文件的編號和格式管理辦法2篇

文件的編號和格式管理辦法目的實現(xiàn)公司行文的規(guī)范化、標準化。責任部門管理處辦公室文件的編號以公司名義制發(fā)的文件統(tǒng)一由辦公室編號發(fā)文。發(fā)文編號按文件類別不同由：**（公文種類）字[年份]序號組成；分別為：**（管）字[年份]序號**（請）字[年份]序號**（報）字[年份]序號**（辦）字[年份]序號**（函）字[年份]序號**（會）字[年份]序號文號說明1、“管”字：管理處內(nèi)各類崗位職責、操作規(guī)程、各類制度、管理辦法等管理性文件。2、“請”字：即“請示”文件，是向上級請示解決困難，答復(fù)問題，批準事項的公文。請示公文應(yīng)一文一事，不得一文數(shù)事或一文多頭送呈。為避免多頭請示可用“抄報”（對上級）和“抄送”（對平級）形式解決。3、“報”字：即“報告”文，是匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)問題的公文（工作總結(jié)、計劃等也屬此類）?！皥蟾妗敝胁粦?yīng)夾帶請示批示的事項。4、“辦”字：管理處內(nèi)部的各類工作布置，事件處理，獎懲決定，人事安排等。5、“函”字：管理處向樓內(nèi)客戶、行政主管部門及外單位的行文。6、“會”字：管理處內(nèi)部的會議紀要。序號說明序號在文件正式成文后由辦公室配發(fā)。序號以不同的文種分類編排。當年份變動后，序號重頭開始不連續(xù)。文件格式各類文件由：文頭部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分組成，一般包括：版頭（即發(fā)文機關(guān)）、發(fā)文序號、標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、抄送（報）機關(guān)等部分。文頭部分分隔線以上各項均為文頭部分，文頭部分約占公文A4紙的1/5篇幅。版頭：“上海***物業(yè)管理處”。字體為1號黑書加粗。（當向外行文如政府主管部門、外協(xié)作單位等版頭用“上海銘弘經(jīng)濟發(fā)展有限公司”）發(fā)文字號：位于版頭下方居中位置，字體為5號宋體。分隔線的線型為直線，粗細為0.5磅。如屬管理性文件（即（管）字類）則：在首頁版頭分隔線上（與發(fā)文字號掛平）左邊頂格上行為：“版本號X”，下行為：“修改碼Y”。右邊末尾為“共X頁”。字體與發(fā)文字號相同5號宋體。（見附見《公文格式（一）》）在后續(xù)頁張中版頭分隔線居整版的1/8篇幅，左邊頂格分兩行，上行為“上海***物管處”，下行為“發(fā)文字號”。字體為5號宋體。中間居中為“文件標題”，字體為三號黑體加粗（如標題一行不夠?qū)憚t合理分拆為二行）。右邊末尾分二行，上行為“版本號：X，修改碼：Y”，下行為“共X頁第Y頁”，字體為5號宋體。行文部分標題：標題中除書名號外一般不用標點符號。字體為小二號黑體加粗，與分隔線間距一行。主送機關(guān)：應(yīng)頂格寫，與標題分隔一行。正文部分：無論每段開頭是否有序碼都要空兩格，回行頂格。落款（發(fā)文機關(guān)）和日期一般在正文后第五行，靠右打印。文件如有附件，須緊跟正文，位于正文和落款之間。文尾部分：即抄送機關(guān)。正文、附件，文尾部分均用四號宋體。行文注意事項層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字：一般序數(shù)、量數(shù)應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼。公文用?。罕仨毤由w公章、用印須騎年壓月。文件發(fā)布后，如需改版，則應(yīng)對“版本號”進行調(diào)整，如需修改（對各別條款略作修正），則應(yīng)對“修改碼”進行調(diào)整。“版本號”次序為：A、B、C……Z；“修改號”次序為：0、1、2……9。頁碼1/4XX生物工程有限公司頒發(fā)部門：質(zhì)量管理部標題：文件編號、版本號編制程序頒發(fā)日期：年月日編號及修訂號：SMP-WJ01-02生效日期：年月日編寫人：審核人：批準人：編寫日期：年月日審核日期：年月日批準日期：年月日分發(fā)部門：公司各部門標準管理程序1目的制訂文件的系統(tǒng)編號、版本號，以便于識別、控制及追蹤。2適用范圍適用于本公司內(nèi)所有文件。3職責公司文件起草、修訂負責文件的編號、版本號。4程序內(nèi)容4.1文件的編號格式：文件類別+分類代號+文件序號4.1.1文件類別按文件性質(zhì)分為三類，用英文縮寫表示。即： 標準管理程序： SMP 標準操作規(guī)程： SOP 專用技術(shù)標準： QS4.1.2分類代號分類代號的組成，文件分類名稱的前兩個字的漢語拼音第一個字母大寫+用2位數(shù)字代表的細分類別的順序號。4.1.3文件序號用兩位數(shù)字表示。4.2文件版本號格式4.2.4文件版本號代表文件的變更情況，以便對文件的任何變更進行記錄追蹤，用一個字母“B”加兩位數(shù)字表示。例如：B00—表示該程序為新起草的程序。B01—表示該程序為第一次修訂后的版本。B02—表示該程序為第二次修訂后的版本。文件版本號：B00頁碼：2/4以此類推。4.3各類文件分類名稱、文件分類代號、細分的順序號4.3.1標準管理程序(SMP)序號文件分類名稱文件分類代號備注1機構(gòu)與人員JGRY01～0401：崗位職責02：人員培訓(xùn)03：人員健康04：人員聘用2廠房、設(shè)施、設(shè)備管理SB013物料管理WL014衛(wèi)生管理WS015驗證管理YZ016文件管理WJ017生產(chǎn)管理SC018質(zhì)量管理ZL01～0201：實驗室管理02：質(zhì)量保證9銷售管理XS0110用戶投訴與不良反應(yīng)管理TB11自檢ZJ4.3.2技術(shù)標準(QS)類別序號文件分類名稱文件分類代號備注1工藝規(guī)程GY012原料質(zhì)量標準YL013輔料質(zhì)量標準FL014成品質(zhì)量標準CP015工藝用水質(zhì)量標準GYYS6包裝材料質(zhì)量標準BZ017驗證文件YZ01-0501公用系統(tǒng)設(shè)備驗證文件02關(guān)鍵設(shè)備驗證文件03關(guān)鍵設(shè)備清潔驗證04生產(chǎn)工藝驗證文件05檢驗方法的驗證文件版本號：B00頁碼：3/44.3.3標準操作規(guī)程（SOP）。序號文件分類名稱文件分類代號備注1設(shè)備標準操作規(guī)程SB01～0401公用設(shè)備標準操作規(guī)程02提取設(shè)備標準操作規(guī)程03生產(chǎn)監(jiān)控儀器標準操作規(guī)程04實驗檢驗儀器標準操作規(guī)程2衛(wèi)生管理WS01-0301人員、物料、器具等衛(wèi)生管理制度02公用系統(tǒng)設(shè)備及廠房設(shè)施清潔程序03前處理、提取車間設(shè)備清潔程序3生產(chǎn)崗位操作規(guī)程GX0101提取車間4質(zhì)量標準操作規(guī)程ZL01-0701原料標準操作規(guī)程02輔料檢驗標準操作規(guī)程03包裝材料檢驗標準操作規(guī)程04成品檢驗標準操作規(guī)程05工藝用水檢驗標準操作規(guī)程06質(zhì)量檢驗方法標準操作規(guī)程07取樣標準操作規(guī)程4.3.4舉例SMP-ZL02-16：此文件編號代表標準管理程序中質(zhì)量管理第二類16號新頒布文件。SOP-SC01-03：此文件編號代表標準操作規(guī)程中生產(chǎn)標準操作規(guī)程第一類03號新頒布文件。4.4記錄的編號格式：R+文件分類代號+表格序號4.4.1分類代號分類代號的組成，表格分類名稱的前兩個字的漢語拼音第一個字母大寫。4.4.2記錄的序號用兩位數(shù)字表示。4.4.3記錄的版本號同4.2.4項。4.4.4各類記錄表格分類代號、細分的順序號：文件版本號：B00頁碼：4/4序號R分類代號表格序號備注1人員RY01~2廠房、設(shè)施、設(shè)備管理類SB01~3物料管理類WL01~4衛(wèi)生管理類WS01~5驗證管理類YZ01~6生產(chǎn)管理類SC01~7文件管理類WJ01~8質(zhì)量管理類QA01~9QC01~10銷售管理類XS01~11用戶投訴與不良反應(yīng)管理類TB01~4.4.4舉例R-WL-01：此表格編號代表物料管理類序號為01的記錄表格。4.5批生產(chǎn)記錄的編號格式