xié)調；

9.會場其他組織和管理；

10.會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀等方面的聯(lián)系和組織)。

11.會議的結束收尾工作。

（二）文書工作

1.會議文書的起草；

2.會議文書編寫；

3.會議文書印發(fā)及管理。

（三）后勤工作

1.與會人員的食宿管理；

2.會議的財務管理；

3.會議的交通保障；

4.與會人員的醫(yī)療保健。（四）安全保衛(wèi)工作

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；

(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

第三部份會議基本流程

（一）會務工作流程（二）會前準備工作（三）會中服務工作（四）會后整理工作（一）會務工作流程

1.會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單2.會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作3.會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道指導會務工作的原則

1.準備充分；２.組織嚴密；３.服務周到；４.確保安全。（二）會前準備工作1.確定會議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

2.確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據會議的議題或主題來確定.

3.確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。會議規(guī)模有大型、中型、小型。會議規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4.確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，是否與其他重要會議沖突等方面的因素。確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。5.會議的申報與審批

1.申報與審批的形式口頭申報、書面申報、會議申報。

2.會議審批的原則精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。

會議審批表

6.確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

7.建立會議組織機構

會務組、材料組、接待組、后勤組、保衛(wèi)組、醫(yī)療保障組等。

8.確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

9.確定會議地點

要根據會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環(huán)境等因素。10.安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。

XX委x屆x次全體會議議程（xx年x月x日）一、聽取xx常委會工作報告；二、傳達中央、自治區(qū)和xx市經濟工作會議精神及部署xx年xx市經濟工作；三、分組討論xx常委會工作報告、工作報告決議（草案）和xx市經濟工作；四、通過關于工作報告的決議；五、xx領導講話。11.制發(fā)會議通知

（1）會議通知的內容：名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。（2）會議通知的種類：書信式、柬帖式。（3）會議通知的發(fā)送形式：正式通知和非正式通知。（4）會議通知的方式：書面、口頭、電話、郵件。

12.制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

13.準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

14.安排食住行

會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.

會議住宿安排，根據實際情況，按照規(guī)定標準，保障與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，按照公車管理規(guī)定，根據需要為會議提供交通服務。15.制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

16.布置會場

（1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔、喜慶、儒雅、簡單樸素。

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

（橢）圓形、長方形、回字形、T字形、“馬蹄”型。

②中型會議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。

③大型會議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會場的布置

①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場內其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺坐次

③會場內外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟。

會標會徽

17、檢查會場

（1）

方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。

（2）檢查的內容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內容。問題討論

1.會議議程與日程的區(qū)別。

2.簡述擬訂會議議程與日程表的方法。

3.選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?4.應如何做好會場的布置工作？

5.怎樣制定會議籌備方案？

6.怎樣發(fā)放會議通知？

7.怎樣才能做好會議的食宿工作？

8.會前檢查工作包括哪些內容？

（四）會中服務工作

1.報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2.組織簽到

（1）秘書人員代簽到。（2）簽到表簽到。（3）電子計算機簽到。3、做好會議記錄（1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

A.記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人；會議主要議題。

B.記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。

C.記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。

（2）會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

（3）會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產生較大影響的其他言論或活動。（4）會議記錄方法

1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來，其他的可簡要記錄.2）漏記的內容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。

3）與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改

1）定稿打印前，請領導簽字批準。

2）與會者指出錯誤，領導或記錄人員可改。

3）會議記錄一經簽名，不能再改動。4.確保會議期間信息的溝通（1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.a.會務工作人員要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

b.深入會議，掌握第一手資料。

c.注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。

d.注重實效，并收集反饋信息。(2）會議期間的對外宣傳

a.妥善處理與新聞媒體的關系。

b.注意內外有別，嚴守單位秘密。

c.選擇宣傳內容應堅持對象、效果、時效、費用的原則。

d.收集媒體對會議的報道提供給領導.

5.編發(fā)會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準確。

6.值班保衛(wèi)工作（1）值班工作會務工作要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。

7.保衛(wèi)工作

①重要與會者人身安全保衛(wèi)

②重要文件的保衛(wèi)

③會場和駐地的保衛(wèi)

④會議設備的保衛(wèi)

⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)

8.會議保密工作

1)會前保密工作

（1）涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務人員。

(2)召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設施包括擴音、錄音設施、電話進行防竊密、泄密檢測。

2)會中保密工作

a.加強保密教育。

b.加強文件管理。

c.加強重要涉密會議管理。

3)會后保密工作

a.做好保密文件的回收工作。

b.秘密文件通過機要通信部門遞送。

c.對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。

9.會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。

問題討論

1、會議記錄的內容有哪些？

2、如何做好會議記錄？

3、如何做好會議期間的信息溝通？

4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內容？

5、會議后勤保障

工作包括哪些？

（五）會后整理工作

1.安排與會人員離會

2.撰寫會議紀要

3.會議的宣傳報道

4.會議文書的立卷歸檔

5.會議總結工作

6.會后催辦和反饋工作

第四部份會議辦理

注意事項

（一）會議審批及確定（二）會議通知（三）材料準備（四）會場布置（五）會議記錄（六）紀律督查

（一）會議審批及確定

1.會議審批：

2.根據辦公室的工作需求，會議承辦部門按要求填寫會議登記表，會議登記表一般包括承辦單位、會議時間、地點、責任領導、承辦單位注意事項、主席臺就坐領導及會議主持人、經辦人簽字等(填寫內容不全的，區(qū)委辦公室一律不受理)。