寧魯煤電有限責任公司崗位說明書編制指導手冊

崗位說明書編制指導手冊勞動工資研究所寧魯煤電公司項目組PAGE3-3第2頁共19頁寧魯煤電有限責任公司崗位說明書編制指導手冊 寧魯煤電公司項目組2012年崗位說明書編制指導手冊崗位說明書的編制是規(guī)范公司各崗位工作職責、實現(xiàn)人力資源科學管理的重要工作，將為寧魯煤電公司崗位評價和績效考核管理打下堅實基礎。為使崗位說明書的編制統(tǒng)一規(guī)范、高效有序，項目組特編寫本指導手冊，請有關人員在正式編制前仔細閱讀，按照規(guī)定標準和各項要求填寫。一、崗位說明書的基本概念崗位說明書是對崗位的工作性質、任務、責任、權限、工作環(huán)境和條件，以及本崗位人員任職資格條件等所做的書面紀錄。崗位說明書的編制是在工作分析的基礎上，通過對崗位諸要素（如崗位描述、任職資格等）加以整合，形成具有企業(yè)規(guī)章效果的規(guī)范性文件的過程。一份完整的崗位說明書包括崗位識別、崗位描述和任職資格條件等三部分內容。崗位說明書是工作分析后形成的重要人事文件之一。從編制的直接目的來看，崗位說明書是以“事”為中心，對崗位進行全面、系統(tǒng)、深入的描述，為崗位評價、崗位分類以及企業(yè)人力資源管理提供依據(jù)，側重于說明崗位“做什么”，同時也說明崗位工作做到什么程度和什么人來做。從其內容涉及的范圍來看，崗位說明書內容廣泛，既包括對崗位各有關事項的性質、特征、程序、方法和要求的說明，也包括對承擔本崗位工作人員的資格條件的說明。從具體的形式上看，崗位說明書一般不受標準化原則的制約，內容繁簡程度不一，形式多樣化，企業(yè)一般根據(jù)實際需要編制。二、編制崗位說明書的意義崗位說明書的編制是公司人力資源管理包括人力資源獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發(fā)等職能工作的基礎和前提。崗位說明書將為以下人力資源管理工作提供有效的支持和幫助：制定公司人力資源規(guī)劃，核定公司人力資源成本，并提出相關的管理決策；使寧魯煤電公司所有員工明確各自的工作職責和工作范圍；組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；制定公司合理的員工培訓、發(fā)展規(guī)劃；制定考核標準及方案，科學開展績效考核工作；設計出公平合理的薪酬福利及獎勵制度方案；為員工提供科學的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；設計、制定高效運行的公司組織結構；提供開展人力資源管理自我診斷的科學根據(jù)等工作。因此編制好崗位說明書對于貫徹落實公司發(fā)展戰(zhàn)略、構建寧魯煤電公司人力資源管理基礎平臺具有十分重要的意義。三、崗位說明書編制的基本內容寧魯煤電公司的崗位說明書共分為二大類，即管理技術類崗位說明書和生產(chǎn)操作服務類崗位說明書。不同類型崗位分別編制不同類型的崗位說明書。具體編制內容如下：（一）崗位識別崗位識別是對擬分析崗位的基本情況的概括和說明，主要包括以下11項編制內容：1．表頭寧魯煤電公司崗位說明書表頭應在寧魯煤電公司后的“”中填寫相應的所屬單位名稱，從“公司機關”、“電廠”、“任家莊煤礦”、“任家莊洗煤廠”四個選項中選取一個。2．崗位名稱凡屬于社會通用崗位名稱，按國家或行業(yè)統(tǒng)一標準填寫；凡屬本公司專用崗位名稱，按目前通行標準或習慣稱謂填寫；非標準崗位按公司人力資源部的要求填寫。兼崗人員所兼崗位工作職責列入本崗位職責中，崗位名稱應反映其主要工作職責，簡單精練。兼職崗位中，國家法規(guī)政策或本公司文件要求必須設立專職崗位從事相關工作的，應另行設置相應崗位，并分別編制崗位說明書。如黨委書記兼工會主席，應分別填寫“黨委書記”和“工會主席”兩份崗位說明書。3．所屬部門 所屬部門填寫寧魯煤電公司機關職能部門名稱或“電廠”、“任家莊煤礦”、“任家莊洗煤廠”三個單位內設機構的名稱。4．崗位類別崗位類別分為管理技術和生產(chǎn)操作服務二類。管理技術類崗位是指從事計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制等管理職能的崗位，包括機關職能部室中從事職能管理、生產(chǎn)管理、技術管理等工作的崗位。生產(chǎn)操作服務崗位是指在工作現(xiàn)場具體負責設備運行、操作、維護、看管等崗位以及在工作現(xiàn)場以外從事服務的崗位。5．定員定員是指本崗位的人數(shù)，應根據(jù)寧魯煤電公司定編定員規(guī)定填寫。公司尚未明確定員人數(shù)的，本項內容填寫各崗位現(xiàn)實有人數(shù)。6．崗位等級暫不填寫。7．直接上級崗位直接上級崗位是本崗位的直接主管崗位，是指在工作中對本崗位具有指揮權并對本崗位工作結果承擔領導和管理責任的上一級崗位。一般情況下直接上級只能有一個，即工作指令只能有一個來源。對于多個上級情況要進行梳理調整，對于本崗位所承擔的不同工作由不同上級指揮的情況，如暫時無法調整，可按照上級崗位對本崗位工作管理范圍的大小順序排列。8．直接下屬崗位直接下屬崗位是在本單位內部按照行政指揮層級關系所確定的下屬崗位，體現(xiàn)的是逐級管理原則。9．編制人編制人是指直接分析及編制本崗位說明書的人員。10．審核人審核人是指本崗位所在單位或部門負責人。11．定稿時間定稿時間一律定為“2012.3.31”。（二）崗位描述崗位描述是用書面形式對公司內各類崗位的崗位性質、崗位任務、崗位職責和工作環(huán)節(jié)等所做的統(tǒng)一規(guī)定和要求。它主要包括以下6項內容：1．工作概述用簡練的語言說明本崗位履行的工作職責。2．崗位工作內容與職責崗位工作內容與職責是指崗位的主要工作職責內容。崗位職責應高度概括和歸納，并逐項列舉提出，編制的順序要求是：可以按工作的重要性順序排列：重要的、次重要的、一般的；也可以按工作時間的多少做出判斷分析再進行排列：占工作時間百分比高的、次高的、不高的。以下是職責描述用詞有關示例，供編寫人員參考。中高級管理崗位管理職責的描述用詞有：組織計劃、主持、制定、籌劃；指揮控制職責的描述用詞有：指導、聽取、協(xié)調、控制、掌握；人事行政職責有：授權、委派、檢查、考核、交辦、調配；業(yè)務職責的描述用詞有：審核、審批、審定、審閱、批準；執(zhí)行職責的描述用詞有：貫徹執(zhí)行、完成等。一般管理崗位管理職責的描述用詞有：提出、協(xié)調、參與、編制；業(yè)務、執(zhí)行職責的描述用詞有：依照、收集、整理、統(tǒng)計、填報、履行、核對、辦理、解答、維護、遵守、維修、記錄、發(fā)送、呈報、接待、保管、核算、匯總、登記、安裝、打印、校對、編寫、調試。3．業(yè)績指標及衡量標準業(yè)績指標及衡量標準是指本崗位任職者工作完成所產(chǎn)生結果的衡量標準?？己酥笜藦臄?shù)量、質量、成本、時間等方面去提煉，能夠定量化的應當盡量定量化，且僅需要提取關鍵業(yè)績指標。業(yè)績指標的數(shù)量原則上不超過5項。4．崗位關系管理技術類崗位的崗位關系是指與本崗位關系域內崗位的聯(lián)系頻率和聯(lián)系事項，關系域包括“部門外公司內”、“公司外”兩種情形。對部門外公司內來說，崗位關系是指本崗位與公司內其他部門或其他部門的某個崗位的聯(lián)系情況；對公司外來說，崗位關系是指本崗位與公司外的某個機構，包括供應商、客戶、政府及其他有關部門的聯(lián)系情況。需在崗位說明書相應位置處填寫相應機構或崗位的名稱及聯(lián)系或接觸的目的。生產(chǎn)操作服務崗位關系是指本崗位的上道工序和下道工序，僅需填寫崗位名稱。如沒有上、下道工序，即填寫“無”。5．工作權限管理技術類崗位說明書設置了工作權限一項內容。管理技術類崗位要求明確界定其工作權限，主要分業(yè)務權限、人事權限和資金權限三種。“業(yè)務權限”是指根據(jù)公司有關規(guī)定，本崗位在日常管理活動中具有的業(yè)務管理控制權限。如，車間主任對所轄班組的指揮權、計劃權等。“人事權限”是指根據(jù)公司有關規(guī)定，本崗位在人事管理方面對所管轄的崗位具有的招聘、考核、加薪、晉升、降職降薪、調出調入、辭退、處分等權力。“資金權限”是指根據(jù)公司有關規(guī)定，本崗位在資金使用方面可以建議使用、審核、審批的資金限額。生產(chǎn)操作服務崗位說明書工作權限項不填寫。6．工作條件工作條件是指本崗位任職者工作所處的環(huán)境是否有毒有害，包括危險性、粉塵、噪音、腐蝕、濕度、高溫、高壓、強光、高壓、磁場、易爆、易燃等。如工作環(huán)境沒有有毒有害因素，即填寫“無”。（三）任職資格任職資格是指上崗者任職本崗位應當具備的基本條件和綜合素質，包括以下8項內容：1．最低學歷要求指從事本崗位工作所需要的最低學歷要求，包括碩士及以上、大學本科、大專、中專、高中、初中及以下學歷等情形。2．專業(yè)要求指從事本崗位工作應該具備的專業(yè)條件。如企業(yè)管理專業(yè)、財會專業(yè)、機械專業(yè)、采掘專業(yè)、電氣專業(yè)等。3．最低經(jīng)驗要求指從事本崗位工作的最低年限要求或工作經(jīng)驗要求。如人力資源部經(jīng)理的最低經(jīng)驗要求為“從事人力資源管理工作五年以上，或從事相關副經(jīng)理工作三年以上”。電鏟司機崗位的最低工作經(jīng)驗要求是從事副司機崗位3年以上。4．專業(yè)資質要求指從事本崗位工作應該具備的專業(yè)技能或職業(yè)資格證書，如，具有電氣高級工程師資格，具有會計師資格，具有高級工技能等級等。5．知識要求指從事本崗位工作應該具備的基本專業(yè)知識要求。描述時可用簡練的語言將本崗位需要了解和熟悉的相關內容列明。如，對于人力資源管理人員應該要求其熟悉國家勞動、人事政策及公司人力資源戰(zhàn)略和各種制度文件，了解國家財務政策及公司財務規(guī)定，具備較高的人力資源管理理論知識等等。6．能力要求包括獨立判斷能力、決策能力、計劃/規(guī)劃能力、組織協(xié)調能力、人事管理能力、指導能力、控制能力、預算編制與決策能力、計算機操作能力、相關語言應用能力等內容。比如，具有較強的（或一定的）組織協(xié)調能力，能熟練操作計算機，包括internet的使用和基本的數(shù)據(jù)分析；有一定的外語閱讀能力等等。描述時應選擇主要部分，并要與本崗位實際結合起來，填寫時一般應控制在5個以內。7．培訓要求是為更新知識、提升崗位業(yè)績，對任職本崗位的人員所要求的基本培訓要求。包括培訓的時間長短、培訓的內容和培訓方式的概括。比如人力資源部經(jīng)理培訓要求可描述為“每年進行累計不少于十天的人力資源相關知識、國家勞動保障政策等方面的培訓”。8．其他要求“其他要求”包括政治面貌、性別、年齡、身體狀況等要素，主要針對不同崗位的特殊需要，如黨委書記崗位要求政治面貌為中共黨員，從事計劃生育工作的崗位要求性別限于女性等。四、崗位說明書編制的基本步驟寧魯煤電公司崗位說明書的編制可按以下步驟進行：（一）成立崗位說明書編寫小組各單位、各部門在有關領導的直接指揮下組織崗位說明書編寫小組，小組成員為崗位管理者和崗位人員代表。小組成員的選拔條件是：熟悉本單位、本部門各崗位的基本情況、有較好的編寫能力、有一定的時間保證、工作態(tài)度認真負責。（二）培訓項目組制定并下發(fā)《寧魯煤電公司崗位說明書編制指導手冊》，對崗位進行說明書編制的指導培訓。（三）編制崗位說明書的編制工作由各單位、各部門的編寫小組在人力資源部和項目組專家的指導下完成。編制工作貴在參與，編制的過程是崗位管理者和任職者更加系統(tǒng)地認識崗位的職責和任職資格的過程。一方面，為崗位管理者加強管理、提供崗位管理效能提供參考和借鑒；另一方面，也為任職者加強自律和不斷開發(fā)技能提供努力方向和目標。崗位說明書編制工作可分為以下幾個具體步驟：1．崗位管理者先將本部門崗位進行梳理，然后對各個崗位進行基本分析，分析內容主要是基本的崗位信息內容。分析后填寫崗位識別的各項內容。2．崗位管理者與崗位人員代表共同對崗位的職責進行認真梳理、歸納總結，然后按照培訓要求逐項填寫崗位描述的有關內容。其中，難點是對主要職責的描述和業(yè)績指標的提取。提取業(yè)績指標的基本方法是結合職責所要達到的結果進行量化的描述。3．崗位管理者在編制前兩部分內容的基礎上對任職資格各項內容進行確認。編制本部分時，特別需要注意的是“對崗不對人”。任職資格的編制依據(jù)，一是根據(jù)寧魯煤電公司的發(fā)展需要確定任職資格條件；二是根據(jù)崗位職責確定任職資格條件。4．編制工作完成后，將崗位說明書上交本單位、本部門領導進行審核。本單位、本部門領導主要審核：（1）崗位數(shù)量和崗位名稱。（2）編制內容。如職責是否符合該崗位在部門整體流程中的需要；資格是否符合該崗位的要求；職責描述與資格確認是否相互匹配等。（3）格式。需要注意的是：（1）在編制中要廣泛聽取意見。一個崗位牽涉到數(shù)名任職者而由一個任職者編制完成的崗位說明書，崗位管理者或本單位、本部門領導要召集所有任職人員對本崗位的崗位說明書初稿進行討論，提出修改意見。（2）要進一步明確職責邊界。崗位職責在部門內的實際流程運行中有交叉和重疊現(xiàn)象的，或在部門外的實際流程運行中有交叉和重疊現(xiàn)象的，本單位、本部門領導應召集相關人員進行討論，明確崗位職責邊界。（3）在崗位說明書審核工作完成后，各單位、各部門領導要在崗位說明書的相關位置署名。（四）上報審核、匯編成冊各單位、各部門將崗位說明書上報寧魯煤電公司綜合部。綜合部匯總后交項目組審核。項目組將對崗位說明書進行認真審查，在內容綜合平衡和格式規(guī)范的基礎上進行修改和完善，匯編整理成冊，經(jīng)最終確定后頒布實施。五、崗位說明書編制中常見的幾個問題編制崗位說明書是一項看似容易，做起來很難的工作，在編制過程中，編制人和審核人常常會出現(xiàn)一些認識上和操作上的問題，概括起來有以下幾個方面：（一）見人不見崗崗位說明書僅描述崗位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此崗位工作的具體人員無關。但在實際編寫過程中，編制人或審核人往往將崗位和現(xiàn)任崗位的具體人員聯(lián)系起來，把對崗位的要求和現(xiàn)在崗位上工作的任職者混為一談。這是編寫崗位說明書時最常見的問題。（二）語言不規(guī)范對崗位描述的語言比較模糊，或者語言比較空洞，讓任職者不知所以然。崗位說明書缺乏明確而具體的描述，容易造成員工對自身角色和工作內容的誤解。（三）過簡或過繁突出表現(xiàn)在崗位職責的描述中，有的過于簡略，沒有將本崗位的職責描述窮盡；或者過于繁鎖，將無關緊要的工作和不經(jīng)常做的工作都寫進去。（四）指標不量化突出表現(xiàn)在崗位工作關鍵業(yè)績指標的描述中，編制人使用大量定性描述，定量的規(guī)定很少，不僅給從事該崗位工作的人員履行職責造成一定的模糊，也使今后對該崗位的考核缺乏量化依據(jù)。六、崗位說明書編制工作的幾點要求編制崗位說明書是一項涉及面廣、工作量大、費時又費力的工作。為確保本項工作能按時、保質、保量地完成，特對編制崗位說明書提出以下要求：（一）編制內容要求1．內容要明確、全面、具體，切合寧魯煤電公司和本崗位工作實際，不講空話；2．文字表述要準確妥當，不講過頭話；3．不要出現(xiàn)語法、句法、詞法等方面的錯誤，并且語言簡練，能用詞語的不用短語，能用短語的不用句子；4．數(shù)字一律采取阿拉伯數(shù)字表示，如“1”、“2”、“3”等。（二）編制格式要求1．字體（1）標題“寧魯煤電公司崗位說明書”采用黑體、三號、加粗；（2）模板所有標題采用宋體、五號、加粗；（3）崗位說明書填寫的所有內容采用仿宋體、五號。2．標點符號表格內所有填寫的內容，句末均不加任何標點符號。3．對齊方式（1）崗位識別部分的各項內容填寫在方格內中部居中；（2）其他所有內容均中部左對齊填寫。4．注意事項不得更改頁面設置，不得更改模板內容。（三）編制時間要求請各單位、各部門于3月20日前完成崗位說明書的編制工作，統(tǒng)一提交到寧魯煤電公司綜合部（統(tǒng)一交電子版）。聯(lián)系人：（四）編制提交要求崗位說明書的編制時間緊、任務重，希望寧魯煤電公司有關單位和部門做好工作安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，在完成好崗位說明書編制的同時，兼顧好本崗位的日常工作，克服困難，為寧魯煤電公司創(chuàng)建一個良好的現(xiàn)代人力資源管理平臺而共同努力。附件：崗位說明書模板二、管理技術類崗位說明書范例三、生產(chǎn)操作服務類崗位說明書范例

附件一：崗位說明書模板寧魯煤電公司崗位說明書崗位名稱所屬部門崗位類別定員崗位等級直接上級崗位直接下屬崗位編制人審核人定稿時間崗位描述工作概述序號崗位工作內容與職責12345678910序號業(yè)績指標及衡量標準12345崗位關系日常工作中需要接觸或聯(lián)系的公司內部的部門、崗位（內部客戶）聯(lián)系或接觸的目的日常工作中需要接觸或聯(lián)系的公司外部的部門、單位（外部客戶）聯(lián)系或接觸的目的工作權限業(yè)務權限人事權限資金權限工作條件工作場所和環(huán)境(是否有毒有害)任職資格基本條件最低學歷專業(yè)要求最低經(jīng)驗要求專業(yè)資質要求綜合素質知識要求能力要求培訓要求其他要求附件二：管理技術類崗位說明書范例XX公司公司機關崗位說明書崗位名稱人力資源部經(jīng)理所屬部門人力資源部崗位類別管理定員1崗位等級直接上級崗位黨委書記直接下屬崗位副部長、人事管理室主任、薪酬室績效室主任、培訓室主任、社保室主任編制人韓珍堂審核人李明定稿時間2012．3．31崗位描述工作概述根據(jù)公司人力資源戰(zhàn)略和國家政策，領導、管理和控制公司的人力資源活動，始終保持擁有一支高素質和高技能的人力資源隊伍，幫助和支持組織及員工目標的實現(xiàn)序號主要職責1建議、制定、審核、修正人力資源政策，確保公司人力資源政策有助于維護員工士氣和激勵員工2建立人力資源管理維護系統(tǒng)，評估員工個人與機構的價值；制定人力資源管理計劃，確保公司擁有高素質和高技能的人力資源隊伍3為改善組織機構效率，采取必要的措施和控制手段，建立一個適應公司發(fā)展需求和變化的組織體系和崗位體系4利用內外部市場，選聘公司急需的各類人才，形成一個良性人才機制5根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要，合理調配人力資源，使人力資源能夠得到最大限度的利用，各類人員能上能下，能進能出6審核市場薪酬調查的分析報告，設計并監(jiān)督實施薪酬和福利項目，向管理層提出有關薪酬問題的建議，確保公司薪酬具有內部公平性和外部競爭力7設計并監(jiān)督實施績效管理計劃，在對公司各部門和各單位以及員工科學考核的基礎上，加強考核結果的運用，努力創(chuàng)建一個積極向上的績效文化8根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要，及時開展各種知識培訓和技能培訓，充分開發(fā)公司現(xiàn)有的人力資源9監(jiān)督各項社會保險基金的繳納，維護公司和員工合法權益10完成領導交辦的其他工作序號業(yè)績指標及衡量標準1員工對人力資源部的投訴次數(shù)，每年3件以內2領導對人力資源工作滿意度，達到95%以上3各個部門和二級單位對人力資源部的滿意度，達到95%以上4公司骨干人才的流失，每年控制在2個人以內5崗位關系日常工作中需要接觸或聯(lián)系的公司內部的部門、崗位（內部客戶）聯(lián)系或接觸的目的財務部部長人工成本控制企劃部部長部門及員工績效考核公司二級單位負責人及分管人事領導員工招聘、薪酬分配、績效管理等日常工作中需要接觸或聯(lián)系的公司外部的部門、單位（外部客戶）聯(lián)系或接觸的目的省市人社部門社會保險、勞動爭議等政策及事項的報告、請示等大專院校、人才中介服務公司關鍵員工招聘工作權限業(yè)務權限公司有關人事制度修訂建議權，本部門人員各項工作部署、指派、監(jiān)督等權限人事權限對二級單位提請員工聘用、獎懲、辭退的審議權及授權范