2014年1月國(guó)開(kāi)電大行管、中文專(zhuān)科《辦公室管理》期末考試試題及答案

PAGEPAGE42014年1月國(guó)開(kāi)電大行管、中文專(zhuān)科《辦公室管理》期末考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題1.以下關(guān)于辦公室職能的說(shuō)法，哪一種是正確的？(C)C.辦公室事務(wù)管理不僅有被動(dòng)性，體現(xiàn)出來(lái)更多的是主動(dòng)性2.文員對(duì)自己的工作要做到有計(jì)劃地事先予以安排，要有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃。工作計(jì)劃應(yīng)該(D)，是錯(cuò)誤的選項(xiàng)。D.不留余地3.辦公室，顧名思義，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中(B)應(yīng)不屬于辦公室范疇。B.實(shí)驗(yàn)室4.文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不正確的是(A)。A.文員在說(shuō)了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，要多次確認(rèn)，方可辨昕出對(duì)方5.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項(xiàng)因素(D)。D.愛(ài)好6.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)選擇下列哪項(xiàng)合適的話題(A)。A.有共同利益的話題7.文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種？(A)A.初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的8.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是(C)。C.什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)考慮議題的緊急程度9.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有(B)，了解要求約會(huì)者的心理。B.說(shuō)話的技巧10.宴會(huì)期間的祝酒，常規(guī)順序應(yīng)該(A)。A.由主人和主賓先碰杯二、判斷題11.辦公室工作的兩大職能是政務(wù)(或業(yè)務(wù))服務(wù)和事務(wù)管理，政務(wù)服務(wù)(業(yè)務(wù))就是為確保有效、快捷的事務(wù)管理而開(kāi)展的輔助性工作。[答案]錯(cuò)12.小辦公室的配置，上司的辦公室應(yīng)靠里面。[答案]對(duì)13.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。[答案]對(duì)14.代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。[答案]對(duì)15.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。[答案]對(duì)16.會(huì)議記錄就是有言必錄。[答案]錯(cuò)17.上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。[答案]錯(cuò)18.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。[答案]對(duì)19.文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。[答案]錯(cuò)20.公務(wù)文書(shū)中所指的“主送機(jī)關(guān)”，是指收受、辦理公文的單位。[答案]對(duì)三、簡(jiǎn)答題21.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？答：會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：(1)議決性會(huì)議紀(jì)要。(2)周知性會(huì)議紀(jì)要。22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表。使用提示性備忘錄。準(zhǔn)備約會(huì)表。準(zhǔn)備特殊提示卡。準(zhǔn)備交往提示文件。四、設(shè)計(jì)題23.所謂有問(wèn)題的來(lái)訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？答：(1)固執(zhí)任性的來(lái)訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅(jiān)持說(shuō)你沒(méi)有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對(duì)方寫(xiě)信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。(2)進(jìn)行威脅的來(lái)訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門(mén)，不要與蠻橫無(wú)理、可能帶來(lái)危險(xiǎn)的來(lái)訪者直接沖突。(3)情緒激動(dòng)的來(lái)訪者。如果來(lái)訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會(huì)使她平靜下來(lái)；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來(lái)幫忙。(4)騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；②公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間不長(zhǎng)；③個(gè)人或公司沒(méi)有通訊地址，或電話號(hào)碼有疑問(wèn)。必須保護(hù)公司和上司的利益。24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買(mǎi)禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2)征求上司意見(jiàn)或同意，在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；(3)比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；(4)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱(chēng)，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。五、案例分析題25.某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時(shí)，正巧趕上接聽(tīng)電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過(guò)筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開(kāi)了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時(shí)，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開(kāi)始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫(xiě)有：“親愛(ài)的……”一封信時(shí)，他意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆將信裝進(jìn)一個(gè)信封，并用膠水粘了起來(lái)。在處理其他信件時(shí)，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫(xiě)有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫(xiě)信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說(shuō)明正確的做法。答：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開(kāi)，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；(2)首先應(yīng)分類(lèi)，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆封；(3)不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去；(4)拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上寫(xiě)上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉；(5)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。26.請(qǐng)看如下案例：上海某冰箱廠的冰箱暢銷(xiāo)全國(guó)各地，一天，江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o(wú)人問(wèn)津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門(mén)。廠方?jīng)Q定派一位副廠長(zhǎng)帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動(dòng)上門(mén)訪問(wèn)、調(diào)查。在經(jīng)過(guò)周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長(zhǎng)匯報(bào)。副廠長(zhǎng)和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠(chéng)懇的交談，并主動(dòng)提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說(shuō)出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過(guò)年的鞭炮，其他人不知道，取食品時(shí)碰撞所致，幸未傷人。又說(shuō)是因?yàn)猷従勇?tīng)到爆炸后向居委會(huì)報(bào)告，引起了媒介的注意才上了報(bào)的。查清了原因，副廠長(zhǎng)當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_(kāi)了記者招待會(huì)，向新聞界說(shuō)明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說(shuō)明書(shū)上寫(xiě)明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品。”此話引發(fā)出記者們的哄堂大笑，這事件就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷(xiāo)售量迅速回升，一臺(tái)嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？答：(1)信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫(xiě)信，打電話或告上門(mén)來(lái)，文秘人員也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋；