文件檔案管理制度范文2篇

文件檔案管理制度為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。四、文件資料檔案的保管、查閱。1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。文件檔案管理制度一、目的1、為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制。以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件。防止各部門誤用作廢文件。2、對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。二、范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等過程。規(guī)定了各過程負責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制、實施及使用。三、職責(zé)1、各過程管理部門職責(zé)：1.1負責(zé)確定所管理的過程的文件需求。1.2負責(zé)對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。1.3負責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。1.4負責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。1.5負責(zé)文件更改內(nèi)容及修訂等。2、生產(chǎn)部職責(zé)：2.1負責(zé)生產(chǎn)管理手冊的編制。2.2負責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護管理工作。3、各部門負責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。4、各部門負責(zé)本部門記錄的建立與管理。四、程序內(nèi)容1、確定文件種類1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。1.3綜合管理體系文件a.安全生產(chǎn)管理性文件；b.環(huán)保安全相關(guān)文件；c.消防安全相關(guān)文件。1.4資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)；b.特種設(shè)備（如叉車）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c.建設(shè)（工程）項目可行性研究報告、評價報告、設(shè)計方案和圖紙、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；e.專項風(fēng)險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；f.設(shè)施的設(shè)計、運行技術(shù)資料；g.供應(yīng)商和承包商檔案；h.作業(yè)許可證等；i.其他資料。2、提出文件的編制和修改需求2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負責(zé)人提出申請。2.2過程負責(zé)人確定所管理的過程的文件需求，匯報總經(jīng)理處得到確認(rèn)許可，方可進行編制修改。3、指定編寫人3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。3.2主要管理規(guī)程由行政部負責(zé)編制；各部門的各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負責(zé)人負責(zé)組織編制；4、進行編寫4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.2文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□/□□記錄編號文件順序號文件層別號文件類別公司代號（ND）其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：安全生產(chǎn)文件、環(huán)保文件、消防文件、公司管理內(nèi)部其他文件例子：文件編號：ND-AQ-0201安全生產(chǎn)文件《法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序》表格編號：編號ND-AQ-0201/01（適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單），其中01表示對應(yīng)程序的第一張表格記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。5、評審和審批5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量）。5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進行仔細審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準(zhǔn)。5.3文件審批權(quán)限。a.生產(chǎn)、環(huán)境、消防、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負責(zé)人批準(zhǔn)。c.操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由安全生產(chǎn)副總審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負責(zé)人批準(zhǔn)。6、發(fā)放控制6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。。6.2各過程負責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，將書面文件及電子版文件一同送交行政部，行政部保存文件原件。6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。7、使用控制7.1生產(chǎn)部組織負責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。7.2管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。8、文件更新8.1文件更改時，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，行政部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。8.2當(dāng)文件在實施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責(zé)組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責(zé)提出，文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。9、安全記錄管理9.1建立記錄清單行政部制訂記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。9.2安全記錄的使用按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。9.3收集定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。9.4儲存、保護9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子檔案，對于電子檔案形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應(yīng)留有備份。9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、