檔案保管責(zé)任書范本示例

檔案保管責(zé)任書范本示例合同編號：__________第一條檔案的定義與范圍1.1檔案是指存檔方在業(yè)務(wù)活動中形成和接收的，具有保存價值的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。1.2檔案范圍包括：__________。第二條保管方的義務(wù)2.1保管方應(yīng)確保檔案的安全、完整和及時提供。2.2保管方應(yīng)建立檔案保管制度，明確檔案的保管責(zé)任、保管措施和操作規(guī)程。2.3保管方應(yīng)指定專門的檔案保管人員，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、安全和保密。2.4保管方應(yīng)采取必要的措施，防止檔案的丟失、損壞、變質(zhì)和泄露。2.5保管方應(yīng)在存檔方要求提供檔案時，及時、準(zhǔn)確、完整地提供相關(guān)檔案。第三條存檔方的義務(wù)3.1存檔方應(yīng)按照本責(zé)任書約定的范圍和期限向保管方移交檔案。3.2存檔方應(yīng)向保管方提供檔案的目錄、分類和編號等信息，確保保管方能夠準(zhǔn)確地掌握檔案的情況。3.3存檔方應(yīng)保證移交的檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。3.4存檔方應(yīng)按照本責(zé)任書約定的期限和方式支付保管費(fèi)用。第四條檔案的移交與接收4.1檔案移交期限：__________。4.2檔案移交方式：__________。4.3檔案接收人：__________。4.4檔案接收確認(rèn)：雙方應(yīng)在檔案移交時進(jìn)行現(xiàn)場驗收，確認(rèn)檔案的種類、數(shù)量和狀態(tài)，并在移交記錄上簽字蓋章。第五條檔案的保管期限5.1檔案保管期限為：__________。5.2雙方可以在合同期滿前協(xié)商續(xù)約。第六條檔案的查詢與利用6.1存檔方有權(quán)按照本責(zé)任書約定的條件和程序查詢、利用檔案。6.2存檔方查詢檔案時，應(yīng)向保管方提交查詢申請，并說明查詢的目的和范圍。6.3保管方應(yīng)在接到查詢申請后，及時提供相關(guān)檔案。6.4檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，確保檔案的安全和保密。第七條檔案的歸還與銷毀7.1檔案的歸還：存檔方應(yīng)在檔案利用完畢后，將檔案歸還給保管方。7.2檔案的銷毀：雙方應(yīng)共同確定檔案的銷毀方式、時間和方法，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。第八條違約責(zé)任8.1雙方應(yīng)嚴(yán)格按照本責(zé)任書的約定履行各自的義務(wù)。如一方違約，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向守約方支付違約金，并賠償因此給對方造成的損失。8.2如果檔案發(fā)生丟失、損壞、泄露等情形，保管方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。第九條爭議解決9.1本責(zé)任書簽訂后，如雙方在履行過程中發(fā)生爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決。9.2如果協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第十條其他約定10.1本責(zé)任書自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為__________年。10.2本責(zé)任書一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________代表（簽名）：__________代表（簽名）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.檔案目錄2.檔案分類和編號信息3.檔案移交記錄4.檔案查詢申請5.違約金支付證明6.損失賠償計算依據(jù)7.人民法院訴訟通知書二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按約定范圍和期限向乙方移交檔案。2.甲方未向乙方提供真實(shí)、完整和有效的檔案。3.乙方未確保檔案的安全、完整和及時提供。4.乙方未建立檔案保管制度或制度不健全。5.乙方未按約定方式提供檔案或未及時提供。6.乙方未采取必要措施防止檔案丟失、損壞、變質(zhì)和泄露。7.雙方未按約定方式處理爭議。三、法律名詞及解釋：1.檔案：指在業(yè)務(wù)活動中形成和接收的，具有保存價值的文件材料。2.保管方：負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行保管、管理和提供的一方。3.存檔方：擁有檔案資料并需要進(jìn)行保管的一方。4.違約金：違反合同約定時，違約方支付給守約方的經(jīng)濟(jì)賠償。5.損失賠償：因違約行為導(dǎo)致的損失，違約方支付給守約方的賠償。6.爭議解決：解決合同履行過程中發(fā)生的爭議的方式和程序。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.檔案移交不齊全：及時與存檔方溝通，明確缺失檔案，要求其在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)充移交。2.檔案損壞或丟失：及時報告并查明原因，根據(jù)違約行為及認(rèn)定要求賠償。3.檔案提供不及時：與保管方溝通，了解原因，要求其提高工作效率，確保及時提供。4.檔案利用違反保密原則：制止并要求違約方停止違法行為，必要時采取法律手段維權(quán)。5.爭議解決困難：選擇合適的爭議解決方式，如協(xié)商、調(diào)解或訴訟，確保合同履行。五、所有應(yīng)用