年會預(yù)算注意事項模板

企業(yè)年會（聯(lián)歡晚會）（客企聯(lián)歡晚會）預(yù)算注意事項企業(yè)年會有多種不一樣類型，有是答謝用戶，有是職員總結(jié)大會，所以在計劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不一樣會議需要不一樣環(huán)境，召開企業(yè)年會要達(dá)成一定目標(biāo)和目標(biāo)。所以第一個關(guān)鍵步驟是搜集方方面面信息，經(jīng)過搜集這些信息能夠制訂出手頭眾多工作計劃。制訂完善會議計劃確定必需要做事項以滿足會議需要并達(dá)成會議預(yù)期目標(biāo)。

制訂預(yù)算：制訂可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排相關(guān)工作；確定各項工作時間安排。

通常而言，年會預(yù)算包含以下多個方面：

1、交通費用

交通費用能夠細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地交通費用——包含航班、鐵路、公路、客輪，和目標(biāo)地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地交通

(2)、會議期間交通費用——關(guān)鍵是會務(wù)地交通費用，包含住宿地至?xí)煌?、會所到餐飲地點交通、會所到商務(wù)交際場地交通、商務(wù)考察交通和其它和會人員可能使用預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細(xì)分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地租賃已經(jīng)包含一些常見設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或黑板、油性筆、粉筆等，但部分很規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺講話線路時也可能需要另外預(yù)算。

(2)、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用關(guān)鍵是租賃部分特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定使用確保金，租賃費用中包含設(shè)備技術(shù)支持和維護(hù)費用。值得注意是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)會議服務(wù)企業(yè)咨詢，方便取得最適宜性價比），不然可能影響會議進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施因為品牌、產(chǎn)地及新舊不一樣，租賃價格可能相差很大。

(3)、會場部署費用——假如不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。假如有特殊要求，能夠和專業(yè)會議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其它支持費用——這些支持通常包含廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸和倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，假如會議主辦方分別尋求這些行業(yè)支持話，其成本費用可能比市場行價要高，假如讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將取得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)支持。

對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽署服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費用

住宿費用應(yīng)該很好了解——值得注意只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金。對于會議而言，住宿費可能是關(guān)鍵開支之一。找專業(yè)會展服務(wù)商通常能取得很好折扣。

正常住宿費除和酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等原因相關(guān)外，還和客房內(nèi)開放服務(wù)項目相關(guān)——譬如客房內(nèi)長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放相關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)該關(guān)閉或開放服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費用

會議餐飲費用能夠很簡單，也能夠很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目標(biāo)。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也能夠采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐特殊性及原材料預(yù)備，所以估計就餐人數(shù)不得和實際就餐人數(shù)相差到15％，不然餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基礎(chǔ)屬于正餐，能夠采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。假如主辦方期望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量服務(wù)費用。

(3)、酒水及服務(wù)費

通常，假如在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是拒絕主辦方自行外帶酒水消費，假如能夠外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉行會議宴會，通常在基礎(chǔ)消費水準(zhǔn)基礎(chǔ)上加收15％左右服務(wù)費。

(4)、會場茶歇

此項費用基礎(chǔ)上是按人數(shù)預(yù)算，預(yù)算時可提出不一樣時段茶歇食物、飲料組合。承接者通知茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，假如主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外預(yù)算。通常情況下，茶歇種類可分為西式和中式兩種——西式基礎(chǔ)上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

實際上，聯(lián)誼酒會/舞會預(yù)算可能比單獨宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)和規(guī)模，預(yù)算很輕易計算。但酒會/舞會預(yù)算設(shè)計到場地和節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長時間確定。

(6)、其它——點心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，不然視聽設(shè)備費用通常能夠忽略。假如為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備預(yù)算就比較復(fù)雜，包含：

●設(shè)備本身租賃費用，通常按天計算

●設(shè)備運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理

●音源——關(guān)鍵是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目

通常能夠選定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常和節(jié)目演出難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點假如有固定演出，那預(yù)算就很簡單，和觀看演出人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

7、雜費

雜費是指會展過程中部分臨時性安排產(chǎn)生費用，包含打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特和禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其它通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯和向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費預(yù)算極難計劃，通常能夠在會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。

（一）設(shè)備租賃舞臺搭建、珩架租賃、升空氣球、充氣拱門、皇家禮炮、燈箱布噴繪、寫真KT板、舞龍舞獅、橫幅制作、迎風(fēng)彩旗、會務(wù)