采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)方案

XX有限責(zé)任公司采購(gòu)流程審計(jì)方案審計(jì)目的：根據(jù)集團(tuán)公司的采購(gòu)管理制度，對(duì)現(xiàn)階段公司有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）采購(gòu)部門的采購(gòu)管理工作及內(nèi)部控制狀況進(jìn)行審計(jì)檢查，做出客觀評(píng)價(jià)，揭示其中存在的控制風(fēng)險(xiǎn)，并提出可行的建議和改善措施。審計(jì)內(nèi)容：采購(gòu)管理制度是否有效和完善。采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、實(shí)際采購(gòu)是否得到良好的遵循。公司對(duì)采購(gòu)主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（采購(gòu)預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、合同的簽訂、請(qǐng)購(gòu)與訂單、貨物驗(yàn)收、貨物倉(cāng)儲(chǔ)、付款等）的管理、控制是否完善。對(duì)本次審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題繼續(xù)后續(xù)追蹤審計(jì)。審計(jì)范圍：20XX年X月——20XX年X月期間的采購(gòu)管理工作。審計(jì)人員及配合部門：審計(jì)人員：集團(tuán)監(jiān)審部（董飛、楊杉）配合部門：生產(chǎn)部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、行政部審計(jì)時(shí)間：審計(jì)重點(diǎn)與程序：采購(gòu)預(yù)算（計(jì)劃）業(yè)務(wù)獲取采購(gòu)政策、采購(gòu)預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、銷售預(yù)算預(yù)算編制的審計(jì)：采購(gòu)預(yù)算的編制是否與生產(chǎn)預(yù)算、銷售預(yù)算、資金預(yù)算等相協(xié)調(diào)；是否考慮存貨政策和采購(gòu)政策；是否考慮存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及請(qǐng)購(gòu)點(diǎn)，經(jīng)濟(jì)批量等因素。預(yù)算編制是否分類分品種規(guī)格列明數(shù)量、金額、單位及供應(yīng)商等資料。采購(gòu)預(yù)算是否按審批流程審批，是否經(jīng)董事會(huì)授權(quán)。實(shí)際請(qǐng)購(gòu)是否與采購(gòu)預(yù)算相配合，并嚴(yán)格控制；是否機(jī)動(dòng)配合生產(chǎn)和管理制度及庫(kù)存而作出適當(dāng)調(diào)整。實(shí)際采購(gòu)與預(yù)算產(chǎn)生的量差和價(jià)差有誤查明原因，并作出適當(dāng)?shù)挠涗浐驼{(diào)整。供應(yīng)商的選擇獲取《合格供應(yīng)商名錄》，采購(gòu)招投標(biāo)管理辦法，招標(biāo)過(guò)程有關(guān)文件供應(yīng)商管理審計(jì)：應(yīng)重點(diǎn)審查組織對(duì)定點(diǎn)供貨商選擇的合理性，包括供貨商選擇評(píng)價(jià)程序是否規(guī)范；有無(wú)明確的供貨商選擇目標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；有無(wú)建立供貨商評(píng)價(jià)小組，小組人員組成是否合理；有無(wú)完整、真實(shí)的供貨商資料；供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式；有無(wú)對(duì)供貨商檔案進(jìn)行規(guī)范管理，建立《合格供貨方目錄》，定期組織對(duì)供貨商調(diào)查和復(fù)審；修改供貨商檔案是否經(jīng)過(guò)特定授權(quán)并進(jìn)行有效信息溝通等。對(duì)供應(yīng)商選擇的審計(jì)：由于電器公司主要材料供應(yīng)商均由招投標(biāo)方式產(chǎn)生，應(yīng)重點(diǎn)審查招如下內(nèi)容：（1）審閱有關(guān)記錄，檢查招標(biāo)過(guò)程和招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否符合“公開(kāi)選購(gòu)、公平競(jìng)爭(zhēng)、公正交易”的原則，確定在招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)過(guò)程中有無(wú)違反規(guī)定程序情況。（2）審查有關(guān)招標(biāo)文書的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)密，有關(guān)條款規(guī)定是否得到切實(shí)遵守。（3）審查招標(biāo)采購(gòu)的價(jià)格是否合理。復(fù)驗(yàn)標(biāo)底價(jià)格，對(duì)編制標(biāo)底的工作底稿所載明的物資數(shù)量、價(jià)格、人工耗費(fèi)、各項(xiàng)其他費(fèi)用及稅金等進(jìn)行復(fù)核、驗(yàn)算；審查最高采購(gòu)限價(jià)的合理性和公允性；合同的簽訂抽查部分大額采購(gòu)合同、合同審批記錄1、審查合同內(nèi)訂購(gòu)的商品貨物及品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期及價(jià)格是否符合采購(gòu)預(yù)算要求。2、審查訂購(gòu)貨物的價(jià)格是否合理，交貨方式和結(jié)算方式是否恰當(dāng)，如由招投標(biāo)方式產(chǎn)生，是否與投標(biāo)書一致。3、審查、評(píng)價(jià)合同是否依據(jù)經(jīng)濟(jì)合同法簽訂，主要包括供應(yīng)商資格，是否為合格供應(yīng)商、手續(xù)是否完備、有無(wú)雙方主要領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)、是否按照合同審批流程執(zhí)行，副本有無(wú)交財(cái)會(huì)部門及監(jiān)審部門備查。4、了解談判流程及有關(guān)談判記錄，查看合同及其相關(guān)談判記錄，對(duì)比采購(gòu)合同的內(nèi)容及條款，確保談判內(nèi)容與合同內(nèi)容一致；了解主管領(lǐng)導(dǎo)是否適度參與談判。追溯與供應(yīng)商簽訂合同商談的詳細(xì)內(nèi)容記錄，了解合同起草過(guò)程，是否對(duì)所列條款進(jìn)行研究、審定、或咨詢公司法律顧問(wèn)；并根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)分析各具體條款的合理、公平、公正性。請(qǐng)購(gòu)與訂單獲取請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、訂單、訂單臺(tái)賬各種類別原材料是否由負(fù)責(zé)請(qǐng)購(gòu)的部門和專人開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，并依授權(quán)核準(zhǔn)后辦理采購(gòu)事宜；請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容是否詳實(shí)，并經(jīng)授權(quán)主管人員簽批；緊急采購(gòu)是否經(jīng)常發(fā)生，其原因是否充分恰當(dāng)；請(qǐng)購(gòu)是否與采購(gòu)預(yù)算相符合。采購(gòu)訂單是否在采購(gòu)合同的框架內(nèi)執(zhí)行，調(diào)閱采購(gòu)檔案，審查其中詢價(jià)報(bào)價(jià)單、訂購(gòu)單是否辦理齊全，前后一致。訂單的內(nèi)容，采購(gòu)貨物飛名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、裝卸地點(diǎn)、包裝、運(yùn)輸方法、運(yùn)費(fèi)、付款結(jié)算辦法、驗(yàn)收、保險(xiǎn)等是否規(guī)定完備，內(nèi)容是否符合相關(guān)合同法規(guī)定。訂單是否由專人進(jìn)行檔案管理，是否建立合同及訂單臺(tái)賬，以以便查閱。貨物驗(yàn)收獲取請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單、送貨單、發(fā)票等審查是否設(shè)置獨(dú)立的質(zhì)量檢驗(yàn)部門組織物資驗(yàn)收，有無(wú)采取適當(dāng)措施防止采購(gòu)人員、質(zhì)檢人員與保管人員串通舞弊；審查物資驗(yàn)收是否根據(jù)貨運(yùn)單、發(fā)票和經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的采購(gòu)合同副本、采購(gòu)價(jià)格申報(bào)單、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行；審查物資驗(yàn)收是否簽署順序編號(hào)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；審查超過(guò)采購(gòu)合同的進(jìn)貨數(shù)量和提前到貨的采購(gòu)是否經(jīng)過(guò)適當(dāng)批準(zhǔn)；審查短缺物資和不符合質(zhì)量要求的物資是否查明了原因，有無(wú)根據(jù)不同情況及時(shí)組織索賠，是否每月編制退貨報(bào)告，以供采購(gòu)和質(zhì)檢部門進(jìn)行審查、分析和考核供貨商表現(xiàn)等；審查對(duì)逾期未交貨者，有無(wú)按合同規(guī)定給予罰款或沒(méi)收違約金；審查對(duì)大型或數(shù)額較大的物資采購(gòu)，有無(wú)取得供貨商合格的檢驗(yàn)證明，合同中是否規(guī)定了必要的質(zhì)保內(nèi)容；物資驗(yàn)收是否嚴(yán)格，有無(wú)存在由于驗(yàn)收不嚴(yán)造成以次充好、以劣充優(yōu)、不合格物資入庫(kù)等問(wèn)題。貨物倉(cāng)儲(chǔ)獲取驗(yàn)收單、領(lǐng)發(fā)貨單、貨物管制卡、安全檢查日?qǐng)?bào)表等貨物的儲(chǔ)存，是否依類別分存各庫(kù)或分檔保存，各庫(kù)是否分設(shè)，個(gè)庫(kù)是否設(shè)分區(qū)貨架并分分格編號(hào)，編號(hào)是否清晰有系統(tǒng)規(guī)則，收貨及發(fā)貨是否便捷。庫(kù)房安全措施是否完善。供應(yīng)商交運(yùn)商品貨物時(shí)，應(yīng)該對(duì)送貨單。發(fā)票，裝箱單等單據(jù)，與請(qǐng)購(gòu)單內(nèi)容核對(duì)無(wú)誤后辦理驗(yàn)貨手續(xù)。交貨入庫(kù)數(shù)量超過(guò)或未達(dá)到訂購(gòu)量部分，是否作妥當(dāng)處理。供應(yīng)商送貨時(shí)是否均適時(shí)開(kāi)立驗(yàn)收單并實(shí)施品質(zhì)檢驗(yàn)，以確保貨物品質(zhì)。所以領(lǐng)貨，是否均根據(jù)正式核準(zhǔn)的領(lǐng)貨單辦理。領(lǐng)貨量異常時(shí)，有否查明原因，對(duì)于已領(lǐng)貨未辦手續(xù)的，或已辦手續(xù)未提領(lǐng)的，有無(wú)追蹤控制。付款獲取請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票、記賬憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等審查負(fù)債的確認(rèn)是否正確。審查采購(gòu)部門是否在物資采購(gòu)申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票等核對(duì)無(wú)誤的基礎(chǔ)上出具付款申請(qǐng)單，并及時(shí)通知財(cái)會(huì)部門；財(cái)會(huì)部門是否在進(jìn)一步審核的基礎(chǔ)上，編制記賬憑證，登記付款憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬，確認(rèn)負(fù)債。國(guó)內(nèi)采購(gòu)是否辦妥驗(yàn)收手續(xù)，備齊有關(guān)憑證送財(cái)務(wù)部門審核后，編制記賬憑證后再付款。國(guó)外進(jìn)口采購(gòu)是否根據(jù)報(bào)關(guān)資料辦理結(jié)匯手續(xù)。交貨期延誤或者品質(zhì)、數(shù)量不符的采購(gòu)，是否按合約規(guī)定執(zhí)行扣款或罰款手續(xù)。審查應(yīng)付賬款的登記是否正確。審查應(yīng)付賬款登記和管理是否由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款以外的職員執(zhí)行；是否根據(jù)不同供貨商設(shè)置明細(xì)賬進(jìn)行明細(xì)分類核算；是否根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證和記賬憑證及時(shí)登記賬簿記錄，有無(wú)遺漏、隱瞞負(fù)債情況；是否定期將應(yīng)付賬款明細(xì)賬余額與供貨商寄回的對(duì)賬單相核對(duì)，與應(yīng)付賬款總賬相核對(duì)，與采購(gòu)部門臺(tái)賬相核對(duì)，對(duì)存在的差異是否及時(shí)妥善處理；對(duì)享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應(yīng)付賬款，以防止在付款時(shí)貪污折扣。審查預(yù)付賬款處理是否合規(guī)。審查預(yù)付賬款是否經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、審批；收到采購(gòu)物資后，是否根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票及時(shí)沖減預(yù)付賬款；是否與供貨商定期對(duì)賬。審查應(yīng)付賬款余額的整體合理性。審查財(cái)會(huì)部門是否定期編制應(yīng)付賬款賬齡分析表、物資已收發(fā)票未到情況匯總表；是否每月計(jì)算主要業(yè)績(jī)指標(biāo)據(jù)以監(jiān)控應(yīng)付賬款狀況；采用分析性復(fù)核方法，通過(guò)比較本期與上期各應(yīng)付賬款明細(xì)賬戶余額、相關(guān)比率和相關(guān)費(fèi)用賬戶金額，確定應(yīng)付賬款有無(wú)異常變動(dòng)。審查付款處理是否合規(guī)。審查付款是否符合資金結(jié)算制度的要求；付款是否在會(huì)計(jì)審核的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)授權(quán)人審批；是否按確定的付款方式付給指定的收款人；核實(shí)付款金額和收款人是否正確；有無(wú)使用空白支票；已付貨款是否在發(fā)票上加蓋“付訖”戳記等。審計(jì)的分工與計(jì)劃（一）分工XXX：負(fù)責(zé)XXX：負(fù)責(zé)XXX：負(fù)責(zé)審計(jì)準(zhǔn)備工作：收集、分析、評(píng)價(jià)采購(gòu)管理制度。財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)出截至差何日的采購(gòu)費(fèi)用明細(xì)賬。了解公司審計(jì)年度內(nèi)采購(gòu)預(yù)算、實(shí)際采購(gòu)情況以及兩者的差異。了解公司的招投標(biāo)管理現(xiàn)狀，包括：招投標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)方式。了解非招投標(biāo)物資采購(gòu)的現(xiàn)狀：詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)。查閱外部審計(jì)的審計(jì)報(bào)告及工作底稿，必要時(shí)可利用外部審計(jì)的工作成果。2、現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作時(shí)間安排（1）首次進(jìn)場(chǎng)會(huì)議------（2）制度評(píng)估------（3）采購(gòu)、合同管理、驗(yàn)收、付款審計(jì)測(cè)試-----（4）現(xiàn)場(chǎng)溝通會(huì)議-------（5）審計(jì)問(wèn)題的改善后續(xù)追蹤審計(jì)-------（6）出具審計(jì)報(bào)告及管理建議書-------采購(gòu)審計(jì)所需資料清單前期資料物資采購(gòu)預(yù)算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料相關(guān)制度規(guī)定：例如采購(gòu)政策、采購(gòu)程序制度授權(quán)審批制度、供應(yīng)商管理制度、貨物倉(cāng)儲(chǔ)制度、合同簽訂制度、憑證管理制度等。外部信息資料：例如同行業(yè)相關(guān)資料、物價(jià)水平和編號(hào)幅度、技術(shù)變化程度和供應(yīng)商資料等采購(gòu)預(yù)算制度及審批階段采購(gòu)政策采購(gòu)預(yù)算銷售計(jì)劃產(chǎn)品產(chǎn)量計(jì)劃生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃合同及訂單管理階段合同法及公司內(nèi)部有關(guān)合同制度《合格供應(yīng)商名錄》及供應(yīng)商有關(guān)資料采購(gòu)招投標(biāo)管理辦法招標(biāo)過(guò)程有關(guān)文件合同正文和副本及合同臺(tái)賬物資采購(gòu)申請(qǐng)單訂單及訂單臺(tái)賬驗(yàn)收入庫(kù)階段采購(gòu)發(fā)票運(yùn)費(fèi)單檢驗(yàn)報(bào)告單入庫(kù)單退貨單付款申請(qǐng)表付款憑單轉(zhuǎn)賬憑證應(yīng)付賬款明細(xì)賬材料采購(gòu)明細(xì)賬對(duì)賬單（五）其他需相關(guān)部門提供的資料合同管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會(huì)簽、訂閱、履行和變更、終止及爭(zhēng)議處理和合同管理的處罰、獎(jiǎng)勵(lì)；本標(biāo)準(zhǔn)適用于龍騰公司項(xiàng)目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件《中華人民共和國(guó)合同法》《龍騰公司合同管理辦法》3定義、符號(hào)、縮略語(yǔ)無(wú)4職責(zé)4.1總經(jīng)理：龍騰公司經(jīng)營(yíng)管理的法定代表人。負(fù)責(zé)對(duì)廠內(nèi)各類合同管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對(duì)電廠負(fù)責(zé)。4.2工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負(fù)責(zé)簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3經(jīng)營(yíng)部：是合同簽訂管理部門，負(fù)責(zé)管理設(shè)備、材料、物資的訂購(gòu)合同。4.5合同管理部門履行以下職責(zé)：4.5.1建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范；4.5.2參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動(dòng)，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量；4.5.3審查、登記合同對(duì)方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、技術(shù)裝備、信譽(yù)、越區(qū)域經(jīng)營(yíng)許可等證件及履約能力（必要時(shí)要求對(duì)方提供擔(dān)保），檢查合同的履行情況；4.5.4保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號(hào)歸口使用；4.5.5建立合同管理臺(tái)帳，對(duì)合同文本資料進(jìn)行編號(hào)統(tǒng)計(jì)管理；4.5.6組織對(duì)法規(guī)、制度的學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告工作；4.5.7在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技術(shù)部：專職合同管理員及材料、燃料供應(yīng)部兼職合同管理員履行以下職責(zé)：4.6.1在主任領(lǐng)導(dǎo)下，做好本部門負(fù)責(zé)的各項(xiàng)合同的管理工作，負(fù)責(zé)保管“法人授權(quán)委托書”；4.6.2簽訂合同時(shí)，檢查對(duì)方的有關(guān)證件，對(duì)合同文本內(nèi)容依照法規(guī)進(jìn)行檢查，檢查合同標(biāo)的數(shù)量、金額、日期、地點(diǎn)、質(zhì)量要求、安全責(zé)任、違約責(zé)任是否明確，并提出補(bǔ)充及修改意見(jiàn)。重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，提出解決方案；4.6.3對(duì)專業(yè)對(duì)口的合同統(tǒng)一編號(hào)、登記、建立臺(tái)帳，分類整理歸檔。對(duì)合同承辦部門提供相關(guān)法規(guī)咨詢和日常協(xié)作服務(wù)工作；4.6.4工程技術(shù)部專職合同管理員負(fù)責(zé)收集整理各類合同，建立合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，并負(fù)責(zé)合同管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會(huì)簽、訂閱、履行和變更、終止及爭(zhēng)議處理和合同管理的處罰、獎(jiǎng)勵(lì)；本標(biāo)準(zhǔn)適用于龍騰公司項(xiàng)目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2規(guī)范性引用《中華人民共和國(guó)合同法》《龍騰公司合同管理辦法》3定義、符號(hào)、縮略語(yǔ)無(wú)4職責(zé)4.1總經(jīng)理：龍騰公司經(jīng)營(yíng)管理的法定代表人。負(fù)責(zé)對(duì)廠內(nèi)各類合同管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對(duì)電廠負(fù)責(zé)。4.2工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負(fù)責(zé)簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3經(jīng)營(yíng)部：是合同簽訂管理部門，負(fù)責(zé)管理設(shè)備、材料、物資的訂購(gòu)合同。4.5合同管理部門履行以下職責(zé)：4.5.1建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范；4.5.2參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動(dòng)，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量；4.5.3審查、登記合同對(duì)方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、技術(shù)裝備、信譽(yù)、越區(qū)域經(jīng)營(yíng)許可等證件及履約能力（必要時(shí)要求對(duì)方提供擔(dān)保），檢查合同的履行情況；4.5.4保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號(hào)歸口使用；4.5.5建立合同管理臺(tái)帳，對(duì)合同文本資料進(jìn)行編號(hào)統(tǒng)計(jì)管理；4.5.6組織對(duì)法規(guī)、制度的學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告工作；4.5.7在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技術(shù)部：專職合同