投資有限公司行政方面工作制度及流程培訓(xùn)教材

武漢中心大廈開(kāi)發(fā)投資有限公司

行政方面工作制度及流程培訓(xùn)2011年12月

目錄1.OA常見(jiàn)問(wèn)題答疑2.文件檔案管理工作指引培訓(xùn)3.圖紙收發(fā)及銷(xiāo)毀4.公司日常管理規(guī)范

一、OA常見(jiàn)問(wèn)題答疑1.二級(jí)管理模式下的行文分為武漢中心大廈公司內(nèi)部公文處理和報(bào)武漢公司公文處理。

內(nèi)部公文處理先行紙板簽批，再行OA，上報(bào)武漢公司的公文統(tǒng)一由綜合部處理、跟蹤、督辦。2.上報(bào)武漢公司的公文同時(shí)會(huì)將文件的經(jīng)辦人及經(jīng)辦部門(mén)的負(fù)責(zé)人設(shè)置成為督辦人，行文過(guò)程中在協(xié)同工作中的督辦事項(xiàng)里可查閱文件流程。3.文件審批完成后，可在知識(shí)管理中的文檔中心隨時(shí)進(jìn)行調(diào)閱、打印。

單位文檔是查閱武漢中心大廈公司內(nèi)部公文處理結(jié)果；

單位文檔（武漢王家墩）是查閱上報(bào)武漢公司公文處理結(jié)果。

4.行文中如碰到附件內(nèi)容為以往公司審批同意通過(guò)的文件，請(qǐng)使用關(guān)聯(lián)文檔將文件關(guān)聯(lián)起來(lái)，無(wú)需再進(jìn)行掃描或拍照。5.如附件中掃描件或圖片較多，需合成為一個(gè)WORD文檔或PDF文檔上報(bào)。行文的正確格式要求標(biāo)題：字體為小2號(hào)宋體加粗字體為4號(hào)宋體，加粗請(qǐng)示正文，字體為4號(hào)宋體。行間距為1.5倍二、文件檔案管理工作指引文件檔案管理工作指引2011年11月21日，公司領(lǐng)導(dǎo)決議：（一）目標(biāo)：

規(guī)范文件的管理要求，確保有效的信息跟蹤、有序的文件傳遞和便捷的檔案查詢，促進(jìn)項(xiàng)目管理工作順利開(kāi)展。（二）適用范圍：

適用于本公司在項(xiàng)目各階段形成的合同文件、通訊函件、外來(lái)文件等的管理工作。7/25/2024文件檔案管理工作指引公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)武漢中心大廈開(kāi)發(fā)投資有限公司成本控制部李正想工程技術(shù)部

丁海波工程一部

蕭瀟工程二部吳崢綜合部檔案室郭瑩文件檔案管理工作指引（三）主要責(zé)任：1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)文件資料立卷工作的監(jiān)督與領(lǐng)導(dǎo)。綜合部檔案室負(fù)責(zé)全公司立卷歸檔業(yè)務(wù)工作的檢查和指導(dǎo)。2、各種送審文件、傳閱文件、外來(lái)文件等應(yīng)立卷歸檔的文件材料，實(shí)行公司、所屬部門(mén)兩級(jí)立卷制度。各部門(mén)專(zhuān)(兼)職檔案資料管理員和綜合部檔案室共同完成文件資料的收集、立卷、歸檔工作。3、承辦人員應(yīng)將處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，在三個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，加以整理，送本部門(mén)或公司的專(zhuān)（兼）職檔案資料管理員歸檔。4、案卷歸檔時(shí)，交接雙方當(dāng)面點(diǎn)清,并

填寫(xiě)移交登記表，雙方簽字。5、已歸檔文件材料，如有作廢或停止使用等情況，承辦部門(mén)必須及時(shí)通知綜合部檔案室予以注明。6、各部門(mén)每年形成的文書(shū)檔案，應(yīng)于年度結(jié)束后，次年三月底前歸檔；工程檔案可以分階段或全部竣工驗(yàn)收1個(gè)月內(nèi)歸檔;聲像檔案一般在形成后5個(gè)工作日內(nèi)移交綜合部檔案室歸檔保管。7、在文件收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)使用不規(guī)范的紙張或復(fù)印件、傳真件文件歸檔，一定要退回，必須統(tǒng)一修正為原件立卷歸檔。

文件檔案管理工作指引（四）編號(hào)和目錄：

1、編號(hào)的設(shè)置詳見(jiàn)附件“關(guān)于規(guī)范收、發(fā)文及流程的通知”。卷內(nèi)文件排列，應(yīng)按排列順序在文字材料的正面的右上角、背面的左上角打號(hào)或編號(hào)，以固定文件在卷內(nèi)的位置。2、卷內(nèi)文件目錄：文件目錄放在卷首，按照要求逐項(xiàng)填寫(xiě)，一律用計(jì)算機(jī)打印。卷內(nèi)文件目錄立卷人：

立卷時(shí)間：序號(hào)編號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)數(shù)備注（五）案卷標(biāo)題、標(biāo)簽藍(lán)盒：1、標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂。

示例：武漢中心2011年度合同文件檔案管理工作指引2、標(biāo)簽藍(lán)盒武漢中心大廈開(kāi)發(fā)投資有限公司武漢中心2011年度合同文件檔案管理工作指引（六）案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：１、

歸檔文件，齊全完整；

２、分類(lèi)清楚，保持聯(lián)系；

３、題名確切，容易查找；

４、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；

５、案卷裝訂，整齊美觀；

６、聲像資料，清楚清晰。武漢中心總字[2011]3號(hào)關(guān)于規(guī)范收、發(fā)文格式及流程的通知公司各部門(mén)：隨著項(xiàng)目推進(jìn)，對(duì)外工作聯(lián)系增多，根據(jù)武漢公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際工作需要，對(duì)收文、發(fā)文格式及流程進(jìn)行重新梳理?，F(xiàn)將具體要求通知如下：一、收發(fā)文件編號(hào)示例：WHZX-I-ZH-2011-001武漢中心公司-收文-綜合部使用-2011年-第1號(hào)文件

WHZX-O-GC1-2011-001

武漢中心公司-發(fā)文-工程一部使用-2011年度-第1號(hào)文件第一級(jí)表示：公司名稱(chēng)縮寫(xiě)WHZX第二級(jí)表示：I：收到文件用英文IN的第一個(gè)字母表示 O：發(fā)送文件用英文OUT的第一個(gè)字母表示第三級(jí)表示：收、發(fā)文部門(mén)名稱(chēng)縮寫(xiě) ZH(綜合部)GC1（工程一部）GC2（工程二部）GJ（工程技術(shù)部）CB（成本控制部）第四級(jí)表示：年度第五級(jí)表示：流水號(hào)二、原則上每天集中收、發(fā)文處理兩次，特別緊急的文件可另行處理，具體收文時(shí)間為： 上午：11:00—12:00；下午：14:00—15:00三、收、發(fā)文流程圖：

收文流程發(fā)文流程

四、發(fā)文使用表格（見(jiàn)附件一）

五、收、發(fā)登記表（見(jiàn)附件二）

六、自本通知下發(fā)之日起執(zhí)行。 特此通知。三、圖紙收發(fā)及銷(xiāo)毀１、圖紙收發(fā)流程拿到圖紙部門(mén)技術(shù)部審核通知用圖部門(mén)已到的圖紙內(nèi)容綜合部存檔登記升版圖紙（舊版圖紙由用圖部門(mén)回收交并綜合部）新圖紙用圖部門(mén)到綜合部領(lǐng)取圖紙（經(jīng)技術(shù)部確認(rèn)）用于圖審或招標(biāo)的圖紙（可回收）施工單位、監(jiān)理單位及其它用圖單位２、圖紙銷(xiāo)毀流程已回收的舊版圖紙綜合部核對(duì)并編制銷(xiāo)毀目錄技術(shù)部核對(duì)確認(rèn)圖紙已作廢并在銷(xiāo)毀目錄上簽字副總經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字由行政人事部組織項(xiàng)目公司綜合部進(jìn)行銷(xiāo)毀四、公司日常管理規(guī)范（一）工作時(shí)間員工正常工作時(shí)間為周一至周五上午8:30至12:00，下午1:30至5:30，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時(shí)間時(shí)由行政人事部另行通知。（二）試用期所有被錄用的員工將會(huì)經(jīng)過(guò)二至六個(gè)月的試用期。試用期將滿時(shí)，員工須填寫(xiě)“員工轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表”經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及分管領(lǐng)導(dǎo)考核后，交于行政人事部，通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)的工作試用期考核后將被轉(zhuǎn)為正式員工。（三）員工調(diào)配、離職、勞動(dòng)合同續(xù)簽員工內(nèi)部調(diào)配須填寫(xiě)“公司員工調(diào)配審批表”，調(diào)配審批后報(bào)備武漢公司行政人事部。員工離職須提前一個(gè)月在OA中發(fā)起“員工解除勞動(dòng)合同審批表”逐級(jí)批示后，做好工作交接方可離職。公司與員工簽訂勞動(dòng)合同期限，初次簽訂中、高層管理人員為三年；普通員工為一年，續(xù)簽勞動(dòng)合同均為三年，合同到期后須在OA中發(fā)起勞動(dòng)合同續(xù)簽，通過(guò)審核后，拿原合同到行政人事部進(jìn)行續(xù)簽。1．員工必須按時(shí)上下班，上下班必須打卡。（1）員工每月遲到1次且不超過(guò)10分鐘的，不扣工資；（2）遲到超過(guò)10分鐘或遲到二次及以上的或出現(xiàn)早退的，每次按照規(guī)定進(jìn)行扣罰工資。

（3）超過(guò)4小時(shí)不超過(guò)1天的，按曠工1天處理。2．員工每曠工半天，扣罰當(dāng)月工資的15%。年累計(jì)曠工達(dá)到2.5天時(shí)，公司將提出書(shū)面警告；年累計(jì)曠工超過(guò)3天（含）的，視為嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，公司有權(quán)與其解除勞動(dòng)合同。（四）勞動(dòng)紀(jì)律3．因個(gè)人原因忘打、漏打考勤卡每月累計(jì)超過(guò)3次的，每超過(guò)一次扣罰日工資的10%。4．委托他人打卡或代替他人打卡的，屬于弄虛作假行為，視為違反公司規(guī)章制度，扣罰代打卡雙方當(dāng)事人當(dāng)月工資的20%，并在公司內(nèi)通報(bào)批評(píng)。5．如有事外出或者調(diào)休不能打卡，須在三日之內(nèi)在考勤卡上注明未打卡原因，超過(guò)三日沒(méi)有注明視為曠工。6.公司員工要嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律及考勤制度，不遲到，不早退，不曠工，上班堅(jiān)守工作崗位，不串崗不閑聊。7.下班以后，無(wú)故不得留在辦公室內(nèi)。不得帶子女、親友、同學(xué)到辦公區(qū)聊天、玩耍，更不允許外人在辦公區(qū)逗留。離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)關(guān)好門(mén)窗、空調(diào)，切斷電器開(kāi)關(guān)。二、考核考核種類(lèi)試用期員工轉(zhuǎn)正考核；月度/季度績(jī)效考核；年終績(jī)效考核?？己私Y(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果將直接影響員工的工資、調(diào)薪、年底雙薪及職務(wù)任免和晉升。工作日原則上不安排加班，員工應(yīng)提高工作效率，在工作時(shí)間內(nèi)完成本職工作。員工因個(gè)人原因未能按時(shí)完成工作，導(dǎo)致的延長(zhǎng)工作時(shí)間，不能視為加班。因臨時(shí)增加額外的工作任務(wù)，時(shí)間緊迫，必須安排加班的，需在加班前填寫(xiě)《加班申請(qǐng)審批單》。內(nèi)容包括安排加班的原因、參與加班的人員、加班時(shí)間等相關(guān)信息，員工每月累計(jì)加班時(shí)間不得超過(guò)36小時(shí)。員工出差須填寫(xiě)“出差審批表”，出差不算加班。在辦公場(chǎng)所加班的應(yīng)當(dāng)打卡，加班時(shí)間以打卡時(shí)間為準(zhǔn)，特殊情況可以手工記錄加班時(shí)間。三、員工加班、假事管理公司安排員工在工作日或雙休日加班的，按照先加先調(diào)的原則，給予同等時(shí)間的調(diào)休。公司安排員工在法定節(jié)假日加班的，按照國(guó)家規(guī)定支付員工加班費(fèi)，隨當(dāng)月工資一起發(fā)放。調(diào)休應(yīng)填寫(xiě)《假期申請(qǐng)單》，調(diào)休一天只需填寫(xiě)紙質(zhì)版，并由綜合部以及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可休假，調(diào)休一天以上，需在OA中發(fā)起申請(qǐng)，并參照公司《假事制度》規(guī)定的請(qǐng)假程序和權(quán)限進(jìn)行審批，審批后，方可休假。加班待遇（二）假事種類(lèi)事假員工事假期間不發(fā)放工資，最小請(qǐng)假單位為2小時(shí)。員工連續(xù)事假最多不得超過(guò)10天，年度累計(jì)事假最多不得超過(guò)30天。病假員工病假期間發(fā)放病假工資，病假工資為武漢市最低工資標(biāo)準(zhǔn)的80%。病假的最小請(qǐng)假單位為2小時(shí)。（一）假事種類(lèi)工傷假

員工因工負(fù)傷，給予工傷假和相應(yīng)的工傷待遇。具體實(shí)施辦法按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?；?、喪假（一）婚假。凡符合國(guó)家法定年齡且入職后結(jié)婚的，可于結(jié)婚登記之日起一年內(nèi)享受婚假3天，屬晚婚的，增加獎(jiǎng)勵(lì)假7天。（二）喪假。員工直系親屬（父母、配偶、子女）或配偶的父母去世，給予喪假3天。赴外地奔喪的，增加1天路程假。（三）婚、喪假應(yīng)一次性休完，婚、喪假期間發(fā)放全額工資。生育假（一）符合國(guó)家計(jì)劃生育規(guī)定的女員工可享受生育假。具體包括：1．產(chǎn)前假產(chǎn)前假自懷孕滿五個(gè)月起開(kāi)始，到分娩前一天結(jié)束。產(chǎn)前假包含員工當(dāng)年的年休假。（二）男員工配偶符合國(guó)家計(jì)劃生育規(guī)定生育的，給予7天的陪產(chǎn)假，陪產(chǎn)假期間發(fā)放基本工資。2.產(chǎn)假產(chǎn)假自分娩當(dāng)天開(kāi)始，正常生育的產(chǎn)假為90天，難產(chǎn)的增加15天，多胞胎生育的每多生育1個(gè)嬰兒增加15天，晚育的增加30天。妊娠不滿4個(gè)月流產(chǎn)的產(chǎn)假為15至30天，妊娠滿4個(gè)月以上流產(chǎn)的產(chǎn)假為42天。（一）假事種類(lèi)3．產(chǎn)前檢查假產(chǎn)前檢查假自確定懷孕之日起，每月一次，每次半天。4．哺乳假產(chǎn)后一年為哺乳期，每天1小時(shí)哺乳假。（一）假事種類(lèi)年休假（一）員工轉(zhuǎn)正后，可以按照以下規(guī)定享受年休假：1．員工累計(jì)工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。2．員工入公司當(dāng)年的年休假天數(shù)，從入職之日起，按照當(dāng)年度剩余天數(shù)進(jìn)行折算，折算后不足1整天的部分不享受年休假。具體折算辦法為：（當(dāng)年度在本單位剩余日歷天數(shù)÷365天）×員工本人全年應(yīng)當(dāng)享受的年休假天數(shù)3．員工累計(jì)工作滿1年、滿10年、滿20年的當(dāng)年，按上述原則分段計(jì)算當(dāng)年可享受的年休假天數(shù)。（二）請(qǐng)假程序及審批程序休婚假、喪假、生育假（含產(chǎn)前假、產(chǎn)假、產(chǎn)前檢查假、陪產(chǎn)假）、年休假等的假事，須在OA中發(fā)起經(jīng)須經(jīng)綜合部復(fù)核、部門(mén)負(fù)責(zé)人、所屬公司負(fù)責(zé)人審批，行政人事部復(fù)核、分管領(lǐng)導(dǎo)（含行政人事分管領(lǐng)導(dǎo)）審批?；榧?、生育假需提前兩個(gè)月申請(qǐng)，病假、生育假需附醫(yī)院開(kāi)據(jù)的診斷報(bào)告，OA審批通過(guò)后方可休假。休事假、病假、工傷假等類(lèi)別的假事①休事假、病假、工傷假等類(lèi)別的假事，須提前半天在OA中發(fā)起，經(jīng)行政人事部復(fù)核、部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)（含行政人事分管領(lǐng)導(dǎo)）審批后方可休假。員工提出休假前，各部門(mén)要統(tǒng)籌安排好工作，協(xié)調(diào)好本部門(mén)員工休假時(shí)間，并做好工作交接，保證休假期間工作的正常開(kāi)展