工程檔案管理辦法

工程檔案管理辦法科研工程檔案管理辦法

第一章

總則第一條

為切實(shí)做好科研工程檔案的收集、整理和保管、利用，充分發(fā)揮科研工程檔案在科學(xué)研究、工程建設(shè)、科研管理和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，依據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的“科學(xué)技術(shù)檔案工作條例”，中科院文件“中國(guó)科學(xué)院科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法”，“中國(guó)科學(xué)院基本建設(shè)檔案建檔規(guī)范”，結(jié)合我所大型科研裝置重離子加速器工程和基本建設(shè)等具體情況，制定本管理辦法。第二條

工程檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是科研工程人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，是近物所科技資源的重要儲(chǔ)備形式，必須實(shí)行集中、統(tǒng)一管理，防止分散和遺失。第三條

科研工程檔案工作，實(shí)行兩納入的運(yùn)作機(jī)制：（1）納入科研工程檔案管理，與計(jì)劃、課題、成果管理緊密結(jié)合；（2）納入科技人員的崗位職責(zé)。科技文件材料的整理、歸檔，是科研工程項(xiàng)目（課題）結(jié)束或階段性完成，以及科技人員的工作業(yè)績(jī)，得以實(shí)際認(rèn)可的最后一項(xiàng)定性指標(biāo)。第四條

科研工程工作與建檔工作實(shí)行四同步：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科技文件材料歸檔同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查檔案材料的積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果及工程項(xiàng)目與鑒定、驗(yàn)收、科技檔案同步；科技人員晉職升級(jí)、成果上報(bào)，與檔案部門出具科技文件材料的歸檔證明同步未在歸檔定期限內(nèi)歸檔的科研工程項(xiàng)目（課題），不能上報(bào)成果。項(xiàng)目（課題）主要參加人員的有關(guān)待遇和職級(jí)晉升資格，按本所《職工年度考核暫行辦法》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二章

歸檔要求、范圍和分類編號(hào)

第五條

科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔。以科研工程項(xiàng)目（課題）開(kāi)始為起點(diǎn)，陸續(xù)收集，及時(shí)整理；項(xiàng)目（課題）完成或中止時(shí)，當(dāng)即整理、組卷、歸檔。第六條

科技文件材料的收集、整理與歸檔工作，由項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織。小項(xiàng)目由完成者本人負(fù)責(zé)歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人督促、第七條

凡由我所主持并有兄弟單位協(xié)作攻關(guān)研究項(xiàng)目，由我所檔案部門保管整套檔案。外協(xié)單位所形成的科技文件材料，由本所項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集、整理、歸檔。第八條

科研工程人員調(diào)動(dòng)時(shí)，須將本人承擔(dān)任務(wù)中形成、積累的科技文件材料，清理、移交給室主任或檔案部門后，人事處方可辦理調(diào)離手續(xù)。第九條

科研工程科技文件材料歸檔范圍。工程前期：調(diào)研報(bào)告、方案的選擇、方案論證及專家評(píng)估材料，項(xiàng)目建議書及批文，計(jì)劃任務(wù)書及批文，初步設(shè)計(jì)方案，可行性研究報(bào)告，設(shè)計(jì)任務(wù)書及批文，協(xié)議委托書，國(guó)內(nèi)外考察報(bào)告，重要學(xué)術(shù)會(huì)議材料及聲像材料，決策性文件，項(xiàng)目的研制計(jì)劃及工作總結(jié)，有關(guān)項(xiàng)目的來(lái)往文件及電報(bào)等；物理設(shè)計(jì)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、征用土地、拆遷、補(bǔ)償文件、工程選址、施工執(zhí)照及紅線圖，工程概算、環(huán)境預(yù)測(cè)調(diào)研報(bào)告及專家論證材料，承包合同、協(xié)議、招標(biāo)、中標(biāo)文件，消防措施，工程勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物平面圖，水文、氣象、地震等基礎(chǔ)材料。設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)、物理設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算、技術(shù)規(guī)范、規(guī)程、模擬試驗(yàn)、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)論證評(píng)估材料及其他材料，工程的預(yù)算等。施工、竣工階段：工程地質(zhì)勘察設(shè)計(jì)，計(jì)劃，地質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)結(jié)果，重要土、巖樣試驗(yàn)報(bào)告，施工定位測(cè)量，建筑物、構(gòu)筑物測(cè)量定位及觀察記錄，開(kāi)工報(bào)告，工程技術(shù)要求，技術(shù)交底，圖紙會(huì)審紀(jì)要，施工圖，施工方案及組織設(shè)計(jì)，施工計(jì)劃，施第十八條

所歸檔案要科學(xué)保管和保護(hù)，對(duì)庫(kù)存卷冊(cè)和借閱情況，定期進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)，以便掌握檔案的基本情況。第十九條

科技檔案的鑒定、銷毀。1.

因設(shè)計(jì)變更、原檔案作廢，應(yīng)及時(shí)抽出、造冊(cè)報(bào)批，進(jìn)行處理。2.

根據(jù)國(guó)家檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定和程序，對(duì)庫(kù)存檔案的保存價(jià)值、保管期限和所劃密級(jí)，進(jìn)行鑒定。3.

經(jīng)鑒定予以銷毀的檔案，要逐卷造冊(cè)，由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字后，定點(diǎn)、專人監(jiān)銷。

第四章

科研工程檔案的利用

第二十條

本所科技人員，因工作需要可到檔案室借閱檔案、資料。借閱機(jī)密檔案須經(jīng)室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱絕密檔案經(jīng)主管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。但不外借，一律在檔案室查閱。借閱份數(shù)，一次最多三份，累計(jì)不超過(guò)五份，借期不超過(guò)一個(gè)月。第二十一條

科技檔案的底稿與底圖不外借，可在檔案室查閱。因工作需要復(fù)制時(shí)，須經(jīng)室和業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十二條

所借檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損壞、拆散、剪貼，更不得丟失、泄密、如有上述情況者，按《檔案法》第五章有關(guān)條款處理。第二十三條

外單位借閱檔案，憑介紹信并注明查閱目的和范圍。在檔案室查閱，不外借，如有特殊情況須外借，經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外協(xié)單位，因工作需要查閱與協(xié)作項(xiàng)目相關(guān)的檔案時(shí)，手續(xù)與本所人員相同。第二十四條

檔案、資料的借出和歸還，均要當(dāng)面點(diǎn)清和辦理好借、還手續(xù)。第二十五條

本所職工調(diào)離、出國(guó)、離退