公司費用報銷綜合流程標準規(guī)定

浙商基金管理

費用報銷步驟及措施第一章總則為規(guī)范企業(yè)費用管理及報銷，提升財務管理水平，根據(jù)規(guī)范化、科學化工作要求，結合本企業(yè)實際，制訂本措施。本措施要求之費用報銷包含差旅費、業(yè)務招待費、公務車費用、辦公費、會議費、資料費、培訓考察費、福利費、廣告費、工程材料及設備物資等費用報銷及款項支付。第二章發(fā)票要求報銷人員必需取得正當、完整、真實原始憑證，具體要求以下：（一）發(fā)票票面必需清楚，無任何涂改痕跡。（二）發(fā)票名稱和內(nèi)容相符；發(fā)票內(nèi)容和售貨單位經(jīng)營范圍相吻合。（三）發(fā)票抬頭應為本企業(yè)全稱且正確無誤，標準名稱為：浙商基金管理。本單位名稱不得簡寫，如浙商基金、浙商基金管理企業(yè)等等均為不正確抬頭。（四）發(fā)票上數(shù)字計算正確，數(shù)量乘以單價應等于總金額；大小寫金額保持一致；小寫金額前面應有“￥”字樣，大寫金額前面應頂格；大小寫數(shù)字書寫規(guī)范(標準大寫：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬)。（五）發(fā)票必需有稅務部門監(jiān)制章；有售貨單位財務專用章；有售貨單位經(jīng)手人簽章（或署名）。（六）發(fā)票開出時間應和經(jīng)濟業(yè)務所發(fā)生時間大致相吻合。（七）發(fā)票印制日期：根據(jù)要求，開具發(fā)票單位每十二個月度全部應從稅務部門領取本年度版本發(fā)票，即便使用上十二個月度版本發(fā)票按要求也不宜時間跨度太長。（八）部分發(fā)票在報銷時須同時呈上附件。如貨款結算時須有購銷協(xié)議、送貨單或驗收單；出差報銷差旅費時須有會議通知或經(jīng)同意出差申請單；工程款報銷時須有工程預算等。第三章費用報銷時間及要求費用報銷時間及要求：（一）每星期報銷費用一次，即每七天星期一報銷上周發(fā)生費用。經(jīng)總經(jīng)理同意后緊急用款不受此限。（二）每個月二十六號為費用報銷截止日，如遇周末或法定節(jié)假日則順延。標準受騙月二十六號以后不再報銷各項費用，二十六號以后所發(fā)生費用遞延至下月報銷。（三）報銷憑證使用：1、有發(fā)票時：差旅費報銷使用《差旅費報銷單》；其它費用報銷使用《費用報銷單》。2、無發(fā)票時：（1）以現(xiàn)金方法結算：應使用《借款審批單》。按本措施第五章推行借款制度。（2）以支票或匯款方法結算：在辦公系統(tǒng)中實施“付款申請”步驟。同時將能證實該業(yè)務正當、合規(guī)相關文件、協(xié)議一并附上。（3）款項經(jīng)辦人員應在借款、借支票或匯款結算之日起兩周內(nèi)取得原始發(fā)票并推行報銷手續(xù)。（四）在報銷步驟前，全部單據(jù)未齊備，必需補齊手續(xù)后方可進入報銷步驟。（五）報銷時，報銷人應自行將票據(jù)及附件整齊地粘貼在財務要求格式報銷單后，同類性質(zhì)必需粘在一起。盡可能避免將幾周憑證粘于一起，當月發(fā)生費用應盡可能在當月報銷，最晚不得超出發(fā)生月份次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面同意，不然財務部將不予報銷。第四章費用報銷步驟費用報銷步驟以下：（一）報銷人為企業(yè)管理層1、董事長（報銷人）→會計（審核票據(jù)）→總經(jīng)理（審批人）→出納（付款）2、總經(jīng)理（報銷人）→會計（審核票據(jù)）→董事長（審批人）→出納（付款）3、其它高管（報銷人）→會計（審核票據(jù)）→總經(jīng)理（審批人）→出納（付款）4、企業(yè)為高管開展業(yè)務而發(fā)生差旅費、業(yè)務招待費、交通費和公務車費用等列出專門預算。企業(yè)領導經(jīng)辦費用統(tǒng)一由綜合管理部負責報銷，在領導費用預算限額內(nèi)列支。（二）報銷人為部門責任人部門責任人（報銷人）→會計（審核票據(jù)）→分管高管（審批人）→總經(jīng)理（審批人）→出納（付款）（三）報銷人為職員職員（報銷人）→部門責任人（審批人）→會計（審核票據(jù)）→分管高管（審批人）→總經(jīng)理（審批人）→出納（付款）第五章借款管理企業(yè)職員應本著“事前審批、立即報賬”標準合規(guī)、有效地使用借款。職員借款應填寫《借款審批單》，并注明借款事由。特殊業(yè)務借款可不予注明，而由財務室和相關業(yè)務部門確定。職員出差借款依據(jù)估計出差天數(shù)控制在天天一千元以內(nèi)，宴請借款控制在三千元以內(nèi)，禮品、營銷和后勤依據(jù)實際需要確定借款金額。零星業(yè)務支出或借款金額在一千元以內(nèi)不予借款。每人累計借款金額不得超出2萬元。每次借款期限標準上不得超出20天。如因工作變動調(diào)離單位，借款須在在調(diào)離前結清。職員借款需立即報賬。出差借款應于出差結束十五日內(nèi)至財務室報賬，其它業(yè)務借款須于業(yè)務結束后十日內(nèi)至財務室報賬，特殊情況需要延遲報賬時間，應向財務室說明原因。前次借款后未立即辦理結賬手續(xù)，財務室將依據(jù)“舊賬不清、新賬不欠”標準不予借款。特殊情況應報經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借款。第六章差旅費報銷管理各部門每十二個月初提出本部門差旅費計劃，經(jīng)綜合管理部平衡后納入預算管理，并將差旅費指標分解到各部門，綜合管理部以同意預算作為控制目標，超出預算部分不予報銷。職員出差管理及差旅費報銷程序（一）企業(yè)嚴格實施出差審批手續(xù)，職員出差之前需在辦公系統(tǒng)中實施“出差申請”步驟。如到市外參與會議或培訓，應附上主辦單位會議（培訓）通知或邀請函。（二）出差人員應對差旅費票據(jù)正當性、真實性負責。凡票據(jù)不齊全或票據(jù)遺失者，不予報銷。出差人員在報銷時，應將住宿費發(fā)票，車、船、飛機票等票據(jù)按財務要求粘貼整齊，將《差旅費報銷單》填寫清楚。差旅費報銷必需附《出差審批單》，不然不予報銷。報銷程序按本措施第五條要求實施。職員出差乘坐車、船、飛機席位控制標準（一）企業(yè)高管出差可乘坐高鐵商務座、火車一等座、飛機公務艙、輪船一等艙。（二）其它人員出差可乘坐高鐵二等座、火車二等座、飛機經(jīng)濟艙、輪船二等艙。高鐵可抵達地域，較之飛機，優(yōu)先選擇高鐵出行。如遇特殊情況，經(jīng)分管領導同意可乘坐火車一等座、飛機公務艙、輪船一等艙。（三）乘坐席位超出控制標準部分由本人負擔。住宿費報銷標準（一）企業(yè)高管出差實施實報實銷。（二）部門責任人（包含對應等級技術序列人員）出差到通常地域，住宿標準每人天天500元，到一類地域每人天天600元，到特殊地域每人天天700元。（三）其它管理人員（包含對應等級技術序列人員）出差到通常地域，住宿標準每人天天400元，到一類地域每人天天500元，到特殊地域每人天天600元。（四）一般職員出差到通常地域，住宿標準每人天天350元，到一類地域每人天天400元，到特殊地域每人天天450元。（五）特殊地域包含北京、上海。一類地域包含深圳、廣州、南京、廈門。其它為通常地域。（六）參與會議、涉外活動或因其它特殊原因，實際住宿費超出限額標準，超標部分將從差旅費津貼中抵扣。若不足抵扣，需填寫《住宿超標情況說明》，經(jīng)部門責任人和分管領導審批，剩下超標金額可在預算范圍內(nèi)據(jù)實報銷。差旅費津貼職員在外地出差，按每人天天100元發(fā)放差旅費津貼，不再報銷出差途中餐費及其它個人開支。差旅費津貼根據(jù)住宿夜晚數(shù)計算。若當日往返，未住宿，則根據(jù)一天計算。長駐外地及于上海辦公職員，在杭州總部期間，不給差旅費津貼，住宿由企業(yè)統(tǒng)一安排。杭州總部職員前往上海辦事，標準受騙日往返，津貼及住宿同正常出差情況。職員在杭州當?shù)兀ê捝健⒂嗪迹┩獬鲛k事，如不能返回就餐，可依據(jù)實際誤餐頓數(shù)，按每餐50元標準實報實銷餐費，超出部分由本人負擔。市內(nèi)交通費職員在本市因公外出或在外地出差，依據(jù)工作需要可乘坐公交車、地鐵及出租車，在便利情況下，應優(yōu)先選擇地鐵等公共交通工具。如需包租車，須經(jīng)分管領導同意。報銷交通票據(jù)后面需注明起止點及業(yè)務目標。使用私車，經(jīng)分管領導同意可酌情報銷油費、過路費、停車費及相關費用。第七章業(yè)務招待費報銷管理因業(yè)務需要發(fā)生交際應酬費，報銷時應在發(fā)票后面注明業(yè)務發(fā)生日期和經(jīng)手人和招待事由，對于不便注明，報銷人應向財務部解釋，由財務部登記備查。業(yè)務招待費關鍵包含招待客人餐費和禮品支出。各部門每十二個月末提出本部門下年度業(yè)務招待費用款計劃，經(jīng)財務管理部門平衡后納入預算管理，并將招待費預算指標分解到各部門，財務部門以經(jīng)同意預算作為控制業(yè)務招待費開支依據(jù)。餐費控制標準（一）企業(yè)高管舉行宴請實施實報實銷。（二）部門管理人員舉行宴請，不超出人均150元。（三）部門職員舉行宴請，不超出人均100元。職員舉行宴請，必需事前經(jīng)過本部門責任人同意。（四）餐費納入業(yè)務招待費預算控制，超出控制標準，經(jīng)分管領導和總經(jīng)理審批后據(jù)實報銷，不合理部分由本人負擔。禮品費用報銷管理（一）綜合管理部統(tǒng)一訂購禮品，納入綜合管理部業(yè)務招待費預算控制，報銷程序按本措施第五條實施。（二）綜合管理部應各部門要求購置特殊禮品，報銷時需申請部門責任人和綜合管理部責任人簽字認可，納入申請部門業(yè)務招待費預算控制，報銷程序按本措施第五條實施。第八章公務車使用及費用報銷管理企業(yè)公務車由綜合管理部統(tǒng)一管理、維修及保養(yǎng)。公務車費用由綜合管理部歸口負責，車船使用稅、油料費、路橋通行費、停車費、修理費、年檢費等交通費用及車輛保險費等各項費用由綜合管理部根據(jù)本措施第五條要求推行報銷程序，在預算限額內(nèi)據(jù)實報銷。第九章辦公費報銷管理辦公經(jīng)費范圍：辦公經(jīng)費指購置辦公用具所發(fā)生費用。辦公經(jīng)費報銷（一）企業(yè)辦公用具通常由綜合管理部集中采購，在預算限額內(nèi)按本措施第五條推行報銷手續(xù)。各部門應按預算合理使用辦公費，除必需由綜合管理部集中采購以外，其它臨時采購必需經(jīng)綜合管理部同意并持有效票據(jù)，經(jīng)綜合管理部專員驗收，報銷時需部門責任人和綜合管理部責任人共同簽字認可并經(jīng)企業(yè)領導審批，在預算限額內(nèi)給予報銷。（二）除非發(fā)票直接標明具體辦公用具名稱及數(shù)量，不然應附有商場蓋章銷貨清單。第十章會議費報銷管理企業(yè)舉行會議，會議費報銷程序企業(yè)舉行會議由綜合管理部歸口管理，各部門應在每十二個月底向綜合管理部報送下十二個月度舉行會議計劃，經(jīng)綜合管理部平衡后納入預算管理。各部門需在會議召開之前填寫《會議審批單》，列明會議時間、地點、參與人員及費用計劃等，向綜合管理部提出申請，經(jīng)企業(yè)領導同意后方可召開。所發(fā)生費用需會議提議部門和綜合管理部責任人共同簽字認可并經(jīng)企業(yè)領導審批，在企業(yè)會議費預算中報銷。參與外單位舉行會議，會議費報銷程序（一）企業(yè)領導參與外單位舉行會議（含培訓班、研討班等），費用在企業(yè)會議費預算中實報實銷。（二）各部門責任人及職員參與外單位舉行會議（含培訓班、研討班等），會前需經(jīng)企業(yè)主管領導同意后方可參與，參與在杭州召開會議，憑會議主辦單位會議費正式發(fā)票（附會議通知）按本措施第五條要求推行報銷手續(xù)，在本部門會議費預算中報銷；參與在外地召開會議，實施差旅費報銷管理相關控制標準。第十一章資料費報銷管理報刊訂閱由綜合管理部歸口管理，各部門可按本部門需要購置和工作相關專業(yè)書籍，按本措施第五條要求在各部門預算內(nèi)實報實銷。第十二章出國考察培訓費用報銷管理交通工具控制標準職員國外出差，乘坐飛機一律選擇經(jīng)濟艙。住宿費報銷標準職員國外出差可選擇酒店不得超出四星級（含四星級）。每人每日在80-150美元范圍內(nèi)控制，報銷時應提交房費清單。陪同外賓時依據(jù)工作需要可同外賓相同候遇。差旅費津貼每人每日100美元，用于國外出差期間伙食費、交通費、通訊費、辦公用具費和必需小費。國外接待部門贈發(fā)生活補助一律全額上交企業(yè)。開拓市場性質(zhì)出訪活動和特殊情況發(fā)生費用，應單獨立項審批后據(jù)實報銷。第十三章福利費、加班費報銷管理福利費開支應由綜合管理部提出書面意見，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可實施。職員加班按《浙商基金管理職員考勤和休假管理制度》實施，并按本措施第五條要求推行報銷程序。第十四章基金發(fā)行專題費用基金發(fā)行專題費用關鍵包含和基金發(fā)行相關銷售費用、業(yè)務宣傳費、廣告費等。該專題費用由提出預算部門歸口管理，在預算范圍內(nèi)按本措施第五條要求推行報銷程序。第十五章業(yè)務宣傳費、廣告費、培訓費、董監(jiān)事會費、印刷費報銷管理上述費用由綜合管理部歸口管理，在預算限額內(nèi)按本措施第五條推行報銷手續(xù)。董監(jiān)事會費關鍵包含董事在企業(yè)開會或工作期間董事會組員差旅費、住宿費、會議費及相關必需開支。在董監(jiān)事會費列支費用必需經(jīng)董事會秘書或董事會授權人員簽字認可。第十六章工程材料、設備物資、維修費固定資產(chǎn)改建、擴建和需要對機器、設備、車輛進行大修理，應由相關部門責任人提出工程預算書，具體說明工程原因、工程周期、施工單位、工程材料、資金預算等，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可實施。預算書分別送財務部和相關部門留存。工程款預付或需帶支票提貨，各部責任人憑已經(jīng)同意預算書或采（請）購單到財務部填寫《借款審批單》，經(jīng)總經(jīng)理同意，財務據(jù)以入帳后再開出支票，三日內(nèi)必需繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗收單。實物報銷時，應將發(fā)票、驗收（入庫）單、采（請）購單原件附在一起，缺一不可。第十七章其它費用報銷管理其它費用關鍵包含電子設備運轉費、交易所設施使用費、交易所會員年費、訴訟費、咨詢費、審計費、律師費用、房租費、物業(yè)水電、財產(chǎn)保險費、印花稅費等確實無法歸屬各部門和領導